Inhaltsverzeichnis:
I Abkürzungsverzeichnis V
II Abbildungsverzeichnis VI
1 Einleitung 1
2 Grundlagen der Kennzahlen und der Kennzahlensysteme 1
2.1 Einführende Erläuterungen zu Kennzahlen und Kennzahlensysteme 2
2.1.1 Arten von Kennzahlen 4
2.1.2 Zweck, Ermittlung, Auswertung und Darstellung der Kennzahlen 7
2.1.3 Vergleichsmöglichkeiten durch die Ermittlung von Kennzahlen 9
2.2 Aufbau und Arten von Kennzahlensystemen 12
2.2.1 Das DuPont-System of Financial Control 14
2.2.2 Das ZVEI-Kennzahlensystem 15
2.2.3 Das Rentabilitäts- und Liquiditätskennzahlensystem 17
2.2.4 Die Balanced Scorecard 17
3 Eine einführende Übersicht in die Hotelbranche 19
3.1 Der Ist-Zustand auf dem deutschen Hotelmarkt 21
3.2 Die Destination Berlin 24
3.3 Operative Kennzahlen in der Hotellerie 25
3.3.1 Kennzahlen im Bereich Logis 25
3.3.2 Kennzahlen im Bereich Food and Beverage 30
3.3.3 Kennzahlen im Personalbereich 34
4 Die Frühaufklärung als ein Instrument des Controlling 39
4.1 Einführung in das Gebiet Frühaufklärung 40
4.2 Systeme der Früherkennung 45
4.2.1 Zielsetzung und Inhalte der operativen Früherkennungssysteme 47
4.2.2 Aufgaben von operativen Früherkennungssystemen 48
4.3 Bedeutung der Kennzahlen als Basis der Früherkennung 49
5 Untersuchung in der Hotelbranche 50
5.1 Vorgehensweise bei der Datenerhebung 51
5.2 Deskriptive Darstellung und Auswertung der Datenerhebung 52
5.2.1 Fragebogenumfrage 52
II
5.2.2 Persönlich durchgeführte Interviews 58 5.3 Einordnung der Untersuchungsergebnisse 65 6 Früherkennung in der Hotelbranche 67 6.1 Zusammenführung der bestehenden und der erarbeiteten Ansätze 68
6.1.1 Branchenneutrale Ansätze im Controlling 68
6.1.2 Einbezug der Ergebnisse der Untersuchung 73 6.2 Ableitung einer Früherkennungssystematik für die Hotelbranche 76 6.3 Bewertung der kennzahlengesteuerten Früherkennung in der Hotellerie 80 7 Ausblick 82 III Anhang 83 IV Literaturnachweis 89
III
I Abkürzungsverzeichnis:
Abb. -Abbildung Aufl. -Auflage BSC -Balanced Scorecard bzw. -beziehungsweise ca. -circa DB -Deckungsbeitrag d.h. -das heißt etc. -et cetera evtl. -eventuell F&B -Food & Beverage f. -folgende ff. -fortfolgende ggü. -gegenüber Hrsg. -Herausgeber Mio. -Millionen Mrd. -Milliarden RevPar -Revenue per available Room ROI -Return on Investment S. -Seite u.a. -unter anderem u.a.m. -und anderes mehr USoA -Uniform Systems of Accounts usw. -und so weiter u.U. -unter Umständen v.a. -vor allem Vgl. -Vergleiche WE -Wareneinsatz z.B. -zum Beispiel
IV
II Abbildungsverzeichnis:
Abb. 1: Arten von Kennzahlen
Abb. 2: Spitze des DuPont-Systems of Financial Control
Abb. 3: Schematischer Aufbau des ZVEI-Kennzahlensystems
Abb. 4: Die vier Perspektiven der Balanced Scorecard
Abb. 5: Struktur des Gastgewerbes
Abb. 6: Inhalte der Begriffe Frühwarnung, Früherkennung, Frühaufklärung
Abb. 7: Fragebogen-Auswertung: Bewertung Kennzahlen Bereich Logis
Abb. 8: Fragebogen-Auswertung: Bewertung Kennzahlen Bereich F B
Abb. 9: Fragebogen-Auswertung: Bewertung Kennzahlen Bereich Personal
V
1 Einleitung
Früherkennung ist ein gleichermaßen umfangreiches als auch weitestgehend unausgereiftes Gebiet innerhalb des Controlling. Durch die zunehmende Beachtung des Risikomanagements als ein wirkungsvolles Instrument zur Erkennung von Veränderungen im Unternehmensumfeld, die Chancen oder Bedrohungen darstellen können, rückt die Früherkennung verstärkt in den Blickpunkt des Managements. 1 Gerade in einer Branche wie der Hotellerie, die von weiter zunehmenden Verdrängungswettbewerb und Kostendruck mit steigendem Fixkostenanteilen geprägt ist, kann dieses Controlling-Teilgebiet ein wirkungsvollen Ansatz darstellen, um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können. 2 , 3
