Projektmanagement mit Windows Sharepoint

INHALTSVERZEICHNIS

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

1 EINLEITUNG
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau

2 PROJEKTE UND PROJEKTMANAGEMENT
2.1 Das Projekt
2.2 Projektmanagement (PM)

3 PROJEKTMANAGEMENT MIT WSPS
3.1 Einführung in WSPS
3.2 Die Besonderheiten von WSPS
3.2.1 Share Point Portal Server
3.2.2 Dateiverwaltung
3.2.3 Gemeinsamer Zugriff
3.2.4 Individuelle Benutzerrechte
3.2.5 Komfortable Administration
3.2.6 Erweiterung mit Webparts
3.2.7 Microsoft Office System
3.3 Microsoft Office Project 2003 (MOP)
3.3.1 Einführung in MOP
3.3.2 MOP Web Access
3.3.3 Microsoft Enterprise Project Management EPM
3.3.4 Vorteile des EPM
3.3.5 Zusammenhang von WSPS und Portal Server
3.3.6 Beschaffung von MOP 2003

4 SCHLUSSBETRACHTUNG

LITERATURVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichins

Abbildung 1; Projektablauf, Manfred Burghardt, Einführung in Projektmanagement,

Abbildung 2: Teamlösung durch ProjectCentral, www.vct-consulting.de

Abbildung 3; Microsoft Project Server 2003, www.microsoft.de

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Immer mehr Unternehmen sehen sich durch die steigende Informationsflut und die hohe Komplexität bestimmter betrieblicher Tätigkeiten vor neuen Herausforderungen gestellt. Die IT- Infrastruktur bedarf einer optimalen Ausrichtung und einer aufwendigen Organisation und zwingt damit die Un- ternehmen immer mehr umzudenken. Unternehmen schließen sich zu- sammen um unternehmensübergreifende Aufgaben nach ökonomischen Gesichtspunkten zu meistern und müssen sowohl ihre klassischen Res- sourcen als auch ihre IT- Strukturen mit einander verbinden. In der Regel handelt es sich um Komplexe Aufgaben die im Rahmen eines Projektes realisiert werden sollen.

1.2 Zielsetzung

Mit dieser Seminararbeit soll der Leser einen ersten Eindruck zum Thema Projektmanagement, vor allem Projektmanagementlösungen wie Microsoft Windows Share Point Services gewinnen. Es werden die Zusammenhänge der Lösungskomponenten des Office Systems und die daraus resultierenden Vorteile angesprochen und erläutert, um damit einen besseren Überblick zur Organisation von Projekten zu erreichen.

1.3 Aufbau

Nach dem der Leser mit Projekte und Projektmanagement vertraut ge- macht wurde geht es in dem darauf folgenden Kapitel in den Details der Softwarelösung Microsoft Windows Share Point und Microsoft Project Ser- ver 2003. Eine Zusammenfassung der Kerninhalte findet sich in der Schlussbetrachtung.

2 Projekte und Projektmanagement

2.1 Das Projekt

Aufgrund der stetig wachsenden Komplexität in den verschiedensten Unternehmensbereichen durchläuft das Projektmanagement eine Etablierungsphase und wird zunehmend für diverse Aufgaben von wichtiger Bedeutung. Um Projektmanagement besser einordnen und verstehen zu können, wird an dieser Stelle der Begriff des Projektes ausführlich dargestellt und anhand bestimmter Kriterien charakterisiert. Ein Projekt ist dadurch folgende Eigenschaften gekennzeichnet:

- zeitlich beschränkt,
- hat ein klar definiertes Ziel,
- ist einzigartig,
- hat klar definierte, beschränkte Ressourcen,
- ist komplex, manchmal riskant,
- ist für das durchführende Unternehmen oft von großer Bedeu- tung,
- und wird in der Regel von mindestens 2 Mitarbeiter-/innen durchgeführt.¹

Zur Realisierung von Projekten ist die schriftliche Fixierung von ganz ent- scheidender Bedeutung, denn ohne schriftlichen Projektauftrag entsteht auch kein Projekt. Diese Fixierung hat einen vertragsrelevanten Charakter und ist für den Auftraggeber und -nehmer verbindlich. Z. B. werden einige Formalien im Zusammenhang mit dem Projekt fest verankert wie die Kurzbeschreibung des Vorhabens, Ernennung des Projektleiters, Einsatzmittelkosten, Unterschriften der beteiligten Parteien etc..² Projekte lassen sich in Investitions-, F&E- und Organisationsprojekte einteilen. Die Investitionsprojekte beinhalten z. B. die Installation eines PC-Netzwerkes, Einführung von CIM oder Bau eines Bürokomplexes. Zur F&E Kategorie gehören Aufgaben wie Entwicklung eines neuen Produktes, Entwicklung eines Softwareprogramms oder auch Entwicklung eines Expertensystems. Bei den Organisationsprojekten handelt es sich um neue Organisations- formen, Einführung eines Marketingkonzeptes oder Einführung eines neu- en Vertriebssystems.³ Um ein Projekt optimal zu organisieren sollten die vier wichtigsten Kernaufgaben im Focus stehen, diese sind Projektdefiniti- on, Projektplanung, Projektkontrolle und Projektabschluss.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1 Projektablauf, Manfred Burghardt, Einführung in Projektmanagement, S. 12

