Die Mitarbeiterbesprechung als Instrument struktureller Kommunikation

1. Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die

2. Abgrenzung der Mitarbeiterbesprechung

2.1. Mitarbeiterbesprechung 2.2. Mitarbeitergespräch 2.3. Sitzung

3. Die Mitarbeiterbesprechung im Harzburger Modell

4. Strukturelle Analyse einer Mitarbeiterbesprechung

4.1. Besprechungstypen 4.2. Organisatorische Vorbereitungen 4.3. Durchführung 4.4. Nachbereitung

5. Erfolgskriterien der Besprechungsleitung

6. Auswertung der Kriterien einer Mitarbeiterbesprechung

6.1. Vorteile und Risiken einer Mitarbeiterbesprechung 6.2. Praxisprobleme und neue Anwendungen 6.3. Eignung einer Mitarbeiterbesprechung als Instrument

struktureller Kommunikation

7. Literaturverzeichnis

Abbildung 1: Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die

Abbildung 2: Formen des Delegierens von Aufgaben Abbildung 3: Mustertagesordnung Abbildung 4: Musterbesprechungsraum 1 Abbildung 5: Musterbesprechungsraum 2 Abbildung 6: Musterbesprechungsraum 3 Abbildung 7: Bestuhlungsformen einer Mitarbeiterbesprechung Abbildung 8: Besprechungsablauf Abbildung 9: Musterprotokoll Abbildung 10: Teilung und Weitergabe von Wissen im Unternehmen Abbildung 11: Organisatorische Vorbereitung ausreichend?

1. Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die Unternehmenskommunikation

Abbildung 1: Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die

Unternehmenskommunikation 1

Der Begriff der Unternehmenskommunikation umfasst sowohl die betriebliche interne Kommunikation, als auch die externe Kommunikation, d.h. zum Beispiel die Kommunikation mit externen betrieblichen Partnern und Kunden. Der für diese Hausarbeit relevante Bereich stellt die interne Kommunikation dar, die sich wiederum als Instrument der Unternehmenskommunikation in zwei wesentliche Teilbereiche untergliedern lässt. Es handelt sich hierbei um die Informationsvermittlung und die Dialogführung. Die Mitarbeiterbesprechung lässt sich dem Teilbereich der Dialogführung zuordnen und stellt im Wesentlichen den sprachlichen Austauschprozess zwischen Führungskraft und unterstellten Mitarbeitern dar.

Die Bedeutung der Unternehmenskommunikation verdeutlicht Dieter Herbst, der definiert, dass eine gut organisierte und funktionierende Unternehmens- kommunikation Orientierung gibt, aktiv erklärt statt passiv zu verteidigen und

1 nach Meier 2002, S. 15

eine Prozess- statt Ergebniskommunikation ist. Sie bezieht alle Kommunikations- partner mit ein, ist widerspruchsfrei, systematisch, dauerhaft, flexibel, anpassbar und bedürfnisorientiert. 1 Inwiefern eine Mitarbeiterbesprechung diese Kriterien erfüllen kann, soll anhand verschiedener Merkmale überprüft werden, in denen vor allem die Vorbereitung und der Ablauf einer Mitarbeiterbesprechung fokussiert werden.

2. Abgrenzung der Mitarbeiterbesprechung

Häufig ist eine eindeutige Trennung synonymer Begriffe schwierig, da in der betrieblichen Praxis entsprechende Bezeichnungen unterschiedlich definiert und verwendet werden. Hier soll vor allem eine Abgrenzung zum Mitarbeitergespräch und der Sitzung durchgeführt werden.

Wesentliche Kriterien, die eine Einteilung in die verschiedenen Instrumente der Unternehmenskommunikation ermöglichen, sind die Anzahl der Teilnehmer und deren Stellung im Unternehmen, der Anlass bzw. das Ziel, die Häufigkeit und die Zeitdauer der Zusammenkunft 2 .

2.1 Mitarbeiterbesprechung

Die Mitarbeiterbesprechung ist eine Unterredung der Führungskraft mit mindestens zwei Unterstellten. Sie findet in regelmäßigen Intervallen statt und setzt Ihren inhaltlichen Schwerpunkt auf den Austausch unterschiedlicher Meinungen von Mitarbeitern und der Führungskraft 3 . Ziel ist es Erfahrungen, Kenntnisse und Auffassungen der teilnehmenden Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess der Führungskraft einzubeziehen, um den Betriebserfolg zu maximieren. Die Entscheidungsbefugnis über angesprochene Punkte liegt beim Vorgesetzten, der seine Entscheidung entweder entsprechend der Beratung oder aber auch entgegen dieser fällen kann. 4 Die Mitarbeiterbesprechung dauert in der Regel 0,5 bis maximal 2 Stunden. 5

1 Vgl. Herbst 2003, S. 487 2 Vgl. Kießling-Sonntag 2005, S. 18 3 Vgl. Bröckermann 2003, S. 353 4 Vgl. Höhn 1971, S. 16, 29 5 Vgl. Kießling-Sonntag 2005, S. 21, Reppesgaard 2004, S. 2