Ziel dieser Diplomarbeit ist es, den derzeitigen Stand in der Hotelbranche bezüglich der kennzahlengestützten operativen Früherkennung als ein Teilgebiet der gesamten Früherkennung zu erarbeiten und mit den in der Literatur vorhandenen theoretischen Grundlagen zu vergleichen. Daraus folgernd sollen Ansätze für eine in der Praxis anwendbare Systematik aufgezeigt werden. Dazu werden zunächst in den nachstehenden Kapiteln die Grundlagen zu den Bereichen Kennzahlen und Kennzahlensysteme (Kapitel 2), der Hotelbranche (Kapitel 3) und der Frühaufklärung als ein Instrument des Controlling (Kapitel 4) dargelegt. Den Schwerpunkt bildet die in Kapitel 5 beschriebene eigenständig durchgeführte Untersuchung in der Hotelbranche. Diese gliedert sich in die beiden Teilbereiche der persönlichen Interviews und einer Fragebogenumfrage. Daraus abgeleitete Ansätze zur operativen Früherkennung werden im darauffolgenden Kapitel erarbeitet. Eine kritische Bewertung dieser Ergebnisse inklusive eines Ausblickes auf die zukünftig mögliche und notwendige Entwicklung wird im Anschluss daran gegeben. Die Diplomarbeit schließt mit einem Fazit, indem der Inhalt die Ergebnisse kurz wiedergegeben werden.
2 Grundlagen der Kennzahlen und der Kennzahlensysteme
Einleitend ist es zunächst sinnvoll zu erläutern, was im wissenschaftlichen Kontext unter Kennzahlen und darauf aufbauend unter gesamten Kennzahlensystemen verstan-
1 Vgl.Jossé, G. (2004), S. 4
2 Vgl. http://www.dehoga-berlin.de/uploads/0/pressemitteilungen/dehogabranchenbericht_mai_2006.pdf
3 Vgl. Gewald, S. (2001), S.4
1
den wird. Im weiteren Verlauf kann dann auf branchenspezifische Kennzahlen in der Hotellerie und deren speziellen Sparten eingegangen werden. Dazu wird zunächst eine grundlegende, allgemeine Definition vermittelt, anschließend werden unterschiedliche Arten von Kennzahlen vorgestellt. Im Weiteren wird der Zweck von Kennzahlen, deren Ermittlung, Auswertung und Darstellung behandelt, die Vergleichsmöglichkeiten durch die Ermittlung von Kennzahlen angesprochen und daraus entwickelte Typen von Kennzahlensystemen dargestellt.
2.1 Einführende Erläuterungen zu Kennzahlen und Kennzahlensysteme
„Ein klassisches Controlling-Instrument stellen Kennzahlen bzw. Kennzahlensysteme dar.“ 4 Der Kennzahlenbegriff hat eine vielseitige Entwicklung durchlaufen. Dabei hat sich in der Wissenschaft ein relativ einheitlicher, allgemein akzeptierter Kennzahlenbegriff herausgearbeitet. „Kennzahlen bezeichnen jene Zahlen, die quantitativ erfassbare Sachverhalte in konzentrierter Form wiedergeben.“ 5 , 6 Die wichtigsten Elemente einer Kennzahl sind demnach der Informationscharakter, die Quantifizierbarkeit und die spezifische Form der Information. 7 , 8 Diese Messgrößen geben relevante Tatbestände sowie Zusammenhänge in einfacher, verdichteter Form wieder. 9 , 10 Dabei ist die Wahl einer korrekt ermittelten Datengrundlage, welche im Hinblick auf die Fragestellung eine ur-teilsfähige Aussage zulässt, von entscheidender Bedeutung. 11 Bei der Verwendung von Kennzahlen besteht in der Praxis die Frage nach dem Umfang der Kennzahlenermittlung. Einerseits existiert der Anspruch, dass alle Bereiche des Unternehmens abgebildet und analysiert werden. Andererseits besteht die Gefahr, dass eine unüberschaubare Menge von Informationen entsteht. 12 , 13 Kennzahlen sollen vor allem als Instrument der Unternehmensführung Managementaufgaben im Bereich der Leistungs-erstellung unterstützen. 14 , 15 Der Informationsnutzen ergibt sich nicht durch die Kennzahl an sich,
4 Stelling, J. (2003), S. 275
5 Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 381
6 Vgl. auch: Reichmann, T. / Lachnit, L. (1976), S. 705-723
7 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 381
8 Vgl. Lachnit, L. (1979), S. 19
9 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 359
10 Vgl. Horváth, P. (2001), S. 568
11 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 148
12 Vgl. Staehle, W. (1969), S. 66
13 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382 ff.
