Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   

Inhaltsverzeichnis   I

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis.  V

Abk  ürzungsverzeichnis  VIII

1  Einleitung  1

1.1  Vorstellung des Unternehmens.  2

1.2  Konzeption der Diplomarbeit.  2

2  Ausgangssituation.  4

2.1  Zielsetzung der Diplomarbeit  5

3  Grundlagen.  6

3.1  Informationsmanagement  6

3.2  Informationsbedarf  8

3.3  Probleme im Informationsmanagement  9

4  Analyse  13

4.1  Aufbauorganisation.  14

4.2  Ablauforganisation  15

4.2.1  Print-Projekt  16

4.2.1.1  Initialisierung  17

4.2.1.2  Feinkonzeption  17

4.2.1.3  Realisierung.  17

4.2.1.4  Druckvorstufe.  17

4.2.1.5  Druck  18

4.2.2  Bewertung Print-Projekt  19

4.2.2.1  Initialisierung  19

4.2.2.2  Feinkonzeption  22

4.2.2.3  Realisierungsphase  24

I

Inhaltsverzeichnis

4.2.2.4  Druckvorstufe.  25

4.2.2.5  Druck  25

4.3  IT-Infrastruktur und Anwendungen  26

4.3.1  IT-Infrastuktur  26

4.3.2  Anwendungen  28

4.4  Informationen  28

4.4.1  Struktur der Ablage von Daten.  29

4.4.2  Versionierung von Dokumenten.  29

4.4.3  Austausch von Informationen über „Hilfe“-Systeme  30

4.4.4  Listen  31

4.5  Mitarbeiterbefragung.  32

4.6  Bewertung der Analyse.  33

5  Optimierung  37

5.1  Optimierungsziele für die Benutzerumgebung.  37

5.2  Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)  38

5.2.1  Funktionen  38

5.2.1.1  SPS-Portal Login  39

5.2.1.2  DMS-Funktionen  41

5.2.1.3  Suchfunktionen  44

6  Umsetzung  46

6.1  Intranet xxxxxxx GmbH.  47

6.1.1  Dokumentbibliotheken  48

6.1.1.1  Bibliothek Geschäftsleitung.  49

6.1.1.2  Bibliothek xxxxxxx.  51

6.1.2  Bildbibliotheken.  54

6.1.3  Listen  54

6.1.3.1  AgenturNews  55

6.1.3.2  Aufgaben  56

II

Inhaltsverzeichnis

6.1.3.3  Kunden  57

6.1.3.4  Projekte/Kunden  57

6.1.3.5  Typo Links  58

6.1.3.6  Wichtige Links.  58

6.1.4  Diskussionsrunden  59

6.1.5  Umfragen  60

6.2  Kundenseiten  61

6.2.1  Dokumentbibliotheken  62

6.2.1.1  Besprechungsberichte  63

6.2.1.2  Material  64

6.2.2  Bildbibliotheken.  64

6.2.3  Listen  65

6.2.3.1  Aufgaben  66

6.2.3.2  KundenNews  66

6.2.3.3  Projekte.  67

6.2.3.4  Team.  67

6.2.4  Diskussionsrunden  68

6.2.5  Umfragen  68

6.3  Projektseiten  69

6.3.1  Dokumentbibliotheken  70

6.3.1.1  Besprechungsberichte  71

6.3.1.2  Freigaben.  71

6.3.1.3  Konzepte.  72

6.3.1.4  Material  72

6.3.1.5  Projektdaten.  72

6.3.1.6  Vorprojektphase.  73

6.3.2  Bildbibliotheken.  73

6.3.2.1  Bilder.  74

III

Inhaltsverzeichnis

6.3.2.2  Endversion  74

6.3.2.3  Entwürfe.  75

6.3.2.4  Logo.  75

6.3.2.5  Schriften.  75

6.3.3  Listen  76

6.3.3.1  Aufgaben Projektleitung.  76

6.3.3.2  Aufgaben Projektteam  77

6.3.3.3  Hyperlinks  78

6.3.3.4  ProjektNews.  78

6.3.3.5  Projektablauf  79

6.3.3.6  Projektteam.  80

6.3.4  Diskussionsrunden  81

6.3.5  Umfragen  81

7  Fazit.  82

Literaturverzeichnis   X

Anhang A:  Auswertung Fragenkatalog  XI

Anhang B:  Leistungsmerkmale WSS SPS.  XV

Anhang C:  Aufbau Intranet xxxxxxx GmbH  XVII

Anhang :D  Aufbau Kundenseiten  XVIII

Anhang E:  Aufbau Projektseiten.  XIX

Anhang F:  Übersicht Portalanbieter  XX

IV

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis  

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis  

Abb.  1: Anspruch des IM.  

