Universität Duisburg-Essen
Fachgebiet Unternehmensrechnung & Controlling
17. Semester, Wintersemester 2006/07

Projektkostenrechnung

von: Monty Bäcker

I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

1. Problemstellung  1

2. Grundstruktur, Aufgaben und Ziele der Projektkostenrechnung  3

3. Projektkostenrechnung in der Planungsphase  6

3.1 Planungsinstrumente 6
3.2 Projektkostenkalkulation und Angebotspreisfindung 15

4. Projektkostenrechnung in der Durchführungsphase 19

4.1 Regelmäßige Kostenüberwachung und Abweichungsanalysen  19
4.2 Isolierte Budgetanalyse 20
4.3 Integrierte Kosten-, Termin- und Leistungsanalyse  21

5. Projektkostenrechnung nach Projektabschluss 34

6. Zusammenfassung  36

Literaturverzeichnis  38

 

1. Problemstellung

Projekte sind definitionsgemäß durch eine klare Zielvorgabe, relative Neuartigkeit und Begrenztheit zeitlicher, finanzieller, personeller und weiterer Ressourcen gekennzeichnet. Ihre oft hohe Komplexität sowie der Umfang innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums zu bewältigender Aufgaben machen ein zielorientiertes Zusammenwirken verschiedenster Disziplinen erforderlich.¹

Die Merkmale von Projekten lassen unmittelbar erkennen, dass für die Erreichung des Projektziels ein Projektmanagement unabdingbar ist.² Ein wirkungsvolles Projektcontrolling ist als Teil eines solchen Projektmanagements³ wesentlicher Erfolgsfaktor, um die mit einer Projekttätigkeit verbundenen Risiken (technische Risiken, Terminrisiken, Kostenrisiken⁴) bewältigen und den Projekterfolg gefährdenden Einflüssen und Entwicklungen rechtzeitig erkennen und entgegen steuern zu können.⁵

Im Rahmen der vorliegenden Arbeit wird aufgezeigt, welchen Beitrag zum Projekterfolg die Projektkostenrechnung als eines der zentralen Instrumente des Projektcontrollings leisten kann. Dazu wird in Kapitel 2 zunächst die Grundstruktur einer Projektkostenrechnung erörtert und herausgestellt, welche Aufgaben sie in den verschiedenen Projektphasen verfolgt. Einer Phaseneinteilung folgend wird in Kapitel 3 zuerst die Projektkostenrechnung in der Planungsphase diskutiert. Dort werden zunächst grundlegende Projektplanungsinstrumente vorgestellt (Kap. 3.1). Darauf aufbauend wird anschließend die Projektkostenkalkulation im Zusammenhang mit der Angebotspreisfindung diskutiert (Kap. 3.2) und die Festlegung von Leistungs-, Termin- und Kostenvorgaben erörtert (Kap. 3.3). Kapitel 4 thematisiert die Projektkostenrechnung in der Durchführungsphase. Es werden zunächst die Hintergründe regelmäßiger Kostenüberwachung und Abweichungsanalysen diskutiert (Kap. 4.1).

Anschließend wird kurz auf die isolierte Betrachtung von Plan-Ist-Abweichungen eingegangen (Kap 4.2), bevor detailliert die integrierte Analyse von Kosten-, Termin- und Leistungsabweichungen und ihrer interdependenten Beziehungen diskutiert wird (Kap 4.3). Gegenstand von Kapitel 5 sind die Aufgaben der Projektkostenrechnung nach Projektabschluss. Die Ausführungen der Kapitel 3 und 4 werden anhand eines umfassenden Beispiels veranschaulicht. Die Arbeit endet schließlich mit einer kurzen Zusammenfassung aller wesentlichen Erkenntnisse (Kap. 6).

2. Grundstruktur, Aufgaben und Ziele der Projektkostenrechnung

Projekte, insbesondere im Anlagenbau, können in sechs idealtypische Phasen unterteilt werden.⁶ Für die Ausführungen im Rahmen dieser Arbeit soll eine grobe Gliederung in Planungs-, Durchführungs-, und Abschlussphase jedoch genügen. Die Projektkostenrechnung kann in allen diesen Phasen wertvolle Hilfestellung geben. Sie umfasst dabei die Erfassung, Verfolgung und Darstellung der Kosten eines Projektes.⁷ Ihre Ziele in den jeweiligen Projektphasen verdeutlicht Abb. 1.

