Diplom-Reader - Wissenswertes zur Diplomarbeit und zur Textverarbeitung mit Word 2000

Inhaltsverzeichnis Diplom-Reader © Holger Matthes

Impressum

2

  Holger Matthes Diplom-Reader Inhaltsverzeichnis  

Inhaltsverzeichnis

  Seite  

  Inhaltsverzeichnis  3

  Abbildungsverzeichnis  5

  Warum ein Diplom-Reader?  6

1  Die Diplomarbeit  7

1.1  Was will eine Diplomarbeit eigentlich?  7

1.2  Die erste Gliederung  8

1.3  Informationen beschaffen  9

1.4  Informationen ordnen und auswerten  11

1.4.1  Karteikarten  11

1.4.2  Ordner  13

1.5  Jetzt kann’s losgehen  13

1.6  Zitieren  15

1.7  Literaturverzeichnis  18

1.8  Typographie und Formale Ordnung  20

1.8.1  Makrotypographie  21

1.8.2  Mikrotypographie  21

1.8.3  Formale Aspekte  23

2  Einsatz der Textverarbeitung  25

2.1  Arbeitsplatz und Dokument organisieren  25

2.2  Bildschirmansichten  26

2.3  WORKSHOP: Formatvorlagen effektiv einsetzen  28

2.3.1  Dokumentvorlagen  31

2.3.2  Layout  33

2.3.3  Marginalspalte  33

2.3.4  Kopf- und Fußzeile  34

2.3.5  Wechselnde Kopf- und Fußzeilen  35

2.3.6  Formatvorlagen für Kopf- und Fußzeilen  37

2.3.7  Kopf- und Fußzeilen in komplexe n Dokumenten  39

2.4  Allgemeines zur Formatierung  42

2.4.1  Kleine nützliche Werkzeuge  42

2.4.2  Zeichen  43

3

Inhaltsverzeichnis Diplom-Reader © Holger Matthes

2.4.3  Absatz  43

2.4.4  Tabstopps  44

2.5  Überschriften  47

2.6  Fußnoten  49

2.7  Besonderheiten  50

2.7.1  Abschnitte verwenden  50

2.7.2  Feldfunktion sinnvoll einsetzen  52

2.7.3  Inhaltsverzeichnis  52

2.7.4  Querverweise  55

2.7.5  Beschriftungen  57

2.7.6  Autokorrektur  57

2.7.7  Nummerierung/Aufzählung  59

2.8  Tabellen und Graphiken  59

2.8.1  Tabellen  60

2.8.2  Einfache Graphiken erstellen  62

2.8.3  Diagramme (Graph-Objekt)  62

2.8.4  Bearbeiten  63

2.9  Ausdruck  64

2.10  Speichern  65

2.11  Dateiübergreifende Inhaltsverzeichnisse  65

2.12  Hilfe  66

3  Links im Internet  67

4  Checkliste  68

4

  Holger Matthes Diplom-Reader Abbildungsverzeichnis  

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Formale Ordnung der Arbeit:  

  Abbildung 2: Das Dialogfeld Extras Optionen Ansicht  

  Abbildung 3: Das Dialogfenster Formatvorlage  

  Abbildung 4: Das Dialogfenster Neue Formatvorlage  

  Abbildung 5: Das Dialogfeld Dokumentenvorlage und Add-Ins  

  Abbildung 6: Einstellung für Positionsrahmen  

  Abbildung 7: Kopfzeile in der Layoutansicht  

  Abbildung 8: Unterschiedliche Marginalienspalten  

  Abbildung 9: Zeichenformatvorlage gilt für die gesamte Fußzeile  

  Abbildung 10: Das Dialogfeld Manueller Wechsel  

  Abbildung 11: Das Dialogfeld Seite einrichten  

  Abbildung 12: Das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile:  

  Abbildung 13: Das Dialogfeld Tabulator  

  Abbildung 14: Das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis  

  Abbildung 15: Das Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis  

  Abbildung 16: Das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis aktualisieren  

  Abbildung 17: Das Dialogfeld Querverweis  

  Abbildung 18: Das Dialogfeld Beschriftung  

  Abbildung 19: Das Dialogfeld AutoKorrektur  

  Abbildung 20: Das Dialogfeld Tabelle einfügen  

  Abbildung 21: Die Symbolleisten Grafik und Zeichnen  

5

Die Diplomarbeit Diplom-Reader © Holger Matthes

Warum ein Diplom-Reader?