Sie stellt einen Teilbereich der vertikalen Kommunikation im Unternehmen dar in der die Führungskraft entweder einen autoritären oder aber einen kooperativen Führungsstil verwenden kann. Möchte die Führungskraft von Beginn an klare Anweisungen an die unterstellten Mitarbeiter delegieren, verwendet sie den autoritären Führungsstil (Top down Verfahren). 1 Stehen die Beiträge der Mitarbeiter im Vordergrund, hält sich die Führungskraft mit dem eigenen Redeanteil stark zurück und wählt einen kooperativen Führungsstil (bottom up Verfahren). Die Führungskraft und die teilnehmenden Mitarbeiter argumentieren dabei während der Besprechung auf einer hierarchischen Ebene. 2 Im Rahmen der weiteren Ausarbeitung wird der kooperative Führungsstil analysiert und näher erläutert, da 92% aller deutschen Führungskräfte diesen in einer Mitarbeiterbesprechung verwenden. 3

2.2 Mitarbeitergespräch

Eine Unterredung der Führungskraft mit nur einem Unterstellten nennt man

Mitarbeiterbesprechung ist hier der 4-Augen-Kontakt. 4 Die Aufgabenstellung und die zeitliche Dauer entsprechen den Merkmalen der Mitarbeiterbesprechung, jedoch ergeben sich kommunikative Abweichungen. Das Mitarbeitergespräch findet in einem noch persönlicheren Rahmen statt und beinhaltet eine sehr vertrauliche Note. Zudem kann das Mitarbeitergespräch thematisch in unterschiedlichen Formen auftreten (Einführungsgespräch, Feedbackgespräch, Disziplinargespräch …usw.), die wiederum kommunikative Besonderheiten beinhalten. 5 Diese Ausprägungen werden in der folgenden Erarbeitung nicht weiter ausgeführt. Generell gilt, dass es in einer Mitarbeiterbesprechung vorrangig um die Bearbeitung von Sachthemen geht, wohingegen das Mitarbeitergespräch häufig eine Thematisierung der Arbeitsbeziehung von Vorgesetztem und Mitarbeiter beinhaltet.

2 Vgl. Bröckermann 2003, S. 353 3 Vgl. Wagner, www.hernstein.at, 2005

4 Vgl. Höhn 1972, S. 29 5 vgl. Mentzel et. al. 2003, S. 14

2.3 Sitzung

Die Sitzung umfasst eine etwas umfangreichere Personenzahl als die Mitarbeiterbesprechung bzw. das Mitarbeitergespräch. Die teilnehmenden Personen sind oft auf der gleichen hierarchischen Ebene (z.B. Vorstandsmitglieder). Im Vordergrund steht hier eine schnelle Entscheidungs- findung bzw. eine prägnante Verhandlung statt eines Informations- und Meinungsaustausches. Sie findet ebenfalls in regelmäßigen Abständen statt, kann allerdings mehrere Stunden oder sogar einen ganzen Tag andauern. 1

3. Die Mitarbeiterbesprechung im Harzburger Modell

Das Modell basiert auf dem Ansatz der Delegation von Verantwortung (Management by Delegation). „Die Delegation als Komponente der formalen Organisationsstruktur umfasst Regelungen bezüglich der Zuordnung von Entscheidungsbefugnissen in sozio-technischen Systemen“. 2 Es beinhaltet die Neuverteilung der Aufgaben einer Institution und die damit zusammenhängenden Kompetenzen auf möglichst niedrige Unternehmensebenen. Es soll ein Wandel vom Mitarbeiter als Befehlsempfänger, zur engagierten und hoch motivierten Personalkraft mit Weisungsbefugnis vollzogen werden. 3 Das Modell vermittelte vor allem in den 70er Jahren Führungskräften Wissen, wie sie eine Delegation von Verantwortung und der damit verbundenen Stellenbeschreibung im Mitarbeiterverhältnis durchführen konnten. Der traditionelle autoritäre Führungsstil sollte umgangen und von einem, durch persönliche Motive geprägten, neuen Stil ersetzt werden. Brachliegende Handlungsbedürfnisse sollten so seitens der Mitarbeiter reaktiviert und in den betrieblichen Alltag integriert werden. 4 Weiterhin beinhaltete das Modell Führungsanweisungen, Stellvertretungen, Dienstaufsichten und Erfolgskontrollen, Zielvereinbarungen, und eben auch die Mitarbeiterbesprechungen, die als wesentliches Teilelement hier von wichtiger Bedeutung war. Als Instrument vertikaler Kommunikation im Unternehmen bot

1 Vgl. Kießling-Sonntag 2005, S. 20 2 Siedenbiedel 2001, S. 118 3 Vgl. o.V., www.finanzxl.de

4 Vgl. o.V., www.finanzxl.de