Inhalt

Abk  ürzungsverzeichnis  

1.  Einführung  4

2.  Was ist ECM?  5

3.  Die Komponenten des ECM  6

3.1  Erfassung (Capture)  6

3.2  Verwaltung (Manage)  7

3.3  Speicherung (Store)  13

3.4  Bewahrung (Preserve)  14

3.5  Ausgabe (Deliver)  14

4.  Einsatzgebiete des ECM  16

5.  Fazit  17

Literaturverzeichnis   

M.  Steller Enterprise Content Management - 2 -  

II

Abkürzungsverzeichnis

CAS

COLD DM ECM HTML ISO MOREQ NAS OCR OMR PDF PKI RAID RM SAN WCM WFM WORM XML

M. Steller

1.  Einführung  

Viele Unternehmen schließen heutzutage den Begriff des Enterprise Content

Management  in Ihr Maketingvokabular ein. 1)  

Man  muss sich einfach vorstellen, dass in einigen Unternehmen allgemeine  

Unterlagen  in verschiedenen Formaten vorliegen, wie z.B. E-Mails, Präsentationen  

oder  auch eingescannte Dokumente und Bilder.  

Wie  kann man es jetzt schaffen, dass die Mitarbeiter dieser Firma zum richtigen  

Zeitpunkt  , am richtigen Ort auf die wichtigen Dokument zugreifen können?  

Laut  einer Studie von Sieber Partners sehen 80 der Manager das Problem im  

erschwerten  Zugang zu Informationen. 2)  

Und  genau jetzt kommt das Enterprise Content Management ins Spiel.  

1)  vgl. BIT Business Information Technology: ECM - Enterprise-Content-Management, Teil I, online im Internet: URL:  

http  ://www.bitverlag.de/bitverlag/bit/bit-artikel/bit.asp?nr 9530 Stand  20.06.2006

2)  Vgl. Sieber Partners AG: ECM Studie, 2004,  5

M. Steller Enterprise Content Management - 4 -

2. Was ist ECM ³⁾ ?

Das Enterprise Content Management soll diese unstrukturierten Daten in eine strukturierte Form bringen und den Mitarbeitern des Unternehmens diese relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Es soll zusätzlich unterbunden werden, dass Unterlagen in verschiedenen Versionen vorliegen.

Eine Schwierigkeit besteht aber, wenn die Unterlagen z.B. in Scanform, Handschriftform (z.B. Geschäftsbriefe) vorliegen. Diese Unterlagen müssen nun zusammengeführt werden. Man kann diese so genannten Contents in folgende Formen unterteilen: strukturierter Content: z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank schwach strukturierter Content: sind Daten, die zwar schon Layout und Meta-Daten enthalten, aber noch nicht einheitlich strukturiert wurden. Hier kann man beispielsweise Textdateien aufzählen, in denen sich die Meta-Daten innerhalb des Textes verstecken und nicht strukturiert aufgelistet werden. unstrukturierter Content: Daten, bei denen keine Trennung zwischen Inhalt, Layout und Meta-Daten enthalten, wie z.B. Bilder, Videos, Sprachaufzeichnungen. Unter den oben genannten Meta-Daten sind die Informationsdaten gemeint, die man beispielsweise benötigt, um die Daten zu einem späteren Zeitpunkt mittels einer Suchmaschine wieder zu finden.

Also versteht man unter dem Begriff Content immer einen Inhalt mit den zugehörigen Meta-Informationen.

Diese Lösung mit Hilfe eine Enterprise Content Management ist heutzutage für die Unternehmen immer wichtiger, da das Volumen der Datenbestände ständig ansteigt. Hierzu gibt es die einzelnen Komponenten des Enterprise Content Management.

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3) ECM = Enterprise Content Management

M. Steller Enterprise Content Management - 5 -

3.  Die Komponenten des ECM  

Abbildung 1: AIIM Modell für Enterprise Content Management 4)

Das  Enterprise Content Management besteht aus einigen Komponenten.  

In  diesem Bild ist das Zusammenspiel dieser Komponenten des Enterprise Content  

Management  zu erkennen.  

In  den folgenden Seiten wird auf dieses Zusammenspiel im Einzelnen näher  

eingegangen.   

3.1  Erfassung (Capture)  

Abbildung  2: Capture 5)  

4)  online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM Komponenten.jpg Stand  20.06.2006

5)  online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM Capture.jpg Stand  20.06.2006

M. Steller Enterprise Content Management - 6 -

Da, wie schon vorhin angesprochen, die Daten in verschiedenen Formaten vorhanden sind, müssen diese erst einmal indexiert, kategorisiert und eventuell in ein bestimmtes Format umgewandelt werden. Wir sehen hier mehrere Arten der Erfassung von Daten.