Keine Panik vor der Diplomarbeit - dieser Diplom-Reader wird helfen, einen besseren Einstieg in die Diplomarbeit zu bekommen. Hier findet man Tipps & Tricks zum WIE, nicht zum WAS ! Der erste Schritt ist immer der schwerste, aber auch dann kommen immer wieder kritische Situationen. Zwei Dinge will ich erreichen. Zum einen zeichne ich in etwa den methodischen Weg nach, den ich selber in meiner Diplomarbeit von der ersten Idee an gegangen bin. Auf keinen Fall handelt es sich dabei um die einzig richtige Lösung, und vielleicht wird der ein oder andere mit diesem Vorgehen gar nicht zurecht kommen.

Der zweite Punkt ist der Computer. Die Textverarbeitung unter MS-Word 2000 bietet ungeahnte Möglichkeiten, das Erstelle n von längeren Texten zu erleichtern. Auf die wichtigsten werde ich im 2. Kapitel (ab S. 25) hinweisen.

Selbstverständlich gelten alle TIPPS & TRICKS dieses Readers auch für Haus - oder Projektarbeiten oder andere längere, strukturierte Texte. Wer schon mal an einer „kleinen“ Arbeit geübt hat, hat es später viel viel leichter!

Noch ein paar Hinweise zu diesem Diplom-Reader: Der allgemeine Text ist in Arial (Schriftart) geschrieben. Beispiele, die das geschriebene erklären, stammen aus meiner eigenen Diplomarbeit und sind in Times New Roman geschrieben. Befehlsabfolgen werden kursiv und mit einem Pfeil (⇒) dargestellt. Eine gesonderte Unterscheidung zwischen Menüs, Menüoptionen, Registerkarten, Auswahl- und Einstellungsoptionen sowie Befehlsschaltflächen [OK] treffe ich nicht. Datei ⇒ Speichern unter ... fordert den Nutzer beispielsweise auf,

das aktuelle Dokument unter einem bestimmten Dateinamen zu speichern. Auf weitere Möglichkeiten (Dateityp, Speicherort) gehe ich nicht gesondert ein, wenn die Standardeinstellung verwendet werden kann.

6

Holger Matthes Diplom-Reader © Die Diplomarbeit

1 Die Diplomarbeit

1.1

Jeder, der eine Diplomarbeit schreibt, muss sich darüber im klaren sein, dass die nächsten Monate mehr oder weniger einem Thema gehören. Eine große Gefahr liegt sicherlich darin, dass man sich ein Thema ausgesucht hat, das aus den ve rschiedensten Gründen überhaupt nicht durchführbar ist. Zuerst muss der Autor ein wirkliches Interesse an seinem Thema haben. Ansonsten schlägt die Anfangs-euphorie nur zu schnell in negativen Stress um. Im Idealfall macht die Arbeit im Laufe der Zeit immer mehr Spaß!

So weit sind wir aber noch nicht. Zuerst sollte jeder sich (und seinen Prüfer) fragen, was er oder sie mit der Arbeit erreichen will. Verschiedene Möglichkeiten bieten sich an:

Die Kombinationsmöglichkeiten sind gewaltig. Das Thema steht nicht nach 15 Minuten Überlegung auf dem Papier. Hin- und Herüberlegen, entscheiden und umentscheiden sind jetzt wichtige Schritte. Hilfreich kann an dieser Stelle ein großes Stück Papier (Stichwort MIND-MAP)sein, das irgendwo an der Wand hängt. Hier werden erst mal alle Gedanken gesammelt und später kann Ordnung entstehen, indem erste Verknüpfungen hergestellt werden. Eine nicht allzu kleine Palette von Farbstiften ist überaus hilfreich.