14 Vgl. Thomas, G. (1989), S. 209
15 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 275
2
sondern erst durch deren Interpretation. 16 In diesem Zusammenhang muss neben der Qualität der ermittelten Daten auch beachtet werden, dass eine differenzierte Beurteilung zusätzlicher Einflussgrößen während des Interpretationsprozesses zu unterschiedlichen Annahmen der Entscheidungsträger führen kann. 17 Diese unzureichende Objektivität einer Kennzahl zeigt sich vor allem bei zwischenbetrieblichen Vergleichen, ein Teilbereich des so genannten „Benchmarking“. 18 , 19 Zusätzlich wird die Interpretation einer Kennzahl dadurch erschwert, dass aufgrund der Verdichtung der Informationen aus ihr nicht ersichtlich ist, wie sich die zugrunde liegenden Größen der Kennzahl verändert haben. 20 Die Problematik der Interpretation belegt die beschränkte Aussagekraft einer einzelnen, für sich betrachteten Kennzahl. 21 Diese lässt die Zusammenhänge, welche sich hinter dem Sachverhalt verbergen, nicht erkennen. 22 , 23 Erst der Vergleich der Relationen im Zusammenhang mit anderen Kennzahlen und deren Einbettung in den betrieblichen Gesamtzusammenhang erlaubt eine aussagekräftige Entscheidungsfindung. 24
Die dargestellten Probleme und Grenzen von einzelnen, für sich betrachteten Kennzahlen zeigen die Notwendigkeit einer Integration in ein geschlossenes Kennzahlensystem. 25 , 26 , 27 , 28 Dadurch wird eine höhere Aussagefähigkeit der einzelnen Kennzahlen erreicht und die Interpretationsfreiheit eingeschränkt. 29 Da ein Kennzahlensystem zumindest an der Spitze auf wenige Schlüsselkennzahlen begrenzt ist, vermittelt es dem Management zugleich einen schnellen und umfassenden Überblick über die aktuelle Unternehmenssituation. 30 Allgemein definiert wird ein Kennzahlensystem als „…die systematische Zusammenstellung von Kennzahlen, die in einer sachlich sinnvollen Beziehung zueinander stehen, einander ergänzen oder erklären und insgesamt auf ein
16 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382 ff.
17 Vgl. Gaitanides, M. (1979), S. 57 ff.
18 Vgl. Weber, J. / Sandt, J. (2001), S. 27 ff.
19 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 19f.
20 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382 ff.
21 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 385
22 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 385
23 Vgl. Lachnit, L. (1976), S. 216
24 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 385
25 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 385
26 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 360
27 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 21f.
28 Vgl. Reichmann, T. / Lachnit, L. (1976), S. 705-723
29 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 19
30 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 304f.
3
gemeinsames, übergeordnetes Ziel ausgerichtet sind.“ 31 Diese Gesamtheit von Kennzahlen dient somit dem Zweck, den Betrachtungsgegenstand möglichst ausgewogen und vollständig zu erfassen. 32 Diese Definition bezieht nicht nur rechentechnisch mit-einander verknüpfte Kennzahlen, sondern auch solche mit ein, zwischen denen lediglich ein sachlogischer Zusammenhang besteht (siehe unter Punkt 2.2). 33 , 34 , 35 Die Aufgaben von Kennzahlensystemen können übersichtlich in vier Gruppen zusammengefasst werden: 36 In Abbildungsaufgaben über das tatsächliche und zukünftige Geschehen, in Informationsaufgaben (schnelle Übermittlung und problembezogene Lenkung der Informationsbeschaffung), in Planungsaufgaben (Simulationsmodelle ermöglichen die Bewertung möglicher Handlungskonsequenzen) und in Kontrollaufgaben (als ein Suchschema für die Ursachen- und Schwachstellenanalyse).
