Projektmanagement - Organisation ist alles

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Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung  3

2.  Definition von Projekt  4

2.1.  Definition des Begriffs Management  5

2.2.  Projektmanagement  5

2.3.  Projektarten  6

3.  Initiierung eines Projektes  7

3.1.  Projektanalyse und Projektplanung  7

3.2.  Risiken  7

3.3.  Projektstart  8

3.4.  Projektsteuerung und -überwachung  8

3.5.  Projektabschluss  9

3.6  Projektziel  9

4.  O 2 Tchibo  10

4.1.  Denver Flughafen  11

4.2.  Siemens Transportsystem  13

5.  Zusammenfassung  15

6.  Literatur und Quellen  16

7.  Anhang  18

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1. Einleitung

Täglich begegnen wir Projekten - ohne immer davon zu erfahren. Das neueste Angebot bei Tchibo: ein Handy. Dass der Sondertarif von O 2 bereitgestellt wird und dass eine komplexe Organisation im Hintergrund steht, erfahren wir erst, wenn wir die Vertragsbedingungen genau durchlesen. Mit dem Neologismus Tchibofonieren 1 sollen der eigene Name und der damit verbundene gute Ruf weiter getragen werden. Aber auch O 2 profitiert von dieser Zusammenarbeit. (steigende Neukundenzahl ² ) Wie ein solches Projekt entsteht und wie die Vorbereitungszeit optimal genutzt werden kann, um zum Erfolg zu führen, wird in dieser Arbeit erörtert. Zunächst werden grundsätzliche Begriffe erklärt, die an verschiedenen Beispielen weiter ausgeführt werden.

Die Bedeutung des „Organisieren-könnens“ wird bei der Erläuterung der Projekte deutlich. Die Titelunterschrift soll deutlich machen, wie wichtig es ist, Absprachen von Terminen sowie Zeiten einzuhalten. Das schon aus der Bundeswehr bei militärischen Operationen bekannte Dreigestirn „Raum-Zeit-Kräfte“ wird im Laufe dieser Arbeit seinen Platz finden. Ein ausgewogenes Verhältnis der drei Faktoren sollte bei jedem Projekt angestrebt werden, auch wenn dies nicht immer zu einem hundertprozentigen gleichschenkligen Dreieck führt. 3

Die Literatur zu diesem Thema ist im Wesentlichen eindeutig. Es gibt viele neue Handbücher und Veröffentlichungen mit aktuellen Untersuchungen, bei denen englischsprachige Autoren, überwiegen aus Amerika dominierend sind. Auch das Internet bietet gute Informationsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Seite der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. 4

Dort finden sich sowohl Fälle als auch Hinweise zu Ausbildungsmöglichkeiten zum Projektmanager.

^{1 In dem Begriff werden die Worte Tchibo und telefonieren vereint. http://www.gpm-ipma.de//download/o2_Hermes-TechnicalDelivery.pdf (O} 2 -Tchibo-Projekt Präsentation) Deutsche

^{Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (letzter Zugriff 19.12.2005, 15:34) O} 2 -Folie Nr. 3.

^{2 O} 2 -Folie Nr. 11. Quartalsergebnis

³ Neben dem Dreieck gibt es noch verschiedene andere Graphiken mit der gleichen Aussage. s. Abb. I und II. (Anhang ab S. 18). Wie wichtig die Ausgewogenheit der drei Faktoren ist stellt Abb. III humorvoll dar.

⁴ http://www.gpm-ipma.de Letzter Zugriff 21.12.05, 12:32.