7

Die Diplomarbeit Diplom-Reader © Holger Matthes

Auch die Frage, für wen man die Arbeit schreibt, ist nicht ganz uni nteressant. Sind es nur die beiden Prüfer und das FH-Archiv, oder soll beispielsweise die Institution oder Firma, über die man schreibt, auch einen Nutzen daran haben? Beim Schreiben kommt der ein oder a ndere sicher an den Punkt, an dem er feststellt, dass die ganze Sache doch recht schwer zu lesen ist. Na gut! Im Normalfall ist eine Diplomarbeit ja auch kein publizistisches Werk wie etwa ein Zeitungsartikel. Auf alle Fälle sollte man diesbezüglich mit dem Prüfer Rücksprache halten. Folgendes Problem taucht auf: Will ich ‘wissenschaftlich’ schreiben, entstehen automatisch lange, verschachtelte Sätze. Gleichzeitig soll der Inhalt aber verständlich ausgedrückt werden. Die Kunst liegt darin, beide Ansprüche zu erfüllen.

Zum jetzigen Zeitpunkt fängt auch die Suche nach ersten Informationsquellen an. Gesucht wird eher allgemein, da sowieso noch nicht klar ist, was genau das Thema sein wird. Kreuz- und querlesen heißt das Gebot der Stunde. Zeitschriften, Zeitungen, Bücher, Fernsehberichte u.a. können auch hilfreich sein, um den bisherigen Überlegungen einen aktuellen Bezug zu geben. Wichtig ist schon zum A nfang, dass man spezifische Informationen genau festhält, die Berge an Infos rund um den Schreibtisch werden sehr schnell wachsen (vgl. 1.4.1 , S. 11).

1.2 Die erste Gliederung

Die erste Gliederung gibt nicht nur dem Prüfer eine erste Übersicht über das Thema, sondern dient lange Zeit als ganz persönliche Handlungsanweisung. Die gesammelten Stichpunkte auf dem großen Blatt Papier sollten nach und nach in eine logische Reihe nfolge gebracht werden. Die Kapitel und Unterkapitel werden erkennbar, man gewinnt eine erste konkretere Idee, wie die Arbeit letztendlich aussehen könnte. Unwahrscheinlich ist, dass diese erste Gliederung der Gliederung der fertigen Arbeit entspricht. Die einzelnen Gliederungspunkte sind später in Bezug auf das Ordnen der Informationen noch wichtig. Ein paar zusätzliche Stichpunkte schaden nie.

8

Holger Matthes Diplom-Reader © Die Diplomarbeit

Beim tippen der einzelnen Gliederungspunkten viel Platz lassen. Schriftliche Ergänzungen und noch mehr Ergänzungen werden nötig!

Schon zu diesem frühen Zeitpunkt sollte man das dezimale Gliederungssystem anwenden:

1 - 1.1 - 1.1.1 usw.; genauso wie dieser Reader gegliedert ist.

Zu viele Gliederungsebenen können leicht ve rwirrend wirken, auch wenn sie logisch richtig sein mögen. Ich schlage höchstens 4 Gliederungsebenen vor. Tieferliegende Gliederungspunkte sollten zu einer gemeinsamen Überschrift zusammengefasst werden. In jeder Gliederungsebene müssen mindestens zwei gleichwertige Punkte stehen. Beispielsweise darf 2.3.1 nie alleine stehen, sondern der Punkt

2.3.2 muss folgen. Nach der letzten Gliederungsziffer steht kein

Punkt.

Beispiel 1: Erste Gliederung (Auszug)

1.3

Informationen gibt es wie Sand am Meer! Die hohe Kunst besteht nun darin, genau die relevanten Informationen zu finden und für die Arbeit nutzbar zu machen. In der heutigen ‘Informationsgesellschaft’ dürfte es nicht allzu schwer sein, an die richtigen Informationen heran zu kommen. Die Bewertung und Verwertung in der Arbeit sind viel schwieriger.

9

Die Diplomarbeit Diplom-Reader © Holger Matthes

Grundsätzlich wird bei der Informationssuche zwischen Fakten- und Literatursuche unterschieden.

• Bei der Daten- und Faktensuche wird nach einer Detailin-formation (z. B. Einwohnerzahlen, Halbwertszeit eines Elements, Arbeitslosenzahlen) gesucht, es handelt sich um direkte Informationen.

• Bei der Literatursuche sucht man nach Literatur zu einem bestimmten Thema (oder einen bestimmten Titel). Die gefundenen Dokumente dienen als Bezugseinheit für weitere Informationen und Fakten, es handelt sich um indirekte Informationen.