Abb.  2: Ziele des IM  

Abb.  3: Analyse des Informationsbedarfs  

Abb.  4: Informationschaos  

Abb.  5: Organigramm Agentur xxxxxxx GmbH  

Abb.  6: Projektablauf Print-Projekt  

Abb.  7: Analyse-Matrix Initialisierungsphase  

Abb.  8: Analyse-Matrix KI  

Abb.  9: Analyse-Matrix T.  

Abb.  10: Analyse-Matrix IV  

Abb.  11: Analyse-Matrix BR  

Abb.  12: Analyse-Matrix Feinkonzeption.  

Abb.  13: Analyse-Matrix DG  

Abb.  14: Analyse-Matrix GL - IB  

Abb.  15: Analyse-Matrix IP - BP  

Abb.  16: File Server-Struktur Agentur xxxxxxx GmbH  

Abb.  17: Projekt-Ordner  

Abb.  18: Ablaufplan Feinkonzeption  

Abb.  19: SPS-Login  

Abb.  20: SPS Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  21: Dokumentenanzeige SPS  

Abb.  22: Dokumentenansicht SPS.  

Abb.  23: DMS-Funktionen SPS  

Abb.  24: Dokumentversionen SPS  

Abb.  25: Benachrichtigungen SPS.  

Abb.  26: Suchergebnisse SPS.  

Abb.  27: Startseite Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  28: Aufbau Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  29: Dokumentbibliotheken Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  30: Ordnerstruktur Geschäftsleitung.  

Abb.  31: Inhalt Ordner Finanzen  

Abb.  32: Inhalt Ordner HR  

Abb.  33: Inhalt Ordner Organisation  

Abb.  34: Bibliothek xxxxxxx  

Abb.  35: Ordner xxxxxxx intern.  

V

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis  

Abb.  36: Inhalt Ordner Adressen bildersuche  

Abb.  37: Inhalt Ordner Aktuelle Dokumente  

Abb.  38: Inhalt Ordner Kunden  

Abb.  39: Bildbibliothek Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  40: Listeneigenschaften SPS  

Abb.  41: Listen Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  42: Liste AgenturNews  

Abb.  43: Inhalt AgenturNews  

Abb.  44: Aufgabenliste  

Abb.  45: Inhalt Aufgabenliste  

Abb.  46: Liste Kunden.  

Abb.  47: Liste Projekte/Kunden  

Abb.  48: Inhalt Liste Projekte/Kunden.  

Abb.  49: Liste Typo Links.  

Abb.  50: Inhalt Liste Typo Links  

Abb.  51: Liste Wichtige Links  

Abb.  52: Inhalt Liste Wichtige Links  

Abb.  53: Diskussionsrunden Intranet xxxxxxx GmbH  

Abb.  54: Inhalt Diskussionsrunden  

Abb.  55: Liste Umfragen  

Abb.  56: Inhalt Liste Umfragen  

Abb.  57: Grafische Abbildung der Umfrageergebnisse.  

Abb.  58: Kundenseite VST-Keller GmbH  

Abb.  59: Aufbau Kundenseiten  

Abb.  60: Dokumentbibliotheken Kundenseiten  

Abb.  61: Ordner Besprechungsberichte.  

Abb.  62: Vorlage Besprechungsbericht  

Abb.  63: Ordner Material.  

Abb.  64: Inhalt Ordner Material  

Abb.  65: Inhalt Bildbibliotheken Kundenseiten.  

Abb.  66: Ordner Bilder  

Abb.  67: Ordner Logo  

Abb.  68: Listen Kundenseiten  

Abb.  69: Aufgabenliste Kundenseiten  

Abb.  70: Liste KundenNews.  