2.1.1 Arten von Kennzahlen
Eine Systematisierung der vielfältigen Kennzahlen erfolgt in der Literatur nach unterschiedlichen Kriterien. 37 , 38 , 39 , 40 Die nachfolgende Übersicht gibt einen Überblick über wesentliche Kriterien zur Unterscheidung von Kennzahlen (siehe Abbildung 1). Dabei lässt sich als Schwerpunkt in der betriebswirtschaftlichen Praxis die Unterteilung der Kennzahlen in absolute und relative feststellen. 41 , 42 , 43 , 44 , 45 Absolute Kennzahlen können „…mengen-, wertmäßige oder dimensionslose Einzelzahlen, Summen, Differenzen oder Mittelwerte sein.“ 46 Sie geben über die Größe eines Tatbestandes Auskunft, vergleichen jedoch keine Zahlen. Verhältniszahlen, oder auch Relativkennzahlen genannt, 47 , 48 sind aussagefähiger als die absoluten Zahlen, da sie sich auf eine Vergleichs-
31 Horváth,P. / Reichmann, T. (2003), S. 385
32 Vgl. Lachnit, L. (1976), S. 216
33 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 39
34 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
35 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 385ff.
36 Vgl. hier und im Folgenden: Stelling, J. (2003), S. 276
37 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 41
38 Vgl. Meyer, C. (1994), S. 6 f.
39 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 359 ff.
40 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 17f.
41 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
42 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 11
43 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382
44 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 21f.
45 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 359 ff.
46 Stelling, J. (2003), S. 276
47 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
48 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 359
4
zahl beziehen. 49 „Da Absolutzahlen nur Informationen liefern, über deren Zustandekommen sie aber nichts aussagen, wird mit der Verhältnisbildung versucht, einen vermuteten oder empirisch belegten Zusammenhang zwischen verschiedenen Sachverhalten auszudrücken.“ 50
Abb. 1: Arten von Kennzahlen
Quelle: In Anlehnung an: Groll, K.-H. (1991), S. 16ff. und Geiß, W. (1986), S. 51ff. „Setzt man zwei absolute Zahlen zueinander in Beziehung, so ergeben sich Verhältniszahlen.“ 51 Die relativen Zahlen unterscheiden sich in Gliederungs-, Beziehungs- und Indexzahlen. 52 , 53 Gliederungszahlen bilden die Relation zwischen einer Teilgröße und der zugehörigen Gesamtgröße ab. 54 , 55 Ein Beispiel hierfür ist die Eigenkapitalquote, errechnet aus dem Verhältnis von Eigenkapital als „Teilbereich“ zur Gesamtheit Gesamtkapital. Entscheidend ist dabei, dass ein sachlicher Zusammenhang zwischen den Größen im Zähler und Nenner besteht. Bei den Beziehungszahlen hingegen werden zwei Größen in Relation gesetzt, ohne dass eine der beiden eine übergeordnete Gesamtgröße darstellt, es handelt sich um verschiedenartige Größen. Prägnante Beispiele sind die Rentabilitätsbegriffe, bei denen bestimmte Gewinngrößen ins Verhältnis zum Kapital gesetzt werden. 56 Die dritte Form von Relativzahlen bilden die Indexzahlen. „Indexzahlen dokumentieren die zeitliche Entwicklung einer Größe.“ 57 Dabei wird als Ausgangswert eine Basisgröße fixiert, auf die sich die zeitlich nach- 49 Vgl.Preißner, A. (1999), S. 176