Der erste Weg führt sicher jeden in die Bibliothek der eigenen Fachhochschule oder Universität. Mit der Kennzeichnung der einzelnen Themengebiete kennen sich wahrscheinlich nur so richtig die Damen und Herren vom Fach aus. Und auch die Einführungskurse in die Benutzung der Bibliotheken nutzen Studenten erfahrungsgemäß eher nicht. Aber die Tatsache, dass man jetzt da durch muss, ist auch schon was wert. Nach und nach kriegt man den Überblickzumindest für sein Fachgebiet.

Mittlerweile sind auch alle Bibliotheken mit elektronischen Reche rchesystemen (OPAC = Online Puplic Access Catalog) ausgestattet, so dass theoretisch alles gefunden werden kann, wenn man die richten Suchstrategien anwendet. Über das Internet kann man zusätzlich in vielen anderen Bibliothekskatalogen nach Informationen suchen.

Über die Vorzüge des Internets möchte ich mich nicht auslassen. Nur soviel: Es gibt Informationen, und zwar jede Menge. Die Kunst besteht auch hier wieder darin, die richtigen auszuwählen. Meine Erfa hrung ist, dass man oft nur auf oberflächliche Dinge stößt, die letztendlich auch nicht viel weiterhelfen. In Bezug auf Aktualität ist das Internet allerdings nicht zu schlagen, z. B. die neusten Arbeitsmarktstatistiken (http://www.arbeitsamt.de) gibt es am besten online. Auch auf die verschiedenen Suchmaschinen möchte ich nicht näher eingehen. Ich selber mache die besten Erfa hrungen mit der Meta-Suchmachine der Universität Hannover

10 (http://www.metager.de).

Holger Matthes Diplom-Reader © Die Diplomarbeit

Der Stellenwert der über CD-ROM vertriebenen Information sink immer weiter. Zwar findet man auf CD-ROMs schnell Informationen (z. B. Telefo nbuch, Fahrplanauskunft), doch sind dies meist recht schnell veraltet. Hier spielt wieder das Internet seine Vorzüge aus: seine Aktualität!

1.4 Informationen ordnen und auswerten

Inzwischen ist klar, über welches Thema man schreiben will und wo überall Informationen aufgetrieben werden können. Um von der In-formationsflut nicht erschlagen zu werden, sollte man alles möglichst mit System ordnen und auswerten. Anfangs hat man den Eindruck, das exakte Aufschreiben und Systematisieren kostet viel Zeit und man kommt gar nicht weiter. Das stimmt auch! Aber dies ist gleichzeitig die wichtigste Aufgabe während der ganzen Diplomarbeit. Wer gut vorgearbeitet hat, wird beim Erstellen der Arbeit die Vorteile zu schätzen wissen.

1.4.1 Karteikarten

Linierte Karteikarten in der Größe DIN A 6 (Postkarte) sind ideal, um Informationen für die entstehende Arbeit zu sammeln. Folgende Grundsätze sind dabei zu beachten:

• Jeder Aufsatz, jedes Buch oder jedes Kapitel (bei umfangreichen, informativen Werken) - kurz jeder Text bekommt jeweils eine eigene Karteikarte zugeordnet.

• Die Karteikarten sollten fortlaufend durchnumeriert werden (1, 2, 3,..), mit welchem Text man anfängt ist aber egal.

• Die Karteikarten werden nur einseitig beschrieben (sonst verliert man den Überblick). Wenn der Platz nicht reicht, nimmt man eine zweite Karte (12a, 12b, 12c, ..).

• Alle Karteikarten enthalten oben Angaben über Autor/ Verfasser, Titel des Textes (Aufsatzes, Buches, usw.) und den Her-kunftsort.

• Natürlich können auch eigene Gedanken, Einfälle, Meinungen oder Ideen ganz leicht und zugänglich auf Karteikarten ‘gespeichert’ werden.