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2. Definition von Projekt

Ein Projekt zeichnet sich durch seine Neuartigkeit ⁵ , seine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und seine genaue Zielangabe aus. Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Rahmenbedingungen müssen klar definiert sein, damit die Bezeichnung Projekt verwendet werden darf. Ebenso bedarf es einer projektspezifischen Organisation. ⁶ Die meist große Bedeutung von Projekten für ein Unternehmen beziehungsweise einen Staat darf bei der näheren Betrachtung von Projekten nicht aus den Augen verloren werden. ⁷ Beispiele für Projekte können die Entwicklung neuer Produkte (Airbus, Pharmazeutikum, Raumfähre), sowie die Planung, der Bau und die Inbetriebnahme von Anlagen (Kraftwerk, S-Bahn) sein. Genauso können damit

Anpassungskonstruktionen von Maschinen und Geräten (Verpackungsmaschine, Wasserturbine), Hochbau- und Tiefbauvorhaben (Fabrikgebäude, Hochregallager, Klinik, Autobahn, Brücke) gemeint sein. Zugleich können die Konzeption und Einführung von Organisationsänderungen (Aufbauorganisation, Qualitätssicherung, Funktionsbewertung, Mitarbeiterbeurteilung) und die Entwicklung und Einführung neuer Informationssysteme in die Kategorie Projekte fallen. ⁸ Cronenbroeck fasst die Definition von Projekt eng, wenn er als Obergrenze 50 Tage Personenaufwand, ein notwendiges Budget von mehr als 100 Euro oder die wesentlich Überschreitung des Zeitraums von einem Jahr definiert. ⁹ Wren spricht nur von der Schaffung eines bisher nicht existenten Etwas unter der Berücksichtigung der fünf Faktoren Zeit, Geld, Leistung, Material und Ausstattung. Inwieweit diese genutzt werden müssen oder dürfen legt er nicht fest. ¹⁰ Damit Begriffe wie Projekt oder Projektmanagement nicht inflationär gebraucht werden, wurden sie vom Deutschen Institut für Normung (DIN) definiert. DIN 69901 bezeichnet zum Beispiel Projektmanagement. DIN 69902 bis DIN 69905 beziehen sich auf weitere Begriffe aus diesem Bereich. 11

⁵ Wren, Alan: The Project Management A-Z. A Compendium of Project Management, Techniques and How to Use Them. Burlington 2003. S. 203.

⁶ Cronenbroeck, Wolfgang: Handbuch Internationales Projektmanagement. Grundlagen, Organisation, Projektstandards. Interkulturelle Aspekte. Angepasste Kommunikationsformen. Berlin 2004. S. 13f.

⁷ Litke, Hans-D.: Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. 4. Auflage. München

2004. S. 19.

⁸ Litke: S. 18.

⁹ Cronenbroeck: S. 14.

¹⁰ Wren: S. 203.

¹¹ http://www.beuth.de/beuth/owa/bwr_einstieg.artikelinfo?z_kontaktnummer=20050106871926324200

51219144932&z_art_id=77778758 (Publikationen bei DIN) letzter Zugriff am 19.12.2005, 14:54.

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2.1. Definition des Begriffs Management

„Management ist die Leitung soziotechnischer Systeme in personen- und sachbezogener Hinsicht mit Hilfe von professionellen Methoden. In der sachbezogenen Dimension des Managements geht es um die Bewältigung der Aufgaben, die sich aus den obersten Zielen des Systems ableiten, in der personenbezogenen Dimension um den richtigen Umgang mit allen Menschen, auf deren Kooperation das Management zur Aufgabenerfüllung angewiesen ist.“ ¹² Management ist ein eindeutig identifizierbarer Prozess, bestehend aus den Phasen Planung, Organisation, Durchführung, Kontrolle, der über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen führt. 13

2.2. Definition des Begriffs Projektmanagement

Durch Projektmanagement sollen vorher festgelegte Ziele erreicht werden, wobei personelle, technische, terminliche und finanzielle Rahmenbedingungen zu beachten sind. Im Mittelpunkt steht das Projektziel, das von projektbezogenen Zielkomponenten wie Termineinhaltung, Kosten etc. umrahmt wird. ¹⁴ Projektmanagement setzt sich nach Rinza aus zwei Konzepten zusammen, dem Leitungskonzept und dem Organisationskonzept. Im Leitungskonzept werden die zur Projektdurchführung notwendigen Aufgaben definiert und die dazu nötigen Methoden vorgestellt. Das Organisationskonzept soll eine optimale Eingliederung der Institution, von dem die Aufgaben durchgeführt werden sollen, in das Unternehmen sicherstellen. 15