50 Stelling, J. (2003), S. 276
51 Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 552
52 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 360
53 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382
54 Vgl. hier und im Folgenden: Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 553ff.
55 Vgl. hier und im Folgenden: Stelling, J. (2003), S. 276
56 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 359
57 Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 553
5
folgenden Werte als Relation (meist in Prozent zur Basis 100% oder als absolute Werte zum Basiswert 1) beziehen. 58
Als Beispiele können die zeitliche Veränderung eines Personal- oder auch eines Lohnkostenindex aufgeführt werden. 59
Neben der vorrangigen Einteilung unter diesen statistischen Gesichtspunkten gibt es weitere Unterscheidungsmöglichkeiten. 60 , 61 Eine ist die Einteilung nach der Informa-tionskategorie. 62 Dabei kann man in monetäre und in nicht-monetäre Größen unterscheiden. Als monetäre Kennzahlen werden solche bezeichnet, die mit einer wertmäßigen Größe ausgestattet sind, z.B. der Deckungsbeitrag oder die verschiedenen Kostenarten. Dahingegen stellen nicht-monetäre Größen Mengen- und Zeitgrößen dar. Beispiele sind die Anzahl von bearbeiteten Aufträgen oder von Produktionsdauern. Eine weitere Einteilung ist die nach dem betriebswirtschaftlichen Inhalt. Dabei wird unterschieden, ob die Kennzahlen das Unternehmen als Ganzes betreffen oder nur einzelne betriebliche Funktionalbereiche. 63 Die Kennzahlen zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmung als Ganzes beinhalten Kennzahlen zur Erfolgslage, wie z.B. Rentabilität, Gewinn, Kosten und Kennzahlen zur Finanzlage, also der Kapital- und Vermögensverhältnisse. Kennzahlen einzelner Unternehmensbereiche dienen hingegen zur Planung, Steuerung und Kontrolle einzelner betrieblicher Funktionen, z.B. den Bereichen Beschaffung, Lagerwirtschaft oder Vertrieb. Als vierte größere Einteilung unterscheidet man nach der Herkunft der Kennzahlen, präzise, ob es sich um interne oder externe Kennzahlen handelt. 64 Die internen Kennzahlen sind verlässlicher und aus-sagefähiger als die externen, da das Unternehmen weiß, wie diese ermittelt wurden und mit welchen Ungenauigkeiten sie eventuell behaftet sind. Sie liefern Aussagen zu Sachverhalten, welche die Leistungsfähigkeit funktionsorientierter Profit Center dokumentieren. 65 Externe Kennzahlen werden zum einen von Institutionen ermittelt oder aus veröffentlichtem Material abgeleitet. Darüberhinaus ermitteln externe Analytiker, wie z.B. Banken, bei betriebswirtschaftlichen oder steuerlichen Prüfungen Kennzahlen. 66
58 Vgl. Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 553
59 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 360
60 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 27ff.
61 Vgl. Meyer, C. (1994), S. 6f.
62 Vgl. hier und im Folgenden: Geiß, W. (1986), S. 27ff.
63 Vgl. hier und im Folgenden: Groll, K.-H.. (1991), S. 16f.
64 Vgl. hier und im Folgenden: Groll, K.-H.. (1991), S. 17f.
65 Vgl. Schulte, C. (1996), S.408
66 Vgl. Groll, K.-H.. (1991), S. 17f.
6
Neben dieser vorgestellten „klassischen“ Einteilung von Kennzahlen, die auf grundlegende Literaturen fußt, existieren weitere Einteilungen, die meist situationsbezogen auf bestimmte Problemfälle sind. Eine Typologie ist z.B. die Anlehnung an die Dimensionen der Balanced Scorecard, indem in die fünf Bereiche Finanzkennzahlen (Betriebsergebnis, Cash Flow), Markt- und Kundenkennzahlen (Kundenzufriedenheit und Marktanteil), Prozesskennzahlen (Durchlaufzeit, Ausschussquote), Mitarbeiterkennzahlen (Fluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit) und Innovationskennzahlen (Anzahl Patentanmeldungen, Anzahl Verbesserungsvorschläge) unterteilt wird. 67 Diese Einteilung sei stellvertretend als Beispiel für eine wertschöpfungsorientierte Typologisierung aufgeführt, um aufzuzeigen, dass gerade in den letzten Jahren bei Kennzahlen Schwerpunkte auf aktuelle Entwicklungen gelegt werden.
2.1.2 Zweck, Ermittlung, Auswertung und Darstellung der Kennzahlen
Wie zuvor erwähnt, besteht der Zweck einer Kennzahl darin, Informationen in konzentrierter Form über einen betrieblichen Sachverhalt wiederzugeben. 68 Wesentliche Funktionen, die Kennzahlen dabei erfüllen, sind die Operationalisierungsfunktion, die Anregungsfunktion, die Vorgabefunktion, die Steuerungsfunktion, die Kontrollfunktion und die Funktion der Wirtschaftlichkeit. Kennzahlen werden gebildet und berechnet, um Unternehmensziele messbar zu machen. Demzufolge müssen für die operationalen Ziele der Zeitbezug, das Zielausmaß und die Messbarkeit vorgegeben sein. 69 Quantitative Ziele können somit als Kennzahlen ausgedrückt werden und unterstützen den Entscheidungsprozess. 70 Als Anregungsfunktion dienen Kennzahlen der Erkennung von Anfälligkeiten und Veränderungen. 71 Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die Verwendung von Kennzahlen als Früherkennungsinstrumente. Steuert ein Unternehmen auf kritische Werte zu, die zuvor definiert wurden, so kommt den Kennzahlenwerten eine Signalfunktion zu. 72 Bei der Budgeterstellung wiederum haben Kennzahlen eine wichtige Vorgabefunktion für die Zielstellung. Sie dienen als Grundlage für alle strategischen und operativen Entscheidungen. 73 Diese Vorgabewerte ergeben sich aus den Zielen, Plänen und Planzahlen, die dann für die Entscheidungsebenen abgeleitet