Die Definitionsphase bildet die Projektgrundlage, in der die Vorgaben für die nachfolgende Planung gemacht werden. Zu Beginn steht der Antrag, der alle relevanten Angaben, wie Aufgabenbeschreibung, Kosten- und Terminziele sowie Verantwortlichkeit beinhaltet. Sind sich die Beteiligten über den Inhalt einig, wandelt sich der Antrag zum Projektauftrag. Des weiteren wird in dieser Phase das Projektziel definiert und ein Anforde- rungskatalog bzw. Pflichtenheft mit dem Auftraggeber erarbeitet. Das Recht auf spätere Änderungen sollte ein wesentlicher Bestandteil des Ka- talogs sein.⁴

In der Projektplanung werden die Rahmendaten des Projekts vorgegeben. Hier werden Strukturplanungen, Aufwandsschätzungen, Arbeitsplanung, Kostenplanung und Risikomanagement durchgeführt. Die Struktur ergibt sich in dem das Entwicklungsvorhaben technisch, aufgabenmäßig und kaufmännisch unterteilt wird. Aus dieser Strukturierung lassen sich Aufga- benpakete ableiten, die also das Fundament der Aufwandsschätzung darstellen. Auch die Arbeitsplanung wird nach dieser Vorgehensweise ge- plant. Eine besonders bekannte Methode der Arbeitsplanung ist die Netz- plantechnik, die an anderer Stelle weiter ausgeführt wird. Die Einsatzmit- telplanung soll einen optimalen Einsatz betrieblicher Ressourcen gewähr- leisten. Und schließlich beschäftigt sich die Kostenrechnung mit der Frage wo, wie viel und von wem Kosten entstehen können. Denn nur mit dieser Vorgehensweise kann das Projekt vernünftig bewertet werden.⁵

Die Hauptaufgabe der Projektkontrolle ist es frühzeitig Planabweichungen aufzudecken. Dieses Ziel orientiert sich nach den Plan-/Ist-Vergleichen, und dient dazu Abweichungen der Projektplanung aufzudecken und entsprechende Maßnahmen zur Einhaltung der Planvorgaben zu treffen. Diese Hauptaufgaben der Projektkontrolle schlagen sich in der Terminkontrolle, Aufwands- und Kostenkontrolle, Sachfortschrittskontrolle, Qualitätssicherung und Projektdokumentation nieder.⁶

Nach diesen vorgestellten Phasen erfolgt nun die Abschlussphase, die folgende Bestandteile umfasst. Die Produktabnahme leitet den Projektab- schluss ein. Es muss zuerst ein Abnahmetest durchgeführt werden, und zwar von einer entwicklungstunabhängigen Stelle. Des weiteren empfiehlt sich in einer Projektabschussanalyse eine Nachkalkulation durchzuführen. Letzter Schritt des Abschlusses bildet die Projektauflösung, in der die Mit- arbeiterpools aufgelöst und auf neue Aufgaben übergeleitet werden.

2.2 Projektmanagement (PM)

„Projektmanagement umfasst die zielorientierte Initiative, Planung, Reali- sierung, Diagnose, Steuerung und Führung von Projekten“.⁷ Das PM er- hält zunehmend an Wichtigkeit in der betrieblichen Tätigkeit, was dazu führt, dass die Unternehmen möglichst viele Faktoren bei der Führung und Strategieumsetzung implementieren und unbedingt beachten müssen. Diese dynamischen Parameter sind u.a. Gesetzesflut, technischer Fort- schritt, Internationalisierung, Unternehmens- und Produktlebenszyklen etc..⁸ Die nachfolgende Übersicht zeigt das Nutzen des PM auf.

- Hohe Qualität der Problemlösung durch bereichs- und funkti- onsübergreifende Problemsicht
- Sicherung der Akzeptanz der Lösung durch Teamarbeit und ge- zieltes Projektmarketing
- Rasche Realisierung und hohe Plantreue (Qualität, Termine, Ressourcen, Kosten)
- Kostenoptimierung
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumenta- tion
- Nutzen des Projektmanagements als kundenorientiertes Marke- tinginstrument.

Auch dem PM sind Kernaufgaben zugewiesen, die sich bspw. in der Her- beiführung der Projektentscheidung und des Projektauftrags, Festlegung der Projektrollen, Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsverteilung, Personalmanagement, Festlegung projektspezifischer Werte und Regeln niederschlagen.⁹

[...]

¹ Vgl.: Doetsch, Projektmanagement, S.4, Essen 2003

² Vgl.: Burghardt, Manfred, Einführung in Projektmanagement, München2002, S.27

³ Vgl.: Doetsch, Projektmanagement, S.4, Essen 2003

⁴ Vgl.: Burghardt, Manfred, Einführung in Projektmanagement, München2002, S. 12- 14

⁵ Vgl.: Burghardt, Manfred, Einführung in Projektmanagement, München2002, S.14

⁶ Vgl.: Burghardt, Manfred, Einführung in Projektmanagement, München2002, S.15

⁷ Vgl.: Doetsch, Projektmanagement, S.4, Essen 2003

⁸ Vgl.: Doetsch, Projektmanagement, S.4, Essen 2003

⁹ Vgl.: Doetsch, Projektmanagement, S.4, Essen 2003