Wertschöpfung durch interne Kommunikation

Abstrakt

Die Globalisierung schreitet in großen Schritten voran. Die Möglichkeiten die moderne Kommunikationselektronik bietet ist in den letzten 20 Jahren nahezu explodiert. Zudem hat die Quantität an interner Kommunikation stark zugenommen. In komplexer werdenden Umwelten und bei steigendem Konkurrenzdruck wird es zusehends schwerer adäquat auf die kommunikativen Herausforderungen zu antworten. Im modernen Management geht es neben richtigen Entscheidungen zunehmend auch um die Art und Weise wie diese intern kommuniziert werden.

Ziel dieser Arbeit ist es die Qualität der unternehmerischen Kommunikation zu verbessern.

Zweck, Mittel und Methoden der interner Kommunikation werden übersichtlich aufgeführt. Die erläuterten Instrumente können infolgedessen zur Erstellung eines individuellen Kommunikationskonzeptes genutzt werden. Praxisbeispiele verdeutlichen die Auswirkungen der Anwendungen. Schließlich werden einige Maxime der internen Kommunikation abgeleitet. Alles in allem wird mit dieser Arbeit ein wertschöpfender Beitrag geleistet für eine erfolgreiche Gestaltung der internen Kommunikation.

2

Abstract

The globalisation moves fast forward. The possibilities of modern communication have nearly exploded in the last 20 years. The amount of internal communication rose enormously. In complex environments and with rising rivalry it is more difficult to find the right answers to upcoming communication challenges. Besides right decision making the need to communicate effectively has become a strong success factor. Internal communication is an integrated part of the up to date management and needs to be used in all conscience.

The main goal of this thesis is to enhance the quality of internal communication within businesses.

Therefore purpose, means und methods of internal communication will be explained and analyzed.. An easy understandable guideline for developing a customized internal communication plan will also be offered. Furthermore, case studies are used to illustrate the impact of internal communication in an enterprise environment.

Finally, generally applicable principles will be deducted. All in all this work will help the pragmatic reader to add value within her or his internal communication plan.