Es gibt die von Menschenhand kreierten Daten, wie z.B. die Office Daten, Einträge in Formulare, Microfilmdaten. Besonders interessant sind die Rich Media Daten. In diesem Format werden Daten abgespeichert, welche Texte, Audio und z.B. Videodaten enthalten.

Dann gibt es die Erkennungstechnologien also die Recognition welche in folgende Arten unterschieden werden können:

OCR ⁶⁾ steht z.B. für Optical Character Recognition und erkennt Maschinengeschriebene Texte. Will man nun handschriftlich geschriebene Texte erkennen, muss man auf die HCR ⁷⁾ oder ICR ⁸⁾ Methode ausweichen, wobei die ICR Methode, also Intelligent Character Recognition die momentan ausgereifteste Methode ist.

Des Weiteren gibt es noch die vom Programm selbst erstellten Daten. Beispielsweise kann ein Programm einen Bestellschein selber erstellen, wenn es erkennt, dass die Lagerbestände leer sind. Aber auch Rechnungen werde in der heutigen Zeit mittels Datenverarbeitungssysteme automatisch erstellt und beispielsweise via E-Mail zugestellt. Diese Form von Dokumentenerstellung nennt man Application created.

Die Manage-Komponente wird aus vielen einzelnen Komponenten gebildet. Da haben wir das Document Management, die Collaboration Komponente, das Web-Content Management, das Records Management und schließlich den Workflow oder das Business Process Management.

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6) OCR = Optical Character Recognition

7) HCR = Handwritten Character Recognition

8) ICR = Intelligent Character Recognition

9) online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Manage.jpg ^{[Stand 20.06.2006]} M. Steller Enterprise Content Management - 7 -

Im Dokumentenmanagement wird das Dokument nicht nur als Papierstück, also Urkunde, so heißt es aus dem lateinischen übersetzt, gesehen, sondern ein Dokument in Document Management können auch Bilder, Videos usw., also alle digitalen Informationen sein.

Die wesentlichen Komponenten im Document Management ist das Checkin und Checkout, das Versionsmanagement, das Suchen und Navigieren und die Visualisierungen.

Mit dem Versionsmanagement wird den einzelnen Dokumenten eine Version zugeteilt um zu einem späteren Zeitpunkt die aktuellsten Versionen feststellen zu können.

Das Document Management kümmert sich auch um die Suche nach den Dokumenten bzw. die Navigation in den Dokumenten und schließlich um die optische Ausgabe, welche hier mit Visualisierung bezeichnet wird. Dokumente können verschiedene Eigenschaften besitzen:

• physische Eigenschaften: Papier, Daten

• formale Eigenschaften: Gestaltung

• Ordnung: fachliche Zugehörigkeit

• Inhalt: inhaltlicher Bezug

• Charakter: Archivierungswürdigkeit, Rechtliche Aspekte

• Zeit: Datum der Erstellung, Verfallsdatum

• Erzeuger: Absender, Ersteller, Autor

• Nutzer: Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser 11)

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10) online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Document_Management.jpg [Stand 20.06.2006]

11) vgl. Kampffmeyer, U.: Dokumentenmanagement & Dokumenten-Technologien: URL:

http://partner.coextant.com/website/project.nsf/RSDatumWWWScriptGraphics/A71498C470A04A12C12571300057EF26

[Stand 20.06.2006]

M. Steller Enterprise Content Management - 8 -

Als nächster Punkt wird die Collaboration Komponente betrachtet. Collaboration, auch Groupware genannt, bezeichnet das Zusammenspiel zwischen Soft und Hardware, um Gruppenarbeit zu ermöglichen.

Am meisten werden hier die Gruppen betrachtet, die räumlich getrennt voneinander arbeiten müssen.

Das Collaboration wird meist in 3 Komponenten aufgeteilt: Die Kommunikation, die Kooperation und die Koordination. Unter der Kommunikation versteht man die Hilfsmittel, die eine Gruppe braucht, um miteinander zu kommunizieren. Unter diese Hilfsmittel fällt zum Beispiel die E-Mail, verschiedene Konferenzsysteme oder auch das Shared-Whiteboard, auf dem Benutzer getrennt voneinander zugreifen können.

Bei der Kooperation steht den Benutzern ein gemeinsamer virtueller Arbeitsplatz zur Verfügung, auf den Ergebnisse abgelegt und von den anderen genutzt werden können. Hierzu werden gemeinsame Datenbanken oder elektronischen Brainstorming unter anderem eingesetzt.

Die Koordinationskomponente setzt sich ein wenig von den anderen Komponenten ab, da sie die Kommunikation, sowie die Kooperation versucht zu verwalten. Hinter der Koordination steht meist ein Projektmanager, der die Teammitglieder koordiniert. Für die Koordination benötigt er z.B. einen Gruppen-Terminkalender oder einen Raum- und Gerätenutzungskalender.

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12) online im Internet: URL: http://de.wikipedia.org/wiki/Bild:ECM_Collaboration.jpg [Stand 20.06.2006]

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