Die Idee für ein Projekt kann z.B. aufgrund der Feststellung, dass ein bestimmter Bereich besonderen Handlungsbedarf benötigt, getroffen werden. Wenn dies festgestellt wurde muss eine Ziel- und eine Umfeldanalyse gemacht werden. Dies bedeutet, dass Projektmanager den Zustand ¹⁶ (Anfangszustand) eines Unternehmens feststellen müssen. In Kooperation mit dem Unternehmen wird der gewünschte Endzustand, das Projektziel, festgelegt. Durch Projektmanagement wird der Weg vom Anfangszustand zum Endzustand durchgeplant und gemeinsam bewältigt.

¹² Litke: S. 20.

¹³ Litke: S. 20.

¹⁴ Litke: S. 25.

¹⁵ Litke: S. 20f.

¹⁶ Cronenbroeck: S. 23 und S. 15.

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2.3. Projektarten

Es wird bei Projekten einerseits zwischen technischen, ökonomischen, politischen, kulturellen, sozialen oder militärischen Projekten oder nach einer

branchenbezogenen Klassifikation unterschieden. In dem Fall wird von Raumfahrt-, Luftfahrt- oder Bauprojekten gesprochen. Ebenso ist aber die Einteilung nach des Projekt-Gegenstandes möglich: EDV-, HR-, FuE-, IT-, Logistik- oder Kraftwerkprojekt möglich. 17

Entscheidend bei einem Projekt ist diese theoretische Differenzierung allerdings nicht, sondern wichtig ist die Organisation des hoffentlich erfolgreichen Projekts. ¹⁸ Ein weiterer bedeutender Aspekt bei der Ausführung von Projekten ist der Ausführungsort. Liegt dieser im Ausland, so sind besondere Faktoren zu berücksichtigen. Man unterscheidet hier zwischen internen und externen Projekten. Interne Projekte sind z. B. der Bau einer eigenen Niederlassung, der Aufbau eines Produktionsbetriebs oder Outsourcing. Externe Projekte können Dienstleistungen oder die Lieferung von Gütern sein. ¹⁹ Bei beiden sind gesetzliche Bestimmungen des jeweiligen Landes zu beachten, die möglicherweise anders sind, als in Deutschland geltende Gesetze. ²⁰ Weiterhin ist wichtig zu prüfen, inwieweit eine Infrastruktur vorhanden ist, oder erst erschaffen werden muss, was unter Umständen Einfluss auf die Logistik oder das ganze Vorhaben hat. Müssen beispielsweise Stromleitungen oder Eisenbahnschienen erst noch gelegt werden, so muss dies in der Zeit- und Kostenplanung für das Projekt berücksichtigt werden. ²¹ Neben den technischen Aspekten muss auch die Gesamtsituation des Landes beurteilt werden. Dabei sollte auf eine stabile Wirtschaft, die Politik, die geografische Lage, evt. informelle Gesetze, sowie auf die Religion, Geschichte und Kultur geachtet werden. ²² Eine Niederlassung im Ausland kann zu einem größeren Absatzmarkt führen oder die Produktionskosten senken, im Vorfeld muss aber eine gründliche Vorarbeit stehen, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt. 23

¹⁷ Beck, Christoph: Weigand, Michael: Projektmanagement in der Personalabteilung. Professionelles Management von HR-Projekten. München/Unterschleißheim 2004. S. 6 und Litke: S. 44. Erklärung der Abkürzungen: EDV= Elektronische Datenverarbeitung, HR= Human Relations, FuE= Forschung und Entwicklung, IT= Informationstechnologie

¹⁸ Beck: S. 7.

¹⁹ Cronenbroeck: S. 101f.

²⁰ Cronenbroeck: S. 100f.

²¹ Cronenbroeck: S. 102.

²² Cronenbroeck: S. 112f, S. 134f und S. 204.

²³ Cronenbroeck: S., S.106.