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Inhaltsverzeichnis   III

1  Einleitung und Zielsetzung  1

1.1.  Zielsetzung dieser Hausarbeit  1

1.2.  Vorgehensweise  1

2  Übersicht über das Projektmanagement  2

2.1  Begriffsbestimmungen  2

2.1.1  Definition von Projekt  2

2.1.2  Definition von Management  3

2.1.3  Definition von Projektmanagement  4

2.2  Aufgaben und Ziele von Projektmanagement  5

2.3  Projektarten  7

2.4  Die gegenstandsbezogene Organisationsgestaltung von Projekten  9

2.4.1  Definition von Organisation  9

2.4.2  Die Aufbauorganisation  11

2.4.2.1  Definition von Aufbauorganisation  12

2.4.2.2  Hierarchische Organisationsstrukturen  12

2.4.2.3  Organisationsstrukturen zur Einordnung des  

Projektmanagements  in das Unternehmen  16

2.4.3  Die Ablauf- oder Prozessorganisation  18

2.4.3.1  Definition von Prozessorganisation  18

2.4.3.2  Das 4-Phasen-Modell  19

2.4.4  Der Zusammenhang von Aufbau- und Prozessorganisation  21

3  Übersicht über das Qualitätsmanagement  22

3.1  Begriffsbestimmungen  22

3.1.1  Definition von Qualität  22

3.1.2  Definition von Qualitätsmanagement  23

3.2  Aufgaben und Ziele von Qualitätsmanagement  24

3.3  Qualitätsmanagementansätze  25

3.3.1  Der Deming-Ansatz  25

3.3.2  Der Feigenbaum-Ansatz  26

3.3.3  Der Ishikawa-Ansatz  26

3.4  Notwendigkeit zum Wandel - Total Quality Management  27

3.4.1  Definition von TQM  27

3.4.2  Aufgaben und Ziele von Total Quality Management  29

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3.4.3 Der Unterschied zwischen TQM und einem QMS 30

4 Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems 30

4.1 Situationsbeschreibung und Projektdefinition 30 4.2 Projektplanung 32 4.2.1 Projektstrukturplan 32 4.2.2 Ermittlung des Ist-Zustandes 33 4.2.3 Personalplanung 36 4.2.4 Terminplanung 38 4.2.5 Aufwandsschätzung und Kostenplanung 39

4.3 Realisierung und Erfolgsbeurteilung 41 4.3.1 Widerstände gegen Veränderungsprozesse 41 4.3.2 Risiken und Schwachstellen des Projekts 42 4.3.3 Projektabschluss 44 5 Fazit 45 Literaturverzeichnis

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1 Zielsetzung und Vorgehensweise

1.1 Zielsetzung

Mit dieser Arbeit ist die Absicht verbunden, dem Leser das Wesen, die Methoden und Verfahren des Projektmanagements eines komplexen Systems vorzustellen. Projektmanagement wird von allen Unternehmen als wichtige Organisations- und Managementform genannt und ist als Mittel zur Bewältigung komplexer Problemstellungen anerkannt und geschätzt. Die Notwendigkeit der Einführung eines Qualitätsmanagement (im folgenden QMS) ergibt sich aus der täglichen betrieblichen Praxis. Sie zeigt, dass mangelhafte Qualität von Leistung und Produkten zusätzliche , vermeidbare Kosten für ein Unternehmen verursacht. Ein systematisches QMS hilft, die Qualität von Leistungen und Produkten permanent zu verbessern und zu sichern. Die wachsende Einsicht, dass die Vernachlässigung von qualitativen Aspekten Geld kostet, ruft einen wachsenden Bedarf an Verfa hren zur Kontrolle, Messung und Steuerung von Qualität im Unternehmen hervor. Im Interesse der angestrebten Zielsetzung den Einsatz des Projektmanagements bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems zu beschreiben, wurde bewusst in Kauf genommen, einige Themen nicht in der Ausführlichkeit und Tiefe zu behandeln, wie es das jeweilige Themengebiet erfordert.