Abb.  71: Inhalt Liste KundenNews  

Abb.  72: Liste Projekte.  

VI

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis  

Abb.  73: Liste Team.  

Abb.  74: Inhalt Liste Team  

Abb.  75: Diskussionsrunden Kundenseiten  

Abb.  76: Diskussionsforum Kundenseiten  

Abb.  77: Umfragen Kundenseiten  

Abb.  78: Projektseite Imagebroschüre VST  

Abb.  79: Aufbau Projektseiten  

Abb.  80: Dokumentbibliotheken Projektseiten  

Abb.  81: Besprechungsberichte Projektseiten  

Abb.  82: Ordner Freigaben  

Abb.  83: Ordner Konzepte  

Abb.  84: Ordner Material.  

Abb.  85: Ordner Projektdaten  

Abb.  86: Ordner Vorprojektphase  

Abb.  87: Bildbibliotheken Projektseiten.  

Abb.  88: Ordner Bilder  

Abb.  89: Ordner Endversion  

Abb.  90: Ordner Entwürfe  

Abb.  91: Ordner Logo  

Abb.  92: Ordner Schriften  

Abb.  93: Listen Projektseiten  

Abb.  94: Liste Aufgaben Projektleitung  

Abb.  95: Inhalt Liste Aufgaben Projektleitung  

Abb.  96: Liste Aufgaben Projektteam  

Abb.  97: Inhalt Liste Aufgaben Projektteam.  

Abb.  98: Liste Hyperlinks  

Abb.  99: Inhalt Liste Hyperlinks  

Abb.  100: Liste ProjektNews  

Abb.  101: Inhalt Liste ProjektNews  

Abb.  102: Liste Projektablauf  

Abb.  103: Inhalt Liste Projektablauf  

Abb.  104: Liste Projektteam.  

Abb.  105: Inhalt Liste Projektablauf  

Abb.  106: Diskussionsrunden Projektseiten  

Abb.  107: Diskussionsforum Projektseiten  

Abb.  108: Inhalt Diskussionsforum Projektseiten.  

Abb.  109: Umfragen Projektseiten  

VII

Abkürzungsverzeichnis

BP Bildproduktion BR Briefingraster CD Corporate Design CRM Customer Relationship Management DG Dateien für die Gestaltung DMS Dokumenten Management System DV Datenverarbeitung ERP Enterprise Resource Planning F Form GL Gliederung GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung H Häufigkeit HR Human Resources I Inhalt IB Inhaltsbausteine IM Informationsmanagement IP Informationen über Produktionskosten IV Informationen zur Vorgehensweise KI Kundeninformationen M Medium MSN Messenger Chat-System OPOS Offene Posten ORG Organisation OSX Betriebssystem für Mac QS Qualitätssicherung SPS SharePoint Portal Server T Termine TI Textinformationen USP Unique Selling Proposition W Wertigkeit WSS Windows SharePoint Services Z Zeit

VIII

1 Einleitung

„Das tägliche Leben ist seit jeher durch Informationen geprägt. Ständig empfangen wir Informationen und entscheiden über deren Bedeutung, die dann zum Teil Eingang in unser Verhalten finden. Wer beispielsweise morgens im Radio in den Wetternachrichten hört, dass Regen vorhergesagt ist, wird sich beim Verlassen des Hauses darauf einstellen und eventuell einen Regenschirm mit sich führen.“ ¹ In ähnlicher Weise verhält es sich in der Wirtschaft. Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist heute wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens. Jedes Unternehmen ist auf Informationen angewiesen bzw. ohne Informationen nicht überlebensfähig. Die Information wird somit zu einem entscheidenden Produktionsfaktor. Informationen als einen solchen zu betrachten, ist deswegen schon geboten, weil jeder Leistungserstellungsprozess und damit jedes wirtschaftliche Handeln und Entscheiden von Informationen geleitet wird. ² Ein zweckmäßiges und effizientes Informationsmanagement gewinnt dadurch immer mehr an Bedeutung. Informationen und Informations- und Kommunikationssysteme nehmen gegenwärtig eine dominante wettbewerbsstrategische Rolle ein, die in Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Der Umfang der verfügbaren Informationen kann wettbewerbsorientiert nicht nur einen Informationsvorsprung ermöglichen und damit die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. ³ Daher befasst sich die vorliegende Diplomarbeit mit der Optimierung des In-formationsmanagements in einer Kommunikationsagentur. Vor allem in der Medienbranche und in einer Kommunikationsagentur ist die Information nicht nur ein Produktionsfaktor, sondern gleichzeitig das Produkt. ⁴ Letztlich werden in einer Agentur ausschließlich Informationen verarbeitet. Sie werden gesammelt, aufbereitet, mit Kunden und Partnern ausgetauscht und fließen anschließend in die Umsetzung der Gestaltung und der Technik ein. Daher ist es zwingend notwendig, ein effektives und effizientes Informationssystem zu entwickeln, um die Informationsflüsse sowohl intern als auch extern im Netzwerkverbund zu optimieren. Ein weiterer Grund für die Optimierung ist, dass der Leistungsbereich Informationssysteme bei einer Kommunikationsagentur ein elementarer Bestandteil des Produktportfolios darstellt.