67 Vgl. Weber, J. / Sandt, J. (2001), S. 10f.
68 Vgl. Horváth, P. (2001), S. 568
69 Vgl. Gladen, W. (2003), S. 59f.
70 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 51
71 Vgl. Preißner, A. (1999), S. 175
72 Vgl. Probst, H.-J. (2004), S. 14
73 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 16
7
werden. Aufgrund der Vorgabe können später im Rahmen der periodischen Kontrolle Ursachen und Abweichungen analysiert und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. 74 Weiterhin können durch schon wenige Kennzahlen Steuerungsfunktionen im Unternehmen initiiert werden. 75 Als Eckdaten vermitteln sie ein Bild der Zukunft. Es werden Maßnahmen vorgegeben, um eine Zielerreichung zu gewährleisten. 76 Komplexe Sachverhalte werden verständlicher dargestellt, die Führungskräfte werden über Zusammenhänge im Rahmen von Reports informiert. 77 , 78 Einflussfaktoren des Erfolges, Ursachen für Mängel und Auswirkungen von Schwächen werden erkennbar. 79 Insbesondere werden Kennzahlen erfasst, um Soll-Ist-Abweichungen zu erkennen und haben somit als Basis von Abweichungsanalysen eine Kontrollfunktion. 80 , 81 , 82 Die Ursachen und kausalen Zusammenhänge werden analysiert und geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen. Definitiv dienen Kennzahlen auch zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Sie sollen dabei unterstützen, wirtschaftliche Schwächen zu beheben. 83 Diese Funktionen gehen zum großen Teil ineinander über und verdeutlichen, dass im Bereich des operativen Controlling ein komplexes „Measurement-System“ mit Hilfe von Kennzahlen betrieben wird. 84
Um aus Kennzahlen sinnvolle Aussagen ableiten zu können, müssen sie im Rahmen der Datengewinnung ermittelt werden. Der gesamte Prozess von der Kennzahlenermittlung über die Darstellung bis hin zur Auswertung findet normalerweise im Rahmen des Berichtswesens als Teilaufgabenbereich des Controlling statt. 85 Dabei sollten die zu gewinnenden Daten Aktualität besitzen und regelmäßig erfasst werden. 86 , 87 Beispielsweise werden die Daten täglich und einige monatlich ermittelt. Jedoch existieren auch Kennzahlen, die nur quartalsweise bestimmt werden, wie zum Beispiel die Mitarbeiter- 74 Vgl.Schroeter, B. (2002), S. 206ff.
75 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 363ff.
76 Vgl. Probst, H.-J. (2004), S. 14
77 Vgl. Michel, R. (1999), S. 22ff.
78 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 206ff.
79 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 206ff.
80 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 206ff.
81 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 90ff.
82 Vgl. Horváth, P. / Reichmann, T. (2003), S. 382
83 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 16
84 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 93
85 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 340ff.
86 Vgl. Michel, R. (1999), S. 17ff.
87 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 342
8
zufriedenheit. 88 Weiterhin sollte sich die Datengewinnung auf ein überschaubares Minimum an Kennzahlen beschränken, die Relevanz für die zu treffenden Entscheidungen besitzen. 89 Diese Kennzahlen müssen leicht errechenbar sein, was ebenfalls regelmäßig unter Verwendung der gleichen Methode zum Zweck der Vergleichbarkeit erfolgen muss. 90 Als Quellen für die Erhebung der Daten sind alle Funktionalbereiche des Unternehmens zu nennen. 91 Da es nicht ausreicht, Kennzahlen lediglich zu ermitteln, müssen sie in einer übersichtlichen Art und Weise im Rahmen der Reports dargestellt werden, um die darauf folgenden Vergleiche und Auswertungen zu ermöglichen. 92
2.1.3 Vergleichsmöglichkeiten durch die Ermittlung von Kennzahlen
Einen wesentlichen Teil der Auswertungsmethoden nehmen die Kennzahlenvergleiche ein. Grundsätzlich können sie als Zeitvergleich, Soll-Ist-Vergleich oder Betriebsvergleich, unter dem auch das so genannte Benchmarking fällt, durchgeführt werden. 93 , 94 , 95 Beim innerbetrieblichen Zeitvergleich werden gleiche Sachverhalte verschiedener Zeitperioden verglichen und Ist-Kennzahlen des Berichtszeitraumes den Ist-Kennzahlen der Vorperiode gegenübergestellt. Damit wird ein Bild über die Entwicklung des betrachteten Bereiches geschaffen. 96 Der Zeitvergleich ist auf alle Größen anwendbar, somit auch auf Planwerte, wenn z.B. die beabsichtigte Steigerungsrate der nächsten Planungsperioden verdeutlicht werden soll. 97 „Der Zeitvergleich ist sowohl als Zeitraum- und Zeitpunktvergleich möglich.“ 98 Eine Beurteilung der Zahlenentwicklung kann mit Indexwerten erleichtert werden. Hat sich beispielsweise die Produktivität der Mitarbeiter verändert, kann die Veränderung mit Indexzahlen verdeutlicht werden. Die Vorperiode wird als Basisperiode mit dem Ausgangswert 100 gesetzt. Der aktuelle Wert der Berichtsperiode drückt folglich die Veränderung in Prozent gegenüber dem Basiswert aus. 99 Durch diese Verfahren können auch Kostensteigerungen in unterschiedlichen