3

Inhaltsverzeichnis - kurz

1.  Zielsetzung Aufbau und Problemstellung  15

2.  Definierung der Einflussgebiete Schnittmengen und Potentiale  24

3.  Funktionen von interner Kommunikation  38

3.1.  Zielsetzung Methodik und Kernfragen  38

3.2.  Zweck von interner Kommunikation  38

3.3.  Mittel der internen Kommunikation  79

3.4.  Methoden der internen Kommunikation  79

4.  Standardisierte Konzepterstellung  102

5.  Praxistransfer Anwendungsbeispiele der Agentur Südpol  117

6.  Schlussbetrachtungen  132

7.  Quellenverzeichnis 134  

4

Inhaltsverzeichnis - ausführlich

1.  Zielsetzung Aufbau und Problemstellung  15

1.1  Zielsetzung und Intention  15

1.2  Vorgehensweise und Methodik  15

1.3  Bestandsaufnahme  17

1.3.1  Allgemeine Betrachtung  17

1.3.2  Aktueller Ist- Zustand in Unternehmen  18

1.3.3  Beispiel einer Umfrage  18

1.4  Problemstellung und unternehmerische Herausforderungen  19

1.4.1  Effektives Management  19

1.4.2  Besondere Herausforderungen  21

1.4.2.1  Erkenntnis des Bedarfs und der Chancen  21

1.4.2.2  Effektivität und Effizienz von Information  21

1.4.2.2.1  Wichtige Fragen  22

1.4.2.3  Zweck Mittel und Methoden von Informierung  22

1.4.2.3.1  Wichtige Fragen  22

1.4.2.4  Ableitung funktionaler Prinzipien  22

1.4.3  Dynamik - Relevanz für Unternehmen und Management  23

2  Definierung der Einflussgebiete Schnittmengen und Potentiale  24

2.1  Zielsetzung und Vorgehensweise  24

2.2  Interne Kommunikation  24

2.2.1  Definition  24

2.2.2  Wertschöpfender Beitrag  24

2.3  Wertschöpfung und Mehrwert  26

2.3.1  Einführung  26

2.3.2  Definitionen  26

2.3.3  Schnittmenge  27

2.3.4  Lebensnerv Produktivkraft  27

2.4  Kommunikation  28

2.4.1  Einleitung und Definition  28

2.4.2  Bedeutung  29

5

2.4.3  Kommunikatives Humankapital  30

2.4.3.1  Einleitung und Definition  30

2.4.3.2  Schnittmenge  31

2.5  Führung  31

2.5.1  Einleitung und Definition  31

2.5.2  Selbstmanagement  32

2.5.2.1  Einleitung und Definition  32

2.5.2.2  Schnittmenge  33

2.5.3  Informations- und Wissensmanagement  34

2.5.3.1  Definition Informationsmanagement  34

2.5.3.2  Definition Wissensmanagement  34

2.5.4  Veränderungsmanagement  34

2.5.4.1  Definition und Ausführung  34

2.5.4.2  Schnittmenge  37

2.5.5  Konfliktmanagement  36

2.5.5.1  Einleitung  36

2.5.5.2  Definitionen  36

2.5.5.3  Bedeutung für die interne Kommunikation  36

2.5.6  Entwicklungen in der Informationstechnologie  37

3  Funktionen von interner Kommunikation  38

3.1  Zielsetzung Methodik und Kernfragen  38

3.2  Zweck von interner Kommunikation  38

3.2.1  Als profitables Führungsinstrument  38

3.2.1.1  Einleitung  38

3.2.1.2  Unternehmenssteuerung  39

3.2.1.2.1  Definition  39

3.2.1.2.2  Bedeutung für interne Kommunikation  39

3.2.1.3  Führungsstile  39

3.2.1.3.1  Führung durch Delegation  40

3.2.1.3.1.1  Darstellung und Gewichtung  40

3.2.1.3.1.2  Bedeutung für interne Kommunikation  40

3.2.1.3.2  Führung durch Zielvereinbarung  40

3.2.1.3.2.1  Darstellung und Gewichtung  40

6

3.2.1.3.2.2  Bedeutung für interne Kommunikation  41

3.2.1.3.3  Führung durch Wissen  41

3.2.1.3.3.1  Darstellung und Gewichtung  41

3.2.1.3.3.2  Bedeutung für interne Kommunikation  41

3.2.1.3.4  Projektmanagement  42

3.2.1.4  Exkurs: Personalpolitik  42

3.2.1.4.1  Humankapital  43

3.2.1.5  Selbstführung  43

3.2.1.5.1  Entwicklung von Führungspersönlichkeiten  44

3.2.1.5.2  Bedeutung für die interne Kommunikation  45

3.2.1.5.2.1  Führung durch Information  45

3.2.1.5.2.2  Entwicklungsgebiete  45

3.2.1.5.2.2.1  Soziale Kompetenz und Akzeptanz  45

3.2.1.5.2.2.2  Planvolle und besonnene Zielstrebigkeit  46

3.2.1.5.2.2.3  Stärkung des Selbstvertrauens  46

3.2.1.5.2.2.4  Durchsetzung und Selbstbehauptung  46

3.2.1.5.2.2.5  Positive Selbstdarstellung  47

3.2.1.6  Chancen für die interne Kommunikation  48

3.2.1.6.1  Chancen der Effizienzsteigerung  48

3.2.1.6.2  Möglichkeiten elektronischer Medien  49

3.2.1.7  Fazit  50

3.2.2  Visions- und Zielvermittlung  50

3.2.2.1  Einleitung  50

3.2.2.2  Definitionen  50

3.2.2.3  Ausführungen zu Visionen  51

3.2.2.4  Wesen und Arten von Zielen  51

3.2.2.5  Die Zielbildung  52

3.2.2.6  Das Zielsystem  53

3.2.2.7  Bedeutung für die interne Kommunikation  53

