Inhaltsverzeichnis

1  Einführung und Vorbemerkungen.  4

2  Krankenhausinformationssystem und elektronische Patientenakte  6

3  Externe und interne Anforderungen an ein Krankenhaus.  7

3.1  Grundlegende Aspekte der Dokumentation des  

Behandlungsprozesses.   7

3.2  Juristische Aspekt der OP-Dokumentation  8

3.3  OP-Steuerung  8

3.4  Umstellung der Finanzierungsform.  8

3.5  Datenübermittlung, Abrechnung, Verhandlung und  

Qualit  ätssicherung.  9

3.6  Betriebswirtschaftliche Aspekte  9

4  Entstehung und Anstoß des Projekts  10

4.1  Probleme - Ursache der Projektauslösung  10

4.2  Ziele  10

4.2.1  Begriff „Ziel“ und seine Bedeutung  10

4.2.2  Klinikumsziele - eine weitere Ursache der Projektauslösung  11

4.3  Projektauftrag  12

5  Planung und Organisation des Projekts  13

5.1  Situationsanalyse - interne und externe Faktoren  13

5.1.1  Technische Voraussetzungen.  13

5.1.2  Personelle und organisatorische Voraussetzungen  13

5.1.3  Analyse weiterer Aspekte - Grundlage der  

Softwareanforderungen   14

5.2  Zusammenstellung des Projektteams  15

5.3  Organisationsmodell des Projekts  15

5.4  Festlegung der Projektziele  16

5.5  Strukturplanung des Projekts  18

5.6  Ablauf- und Terminplanung  20

5.7  Sollkonzeption.  2

5.7.1  Entwicklung und Zweck des Sollkonzepts  2

5.7.2  Sollkonzept als Grundlage für ein Auswahlverfahren  3

5.7.3  Einfluss des Sollkonzepts und der Softwarefunktionalität auf  

die  Arbeitsorganisation und -teilung.  3

5.8  Kostenplanung  4

5.9  Informationswesen und Projektdokumentation  5

6  Phase der Software-Einführung.  6

7  Begleitung der frühen Echt-Betriebsphase  8

8  Risikomanagement  9

9  Projektcontrolling und Projektsteuerung.  10

10  Rückblick und Fazit.  12

Literaturverzeichnis   16

Gesetzes  - und Rechtsverordnungsverzeichnis.  18

Verwaltungsanweisung   20

Abk  ürzungsverzeichnis  21

Anhang I:  Präsentation - Zusammenfassung und Ergebnisse des  

Projekts   23

Anhang II:  Sollkonzept  32

1 Einführung und Vorbemerkungen

Elektronische Datenverarbeitung ist im Gesundheitswesen nicht mehr wegzudenken. In den letzten Jahren versuchte man immer mehr ganzheitliche Informationssysteme, die zwischen Krankenhausabteilungen eine unentbehrliche Verarbeitung und einen Austausch von Informationen ermöglicht, einzuführen (vgl. PROKOSCH 2003, 4). Eine Umfrage von HÜBNER ergab, dass bis 2004 knapp 20% der deutschen Krankenhäuser elektronische Patientenakten oder Archive nutzen (vgl. HÜBNER 2004, zit. n. HAAS 2005, 3). Eine neue Abrechnungsform (siehe Punkt 3.4, S. 6) erfordert auch die Einführung von OP-Dokumentations-Systemen. Eine flächendeckende Einführung konnte bisher wegen mangelnden Verständnisses für Informationssysteme und deren Vorteile nicht erfolgen (vgl. HAAS 2005, 3 f.).

Gewisse Aufgaben bedürfen einerseits der stärkeren Abstimmung von unterschiedlichen Abteilungen und zugleich kürzerer Informations- und Entscheidungswege. Deshalb empfiehlt man die Anwendung von Projektmanagement, wenn die derzeitige Leitungs- und Organisationsstruktur in Unternehmen die Erledigung der Aufgaben nicht sicherstellt (vgl. KNORR 2003, 35). „Projektarbeit wird [auch deshalb] bevorzugt eingesetzt, um das Risiko für die Investitionen in Informationsverarbeitung und Kommunikationstechnik zu minimieren …“ (LITKE 2004, 17).