88 Vgl. Michel, R. (1999), S. 17ff.
89 Vgl. Michel, R. (1999), S. 17ff.
90 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 17ff.
91 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 83
92 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 83
93 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 318ff.
94 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 9
95 Vgl. Michel, R. (1999), S. 18
96 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 318ff.
97 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 319
98 Peemöller, V. (2002), S. 319
99 Vgl. Michel, R. (1999), S. 18f.
9
Bereichen miteinander verglichen werden. 100 Mit Hilfe dieser Methode können komplette Indexreihen erstellt werden, welche beispielsweise die jährliche Veränderung einer Kennzahl zum ursprünglichen Basisjahr erkennen lassen. Der Zeitvergleich hat jedoch den Nachteil, dass nicht der Aussagewert der Vergangenheit erkannt sondern nur positive oder negative Veränderungen ggü. der Vergangenheit festgestellt werden. 101 Beim innerbetrieblichen Soll-Ist-Vergleich werden Ist-Kennzahlen mit deren Vorgabewerten, meistens aus der Budgetierung resultierend, verglichen. 102 Somit werden geplante und geschätzte Kennzahlen einerseits und effektive tatsächliche Kennzahlen andererseits miteinander verglichen. Beide müssen sich auf denselben Zeitpunkt oder Zeitraum beziehen. 103 Dieser Vergleich bietet den Vorteil einer vereinfachten Abweichungsanalyse. 104 Kritische Grenzen, die festgelegt werden, lösen in diesem Vergleich Warnsignale aus, auf die reagiert werden muss. 105 Somit findet sich bei den Soll-Ist-Vergleichen ein Ansatz für Frühwarnung wieder (siehe auch Kapitel 4). Zur Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen sind zudem zwei Kontrollverfahren anwendbar: Direkte und indirekte Kontrollen. 106 Bei direkten Kontrollen wird der Soll-Zustand unmittelbar zur Beurteilung des vorhandenen Ist-Zustandes vorgegeben oder entwickelt. Für jedes Objekt liegt ein spezieller Soll-Zustand vor, mit dessen Hilfe der Vergleich durchgeführt wird. Bei der indirekten Kontrolle wird eine Vergleichsgröße herangezogen, die mit dem Kontrollobjekt in einem funktionalen oder kausalen Zusammenhang steht. „Anstelle eines einzelnen Soll-Objektes tritt eine globale Größe, die eine pauschale Beurteilung des Sachverhalts erlaubt.“ 107 Dabei hängt die wirkungsvolle Auswahl der Kennziffer im Wesentlichen davon ab, ob die richtigen Grundlagen berücksichtigt wurden. Gegebenenfalls sind aus Unsicherheitsgründen Toleranzbereiche vorzugeben. 108 Als Folge der durchgeführten Soll-Ist-Vergleiche werden auch die Plan-Kennzahlen für das folgende Budget u.a. abgeleitet. 109 Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass diese Soll-Kennzahlen stark von den individuellen Zielvorstellungen der Unternehmensführung abhängen und somit subjektiv geprägt sind. 110
100 Vgl. Michel, R. (1999), S. 18f.
101 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 319
102 Vgl. Michel, R. (1999), S. 18f.
103 Vgl. Michel, R. (1999), S. 18f.
104 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 322
105 Vgl. Oehler, O. (1980), S. 20
106 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 322f.
