Projektplanung

Gliederung

1  Einleitung  1

2  Komplexes Vorhaben oder Projekt?  1

3  Vorlauf zum Projekt X  3

3.1  Der Auftrag und die Finanzierung  3

3.2  Die Projektleitung  3

3.3  Zielsetzung/ klärung  3

3.4  Das Projektteam  4

4  Planung des Projekt X  5

4.1  Umfeldanalyse  5

4.2  Projektstrukturplan (PSP)  6

4.3  Projektablaufplan (PAP)  8

5  Schlussbemerkung  10

6  Literaturverzeichnis  11

Sozialmanagement II - Projektplanung Seite: 1

1 Einleitung

Mit dieser Hausarbeit soll die Planung eines Projekts bzw. eines komplexen Vorhabens in groben Zügen wiedergegeben werden. Eine genauere Wiedergabe der Projektplanung ist aus Gründen des vorgegebenen Umfangs dieser Arbeit nicht möglich. Das Projekt bzw. das komplexe Vorhaben soll am Beispiel eines Events der evangelischen Fachhochschule Reutlingen-Ludwigsburg, dem Projekt X ¹ , dargestellt werden. Projekt X wird von Studierenden organisiert und durchgeführt und soll dieses Jahr zum zweiten Mal stattfinden. Als ursprüngliche Grundidee sollte Projekt X den Studierenden (besonders denen, die von außerhalb kommen) die Möglichkeit bieten, auf der Wiese der Fachhochschule zu zelten und somit die Gemeinschaft und das Miteinander der Studierenden zu unterstützen und zu fördern. Damit diese Zeit auch wirklich zu einem Ereignis wird, wurde ein Programm für die Dauer (drei Tage) dieses Vorhabens geplant und durchgeführt. Damit mussten, neben der Dauer des Events, auch verschiedene andere Aspekte, wie Umfeld, Finanzierung, Leitung und Personal berücksichtigt werden. Projekt X wurde trotz der relativ simplen Grundidee zu einem komplexen Vorhaben, bei dem sich alle Gremien der Fachhochschule beteiligten. Dieses Vorhaben soll dieses Jahr nun erneut stattfinden, jedoch über die Dauer von vier Tagen. Die Organisation und Planung soll in den nächsten Punkten genauer erläutert werden.

2 Komplexes Vorhaben oder Projekt?

Projekt X ist ein komplexes Vorhaben, weil es sich, wie bereits erwähnt, über mehrere Tage erstreckt und einen immensen Umfang durch Programmplanung, -leitung und -durchführung aber auch durch Abklärung der Rahmenbedingungen (z.B. Finanzierung, Örtlichkeiten, Personal, Dauer, etc.) in Anspruch nimmt. Das Vorhaben stellt, obwohl es zum zweiten Mal stattfindet, kein Routineablauf dar, da es dieses Jahr von anderen Studenten organisiert wird, darüber hinaus weisen die veränderten Rahmenbedingungen ebenfalls auf eine neue komplexe Aufgabenstellung hin.

Um dieses komplexe Vorhaben als Projekt bezeichnen zu können, müsste es jedoch bestimmte Merkmale erfüllen. Nach der DIN-Begriffsnorm 69 901 wird ein Projekt als „ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B.

• Zielvorgabe,

¹ Projekt X ist nicht die reale Bezeichnung des Projekts.

Sozialmanagement II - Projektplanung Seite: 2

• Zeitlich, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,

• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

• Projektspezifische Organisation“ ² .

Das Ziel bei diesem Projekt ist es, vom 20.06.2006 bis zum 23.06.2006 den Studierenden der evangelischen Fachhochschule Reutlingen-Ludwigsburg die Möglichkeit zu bieten, auf der Wiese des FH-Geländes zu zelten und die vier Tage durch ein Programm zu strukturieren. Die Zielvorgabe besteht somit darin, die Planung dieses Events bis zum 20.06.2006 zu vollenden, damit das Vorhaben unter dem Namen Projekt X vom 20.06.2006 bis zum 23.06.2006 durchgeführt werden kann.

Dieses Ziel kann durch die „SMART“-Kriterien ³ überprüft und konkretisiert werden:

S-Spezifisch: Ziel ist konkret, eindeutig, verständlich und ermöglicht eine Planung. M-Messbar: Die Zielerreichung ist erkennbar und überprüfbar. A-Attraktiv: Ziel ist motivierend, herausfordernd und bietet Gestaltungsraum. R-Realistisch: Ziel ist erreichbar und nicht überwiegend von Dritten abhängig. T-Terminierbar: Ziel hat eine zeitliche Festlegung und einen planbaren Endzeitpunkt.

Zudem müssen bei diesem Ziel, wie bereits angeführt, Rahmenbedingungen berücksichtigt und geklärt werden, d. h.: Wie viel Zeit steht diesem Vorhaben zu? Wie hoch sind die finanziellen Mittel? Gibt es ein festes Budget? Welche personellen Ressourcen stehen zur Verfügung? Dieses Vorhaben grenzt sich auch klar von anderen Vorhaben ab, da es einen klaren Anfangs- und Endzeitpunkt besitzt und somit einen eigenständigen Zweck verfolgt, der von einer Routinetätigkeit ⁴ abweicht. Dadurch erfordert das Vorhaben auch eine spezifische Organisation.

Damit wird deutlich, dass dieses Vorhaben alle Merkmale der DIN-Begriffsnorm eines Projekts erfüllt und somit auch als Projekt bezeichnet werden kann. Da jedes Projekt nach LITKE/KUNOW in vier Phasen verläuft (Vorlauf, Planung, Durchführung und Kontrolle), sollen folgende Punkte auch dementsprechend bezeichnet werden. Da die Durchführung und Kontrolle dieses Projekts noch ausstehen, soll lediglich auf den Vorlauf und die Planung eingegangen werden.

² Schelle 1996, S. 11.

³ Nach Elisabeth Stauber in der Vorlesung vom 08.04.2006 an der eFH Retlingen-Ludwigsburg

⁴ Vgl. Litke/Kunow 2002, S. 8.