3.2.2.7.1  Dringlichkeit der Sachinformationen  53

3.2.2.7.2  Einteilung in Sach- und Formalziele  54

3.2.2.7.3  Mitarbeitergespräche zur Zielvereinbarung  54

3.2.3  Leistungsverhalten und Motivation  55

3.2.3.1  Einführung  55

3.2.3.2  Definitionen der Schlüsselbegriffe  55

7

3.2.3.3  Motivationstheorien  56

3.2.3.3.1  Einleitung und Bedeutung  56

3.2.3.3.2  Wesentliche Arbeitsmotive  58

3.2.3.3.3  Inhaltstheorien  58

3.2.3.3.3.1  Maslows Bedürfnispyramide  58

3.2.3.3.3.2  ERG-Theorie von Alderfer  60

3.2.3.3.3.3  Theorie XY von McGregor  60

3.2.3.3.3.4  Zwei Faktoren Theorie von Herzberg  61

3.2.3.3.4  Prozesstheorien  61

3.2.3.3.4.1  Vroom Erwartungsvalenztheorie  62

3.2.3.3.4.2  Adams Gleichheitstheorie  62

3.2.3.4  Bedeutung für die interne Kommunikation  63

3.2.3.4.1  Allgemein  63

3.2.3.4.2  Die Beziehungsebene  63

3.2.3.4.3  Konsequenzen richtiger Einstellungen  64

3.2.3.4.4  Netzwerken  65

3.2.3.4.5  Coaching  65

3.2.4  Belebung der Unternehmenskultur  65

3.2.4.1  Einleitung und Definition  65

3.2.4.2  Ziel und Aufgabe der Unternehmenskultur  66

3.2.4.3  Eisbergmodell  67

3.2.4.4  Unternehmensidentität  68

3.2.4.5  Bedeutung für die interne Kommunikation  68

3.2.4.5.1  Gemeinsame Plattform  68

3.2.4.5.2  Unternehmerische Wertebasis  69

3.2.4.5.3  Entwicklung der Mitarbeiter  69

3.2.4.5.4  Philosophisches Dachwerk  70

3.2.4.5.5  Korrekturmöglichkeiten  71

3.2.4.6  Fazit  71

3.2.5  Unternehmerische Selbstreflexion  71

3.2.5.1  Einleitung  71

3.2.5.1.1  Definition Zweck und Bedeutung  72

3.2.5.1.1.1  Definition  72

3.2.5.1.1.2  Allgemeine Perspektiven  72

3.2.5.1.1.3  Unternehmerische Reflexion  73

8

3.2.5.1.2  Vorteile Chancen und Möglichkeiten  73

3.2.5.1.2.1  Evolutionäre Unternehmenszyklen  73

3.2.5.1.2.2  Optimierung Selbstbild Fremdbild  74

3.2.5.1.2.3  Verantwortung als Potential  75

3.2.5.1.2.4  Profitables Konsolidieren  76

3.2.5.1.3  Eventuelle Einwände  76

3.2.5.1.3.1  Hoher Zeitaufwand  76

3.2.5.1.3.2  Ergebnisse sind nicht klar quantifizierbar  77

3.2.5.1.4  Bedeutung für die interne Kommunikation  77

3.2.5.1.4.1  Zeitfenster Zukunft  77

3.2.5.1.4.2  Identifikationsproblematik  77

3.2.5.2  Fazit  78

3.3  Mittel der internen Kommunikation  79

3.3.1  Einleitung und Zielsetzung  79

3.3.2  Persönlicher Kontakt  80

3.3.2.1  Mitarbeitergespräche  80

3.3.2.1.1  Allgemeine Betrachtung  80

3.3.2.1.2  Illustration einer bewährten Vorgehensweise  81

3.3.2.2  Konferenzen Vorträge und Meetings  82

3.3.3  Top Down oder einseitige Kommunikation  83

3.3.3.1  Ad-Hoc Mitteilungen  83

3.3.3.2  Mitarbeiterzeitungen  84

3.3.3.3  Magazine und Journale  85

3.3.4  Elektronische Medien  85

3.3.4.1  Einleitung  85

3.3.4.2  Homepage  86

3.3.4.3  Intranet  86

3.3.4.3  Rundschreiben  87

3.3.5  Dezidierte Mittel  88

3.3.5.1  Wording  88

3.3.5.2  Rhythmisierung  88

3.3.5.3  Symbolische Gesten  88

3.3.6  Bedeutung für die interne Kommunikation  89

3.3.7  Fazit 89  

9

3.4  Methoden der internen Kommunikation  90

3.4.1  Einleitung und Zielsetzung  90

3.4.2  Rhetorik  90

3.4.3  Präsentationen  91

3.4.3.1  Definition  91

3.4.3.2  Allgemeine Betrachtung  91

3.4.3.3  Präsentationsziele  91

3.4.3.4  Vorteile Chancen und Möglichkeiten  92

3.4.4  Coaching  92

3.4.4.1  Definition und Zweck  92

3.4.4.2  Nutzenpotential  93

3.4.5  Verhandeln  93

3.4.5.1  Bedeutung  93

3.4.5.2  Kernfragen  94

3.4.6  Konfliktlösung bzw prävention  94

3.4.6.1  Einleitung und Definition  94

3.4.6.2  Elemente von Konflikten  94

3.4.6.3  Lösungsmethodik  95

3.4.6.4  Konfliktdiagnose  95

3.4.6.5  Konfliktlösungsmethoden  96

3.4.6.5.1  Harvard-Methode  96

3.4.6.5.1  Abfragetechnik  97

3.4.6.6  Konfliktprävention  97

3.4.7  Moderieren  98

3.4.8  Fragetechniken  98

3.4.8.1  Einleitung  98

3.4.8.2  Zweck und Vorteile  99

3.4.8.2  Arten von Fragen  99

3.4.9  Aktives Zuhören  100

3.4.10  Fazit - Konsequenzen für die interne Kommunikation  101

10

4  Standardisierte Konzepterstellung  102

4.1  Einleitung und Ziel  102

4.2  Grundpfeiler des Konzeptes  102

4.2.1  Managementkreis  103

4.2.1.1  Funktionsweise  103

4.2.2  Soll-Ist Vergleich  105

4.2.3  Analyse-Diagnose-Therapie Prozess  106