¹ Fank: Informationsmanagement, 2001, S. 19.

² J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S.4.

³ Vgl. ebenda.

⁴ Walter Gora: Informationsmanagement, 2003, S. 35.

1

1.1 Vorstellung des Unternehmens

Die 1998 gegründete Agentur xxxxxxxxxxxxxx GmbH hat den Schwerpunkt ihres Dienstleistungsangebotes auf die Entwicklung und Umsetzung von Unternehmenskommunikationslösungen ausgelegt. Hier werden sowohl Lösungen in der klassischen Kommunikation als auch in der digitalen Kommunikation angeboten (Print/Web). In der klassischen Kommunikation entwickelt die xxxxxxxxxxxxxx GmbH alle Kommunikations-Instrumente von der Idee bis zum fertigen Druckerzeugnis. Klassische Produkte sind beispielsweise Corporate Design-Konzepte, Logos, Broschüren, Magazine, Anzeigen, Plakate, etc. Bei der digitalen Kommunikation konzipiert, gestaltet und betreut xxxxxxxxxxxxxx die Realisierung webbasierter Kommunikationslösungen. Das Spektrum reicht von informationsstarken Internetauftritten, über die Optimierung von Geschäftsprozessen bis zur digitalen Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Weitere digitale Lösungen sind beispielsweise medienneutrale Datenbanken, Katalogproduktionen, Informations-Granulierungen, etc. Für die Umsetzung der digitalen Lösungen wurde ein Netzwerk mit spezialisierten Partnern aufgebaut.

Zum Kundenkreis von xxxxxxx zählen Dienstleister verschiedenster Branchen genauso wie klassische Industrieunternehmen und europäische Institutionen.

1.2 Konzeption der Diplomarbeit

Die vorliegende Diplomarbeit ist in 7 Kapitel eingeteilt, die im Folgenden kurz inhaltlich zusammengefasst werden, um sowohl einen Einblick in die einzelnen Kapitel als auch einen Überblick über die gesamte Diplomarbeit zu geben.

Kapitel 1 - Einleitung

Die Einleitung gibt eine kurze Einführung über die Notwendigkeit eines optimierten In-formationsmanagements (IM) eines Unternehmens in der heutigen Wettbewerbssituation der Unternehmen und die daraus resultierende Aufgabenstellung und Inhalt der Diplomarbeit. Im Anschluss daran wird die Agentur xxxxxxx GmbH und die Konzeption der Diplomarbeit vorgestellt.

Kapitel 2 - Ausgangssituation

Kapitel 2 beschreibt die Ausgangssituation und die Zielsetzung der Diplomarbeit.

2

Kapitel 3 - Grundlagen

In Kapitel 3 werden grundlegende Begriffe erläutert. Es werden zunächst die Begriffe Informationsmanagement und Informationsbedarf definiert. Danach werden Probleme im Informationsmanagement aufgeführt und erläutert.