Abb. 1: Projektkostenrechnung und ihre phasenspezifischen Ziele [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

In der Projektplanungsphase dient die Projektkostenrechnung zunächst der Kalkulation der erwarteten Projektselbstkosten, auf deren Grundlagen ein Angebotspreis bestimmt und Verhandlungen mit dem potentiellen Auftraggeber geführt werden können. Nach Auftragserteilung erlaubt die Netzplantechnik auf Basis nun detaillierter zur Verfügung stehender Projektspezifikationen eine genauere Strukturierung des Projektes sowie eine integrierte Planung und Optimierung von Abläufen, Terminen, Ressourceneinsatz und Kosten.

In der Durchführungsphase erfolgt ein regelmäßiger Vergleich aktueller Ist-Kosten mit zuvor geplanten Kosten. Für integrierte Abweichungsanalysen ist es jedoch zweckmäßig, zunächst Soll-Kosten (auch: Arbeitswert oder earned value⁸), d.h. auf den aktuellen Projektfortschritt umgerechnete Plan-Kosten, zu ermitteln. Auf Grundlage von Soll-Ist- Vergleichen lassen sich dann differenziert Abweichungen ermitteln, die nach Abweichungs- und Ursachenanalyse zielgerichtete Steuerungsmaßnahmen und/oder Planänderungen nach sich ziehen sollten. Darüber hinaus sind Prognosen über den weiteren Projektverlauf möglich. Nach Abschluss des Projektes ermöglichen entsprechend dokumentierte Daten der Projektkostenrechnung neben einer Ermittlung des Projekterfolgs auch die nachträgliche Analyse des gesamten Projektverlaufs, insbesondere all jener Einflussfaktoren, welche die Erreichung der Projektziele gefährdeten. Aus den Ergebnissen einer solchen Analyse können dann mit Blick auf zukünftig durchzuführende Projekte Erfahrungswerte, u.a. auch mit Blick auf Maßnahmen und ihre jeweilige Wirkungsweise, abgeleitet werden, die dann für künftige Projekte schon in der Planungsphase mit berücksichtigt werden können.

Sowohl für die Planung als auch für die Feststellung der Ist-Kosten in der Realisierungsphase und nach Abschluss des Projektes ist eine verursachungsgerechte Kostenzurechnung notwendig. In der Kostenartenrechnung erfolgt eine Unterscheidung nach Einzel-, Gemein- und Prozesskosten. Einzelkosten können direkt einzelnen Kostenträgern (hier: Projekten, Teilprojekten, Arbeitspaketen) zugeordnet werden. Die restlichen Kosten, z.B. für Planung und Steuerung oder Administration, werden kostenstellenbezogen erfasst. Diejenigen Gemeinkostentätigkeiten mit repetitivem Charakter können u.U. prozessbezogen bewertet werden, während die verbleibenden Gemeinkosten mithilfe von Verteilungsschlüsseln zugerechnet werden müssen.⁹ Nachfolgende Abb. 2 verdeutlicht schematisch die Zurechnung von Kosten auf Kostenträger.

Abb. 2: Zurechnung von Kostenbestandteilen auf Kostenträger¹⁰ [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

3. Projektkostenrechnung in der Planungsphase

3.1 Planungsinstrumente

[...]

1 Vgl. Jung, Hans: Controlling, München/Wien: Oldenbourg, 2003, S. 565 f.

2 Vgl. Schmolke, Gernot: Projektmanagement, in: Handwörterbuch Unternehmensrechnung und Con-trolling, Hrsg. Hans-Ulrich Küpper/Alfred Wagenhofer, 4., völlig neu gestaltete Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel, Sp. 1601-1611, hier: Sp. 1602 f.

3 Vgl. Krüger,Andreas: Projektcontrolling, in andwörterbuch Unternehmensrechnung und Controlling, Hrsg. Hans-Ulrich Küpper/Alfred Wagenhofer, 4., völlig neu gestaltete Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel, Sp. 1582- 1590, hier: Sp. 1586 f.

4 Vgl. Jung, S. 566.

5 Vgl. ebenda S. 583.

6 Vgl. Gleich, Ronald: Projektkostenrechnung, in: Handwörterbuch Unternehmensrechnung und Con-trolling, Hrsg. Hans-Ulrich Küpper/Alfred Wagenhofer, 4., völlig neu gestaltete Aufl., Stuttgart: schäffer-Poeschel, 2002, Sp. 1591-1601, hier: Sp. 1592.

7 Vgl. ebenda, Sp.1591.

8 Vgl. Daum, Andreas/Lawa, Dieter: Projekt-Controlling: Aufgaben und Instrumente, in: Controlling. Kompendium für Ausbildung und Praxis, Hrsg. Claus Steinle/Heike Bruch, 3., überarbeitete und erweiterte Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 2003, S. 968-998,hier: S. 987.

9 Vgl. Gleich, Sp. 1593.

10 Modifiziert entnommen aus Gleich, Sp. 1593 f.