4.3  Formulierung von Informationspaketen  106

4.3.1  Einleitung  106

4.3.2  Definierung des Zwecks  107

4.3.3  Wahl der Methoden  108

4.3.3.1  Analyse und Anwendungsoptionen  108

4.3.3.2  Auswahlkriterien  110

4.3.3.2.1  Klassifizierung der Information  110

4.3.3.2.2  Zielgerechte Formulierungstechniken  110

4.3.3.2.3  Zeithorizont und Halbwertszeiten  111

4.3.3.2.4  Priorisierung  111

4.3.4  Leitlinien  112

4.3.4.1  Ausgangspunkt  112

4.3.4.2  Gestaltung der Sachinformationen  112

4.3.4.3  Beziehungsinformationen  112

4.3.4.4  Kombinatorische Möglichkeiten  113

4.4  Medien und Verteilung von Information  113

4.4.1  Einleitung  113

4.4.2  Auswahlkriterien  113

4.4.2.1  Erreichbarkeit der Zielgruppe  113

4.4.2.2  Kosten- und Nutzenbetrachtung  114

4.4.2.3  Datenschutz  114

4.4.2.4  Zyklen und Aktualität  115

4.4.3  Wahl der Mittel  115

4.5  Fazit  116

11

5  Praxistransfer Anwendungsbeispiele der Agentur Südpol  117

5.1  Ziel und Methode  117

5.2  T-Systems 118  

5.2.1  Fallbeschreibung T-Systems  118

5.2.2  Fallanalyse T-Systems  120

5.2.2.1  Die Ausgangssituation  120

5.2.2.2  Die Herausforderung  120

5.2.2.3  Die Lösung  121

5.2.3  Fazit  123

5.3  Deutsche Messtechnik Unternehmung  124

5.3.1  Fallbeschreibung Messtechnikunternehmung  124

5.3.2  Fallanalyse der Messtechnikunternehmung  126

5.3.2.1  Die Ausgangssituation  126

5.3.2.2  Die Herausforderung  126

5.3.2.3  Die Lösung  127

5.3.3  Fazit  130

6  Schlussbetrachtungen  132

6.1  Maxime der internen Kommunikation  132

6.2  Resümee  133

7  Quellenverzeichnis  134

7.1  Bücher  134

7.2  Elektronische Medien  137

7.3  Internet  137

12

Abkürzungsverzeichnis

Abb.

Abbildung

bzw.

d.h.

etc.

Dr.

EU

ggf.

HR

i.d.R.

IK

IT

lt.

Prof.

OHG

S.

u.

u.a.

usw.

vgl.

z.B.

z.Zt.

zur Zeit

13

Abbildungsverzeichnis

  Abbildung 1: Die 4 Säulen des erfolgreichen Managements 20  

  Abbildung 2: Sender und Empfänger Kommunikationsmodell 29  

  Abbildung 3: Betriebswirtschaftliche Zielkategorien 54  

  Abbildung 4: Grundlegender Motivationsprozess 57  

  Abbildung 5: Wesentliche Arbeitsmotive 58  

  Abbildung 6: Bedürfnispyramide von Maslow 59  

  Abbildung 7: Eisbergmodell 67  

  Abbildung 8: Der Managementkreis 103  

14

1. Zielsetzung, Aufbau und Problemstellung

1.1. Zielsetzung und Intention

Der Verfasser möchte das Thema interne Kommunikation vorstellen, konkrete Handlungsfelder aufzeigen und bei der Erstellung von Kommunikationskonzepten behilflich sein. Der praktische Nutzen für den Leser besteht hauptsächlich in den Erkenntnissen, wie durch erfolgreichen Einsatz von interner Kommunikation Unternehmungen wirtschaftlicher geführt werden können.

Konkret wird gezeigt wie mit einer vorbildlichen internen Kommunikation die Mitarbeiter orientiert, motiviert und kultiviert werden. Das bedeutet: Wertschöpfung im Sinne des „Humankapitals“ geleistet wird.

Zu diesem Zweck werden Themen wie Kommunikation, Wertschöpfung, Selbstführung, Wissensmanagement, weiche Kompetenzen und Ähnliches differenziert betrachtet. Die einzelnen Komponenten werden gleichzeitig mit der internen Kommunikation in nutzbare Verbindung gebracht und schließlich zu einem Gesamtbild integriert..

Im Bewusstsein rasanter technologischer Entwicklungen und der relativen Jugend dieser Thematik soll mit dieser Dokumentation ein klares Momentum in Richtung Zukunftsfähigkeit im Bereich installiert werden.

Der Autor sieht die Grundlage seiner motivierenden Bewertung in der Zusammenstellung relevanter Elemente, der Präsentation eigener Ideen und dem Generieren von kombinatorischen Handlungsoptionen.

1.2. Vorgehensweise und Methodik

Begonnen wird mit einer Bestandsaufnahme. Daraus werden dann die aktuellen Herausforderungen für Unternehmungen und Management abgeleitet.

Im zweiten Kapitel wird das zu erforschende Handlungsgebiet ausgebreitet.

15

Dafür werden die wichtigsten, relevanten Einflussfaktoren definiert sowie deren Schnittmengen mit der Thematik verdeutlicht.

Im dritten Kapitel werden Zweck, Mittel und Methoden der Materie vermittelt. Diese geben dem Leser eine klare Vorstellung über das Instrumentarium der internen Kommunikation. Diese Optionen bilden die Grundlage für das Verständnis des Konzeptaufbaus.