1.2 Vorgehensweise

Im ersten Teil gibt die vorliegende Arbeit nach Zielsetzung und Vorgehensweise einen Überblick über das eigentliche Projektmanagement. Die Begriffe Projekt, Management und Projektmanagement werden definiert. Anschließend werden die Aufgaben, Ziele und die verschiedene n Projektarten erläutert.

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Im Anschluss wird die gegenstandsbezogene Organisationsgestaltung von Projekten vertieft. Die Aufbau- und Prozessorganisation einer Unternehmung und deren Ausprägungen werden beschrieben und der Zusammenhang kurz erläutert.

Der zweite Teil der Hausarbeit gibt eine Übersicht über das Qualitätsmanagement. Z unächst werden die Begriffe Qualität und Qualitätsmanagement definiert. D ie Aufgaben, Ziele und

Qualitätsmanagementansätze werden beschrieben. Den Abschluss in diesem Teil bildet eine kurze Einführung in das TQM. Der Hauptteil der Arbeit umfasst eine praktische Auseinandersetzung mit der Implementierung e ines QMS unter Zuhilfenahme von gezieltem Projektmanagement. Im Mittelpunkt steht die Projektplanung. Die Projektdurchführung und die Projektüberwachung werden ebenfalls beschrieben.

2 Übersicht über das Projektmanagement

2.1 Begriffsbestimmungen

Um die komplexe und umfassende Thematik des Projektmanagements überhaupt verstehen und eine Diskussionsgrundlage schaffen zu können, sollen im Folgenden die Begriffe Projekt, Management und Projektmanagement definiert werden.

2.1.1 Definition von Projekt

Als Projekt kann laut DIN -Norm 69901 ein Vorhaben bezeichnet werden, „… das im wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist …“ ¹ , und bestimmte Merkmale aufweisen

¹ DIN: DIN 69901, Projektmanagement, Berlin 1980

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kann. Projekte haben Zielvorgaben und sind in ihrem Umfang finanziell und auch personell begrenzt. Auch der Anfang und das Ende stehen fest womit sich auch eine zeitliche Begrenzung ergibt. Projekte sind neuartig und komplex in ihrem Umfang. Eine klare Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation stellen ebenfalls wichtige Grundpfeiler für die Projektarbeit dar. An einem Projekt sind mehrere Stellen beziehungsweise Abteilungen oder Bereiche beteiligt und es liegt ein ausdrücklicher, schriftlicher Vortrag vor. ¹ Diethelm, der das Projekt als ein „besonderes, außerroutinemäßiges Vorhaben“ ² bezeichnet, ergänzt diese Charakteristiken mit weiteren Merkmalen wie zum Beispiel dem Projizieren, also nach vorne bringen, und einem dynamischen Ablauf. Zukunfts- und ergebnisorientiertes Vorgehen, das Qualitätsmanagement, ein interdisziplinärer Ansatz s owie das Kostenmanagement - die Bestimmung der Ressourcen, werden als Merkmale eines Projekts aufgeführt. 3

2.1.2 Definition von Management

Gemäß Gabler - Wirtschaftslexikon umfasst Management „...alle Aufgaben, die die Leitung eines Unternehmens in allen ihren Bereichen mit sich bringt.“ ⁴ Da diese Definition jedoch sehr allgemein gehalten ist, bedarf es an dieser Stelle einer wesentlich genaueren Betrachtung und Abgrenzung des Begriffs. „Management ist ein eindeutig identifizierbarer Prozess, bestehend aus den Phasen Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle, der über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen führt.“ 5

Olfert/Steinbuch grenze n den Begriff v oneinander ab. Management im engeren Sinne meint sämtliche sachbezogene Maßnahmen. Management