MADAUSS beschreibt Projekte wie folgt: „…Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind und wegen ihres interdisziplinären Querschnittcharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgaben im Betrieb bewirken können“ (MADAUSS 1994, S. 490). Projekte können „… [r]isikoreich (technisch, wirtschaftlich, terminlich)“ (LITKE 2004, 19) sein.

In dieser Hausarbeit werden Begriffe, die Gründe der Projektinitiierung (siehe Kap. 3 u. 4) und der weitere Verlauf des Projekts „Integration von Hardware und Software im OP-Bereich“ dargestellt sowie reflektiert. Außerdem wird im Anhang eine Zusammenfassung bzw. Ergebnisse des Projekts präsentiert. Der Verfasser war Mitglied dieses Projekts.

2 Krankenhausinformationssystem und elektronische

Patientenakte

Ein Krankenhausinformationssystem (KIS) als Teil des Krankenhauses umfasst alle Informationsverarbeitungsprozesse, die dazu nötigen Menschen sowie elektronischen Geräte und Hilfsmittel (Anwendungssoftware etc.). Dazu zählen neben einem Intranet auch Abteilungssysteme (z.B. OP-Software zur Planung und Dokumentation), die speziell zur Unterstützung der Prozesse für bestimmte Abteilungen konzipiert sind, oder ein Krankenhauskommunikationssystembestehend aus Netzwerk und PC-Arbeitsplätzen - das eine Übermittlung eines Untersuchungsauftrags zwischen den Abteilungen gestattet. Ferner beinhaltet ein KIS eine erweiterte Dokumentation grundlegender medizinischer Daten (vgl. PROKOSCH 2003, 6 f.). Die elektronische Patientenakte ist eine in einem KIS eingegliederte Akte, die alle Behandlungsfälle eines Patienten einer Institution enthält. Die Patientendaten (Diagnosen, Therapie) werden auf Datenträgern abgespeichert (vgl. HAAS 2005, 189 ff.). Die Module (Softwarebausteine) eines OP-Abteilungssystems der Fa. GWI sind beispielsweise in der elektronischen Patientenakte integriert (vgl. GWI 2005).

3 Externe und interne Anforderungen an ein

Krankenhaus

3.1 Grundlegende Aspekte der Dokumentation des

Behandlungsprozesses

Für den Arzt ergibt sich eine Dokumentationspflicht seiner Leistungserbringung aufgrund einer „… Nebenpflicht aus dem zwischen Arzt und Patient abgeschlossenem Dienstvertrag, … landesgesetzlicher Vorgaben …“ (REHBORN 2000, 51 f.) und einer Berufspflicht (vgl. § 10 Abs. 1 MBO).

Grundsätzlich sollte eine Dokumentation „… nahe am Geschehen liegen …“ und ist „… im unmittelbaren Anschluss an die Behandlung zu erstellen“. Jedoch sind „Nachtragungen .. zulässig“ (REHBORN 2000, 60), wenn sie als derartige erkennbar sind (vgl. DIERKS 1994, 266).

Die Dokumentationspflicht hat auch für die Pflegenden (vgl. § 4 Abs. 1 KrPflG; §§ 2, 3 BpP) „… in den letzten Jahren ein besonderes, eigenständiges Gewicht erlangt“ (BERGMANN/KIENZLE 2003, 95). Aus haftungsrechtlichen Gründen müssen sowohl alle Maßnahmen als auch Anordnungen in personeller sowie zeitlicher Hinsicht (vgl. ROßBRUCH 1998, 126 ff.) „… verständlich und nachvollziehbar hervorgehen“ (BERGMANN/KIENZLE 2003, 95).

Eine Dokumentation der Behandlung sollte für Dritte nachvollziehbar sein. Bei Gerichtsverfahren obliegt die Beweiserbringung von Tatsachenbehauptungen generell dem Patienten. Dokumentationsfehler führen zwangsweise dazu, dass nun der Arzt die Beweislast trägt. Somit können Dokumentationsmängel haftungsrechtliche Folgen haben, unabhängig davon, ob die notwendige Behandlung erfolgte (vgl. BERGMANN/KIENZLE 2003, 90).