Im vierten Kapitel wird der Aufbau von internen Kommunikationskonzepten beschrieben. Dies bezieht sich auf die Erstellung und Koordinierung von Informationspaketen, welche die Unternehmensstrategie optimal unterstützen.

Im fünften Kapitel werden Praxisbeispiele präsentiert. Es werden Anwendung der beschriebenen Optionen verdeutlicht und erklärt. Dem Leser wird so ein tieferes Verständnis erleichtert und der Übergang in die eigene Anwendung vorbereitet.

Im letzten Kapitel wird die Ableitung von allgemeinen Maximen die Essenz der erreichten Lernerfolge verdeutlichen. Ein kurzes Resümee bietet zusätzlich Klarheit und rundet das Gesamtbild ab.

Als Gesamtergebnis aus der Beschäftigung mit der internen Kommunikation werden Zweckorientierung, die richtige Wahl der Mittel und die Förderung der relevanten Kompetenzen im Mittelpunkt des Verständnisses stehen.

Den anwendungsorientierten Lesern ist es dann möglich, eine spezifische Bestandsaufnahme zu machen, sich zu orientieren und ein lukratives unternehmerisches Kommunikationskonzept einzuleiten.

16

1.2. Bestandsaufnahme

Informationen im Unternehmen sind wie das Blut im menschlichen Körper, lebensnotwendig und äußerst nützlich. 1

1.2.1. Allgemeine Betrachtung

Um im wachsenden internationalen Wettbewerb nachhaltig profitabel zu sein, müssen Unternehmen der Verantwortung gerecht werden, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Entfaltung zu bringen.

Bei richtiger Vision, Strategie und den geeigneten Mitteln wird so der gewünschte unternehmerische Erfolg realisiert. Die Koordinierung des Informationskreislaufes innerhalb der Unternehmen ist somit notwendige Voraussetzung für gesunde Geschäfte.

In Zeiten von explodierender Komplexität ist es enorm wichtig, dass eine Unternehmung ein klares, verständliches und motivierendes Leitbild hat. Das Leitbild muss, wie eine gute wissenschaftliche Theorie, allen Kritiken gewachsen und in sich Konsistent sein. Die Führungskräfte haben zusätzlich die Verantwortung, diese Vision adäquat zu vermitteln. Dies ist eine Hauptaufgabe der internen Kommunikation.

In der modernen Unternehmensführung gewinnt der einzelne Mitarbeiter mit seinen Potentialen mehr und mehr an Bedeutung. Durch geeignete Informierung kann der Mitarbeiter gleichzeitig geführt und gefördert werden.

Den Mitarbeitern gelingt es so, den mannigfachen unternehmerischen Anforderungen gerecht zu werden und sich gleichzeitig persönlich weiterzuentwickeln. Solche Prozesse unterstützen nachhaltig den Gesamterfolg der Unternehmungen.

1 Zitat des Autors

17

1.2.2. Aktueller Ist-Zustand in Unternehmen

Ein Blick in die momentane interne Unternehmenskommunikation zeigt deutlichen Handlungsbedarf.

Dies ist hauptsächlich eine Folge der rasanten Entwicklungen in der Informationstechnologie. Die technologischen Entwicklungen ergaben eine Vielzahl von Möglichkeiten, auf die allerdings nur die besten Marktteilnehmer vorbereitet waren.

Die meisten Unternehmungen sahen sich eher mit den Nachteilen und Risiken konfrontiert. Dies sind z.B. hohe Investitionskosten und unvorhersehbare Entwicklungsmöglichkeiten.

Heute stehen besonders große bürokratieschwere Unternehmen vor unzureichenden kommunikativen Kompetenzen. Allerdings ist es besonders in gedrängten Märkten nötig, geschmeidig agieren zu können.

Hier einige Folgen dieser internen Kommunikationsdefizite:

SDesorientierung der Mitarbeiter SHintergründe wichtiger Entscheidungen bleiben unklar und bieten Nährboden für Sorgen und Kummer. Dies betrifft besonders die Bereiche Arbeitsplatzsicherheit und das Verständnis von Anforderungen SDie Informationsflut denen Unternehmungen entgegensehen ist enorm. Zuviel Ressourcen werden für die Eliminierung nutzloser oder gar schädlicher Informationen aufgewendet. SGerüchte ersetzen verlässliche Sachinformationen. Lähmende Ängste beschleichen so den Einzelnen und untergraben die Kooperationsfähigkeit und die Motivation.

1.2.3. Beispiel einer Umfrage

Untermauert werden solche Aussagen von zahlreichen Untersuchungen. Eine neuere Umfrage aus Großbritannien, die vom Meinungsforschungsinstitut Alternative Futures und der auf Onlineumfragen spezialisierten Ciao AG im April 2005 veröffentlicht wurde, zeigt dies anschaulich.

18

Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass nur einer von fünf Briten seinen Arbeitsplatz jemand anderem empfehlen würde. Nur 39 % bezeichnen ihr Unternehmen als vorbildlich geführt und nur 40 % denken, die interne Kommunikation in ihrem Unternehmen sei gut.