¹ Vgl. Keßler, H./ Winkelhofer, G., Projektmanagement, 1997, S. 9-10

² Diethelm, G., Projektmanagement, 2000, S. 1

³ Vgl. Diethelm, G., Projektmanagement, 2000, S. 1

⁴ Gabler-Wirtschaftslexikon, Management, 1993, S. 2178

⁵ Litke, H.-D., Projektmanagement, 1993, S. 18

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im weiteren Sinne umfasst alle sachbezogenen und personenbezogenen Maßnahmen, wie zum Beispiel das Personalmanagement. ¹ Das Management wird als Prozess, aber auch als Funktion verstanden. Wichtige Funktionen, die das Management beispielsweise in einem Projekt erfüllt, sind die Beschaffung von Ressourcen, die Schaffung und Anpassung von Organisationsstrukturen, die Regelung und die Steuerung. Dabei ist das Management „ …eine Abfolge von Handlungen, Maßnahmen,

Abstimmungen, Entscheidungen, Kontrollen usw., die sich meist als Prozess oder als Zyklus beschreiben lassen.“ 2

2.1.3 Definition von Projektmanagement

Betrachtet man den Begriff Projektmanagement im engeren Sinne , so kann man ihn nach DIN 69901 als „…die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes…“ ³ beschreiben. Im weiteren Sinne ist die Projektorganisation laut Olfert/Steinbuch weiterer Bestandteil des Projektmanagements. 4

Hiermit unterscheidet sich die Definition der beiden Autoren eindeutig von der deutschen Norm des Begriffes, in welcher die Projektorganisation kein Bestandteil des Projektmanagement darstellt, sondern l ediglich der Begriff Führungsorganisation Erwähnung findet. Ergänzend sollte auch darauf hingewiesen werden, dass der Begriff Projektmanagement in der Literatur vielfach mit dem Begriff Projektorganisation gleichgesetzt wird. Eine andere Möglichkeit besteht nach Diethelm darin, das

Projektmanagement in einen funktionellen und einen institutionellen Teil zu untergliedern: „Unter institutionellen Projektmanagement ist die Übernahme von Projektarbeiten durch eine beauftragte Organisationseinheit

¹ Vgl. Olfert, K./ Steinbuch, P. A., Kompakt-Training Projektmanagement, 2002, S. 16

² Keßler, H./ Winkelhofer, G., Projektmanagement, 1997, S. 10

³ Olfert, K./ Steinbuch, P. A., Kompakt-Training Projektmanagement, 2002, S. 17

⁴ Vgl. Olfert, K./ Steinbuch, P. A., Kompakt-Training Projektmanagement, 2002, S. 17

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betriebsexterner oder -interner Art zu verstehen.“ ¹ Gegenstand des Projektmanagements, so Diethelm, sei somit die Planung und Ausführung von Projekten. Der funktione lle Aspekt des Projektmanagements lässt sich sehr anschaulich durch eine Definition von Schmidt beschreiben: „Unte r funktionellem Projektmanagement versteht man die spezifische Tätigkeit der Festlegung und Übernahme von projektbezogenen Funktionen, zum Beispiel Projektplanung, -durchführung, -steuerung, -dokumentation durch entsprechende interne oder externe Ste llen.“ 2

2.2 Aufgaben und Ziele von Projektmanagement

„Die Projektaufgabe setzt sich aus Leitungsfunktionen, die im Rahmen des Projektmanagement beziehungsweise der Projektleitung wahrgenommen werden und Funktionen zur Systementwicklung und -herstellung, die der Projektausführung zuzurechnen sind, zusammen.“ ³ Damit sei das Projektmanagement einerseits für die fachübergreifende Koordination der Prozesse wie Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes zuständig, damit sogleich aber auch an der Gestaltung wesentlicher Elemente dieser Prozesse direkt beteiligt. 4

Patzak/Rattay grenzen die Aufgaben des Projektmanagements wesentlich klarer voneinander ab und definieren die vier Aufgabenbereiche Projektplanung, Projektorganisation, Projektteamführung und

