Inhaltsverzeichnis

Abbildungs  - und Tabellenverzeichnis  3

Abk  ürzungsverzeichnis.  3

1  Motivation  4

2  Einleitung.  5

2.1  Abgrenzung und Anwendungsgebiete des Formularbegriffes  5

2.2  Nutzen und Herausforderungen für die Integration.  6

3  Lokalisierung eines Kriterienkataloges  8

4  Vergleich der Formular-Technologien  11

4.1  Adobe PDF  11

4.2  MS InfoPath  16

4.3  XForms  18

4.4  Gemeinsamkeiten und Unterschiede  24

5  Bewertung von Formulartechnologien anhand eines B2B Szenarios  29

6  Fazit und Ausblick  32

Literaturverzeichnis   33

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Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abb. 1: Die Drei Ebenen Architektur von Adobe PDF ____________________ 11 Abb. 2: Schematischer Aufbau einer XDP Datei ________________________ 13 Abb. 3: Adobe XML Struktur _______________________________________ 14 Abb. 4: Architektur eines MS InfoPath Formulars _______________________ 16 Abb. 5: Trennung zwischen der XForms Darstellung und Inhalt ___________ 18 Abb. 6: XForms Submit Protokoll____________________________________ 19 Abb. 7: Beispiel modularer Aufbau eines XML Formular __________________ 20 Abb. 8: Sicherheitsaspekte bei einer Formulartransaktion ________________ 26

Tab. 1: Kriterienkatalog ___________________________________________ 9 Tab. 2: Vergleich von Adobe PDF, MS InfoPath und XForms ______________ 25

Abkürzungsverzeichnis

B2B -Business-to-Business DB -Datenbanken DMS -Dokumenten Management System FDF -Forms Data Format J2EE -Java 2 Plattform, Enterprise Edition SVG -Scalable Vector Graphics PPK -Public-Private Key W3C -World Wide Web Consortium XFDF -XML Forms Data Format XML -eXtensible Markup Language

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1 Motivation

Der Anwendung von Formularen obliegt ein Hauptschwerpunkt in heutigen Geschäfts-und Verwaltungsvorgängen und ist essentiell in vielen Aufgabenbereichen des heutigen Lebens verankert, sei es bei der Antragstellung von Urlaubstagen der Mitarbeiter in Unternehmen oder in einem komplexen Unternehmensworkflow zwischen verschiedenen Abteilungen. 1

Formulare helfen dabei, relevante Daten zu erfassen und dem Adressaten zur Verfügung zu stellen. Da Formulare in Unternehmen einen wesentlichen Bestandteil des Dokumentenaufkommens darstellen und speziell der Stellenwert des Kostenreduktionspotentials von elektronischen in Bezug auf papierbasierte Formulare zunimmt ² , richtet sich aktuell der Fokus von verschiedenen Softwareherstellern speziell auf Lösungen für die Erstellung, Verbreitung und Archivierung von elektronischen Formularen. Dabei unterscheiden sich diese Lösungen unter Bezugnahme verschiedener Kriterien voneinander, wie beispielsweise Kosten, Funktionalität, Ergonomie oder Standardisierung, die beschreibt ob eine Implementierung von Schnittstellen zu bestehenden Anwendungsprogrammen möglich ist.

¹ vgl. Hayes 2001

² vgl. Interview von Achim Born, Redakteur der c`t, Heise Verlag, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer,

Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (02.05.2004), URL:

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2 Einleitung

Diese Seminararbeit soll ausschnittsweise einen Überblick über bestehende Formulartechnologien geben am Beispiel von Adobe PDF, MS InfoPath und XForms. Zu Beginn der Seminararbeit findet eine Abgrenzung des Formularbegriffes statt. Weiterhin werden die Einsatzbereiche und die daraus resultierenden Herausforderungen an die Formulartechnologien und der Nutzen, der sich bei einem Einsatz ergibt, erläutert.

Im Zuge des Vergleiches werden die einzelnen Technologien zunächst getrennt betrachtet und ihre Leistungsmerkmale anhand von Aufbau und Funktionalität eruiert. Dem folgend werden die Technologien untereinander in Gemeinsamkeiten und Unterschieden verglichen. Die Bewertung der einzelnen Technologien wird anhand des Einsatzes in einem B2B Szenario verdeutlicht.

2.1 Abgrenzung und Anwendungsgebiete des Formularbegriffes

Formulare werden unter dem Dokumentenbegriff eingeordnet, existieren in Papierbzw. elektronischer Form, finden ihren Einsatz hauptsächlich in Unternehmen bzw. öffentlichen Verwaltungen und dienen speziell der Erfassung von relevanten Daten und deren strukturierte Integration in die jeweilige Informationsbasis. Weiterhin unterstützen Formulare den innerbetrieblichen Dokumentenfluss. Bei Unternehmen im Bank- und Versicherungsbereich sowie in Behörden umfasst das Formularaufkommen einen Bereich von 80 Prozent des Dokumentenbestandes. 3

³ vgl. strukur AG, , Stand: 2004,

letzter Zugriff am 15.11.2004

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2.2 Nutzen und Herausforderungen für die Integration

Die wesentlichen Vorteile von elektronischen Formularen liegen sowohl in den Herstellungs- und Vervielfältigungskosten als auch in der Sicherheit der Übermittlung, der automatischen Integration in bestehende DMS, dem Wiederauffinden und der Archivierung. 4

Die Daten der digitalen Formulare werden automatisch in Informationssysteme übernommen, wodurch sich die Fehlerquote der sonst per „Hand“ eingegebenen Daten reduziert.

„Intelligente Formulare“ müssen in der Lage sein, den Nutzer in seinen Aktionen zu unterstützen, sei es bei der Validierung von eingegebenen Daten oder in Form von eingeblendeten Informationsfenstern zu bestimmten Datenfeldern. Weiterhin können bei digitalen Formularen eventuelle bekannte Felder aus bestehenden Datenbankeinträgen automatisch ergänzt werden, wie zum Beispiel die Kundennummer, Name und Anschrift eines Lieferanten bei der Warenbestellung. 5

Die in Unternehmen vorhandenen Informationssysteme und Anwendungsprogramme bilden eine überwiegend heterogene Systemlandschaft mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Integrationsschnittstellen. Eine Formulartechnologie muss in der Lage sein, diese durch die Ausgangssituation aufgestellten Barrieren zu überwinden. Dazu müssen geeignete Schnittstellen zwischen der Formulartechnologie und den vorhandenen Systemen geschaffen werden.

⁴ vgl. LiquidOffice 2002

⁵ vgl. LiquidOffice 2002

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Für diese Integration von Formulartechnologien nimmt der XML Standard eine entscheidende Rolle ein. Mit Hilfe von XML können beliebige Daten in einer einheitlichen, mit Hilfe einer in XML Schema definierten Form zwischen Anwendungsprogrammen und den vorhandenen Informations- bzw. Dokumentenmanagement Systemen ausgetauscht werden. Diese Unifikationsmöglichkeit von Daten bildet die Grundlage für einen barrierefreien Austausch von Formulardaten. 6

Digitale Formulare sind leichter manipulierbar als solche die auf papierbasierter Basis bestehen und deshalb bedarf es einem sicheren Konzept der Übermittlung und Nachvollziehbarkeit von Formulardaten.

⁶ vgl. Bigsby 2003

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