Dokumentenmanagement bei Krankenkassen am Beispiel der elektronischen Arbeitgeberakte

III

  Inhaltsverzeichnis  

  I Abkürzungsverzeichnis  V

  II Abbildungsverzeichnis  VII

1  Einleitung  1

1.1  Problemstellung  1

1.2  Ziel und Aufbau der Arbeit  2

2  Grundlagen des Dokumentenmanagements  3

2.1  Definition  3

2.2  Entwicklung des Dokumentenmanagements  5

2.3  Umfeld des Dokumentenmanagements  6

2.4  Anwendungsgebiete des Dokumentenmanagements  8

3  Übertragung von Dokumentenmanagement auf11  

  gesetzliche Krankenkassen  11

3.1  Anforderungen von Krankenkassen an ein  11

  Dokumentenmanagementsystem  11

3.1.1  Wirtschaftliche Anforderungen  11

3.1.2  Technische Anforderungen  14

3.1.2.1  Einbindung in das EDV-Umfeld  14

3.1.2.2  Speichermedien  15

3.1.2.3  Internationale Standards und Formate  17

3.1.3  Rechtliche Anforderungen  19

3.1.4  Anforderungen an die Unternehmenskultur  21

3.2  Betriebliche Auswirkungen von Dokumentenmanagementsystemen  

  bei Krankenkassen  23

3.2.1  Chancen  23

3.2.2  Risiken  24

4  Die elektronische Arbeitgeberakte bei der XY-BKK  26

4.1  Projektplanung  26

4.2  Nutzenbetrachtung  27

4.3  Spezifische Anforderungen an die Technik  28

IV

4.4  Folgeprojekte zur weiteren Implementierung  des

  Dokumentenmanagements  30

5  Fazit  31

6  Literaturverzeichnis  34

IV

I Abkürzungsverzeichnis

Abs. Absatz

AIT Advanced Intelligent Tape

API Application Programming Interface

BAnz Bundesanzeiger

BDSG Bundesdatenschutzgesetz

BGB Bürgerliches Gesetzbuch

BVA Bundesversicherungsamt

bzw. beziehungsweise

ca. circa (um, etwas, ungefähr)

CD Compact Disc

CI Coded Information

CMS Contentmanagementsystem

CPU Central Processing Unit

CRM Customer Relationship Management

COLD Computer Output on Laser Disc

DIN Deutsche Industrienorm

DRT Document Related Technologies

DVD Digital Versatile Disc

d. der/des/den

d.h. das heißt

Ebd. Ebenda

EDV Elektronische Datenverarbeitung

etc. et cetera (und so weiter)

IBM International Business Machines

ISKV (Arbeitsgemeinschaft) Informationssysteme in

der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH

IT Informations-Technologie

Kap. Kapitel

LAN Local Area Network

VI

Nr. Nummer

ODMA Open Document Management

o.V. ohne Verfasser

SGB Sozialgesetzbuch

SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das

Rechnungswesen in der Sozialversicherung

s. siehe

S. Seite

TIFF Tagged Image File Format

u.a. unter anderem

v. vom/von

Verf. Verfasser/in

Vgl. vergleiche

WAN Wide Area Network

WORM Write Once Read Many

XML Extensible Markup Language

z.B. zum Beispiel

VII

II Abbildungsverzeichnis

Lebenszyklus eines Dokumentes im Dokumentenmanagement.. Abbildung 1:

für die XY-BKK

Oberfläche der Software „e4/ELA“ von Comline. Abbildung 4:

1

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Das Umfeld von Unternehmen und Organisationen ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Davon blieben auch die Krankenkassen im Bereich der öffentlichen Verwaltung nicht verschont. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Krankenkassen ihre Strukturen und Strategien den heutigen dynamischen Marktbedingungen und Umweltverhältnissen anpassen. Hier kommt insbesondere der Informationsverarbeitung eine zentrale Bedeutung zu, da die Menge an Informationen unaufhaltsam ansteigt, deren gezielte Verfügbarkeit jedoch abnimmt. Es gilt also der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden.

Die Möglichkeit schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren wird daher im Hinblick auf Kundenbindung und Kostenmanagement zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor für Kranken- kassen. Zur Erreichung dieses Ziels bietet sich die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems an, welche hier am Beispiel einer elek- tronischen Arbeitgeberakte begleitet wird.

Fraglich ist jedoch, ob sich die dafür erforderlichen technischen und wirtschaftlichen Aspekte im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen bei einer Krankenkasse auf einer produktiven Grundlage vereinen lassen. Auf dem Weg zum viel zitierten „papierarmen Büro“ müssen bei den Entscheidungsträgern in den Krankenkassen nämlich auch andere Gesichtspunkte, wie die gesellschaftlichen Auswirkungen der Dokumenten- Technologien, beachtet werden. Die Heimtücke steckt hier in der Verzahnung von strategischen, organisatorischen, technischen und humanen Aspekten. Verändert man nur eine Kenngröße, hat dies unweigerlich Auswirkungen auf andere Komponenten.

2

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Die vorliegende Arbeit soll dem Leser einen aktuellen Überblick zum Thema Dokumentenmanagement geben und die Anforderungen und Einsatz- möglichkeiten dieser Technologie bei einer Krankenkasse aufzeigen. Dabei werden Kosten und Nutzen entsprechender Systeme gegeneinander aufgerechnet. Die Auszüge aus der aktuellsten Literatur im Bereich des Dokumentenmanagements werden ergänzt um Inhalte aus dem Internet, da sich die gesamte Branche im Umbruch, die Technologien im Wandel befinden und die Autoren neuere Literatur nur zeitlich verzögert zur Verfügung stellen können. Nachdem im Kapitel zwei die unverzichtbaren Grundlagen des Dokumentenmanagements aufgezeigt werden, übertragt das Kapitel drei die Problemstellung auf den Bereich der Krankenkassen.

Als Anknüpfungspunkt zur betrieblichen Praxis dient im Kapitel vier die „elektronische Arbeitgeberakte“, die zurzeit bei der XY-BKK, dem Arbeitgeber des Verfassers, eingeführt wird. Neben dem Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des Dokumentenmanagements werden die gewonnenen Erkenntnisse und Aussagen unter Punkt fünf im Fazit der Arbeit zusammengefasst.