Projektcontrolling, die der jeweiligen Managementform entsprechend zugeordnet sind. Hierbei wird jede Aufgabe wiederum in detaillierte Teilaufgaben unterteilt. So gehören für die Autoren zur Projektplanung unter anderem die Projektdefinition als einer der wichtigsten Teilaufgaben sowie die Termin-, Ressourcen- und schließlich die Kostenplanung. Der Projektorganisation werden die Teilaufgaben der Ro llendefinition, die

¹ Diethelm, G., Projektmanagement Band 1: Grundlagen, 2000, S. 10

² Schmidt, G., Methode und Technik der Organisation, 1994, S. 117

³ Gabler-Wirtschaftslexikon, Projektmanagement, 1993, S. 2692

⁴ Vgl. Gabler-Wirtschaftslexikon, Projektmanagement, 1993, S. 2692

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Kompetenz- und Verantwortungsverteilung sowie die Gestaltung der Kommunikation im Projektteam und dem Projektumfeld, ebenso wie das Schnitt- und Nahtstellenmanagement zugeordnet. Einer ebenso wichtigen Aufgabe wie der Projektteamführung werden unter anderem die Mitarbeiterauswahl, die Förderung und Entwicklung der Teammitglieder, die Förderung der Arbeitsbedingungen sowie die Teamauflösung zuteil. Das Projektcontrolling als vierten Aufgabenteil des Projektmanagements enthält nach Patzak/Rattay die integrierte Überwachung aber auch die Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren. ¹ Sehr allgemein gefasst betrachtet Steinbuch die Aufgabe im Projektmanagement als die Verpflichtung zur Erreichung einer Lösung und unterscheidet sich somit in seiner Definition von der Aufgabe des Projektmanagements eindeutig von Patzak/Rattay, welche eine konkrete Aufteilung von Aufgabenarten und Teilaufgaben differenziert betrachten. So findet man bei Steinbuch folgende Erläuterung: „Für eine Aufgabe ist…nicht ein bestimmtes Tätigwerden bedeutsam, sondern das vorgegebene Resultat dieses Tätigwerdens ist zu erreichen. Nicht der Lösungsweg bestimmt eine Aufgabe, sondern ausschließlich die Lösung.“ ² Im Folgenden soll näher auf die Ziele des Projektmanagement und die Art und Weise wie diese zu erreichen sind, eingegangen werden. Olfert/Steinbuch definieren den Begriff Ziel folgendermaßen: „Ziele beschreiben erwünschte zukünftige Zustände nach Inhalt beziehungsweise Gegenstand, Ausmaß und Zeitbezug, die das Unternehmen zu erreichen versucht.“ ³ Ziele eines Projekts seien somit Gesichtspunkte, die bei der Lösung des Projektes anvisiert werden müssen. Wichtig bei diesen grundlegenden Zielen erscheint hierbei die Einhaltung des ökonomischen Prinzips und die konsequente Kundenfokussierung. Auch systematische Prozessorientierung und die Schonung der Umwelt fi nden an dieser Stelle Erwähnung. 4

¹ Vgl. Patzak, G./Rattay, G., Projektmanagement, 1996, S.21

² Steinbuch, P. A., Projektorganisation und Projektmanagement, 2000, S.34

³ Olfert, K./ Steinbuch, P. A., Kompakt-Training Projektmanagement, 2002, S.15

⁴ Vgl. Olfert, K./ Steinbuch, P. A., Kompakt-Training Projektmanagement, 2002, S. 15

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Für Kraus/Westermann hingegen ist das Ziel des Projektmanagements mehr die „ ...Verbesserung der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit..., die sonst durch Reibungsverluste in der Kommunikation verloren gehen.“ ¹ Die Autoren stellen auch die Notwendigkeit und Wichtigkeit der Verbesserung der Koordination, Transparenz und der Effizienz aller Projekte als Ziel des Projektmanagement dar. Auch die Ausrichtung der Fachbereichsressourcen auf die U nternehmensziele sowie die