Kapitel 4 - Analyse

Für die anschließende Optimierung bedarf es einer Analyse der Unternehmensstruktur. Dazu werden die Abläufe in der Projektarbeit, IT-Infrastruktur und Anwendungen sowie vorhandene Informationen in der Agentur analysiert und auf ihre Zukunftsfähigkeit beurteilt. Eine Mitarbeiterbefragung wird ausgewertet, um die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen an ein Informationssystem herauszufiltern. Abschließend werden Bewertungen der Analyseergebnisse aufgeführt.

Kapitel 5 - Optimierung

In Kapitel 5 werden die Gründe für den Einsatz des SharePoint Portal Server (SPS) als Informationsmanagementsystem in der Agentur xxxxxxx GmbH aufgeführt. Eine Beschreibung der Funktionalitäten des SPS schließt dieses Kapitel ab.

Kapitel 6 - Umsetzung

Hier werden die Analyseergebnisse von Kapitel 4 umgesetzt, d.h. der SPS wird installiert und konfiguriert. Die Anforderungen der Agentur xxxxxxx GmbH an ein Informationsmanagementsystem werden beschrieben und erläutert.

Kapitel 7 - Fazit

Kapitel 7 schließt die Diplomarbeit mit einem Fazit ab. Darin wird nochmals kurz auf die Notwendigkeit eines effizienten Informationsmanagementsystems eingegangen, bevor dann ein Ausblick und Prognose über das neue Informationsportal der Agentur vorgenommen wird.

3

2 Ausgangssituation

„Information Highway, Informationsgesellschaft, Information als Wettbewerbsfaktor: Diese Stichwörter verdeutlichen die unternehmerische und gesellschaftliche Bedeutung von Informationen. Jedoch sind es nicht nur die Informationen allein, die immer mehr in die Überlegungen der Unternehmensleitung und des Managements bei der Festlegung der Unternehmensziele mit einfließen. Auch die Systeme, die Informationen verarbeiten, speichern und übertragen und die Technologien, auf denen sie beruhen, sind von Bedeutung und verdienen Aufmerksamkeit.“ 5

Informationen können ihren wahren Nutzen nur erzeugen wenn sie orts- und zeitunabhängig dem Benutzer zur Verfügung stehen. Das stellt die Unternehmen vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, da sich die Datenmenge in einer Unternehmung stetig erhöht. Doch meist herrscht durch die bestehenden IT-Strukturen ein Informationschaos. Die Mitarbeiter der Agentur xxxxxxx GmbH verwenden beispielsweise für die Arbeiten an Dokumenten oder Kalkulationstabellen Microsoft Office 2003 und legen die Daten auf Fileservern ab. Auf den Fileservern existiert für jede Abteilung ein eigener Bereich und zusätzlich verfügen die Benutzer über ein eigenes Benutzerlaufwerk. ⁶ Die Informationen werden somit nicht zentral auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform verwaltet. Entsprechende Anweisungen für eine einheitliche Datenablage mit entsprechender Bezeichnung der Daten fehlen und führen im täglichen Arbeitsablauf zu einem Informationschaos (siehe Abschnitt 3.3, S.16). In diesem Fall gilt es dieses Chaos durch ein effektives und effizientes Informationsmanagement zu beseitigen. Das Informationsmanagement hat dabei die Aufgabe, den im Hinblick auf das Unternehmensziel bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten. Es zählt daher sowohl aus managementorientierter wie technologie-orientierter Sicht zu den wesentlichen Bestandteilen heutiger Unternehmensführung. 7

Die Ausgangssituation der Diplomarbeit unterliegt der Feststellung, dass Informationen und ihre Bereitstellung durch geeignete Informationssysteme einer grundlegenden Neugestaltung in der Agentur xxxxxxx GmbH bedürfen, welche die Optimierungspotenziale besser ausschöpfen.

⁵ Helmut Krcmar: Informationsmanagement, 2003, S. IX.

⁶ Ulrich B. Boddenberg: SharePoint Portal Server & Windows SharePoint Services 2003, 2005, S.24.

⁷ Ebenda.