Daraus folgert Gordon Adams: "Erfolgreiche Manager wissen, dass eine zufriedene Belegschaft der Schlüssel zum Erfolg ist. Die Herausforderung für die britischen Manager ist es nun, als Führungskräfte angesehen zu werden und die Mitarbeiter auf diesem Weg an ihrer Seite zu haben."

1.3. Problemstellung und unternehmerische Herausforderungen

1.3.1. Effektives Management

In Zeiten massiven Wettbewerbes wird ein effektives Management immer wichtiger für rentable Unternehmungen.

Die Leistungen des Managements können in vier Säulen veranschaulicht werden. Als wesentlichen Bestandteil beinhalten sie alle die interne Kommunikation.

19

Abb.1: Die 4 Säulen des erfolgreichen Managements

Die vier Säulen des Managements sind:

SLeadership – beinhaltet die Aufgabe, die Vision und die Strategie zu erstellen und an die

Unternehmensgemeinschaft zu kommunizieren.

SDelegation – bedeutet, die einzelnen Aufgaben an die Belegschaft zu verteilen. Das

beinhaltet, die jeweiligen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an die Erwählten zu

kommunizieren.

SExekution – betrifft die eigentliche Ausführung von Aufgaben. Die Exekution beinhaltet

Monitoring und Kontrolle.

SReturn on Investment bzw. Rentabilität – besagt, wie profitabel die Ressourcen genutzt

wurden, um die Unternehmensziele zu realisieren. Dies hängt eng mit kommunikativem

Feedback zusammen.

Diese Fakten offenbaren die Relevanz der Thematik. Der effektive und effiziente Umgang mit

der Internen Kommunikation ist eine unerlässliche Vorbedingungen für ein profitables

Management.

20

1.3.2. Besondere Herausforderungen

1.3.2.1. Erkenntnis des Bedarfs und der Chancen

Die Ist-Analyse ist Ausgangspunkt eines jeden ergebnisorientierten Prozesses. Dies ermöglicht die Erkenntnis der akuten Bedürfnisse, spannt somit das Handlungsfeld auf und offenbart nutzbare Chancen.

Hilfreich ist hierbei die Kenntnis der wesentlichen Einflussfaktoren und der Beurteilungskriterien.

In der Entscheidungsphase werden die Chancen und die sich aus der Umwelt ergebenden Möglichkeiten miteinander verwebt. Daraus entstehen erfolgversprechende Zielvereinbarungen und nachvollziehbare Maßnahmenpläne.

Für viele Unternehmen lohnt es sich in dieser Phase kompetente externe Berater einzubeziehen. So kann ein qualitativ anspruchsvolles internes Kommunikationskonzept erstellt und realisiert werden.

1.3.2.2. Effektivität und Effizienz von Information

In den letzten Jahren ist die zu verarbeitende Datenmenge expotential angestiegen. Die Informationsflut ist außergewöhnlich und Konfusion die Folge.

Um Wettbewerbsvorteile aus der unternehmensinternen Kommunikation zu realisieren, muss sich jegliche betriebliche Kommunikation an ihrem wertschöpfenden Beitrag messen lassen.

Dafür ist es notwendig Kriterien bereitzustellen, an denen sich Informierung messen lässt. Diese sollten sorgsam im Rahmen eines betrieblichen Kommunikationskonzeptes erstellt werden, auf die Unternehmenskultur zugeschnitten und für alle Mitarbeiter zugänglich sein.

21

1.3.2.2.1. Wichtige Fragen

• Welcher Bedarf an Informationen besteht wann, wo und bei wem?

• Auf welcher Basis wird im Unternehmen wann und wie kommuniziert?

• Was sind effektive und effiziente Informationen?

• Wie erfolgt die optimale Erstellung von Informationseinheiten?

• Wie erfolgt eine ideale Verteilung?

• Wie sieht ein Netzwerk aus, das diesen Anforderungen gerecht wird?

• Was ist das ideale Kommunikationskonzept für diese Unternehmung?

1.3.2.3. Zweck, Mittel und Methoden von Informierung

Die Vorstellung vom Zweck und der Wirkung der internen Kommunikation sollte durch die Wahl der Mittel und Methoden optimiert werden.

Um Botschaften rentabel zu versenden, ist das Beherrschen von Kommunikationskompetenzen Voraussetzung. Die Darstellung und Erläuterung der wesentlichen Zwecke, Mittel und Methoden ist aus diesem Grunde in den folgenden Kapiteln Gegenstand der Betrachtung.

1.3.2.3.1. Wichtige Fragen

• Welchen Zweck hat die Informierung?

• Was soll sie beim Empfänger bewirken?

• Was sind die optimalen Mittel und Methoden?

1.3.2.4. Ableitung funktionaler Prinzipien

Eine Herausforderung stellt die Ableitung einiger spezieller interner Kommunikationsprinzipien dar. Diese sollten auf die jeweilige Unternehmenskultur zugeschnitten sein.