Durchsetzung und Umsetzung der Planung we rden von Kraus/Westermann als Ziele beschrieben. 2

2.3 Projektarten

Projekte können nach vielfäl tigen Kriterien und Klassifizierungen strukturiert beziehungsweise unterteilt werden. Steinbuch unterteilt Projekte in a) persönliche Projekte, womit beispielsweise Ausbildung, Studium oder auch die Eheschließung gemeint sein können, b) staatliche Projekte wie zum Beispiel die Errichtung von Dammsystemen zum Hochwasserschutz oder auch Projekte zum „Aufbau Ost“ und c) Unternehmensprojekte. Persönliche und staatliche Projekte sollen nicht Bestandteil dieser Arbeit sein und werden aus diesem Grund nicht weitergehend behandelt.

Unternehmensprojekte lassen sich weiterhin in Großprojekte und Kleinprojekte unterteilen. Geht man danach noch eine Stufe weiter, können Großprojekte noch in betriebswirtschaftliche (zum Beispiel Gründung eines Tochterunternehmens), organisatorische ( zum Beispiel Einführung eines integrierten Standardsoftwaresystems) und technische Projekte ( zum Beispiel Entwicklung eines ne uen Erzeugnisses) klassifiziert werden. Kleinprojekte, die ebenfalls nicht Bestandteil dieser Arbeit sind, sind

¹ Kraus, G./Westermann, R., Projektmanagement mit System, 1998, S. 23

² Vgl. Kraus, G./Westermann, R., Projektmanagement mit System, 1998, S. 23

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beispielsweise eine Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft oder auch die Teilnahme bei Messen und Ausstellungen. 1

Diethelm sieht mit den so genannten „social projects“ sowie den „military projects“ zwei ergänzende Möglichkeiten der Einteilung von Projektarten. Doch anders wie zum Beispiel Steinbuch untergliedert der Autor Projekte nicht nur in Groß- beziehungsweise Kleinprojekte, sondern arbeitet noch eine ganze Reihe weitere Unterscheidungsmerkmale innerhalb der bereits erwähnten Projektarten heraus. Projekte können somit in i nterne oder externe Projekte unterteilt werden. Beim internen Projekt wird betriebszugehöriges Personal mit der projektbezogenen Arbeit beauftragt. Auftraggeber und Auftragnehmer gehören der gleichen Organisation beziehungsweise dem gleichen Unternehmen an. Beim externen Projekt gibt es somit einen außerbetrieblichen Auftraggeber oder Auftragnehmer. Ein Projekt kann technischer Natur sein, zu nennen wären hierfür zum Beispiel Bauprojekte, Raumfahrtprojekte oder Forschung und Entwicklung. Nichttechnische Projekte besitzen einen niedrigeren Risikograd und können zum Beispiel Reorganisationsprojekte, Marketingprojekte, Consultingprojekte oder auch Fusionen sein. 2

Im seinen weiteren Ausführungen unterscheidet Diethelm konventionelle Projekte, die einer Standardisierung nahe kommen und auf eine bekannte Technologie und z uverlässige Ergebnisplanung zurückgreifen und unkonventionelle Projekte, wozu „… insbesondere zwischenbetriebliche und überbetriebliche Vorhaben, die eine Kooperation zwischen Betrieben darstellen …“ ³ zählen.

Unter zwischenbetrieblichen Projekten können bestimmte Teilleistungen oder Gesamtleistungen eines Projektes verstanden werden, die zum Beispiel durch Outsourcing auf andere Betriebe übertragen werden. Das überbetriebliche Projekt wird von Korbmacher folgendermaßen beschrieben: „Bei überbetrieblichem Projektmanagement handelt es sich um ein

¹ Vgl. Steinbuch, P. A., Projektorganisation und Projektmanagement, 2000, S. 22-23

² Vgl. Diethelm, G., Projektmanagement, 2000, S. 12-15

³ Diethelm, G., Projektmanagement, 2000, S. 17