3.2 Juristische Aspekt der OP-Dokumentation

Die gesetzlich erforderliche OP-Dokumentation, bestehend aus

Anästhesieprotokoll, OP-Bericht (vgl. REHBORN 2000, 58) und weitere Dokumente, wie z.B. der OP-Plan und das OP-Buch (vgl. BUSSE 2001, 107) dienen der Beweissicherung bei Prozessen (vgl. §§ 284, 286 ZPO; §§ 155, 244, 261 StPO). OP-Protokolle erfüllen denselben Zweck wie das OP-Buch (vgl. Prokosch 2003, 20). Auch Röntgenmaßnahmen im OP sind zu dokumentieren (vgl. § 28 RöV).

3.3 OP-Steuerung

Die Eingriffsplanung besteht aus der Bestimmung des Zeitpunktes, des Saals und der dazu benötigten Ressourcen (Fachpersonal etc.). Da der OP einen der kostenintensivsten Bereiche darstellt, ist ein OP-Plan ein unverzichtbares Steuerungsinstrument (vgl. PROKOSCH 2003, 19), um Warte- oder Leerzeiten zu verhindern. Er ist auch ein Dokument, das durchgeführte Eingriffe und die Auslastung der Kapazitäten darstellt (vgl. BUSSE 2001, 107).

3.4 Umstellung der Finanzierungsform

Durch ein seit 2003 freiwillig und ab 2004 zur Krankenhausfinanzierung verpflichtendes (vgl. DKG u. a. 2002, 3) Fallpauschalenvergütungssystem (vgl. §§ 17 Abs. 2 S. 2a, 17 b KHG; vgl. § 4 KHEntgG), die „DRG“ (Diagnosis Related Groups), wird die Höhe der Leistungsvergütung nicht mehr wie im vorherigen System (Tagessatz) überwiegend durch die Verweildauer bestimmt. Der aus dem „… aktuellen DRG-Fallpauschalenkatalog“ (KU 2005, 3) festgelegte Betrag für eine Operation ist somit überwiegend unabhängig von einem unnötig längeren Aufenthalt im Krankenhaus.

3.5 Datenübermittlung, Abrechnung, Verhandlung und

Qualitätssicherung

Der Gesetzgeber fordert: „(1) … Krankenhäuser sind verpflichtet, den Krankenkassen folgende … Angaben maschinenlesbar zu übermitteln: „… 6. Datum und Art der … durchgeführten Operationen und sonstigen Prozeduren, …“ und diese „(2) … zu verschlüsseln [Anmerkung: OPS 301-Schlüssel]“ (§ 301 SGB V).

Der Haupt-ICPM (Haupt-OPS 301/-prozedur) gilt neben weiteren Neben-ICPM als wichtigster Nachweis für die Abrechnung. Diese ICPM sind ferner in einer Leistungs- und Kalkulationsaufstellung zu übermitteln, die auch eine Verhandlungsgrundlage für Budgets oder Pflegesätze ist (vgl. § 5 BPflV). Die Pauschalentgelte stützen sich auf die Codierungsqualität der OPS 301 und enthalten sowohl den Basispflegesatz, als auch das Sonderentgelt für die Operation. Folglich erbringt die Verschlüsselungsqualität „… unmittelbar die Höhe der Erlöse“ (WOLFF 2003, 5) zur Existenzsicherung jedes Krankenhauses. Der Medizinische Dienst der Krankenkassen kann die Abrechnung stichprobenartig überprüfen (vgl. § 17c KHG).

Ebenso dienen die Daten einer „Qualitätsprüfung .. der Krankenhausbehandlung“ (§ 113 SGB V). Beispielsweise kann die ordnungsgemäße Dokumentation von OP-Büchern überprüft werden (vgl. KVB 2003; vgl. AAOZ 2001).