Leitlinien müssen gewissenhaft formuliert werden und es jedem Beteiligten ermöglichen, sich innerhalb der unternehmensinternen Kommunikation zu orientieren.

22

Am Ende dieser Arbeit werden einige allgemein anwendbare Leitlinien vorgestellt, um so dem Leser eine Vorstellung zu ermöglichen.

1.3.3. Dynamik - Relevanz für Unternehmen und Management

Die Quantität an Information, die rasanten IT–Entwicklungen, der steigende Bedarf nach unternehmerischer und persönlicher Anpassungsfähigkeit, die wachsende Eigenverantwortung und das damit einhergehende Kontrollbedürfnis sind nur einige der dynamischen Parameter, welche die Funktionen der internen Kommunikation bestimmen.

Dies bedeutet, dass die Kommunikationskonzeption des Unternehmens in die Entwicklung von Unternehmensstrategien mit eingearbeitet werden muss. Eine integrierte Rolle und Kontrolle des Informationsflusses innerhalb von Unternehmen ist somit unumstößlich zu einem Erfolgsfaktor geworden.

58

23

2. Definierung der Einflussgebiete, Schnittmengen und Potentiale

2.1. Zielsetzung und Vorgehensweise

In diesem Abschnitt werden die wesentlichen Einflussgebiete in die interne Kommunikation vorgestellt. Dafür werden zuerst die wichtigsten Begriffe definiert und deren Bedeutung für die interne unternehmerische Kommunikation verdeutlicht.

Die Darstellung erfolgt in einer werteorientierten Art und Weise. Dies bedeutet die Konzentration auf die mehrwertgenerierenden Aspekte der internen Kommunikation.

2.2. Interne Kommunikation

2.2.1. Definition

Interne Kommunikation umschreibt alle Kommunikationsprozesse innerhalb von Unternehmen und Organisationen. Dies beinhaltet verbale und nichtverbale Kommunikation.

Sinn und Zweck der internen Kommunikation ist die Gestaltung und Optimierung organisatorischer Abläufe, die Informationsverarbeitung sowie die Erschaffung und Erhaltung einer fruchtbaren Unternehmenskultur.

Wesentliche Bestandteile der internen Kommunikation sind das Mitarbeitergespräch, die Betriebsversammlung, Aushänge, Rundschreiben und in wachsendem Maße elektronische Medien wie Intranet und Internet. 2

2.2.2. Wertschöpfender Beitrag

Alle Bestandteile der internen Kommunikation nehmen Einfluss auf die Einstellungen und Motivationen der Mitarbeiter. Dies hat Rückwirkungen auf die Leistungserstellung und die Unternehmenskultur.

2 vgl. Herbst „Interne Kommunikation“, 1999

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Der wertschöpfende Charakter von interner Kommunikation ist somit von großer Bedeutung und besteht aus einer vielschichtigen Kombination der verschiedenen Teilaspekte. Die einzelnen Aspekte werden in Kapitel 3 ausführlich vorgestellt und erläutert.

Der folgende Vergleich des internen Kommunikationsprozesses soll die signifikante Bedeutung der internen Unternehmenskommunikation veranschaulichen.

Wird die interne Kommunikation mit dem menschlichen Blutkreislauf verglichen, kann schnell dessen Bedeutung für das Gesamtsystem erkannt werden.

Das Blut im lebenden Organismus hat im Wesentlichen Verteilungsfunktionen. Dabei handelt es sich vornehmlich um Stoffverteilung und Wärmeregulierung. Die kann mit der Aufgabenverteilung und deren Priorisierung verglichen werden. Das dafür eingesetzte Mittel ist die interne Unternehmenskommunikation.

Außerdem übernimmt das Blut den Transport von Atemgasen. Diese dienen der Energieversorgung der Empfänger. Analogisch betrachtet kann diese Transportfunktion mit der Motivierung der Belegschaft verknüpft werden.

Die weißen Blutkörperchen dienen der Immunabwehr. Dies kann mit der Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmenskultur gleichsetzt werden, in der ethische Werte aufrechterhalten werden müssen.

Das Blutplasma dient der Nährstoffversorgung. Transportiert also Stoffwechselprodukte und Hormone. Diese können der Inhaltsebene der internen Kommunikation gegenübergestellt werden. In diesen Produkten ist das gewünschte Endergebnis schon induziert. Somit wird eine Regulierung der einzelnen Organe veranlasst.

Im Übrigen wird das menschliche Blut größtenteils im Knochenmark gebildet. Also im zentralen Bereich des Körpers. Die unterstreicht die Wichtigkeit von qualitativ hochwertiger Informationserstellung. 3 3 vgl. Faller, „Der Körper des Menschen“, 1999, S.27

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Dieser Vergleich offenbart anschaulich die Bedeutung von wertschöpfender interne Kommunikation für erfolgreiche Unternehmungen.