4

2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit

Die Zielsetzung der vorliegenden Diplomarbeit ist es das Informationsmanagement der Agentur xxxxxxx GmbH zu optimieren. Der Informationsbedarf der Agentur soll analysiert und bewertet werden, damit die Informationsversorgung innerhalb der Agentur verbessert wird. Dazu soll ein benutzerfreundliches Informationssystem auf Basis von SharePoint Portal konzipiert und eingeführt werden, mit dessen Hilfe die Arbeitsabläufe und die Kommunikation der Agentur vereinheitlicht und unterstützt werden. Der zu schaffende Informationspool soll alle agenturspezifischen Daten enthalten, für alle Mitarbeiter und Partner leicht zugänglich und ihre tägliche Informations- und Arbeitsplatt-form sein.

5

3 Grundlagen

Die für diese Diplomarbeit benötigten Definitionen und Abbildungen wurden aus dem Buch von Prof. Reinhard J. Weck, „Informationsmanagement im globalen Wettbewerb“ entnommen und werden nachfolgend dargestellt.

3.1 Informationsmanagement

In der Literatur wird der Begriff Information je nach Wissenschaftsgebiet unterschiedlich definiert. Für diese Diplomarbeit wurde die Definition von Wittmann gewählt. Demnach kann die Information als zweckorientiertes Wissen betrachtet werden, das zur Erreichung eines konkreten Zieles eingesetzt wird. ⁸ Betrachtet man die Information auch als Nachricht, die den Kommunikationsprozess mit einschließt, wird der Bezug zur Kommunikation hergestellt, denn ohne Kommunikation ist der Austausch von In-formationen nicht möglich. ⁹ Kommunikation wiederum „ist der Austausch von Nachrichten zwischen Menschen, zwischen Menschen und Maschinen oder zwischen Maschinen“ ¹⁰ und wird durch entsprechende Informationssysteme und Kommunikationssysteme in den Unternehmen ermöglicht. Diese Informationssysteme gilt es durch ein geeignetes Informationsmanagement zu optimieren, um den Unternehmenserfolg zu steigern (vgl. 2.1 Zielsetzung der Diplomarbeit S. 12). Aufgabe des Informationsmanagements ist es nun, die Informationen und die Informations- und Kommunikationssysteme in den Unternehmen zu planen, zu gestalten, zu organisieren, zu koordinieren und zu kontrollieren. Die Abbildung 1 verdeutlicht den Zusammenhang zwischen In-formation/Kommunikation und Informationsmanagement:

⁸ Reinhard J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S. 3.

⁹ Ebenda.

¹⁰ Ebenda.

¹¹ Quelle Weck, S. 7, Eigene Darstellung.

6

Generelles Ziel des Informationsmanagements ist das Erreichen von Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und ergänzender Wirksamkeit (Effektivität). Im Mittelpunkt steht das Erzielen eines maximalen Nutzens unter minimalen Kosten. 12

Nachfolgend werden alle essentiellen Ziele des Informationsmanagements aufgelistet, die bei der Optimierung desselben berücksichtigt werden müssen: 13

• Sicherheit in den Informations- und Kommunikationsstrukturen

• Produktivität in der Proportionalität von Aufwand und Ertrag

• Flexibilität in der Informationsinfrastruktur hinsichtlich notwendiger Veränderungen

• Durchdringung, die als Maßzahl den quantitativen wie qualitativen Einsatz von In-formations- und Kommunikationssystemen im Unternehmen kennzeichnet

• Wirksamkeit (Effektivität), die sich an den einzelnen Funktionen und Leistungen der Informationsinfrastruktur erkennen lässt, und explizit

• der bereits benannte Wirtschaftlichkeitsanspruch (Effizienz), der sich aus der Relation zwischen tatsächlicher und geplanter Kostensituation herleiten lässt und jegliche Zielkategorie betrifft.

¹² Reinhard J. Weck: Informationsmanagement im globalen Wettbewerb, 2003, S. 9.

¹³ Ebenda S. 10.

¹⁴ Quelle Weck, S. 9, Eigene Darstellung.