11

Die Diplomarbeit Diplom-Reader © Holger Matthes

Beispiel 2: Karteikarte mit Erklärungen

In die untere Hälfte der Karteikarte trägt man alle wichtigen Informationen ein, die beim Lesen der Texte in Bezug auf die eigene Arbeit gefunden wurden. Dann ordnet man die jeweiligen Informationen einem Gliederungspunkt der eigenen Arbeit zu. (z. B.: 1.1 befasst sich mit der Ausgangslage ⇒ Die Information bei Christine Bergmann, dass Arbeitslosigkeit alle öffentlichen Kassen belastet, könnte unter 1.1 Verwendung finden.) Die Angabe der Seitenzahl hilft, die entsprechende Stelle später wiederzufinden.

Um einen noch besseren Überblick zu bewahren, beschriftet man die Karteikarten mit farbigen Stiften. Dabei ordnet man jedem Kapitel eine bestimmte Farbe zu!

12

Holger Matthes Diplom-Reader © Die Diplomarbeit

Gleichzeitig müssen auch im Originaltext die entsprechenden Stellen markieren sein, ansonsten hat man zwar die Kurzinfo auf der Karteikarte, findet später aber den Gesamtzusammenhang nicht mehr wieder. In ausgeliehene Bücher darf man nicht reinschreiben, statt dessen nimmt man Klebezettel oder ähnliches.

Parallel zum Ausfüllen der Karteikarten sollte man das Literaturverzeichnis erstellen. Das hat den Vorteil, dass man alle Texte in der Hand hat und nichts verloren geht. Zudem fallen an dieser Stelle schon Mängel auf (z. B. auf den Kopien fehlen die Seitenangaben, oder man weiß nicht mehr woher der Artikel stammt.) Nachträglich alle Literaturangaben zu suchen, ist gefährlich; leicht geht etwas ver-loren. Also schreibt man das Literaturverzeichnis gleich in den Computer oder eine vollständige Angabe auf die Rückseite der Karteikarte. Was alles in die Literaturangabe gehört, steht in Kapitel 1.7 , S. 18.

1.4.2 Ordner

Ein (später auch mehrere) Ordner hilft, schriftliche Informationen zu sammeln. Gut geeignet sind auch Briefkörbe und Zeitschriftensammler. Mit Hilfe von Heftstreifen kann man beispielsweise den Ordner in die Unterpunkte der Gliederung unterteilen. Andere Rubriken können sein:

• Statistiken

• Briefwechsel

• Informationen über/von verschiedene(n) Institutionen

• Internet/CD-ROM Rechercheergebnisse

1.5 Jetzt kann’s losgehen

Ihr seid zum Bücherwurm geworden, die Karteikarten bilden einen richtig dicken Stapel und ihr wollt mit dem Schreiben beginnen - vielleicht rückt auch der Abgabetermin immer näher? Jetzt erweist sich, wie gut man vorgearbeitet hat: Zunächst werden verschiedene Über-

13

Die Diplomarbeit Diplom-Reader © Holger Matthes

blicke erstellt, die Auskunft darüber geben, welche Informationen zu welchem Gliederungspunkt gesammelt wurden. Dazu werden alle Karteikarten nach den einzelnen Gliederungspunkten durchsucht, und die Angaben werden im ‘Überblick’ den einzelnen Unterkapiteln zugeordnet. Auch jetzt passiert noch nichts am eigentlichen Textaber immer mit der Ruhe. Bevor man losschreibt, muss man was man alles schreiben kann.

Diese ‘Überblicke’ sind die Grundlage, um eine weitere Gliederung zum jeweiligen Unterkapitel zu erstellen. Sobald der ‘Fahrplan’ für das Unterkapitel steht, kann ein erster Textentwurf formuliert werden. Am Anfang ist man sich recht unsicher, ob der Text Sinn macht. In den nächsten Arbeitsschritten wird der Text überarbeitet, ergänzt und korrigiert.

Verschiedene Arbeitsschritte kombinieren! D. h. nicht zu lange an einer Sache rummachen. Die verschiedenen Schritte weisen unterschiedliche Schwierigkeitsstufen auf. Vielen fällt das Formulieren des eigenen Textes schwer, andere Arbeiten (Text formatieren, Korrekturlesen, Verzeichnisse erstellen, Fußnoten überprüfen, usw.) gehen leichter von der Hand. Eine gute Mischung ist energiesparend und schont die Nerven!

14