2.3. Wertschöpfung und Mehrwert

2.3.1. Einführung

Der Verfasser möchte diese Begriffe hier bewusst gewichten da, wie ich denke, sie mit der zunehmenden Mathematisierung der Betriebswirtschaft an Relevanz gewinnen. Bei präziser Differenzierung der betrieblichen Tätigkeiten werden sich alle Aktivitäten, mehr oder weniger stark, an diesen Kriterien orientieren müssen. Die wirtschaftliche Nutzung setzt eine klare Definierung dieser Prüfsteine voraus.

Die ökonomische Bedeutung wird noch klarer, wenn man sich die untrennbare Beziehung zwischen der Wertschöpfung einer Unternehmung und dessen nachhaltiger Profitrate bewusst macht.

Als werteorientierte Individuen bietet sich hier den Lesern die Chance, sich innerhalb dieser Begriffe neu zu positionieren.

Als Grundlage dienen mannigfache Perspektiven auf diese essentiellen Begriffe. Infolgedessen entsteht eine profitablere Einstellung zum eigenen Tätigkeitsbereich und eine natürlichere Fokussierung auf mehrwertgenerierende Prozesse in allen Lebensbereichen.

2.3.2. Definitionen

Wertschöpfung ist das originäre Ziel produktiver Tätigkeit.

Diese transformiert vorhandene Güter in Güter mit höherem Nutzen und damit - in einer Geldwirtschaft - in Güter höheren Geldwertes. Der geschaffene Mehrwert wird schließlich zu Einkommen. 4 4 Wikipedia „Wertschöpfung“

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Mehrwert ist die quantifizierte Differenz zwischen den beiden Nutzenpotentialen, vor und nach der Wertschöpfung. 5

Dabei möchte ich eine klare Abgrenzung zu dem Gebrauch innerhalb der von K. Marx formulierten Mehrwerttheorie vornehmen.

2.3.3. Schnittmenge

Aus diesen Definitionen folgt, dass die rentable interne Kommunikation, direkt oder indirekt, eine Wertschöpfung für das Unternehmen darstellen muss. Der realisierte Mehrwert kann dann als Bewertungskriterium für die interne Kommunikation genutzt werden.

Was für die jeweilige Unternehmung eine Wertschöpfung darstellt ist sehr unterschiedlich. Ein Blick in die Unternehmensvision sollte das explizieren. Daraus leiten sich die Unternehmensziele und die Kommunikationsrichtlinien ab. Ein explizites internes Kommunikationskonzept ist jedoch anzuraten.

2.3.4. Lebensnerv Produktivkraft

Da die interpersonelle Kommunikation meist vor der physischen Handlung kommt, stellt sie größtenteils ein Ziel-, und Planungselement dar.

Die eminente Bedeutung dieser zwei Phasen im unternehmerischen Prozess ist bekannt. Daraus ergibt sich, bei vorteilhafter Perspektive, ein erfreuliches Potenzial zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerung.

Im unternehmerischen Alltag stellt die Meisterung der kommunikativen Herausforderungen heutzutage mehr eine Verpflichtung als eine Option dar.

5 Definition des Autors

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2.4. Kommunikation

2.4.1. Einleitung und Definition

Eine allgemein gültige Definition für Kommunikation existiert nicht. Infolgedessen werden hier einige Beispiele gegeben und die wichtigsten Merkmale vorgestellt.

Kommunikation ist eine allgemeine Sammelbezeichnung für alle Vorgänge, in denen eine bestimmte Information gesendet und empfangen wird. Dazu zählen Organismusreaktionen auf Umweltreize oder die lineare Informationsübertragung zwischen Sender und Empfänger, auch wenn sie nicht wechselseitig geschieht.

Kommunikation wird zur sozialen Interaktion, wenn sie mithilfe von Signalen und Symbolen einen Prozess wechselseitiger Beeinflussung der Kommunikationspartner in Gang setzt.

Es werden allgemein vier Faktoren innerhalb des Kommunikationsprozesses unterschieden:

• der Sender bzw. die Informationsquelle

• die Information bzw. die zu übermittelnde Botschaft

• das Medium bzw. der Kommunikationskanal, z.B. akustischer oder optischer Reiz

• der Empfänger

Zudem werden im Wesentlichen drei Formen der Kommunikation unterschieden:

• intrapersonale Kommunikation als Austausch, der innerhalb eines Individuums stattfindet, z.B. bei der Aufnahme von Daten aus der Umwelt

• interpersonale Kommunikation als Austausch zwischen mindestens zwei Einzelpersonen

• mediengebundene Kommunikation auch Massenkommunikation als Austausch zwischen den einzelnen »Medienkonsumenten«

Der Kommunikationsprozess verläuft in mindestens drei Phasen, wobei in jeder Phase Störungen zu einer Verfälschung der Informationen führen können:

• Verschlüsselung bzw. Encodierung

• Übermittlung bzw. Signalisierung

• Entschlüsselung bzw. Decodierung und Interpretation

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