3.6 Betriebswirtschaftliche Aspekte

Der Deckungsbeitrag (positive oder negative Differenz zwischen den Erlösen und den Kosten) für eine OP-Leistung dient dem Rechnungswesen als Orientierungspunkt. Darum ist es nötig, Kennzahlen wie die Schnitt-Nahtzeit zu erfassen (vgl. BUSSE 2001, 112 ff.). Im „DRG-Zeitalter“ ist es mehr denn je erforderlich, über eine Leistungsrechnung als Basis für die Kostenrechnung zu verfügen (vgl. THIELE 2002, 15 f.). Im Krankenhaus ist der Kostenträger „… der Patient“ (ebd., 24), für den die Leistung erbracht wird.

Eine Verpflichtung zu ökonomischem Handeln (vgl. § 70 SGB V) kann von Sachverständigen anhand dieser Daten (z.B. Kostenträgerrechnung) überprüft werden (vgl. §§ 113, 115 b SGB V).

4 Entstehung und Anstoß des Projekts

4.1 Probleme - Ursache der Projektauslösung

Abb.: 4.1: Probleme des Krankenhauses (eigene Darstellung).

Probleme „… bilden die Grundlage für das Erarbeiten der Projektziele …“ (KARGL 2000, 26). Probleme des Klinikums (Abb. 4.1, S. 8) müssen gelöst werden. Die Lösungen stellen unter anderem Zielformulierungen der Organisation dar. „… Projektziele leiten sich aus … Organisationszielen ab“ (KNORR 2003, 52). Diese Schlussfolgerung verdeutlicht sich in Abb. 4.2 auf Seite 9 (siehe ebenfalls Punkt 5.4, S. 13 - 14 und Abb. 5.1, S. 14).

4.2 Ziele

4.2.1 Begriff „Ziel“ und seine Bedeutung

„Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener Soll-Zustand, der in der Zukunft liegt, der real sein soll, dessen Erreichen erwünschenswert ist, der bewusst gewählt wird und der nur durch Handlung erreicht werden kann“ (LITKE 2004, 33). Das Erreichen von Zielen muss überprüfbar und messbar sein (vgl. ebd. 34).

4.2.2 Klinikumsziele - eine weitere Ursache der Projektauslösung

Ansprüche an ein Krankenhaus (siehe Kap. 3) formulieren sich in zu erreichenden Zielen, die sich wiederum in Strategien [Maßnahmen] konkretisieren (vgl. FALK 2002, 11). Demzufolge muss das strategische Management (Direktor) die „… richtigen Dinge tun … “ (DRUCKER 1995, 15 ff.), und das operative Management (OP-Manager) die „…Dinge richtig tun.“ (ebd.,15 ff.). Auf diesem Ansatz sollte ebenso eine Projektinitiierung beruhen. Es zeichneten sich einige Ziele ab (siehe Abb. 4.2), die durch einen EDV-Einsatz im OP-Bereich unterstützt werden und oft in der Fachliteratur beschrieben sind (vgl. AMMENWERTH u. a. 2003, 17 ff.; vgl. HAAS 2005, 636 ff).

Abb. 4.2: Zi el ablei tung (Quelle: Eigene Darstellung)

4.3 Projektauftrag

Der Auftrag für das Projekt wurde vom ärztlichen Direktor und vom Verwaltungsleiter angeordnet. Gleichzeitig folgte ein Schreiben des ärztlichen Direktors an die Chefärzte und Leitungen der betroffenen Abteilungen mit der Aufforderung, das dafür erforderliche Personal nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Die Projektleitung (stellv. EDV-Leitung) führte eine empfohlene Kontextanalyse vor Annahme des Projektauftrags nicht durch (vgl. ROSENTHAL/WAGNER 2004, 277). Tab. 4.1 auf Seite 10 zeigt einige Bestandteile eines Projektauftrags, der „… die wichtigsten Eckdaten der geplanten Entwicklung als Zielvereinbarung …“ (BURGHARDT 2002, 27) enthält und die tatsächlich bei diesem Projektauftrag dokumentierten Inhalte.

Tab. 4.1: Projektauftragsbestandteile (vgl. BURGHARDT 2002, 27; vgl. ROSENTHAL/WAGNER 2004, 277)

und die sinngemäße Wiedergabe ^{der dokumentierten Inhalte des Projektauftrags vom September 2002:} „Integration von Hardware und Software im OP“.