7

3.2 Informationsbedarf

Die Grundlage einer Informationsmanagement-Systematik ist die Ermittlung des relevanten Informationsbedarfs. Der Informationsbedarf wird definiert als „die Art, Menge und Qualität der benötigten Informationen, die eine Person zur Erfüllung ihrer Aufgaben in einer bestimmten Zeit benötigt“. 15

Das Informationsmanagement setzt sich zum Ziel, den Informationsbedarf zu decken, indem es das Informationsangebot und die Informationsnachfrage zusammenführt, um so eine optimale Informationsversorgung zu ermöglichen. ¹⁶ Für die Ermittlung und Bewertung der optimalen Informationsversorgung ist der Informationsbedarf eines Unternehmens zu analysieren. Hierbei müssen unterschiedliche Einzelaspekte näher betrachtet werden. Nachfolgende Abbildung 3 verdeutlicht die Abfolge der Analyse:

¹⁵ Ebenda S.13.

¹⁶ Ebenda.

¹⁷ Quelle Weck, S. 13, Eigene Darstellung.

8

„So stellt sich die Frage nach dem konkreten Inhalt, den eine Informationslandschaft zu offenbaren hat, aber auch in welcher Form die Informationen zur Verfügung stehen sollen. Darüber hinaus ist der Zeitfaktor von Bedeutung, der die Verfügbarkeit der In-formationen zum Inhalt hat, aber auch die Häufigkeit der Informationsnutzung, die Wertigkeit im Aufgabenerfüllungsprozess sowie das einzusetzende Medium der Informationsanspruchnahme stehen zur Beantwortung im Rahmen einer Informationsbedarfsanalyse.“ 18

Die Einzelaspekte Medium, Wertigkeit, Häufigkeit, Zeit, Form und Inhalt werden in Abschnitt 4 Analyse zu einer Analyse-Matrix zusammengeführt. Die Analyse-Matrix soll bei der Analyse des Informationsbedarfs der xxxxxxx GmbH helfen, die Kommunikationsprobleme in der Unternehmung zu identifizieren. Dazu werden die Analyseaspekte den zu untersuchenden Bereichen zugewiesen. Werden die Probleme identifiziert, kann ein gezielter Lösungsansatz erarbeitet werden (siehe Abschnitt 4, S.20).

3.3 Probleme im Informationsmanagement

Allgemein betrachtet treten überall die gleichen Probleme auf, wenn der Informationsbedarf nicht richtig gedeckt werden kann. Gelangt eine Information nicht zur richtigen Zeit an den Ort wo sie benötigt wird, führt dies zunächst zu einem Missverständnis. Werden nun auch noch andere Aspekte wie Häufigkeit oder Form der Information verletzt, kann dies zu einem Informationschaos führen. Aktuelle Beispiele sind die immer wieder vorkommenden Virusattacken gegen große Unternehmen. Hier wird bewusst von außen ein Informationschaos herbeigeführt, durch das mehrere Aspekte gleichzeitig verletzt werden. Außerdem entsteht ein enormer finanzieller Schaden, der meist einen Imageschaden der betroffenen Unternehmung mit einschließt. Doch nicht immer kommt das Chaos von außen. Auch schlechte Strukturen bzw. falsches Informationsmanagement innerhalb eines Unternehmens können ein Informationschaos herbeiführen. Beispiel hierfür ist das Unternehmen TUI. „Als TUI 1998 begann, sich an die Bereinigung seines Informationsdschungels zu machen, hatte das Großunternehmen mit einer heterogenen IT-Landschaft zu kämpfen. Die einzelnen Geschäftsbereiche betrieben eigene operative Systeme, aus denen sie ihre Daten für Auswertungen und Berichte gewannen. Die Bandbreite reichte von Buchungs-, Kundendienst- und Kosten-

¹⁸ EbendaS. 12.

9

rechnungssoftware bis hin zu Kalkulationslösungen und Systemen für die Beförderungsplanung und Disposition. "Es gab keine einheitliche Sicht auf die Informationen und deshalb eine Vielzahl von Inkonsistenzen", erinnert sich Heinz Kreuzer, CIO bei TUI und Sprecher der Geschäftsführung der IT-Tochter TUI-Infotec. In der Folge seien uneinheitliche Listen aus verschiedenen Datenbanksystemen gewonnen worden. Die Weiterverarbeitung lief häufig über "manuelle Schnittstellen" - die Daten mussten teilweise ausgedruckt und in andere Excel- oder Access-Systeme eingegeben werden.“ ¹⁹ Mittlerweile hat TUI ein konzernweites Data Warehouse-System eingeführt und damit die Mängel des Informationsmanagements beseitigt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das angesprochene Informationschaos im schlimmsten Fall zum Tod der Unternehmung führen kann. Die Abbildung 4 verdeutlicht das Informationschaos, das in den Unternehmen vorherrschen kann:

