Grundlagen des Event-Marketing, speziell Planung und Organisation eines Events

Inhaltsverzeichnis

  Inhaltsverzeichnis  2

1  Einleitung  3

2  Grundlagen  4

2.1  Event  4

2.2  Marketing  4

2.3  Event-Marketing  4

2.3.1  Defintion  4

2.3.2  Vom Event-Marketing unterstützte Kommunikations  5

  instrumente  5

3  Von der Aktion zum Event  7

3.1  Einmaligkeit und Positivität  7

3.2  Eventcharakter  7

3.3  Verdeutlichung des Eventcharakters anhand eines Sport  8

  festes  8

4  Planung und Organisation von Events  9

4.1  Definition der einzelnen Phasen bei der Entstehung  9

  eines Events  9

4.1.1  Initialisierung  9

4.1.2  Start  9

4.1.3  Vorbereitung  10

4.1.4  Anlauf  10

4.1.5  Aktiv  10

4.1.6  Nachlauf  10

4.1.7  Nachbereitung  11

4.2  Logistik  11

4.2.1  Catering  11

4.2.2  Infrastruktur  12

4.3  Randbedingungen zur Durchführung eines Events  13

4.3.1  Recht und Haftung  13

4.3.2  Umwelt Gesundheit Unfallschutz  14

4.3.3  Finanzen und Steuern  15

5  Schlusswort  16

  Literaturverzeichnis  17

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Event und Veranstaltung 8

1 Einleitung

„Ich erinnere mich an keine Veranstaltung, die nicht auch ein Event gewesen wäre – alle anderen habe ich vergessen.“ (Prof. Dr. Ulrich Holzbauer)

Mit dieser Aussage könnte man das mittlerweile fest zur Unternehmenskommunikation gehörende Event-Marketing kurz und treffend umschreiben. Das besondere Erlebnis führt zu einer nachhaltigen Wirkung der Veranstaltung.

Aber was ist eigentlich ein Event? Worum geht es beim Event-Marketing? Was macht eine Aktion zum Event? Und wie plant und vermarktet man ein solches überhaupt? Diese Fragen sollen in der Arbeit erläutert werden, wobei der Schwerpunkt auf die Planung und die Organisation eines Events gelegt wird. Darauf aufbauend werden auch die Randbedingungen, wie z. B. Recht und Haftung sowie Umwelt, Gesundheit und Unfallschutz näher betrachtet. Die Arbeit soll dann mit dem Schlusswort abgerundet werden.

2 Grundlagen

2.1 Event

In der (Spaß-) Gesellschaft des ausgehenden zwanzigsten Jahrhunderts hat sich der oder das Event einen festen Platz erobert. Das Event als Ereignis oder Erlebnis, der Event im Sinne von Höhepunkt wurde in den 90er Jahren um die Bedeutungskomponente Veranstaltung erweitert. Heute steht das Event für sportliche und kulturelle Großveranstaltungen wie z. B. die Eröffnung der Arena auf Schalke oder die Vorstellung des Maybach 62 in New York im November 2001, aber auch für betriebliche oder private Feiern. Sie werden als kommerzielle Ereignisse, als Mittel zur Unternehmenskommunikation und zur Aktivierung von Zielgruppen immer wichtiger. Events sind erlebnisorientierte, organisierte Ereignisse und einmalige Veranstaltungen mit hohem Risiko. Auf die Risiken wird im Verlauf dieser Arbeit noch eingegangen.

Die Charakteristik eines solchen Events besteht darin, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet.

2.2 Marketing

Marketing umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen anstrengt, um seine Produkte zu verkaufen. Es ist ein Unternehmenskonzept, bei dem das Erreichen der Unternehmensziele von großem Interesse ist. Alle betrieblichen Aktivitäten werden kundenorientiert auf die gegenwärtigen und zukünftigen Erfordernisse der Märkte bzw. der Abnehmer ausgerichtet. Im Vordergrund des Marketing steht vor allem die Vermarktung des Produkts, also der Gewinn bringende Absatz.

2.3 Event-Marketing

2.3.1 Defintion

Event-Marketing ist als Ausdruck der Suche nach neuen Wegen der Unternehmenskommunikation zu sehen. Es soll dabei als Plattform zur erlebnisorientierten Kommunikation und Präsentation von Produkten, Dienstleistungen oder eines Unternehmens genutzt werden.

Beim Event-Marketing steht immer ein besonderes Ereignis oder eine Veranstaltung im Vordergrund. Diese Veranstaltungen, auch Special Events genannt, sollen einen hohen Erlebniswert aufweisen und bei den Zielgruppen eine bleibende Erinnerung hinterlassen. Somit wird unter Event-Marketing die Inszenierung von Ereignissen sowie die Planung, Organisation und Kontrolle im Rahmen der Unternehmenskommunikation verstanden.

Event-Marketing unterstützt und ergänzt damit die klassischen, unpersönlichen Kommunikationsinstrumente Werbung – Verkaufsförderung - Sponsoring – und Public Relations. Der Vorteil des Event-Marketing besteht darin, dass geringe Streuverluste auftreten und die Kundengruppen gezielt informiert werden können.

Grundsätzlich kann Event-Marketing zur Kommunikation mit unternehmensinternen (Mitarbeitern) oder mit unternehmensexternen Zielgruppen (Marktpartner oder Konsumenten) eingesetzt werden.

2.3.2 Vom Event-Marketing unterstützte Kommunikations-

instrumente

Die folgenden klassischen Kommunikationsinstrumente werden durch das Eventmarketing unterstützt.

• Werbung als bewusste Beeinflussung von Menschen auf einen bestimmten Werbezweck hin, mit dem Ziel der Absatzförderung.

• Verkaufsförderung/Promotion dient der Information und Motivation der am Verkauf beteiligten Zielgruppen. Sie soll eine Umsatzerhöhung am Ort des Kaufs (Point of Purchase) bzw. am Ort des Verkaufs (Point of Sale) mit sich führen. Dazu gehören z. B. Verteilaktionen im Supermarkt oder in Kneipen, aber auch ein Tag der offenen Tür.