Die einzelnen Probleme des Informationschaos lassen sich wiederum bei diesen Beispielen auf zwei Hauptbereiche zurückführen. Eine File Server-Struktur bedingt die Probleme File-Chaos, E-Mail-Krise und Informationsflut. Kommen intern viele Anwen-

¹⁹ Ebenda.

²⁰ Quelle Fa. Microsoft

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dungen und Systeme zum Einsatz, treten die Probleme brachliegendes Know how, Insellösungen sowie brachliegende Informationen auf. Nachfolgend werden die einzelnen Probleme kurz erläutert:

File-Chaos

Wo sollen Dokumente ablegt werden, damit sie wieder auffindbar sind? Wo ist die aktuelle Version abgelegt? Eine einheitliche Vorgabe ist in einem Unternehmen oft nicht vorhanden und führt unweigerlich zu einen Chaos an Daten auf dem File-Server. Auch eine fehlende Versionierung der Dokumente trägt zur Unübersichtlichkeit bei.

Informationsflut

Die Menge der Informationen nimmt ständig zu. Es wird gegenwärtig davon ausgegangen, dass sich die Datenmenge in einem Unternehmen alle 6-8 Monate verdoppelt. ²¹ Diese vielen Daten besitzen aber oft nur geringe Relevanz. Es entsteht eine wahre Informationsflut, die es nicht nur zu filtern gilt, sondern die auch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden muss. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es schnell zu unmotivierten Mitarbeitern kommen, die sich bei der Informationsverteilung übergangen fühlen.

E-Mail-Krise

Jeder Administrator kennt das Problem der überfüllten Mailboxen. Hier sind auch die Begriffe Spam und Sicherheitsprobleme zu nennen. Ein weiterer Aspekt, der hier auftritt, ist die Datenredundanz. Viele Informationen werden mehrfach unstrukturiert in persönlichen Postordnern abgelegt, obwohl das Medium E-Mail als Dokumentenspeicher ungeeignet ist.

Insellösungen

Meist sind in einer Unternehmung dutzende von Miniapplikationen (z. B. Intranet-Site, Excel, Access) vorhanden. Durch diese Infrastruktur werden wichtige Informationen nicht für alle Mitarbeiter zugänglich und liegen brach. Die unterschiedlichsten Werkzeuge werden für unterschiedliche Tasks eingesetzt. Am Ende gibt es viele verschiedene Dateienformate mit dem gleichen Informationsgehalt.

²¹ Ebenda.

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Ungenutzte Informationen

Wichtige Informationen sind meist in Business Applikationen (z.B. ERP, CRM, Projekt Server) sowohl in internen als auch in Systemen der Partner vorhanden. Eine sinnvolle Anbindung der Systeme fehlt hingegen meist. Analysen und Reports der Systeme sind nicht für alle Mitarbeiter zugänglich, können daher nicht erstellt und kommuniziert werden, und als Entscheidungshilfe stehen sie dem Unternehmen in ihrer Gesamtheit nicht zur Verfügung.

Ungenutztes Know-how

Werden Erfahrungen und Erkenntnisse aus der täglichen Projektarbeit nicht kommuniziert, dokumentiert und den Mitarbeitern allgemein zugänglich gemacht, geraten sie erfahrungsgemäß wieder in Vergessenheit. Die Folge: Das Rad muss (wieder) neu erfunden werden. Hier kommt auch der Aspekt zum Tragen, dass oft nicht bekannt ist, wer welche Projekte in der Vergangenheit geleitet hat. Damit wird das Know-how von Personen nicht dokumentiert und das Best Practices-Prinzip wird nicht angewandt.

Im folgenden Kapitel 4. Analyse, werden nun die Probleme im Informationsmanagement der Agentur xxxxxxx GmbH analysiert.

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