107 Peemöller, V. (2002), S. 322
108 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 322
109 Vgl. Schroeter, B. (2002), S. 245
110 Vgl. Vollmuth, H.J. (2002), S. 37f.
10
Bei der dritten Vergleichsart, dem Betriebsvergleich oder auch externen Kennzahlenvergleich, werden den eigenen Unternehmenskennzahlen Vergleichswerte anderer Unternehmen des gleichen Zeitraumes gegenübergestellt. 111 Als eine Spezialform ist hier das „Benchmarking“ zu nennen, bei der die eigenen Daten mit den „branchenbesten“ Kennziffern verglichen werden. 112 Dieser Vergleich zählt mittlerweile in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil bei den Managementinstrumenten. 113 Der Begriff Benchmarking wird jedoch in der Literatur uneinheitlich gebraucht und auch für alle Betriebsvergleiche verwendet. Als Synonym für den Vergleich mit den Besten der Branche findet zunehmend das „Best Practice Benchmarking“ Anwendung. 114 Allgemein werden bei den externen Kennzahlenvergleichen Informationen über den Markt und die Konkurrenz eruiert, speziell Höchst- und Niedrigstwerte, Streubreiten und Mittelwerte der Mitbewerber. 115 Dies dient u.a. dazu, die eigenen Unternehmensdaten im Marktvergleich einzuordnen und eigene Schwächen und Stärken zu erkennen. 116 Dabei kann ein Vergleich sowohl mit Zahlen anderer Betriebe als auch Durchschnittswerten der Branche erfolgen. 117 Wichtig ist bei dem direkten Vergleich mit anderen Betrieben die richtige Einschätzung des Mitbewerbers bezüglich der Unternehmensstruktur und Marktausrichtung. Schwierigkeiten liegen oftmals in der mangelnden Nachprüfbarkeit der Daten sowohl der Branche als auch der einzelnen Mitbewerber, da die Gewinnung der Daten oftmals über externe Stellen erfolgt. 118 , 119 Der Erfolg hängt „…oft von der Beteiligung und Akzeptanz der Manager ab.“ 120 Da diese ihre Daten freiwillig zur Verfügung stellen, gelten gewisse ethische Grundregeln, die als Verhaltenskodex im Umgang mit den sensiblen Daten angesehen werden können. 121 Eine Weiterführung dieses Modells findet sich im so genannten „Internen Benchmarking“, bei dem einzelne Teilbereiche des eigenen Unternehmens oder Konzerns miteinander verglichen werden. 122
111 Vgl. Oehler, O. (1980), S. 18
112 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 136
113 Vgl. Kralicek, P. / Böhmdorfer, F. / Kralicek, G. (2001), S. 462
114 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 286
115 Vgl. Dobler, T. (1998), S. 136ff.
116 Vgl. Dobler, T. (1998), S. 136ff.
117 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 319
118 Vgl. Peemöller, V. (2002), S. 319
119 Vgl. Probst, H.-J. (2004), 49f.
120 Stelling, J. (2003), S. 288
121 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 288
122 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 287
11
Die Ziele des Benchmarking sind zum einen der Erhalt von realisierbaren Zielvorgaben durch den Vergleich mit den Leistungsstandards der anderen Unternehmen und zum anderen die Unterstützung des Lern- und Veränderungsprozesses, indem Erfahrungen und Fehler anderer Unternehmen analysiert werden können. 123
2.2 Aufbau und Arten von Kennzahlensystemen
Ein Kennzahlensystem kann definiert werden als „…eine geordnete Gesamtheit von Kennzahlen, die in sachlich sinnvoller Beziehung zueinander stehen, sich gegenseitig ergänzen und als Gesamtheit dem Zweck dienen, den Betrachtungsgegenstand möglichst ausgewogen und vollständig zu erfassen.“ 124 Wie angesprochen können einzelne Kennzahlen in den Systemen mathematisch oder sachlogisch miteinander verknüpft sein. 125 Besteht zwischen den Kennzahlen eine mathematische Verknüpfung, so wird dies als Rechensystem bezeichnet. 126 , 127 Dabei wird eine Spitzenkennzahl durch stufenweise Aufgliederung, Substitution oder Erweiterung des Nenners oder des Zählers in weitere Unterkennzahlen zerlegt. 128 , 129 „Die Spitzenkennzahl soll die betriebswirtschaftlich wichtigste Aussage des Systems in komprimierter Form vermitteln.“ 130 Bei dieser Vorgehensweise entsteht eine Kennzahlenpyramide, welche die Beziehungen zwischen den Kennzahlen darstellt und durch die mathematische Verknüpfung die Art dieser Beziehung aufzeigt. 131 Diese Verdeutlichung des Zusammenhanges von Ursache und Wirkung erleichtert die Analyse. 132 Zur Aufrechterhaltung der mathematischen Verknüpfung ist zumeist die Verwendung von Hilfskennzahlen erforderlich. Diese dienen der rechentechnischen Verknüpfung, besitzen jedoch keine oder nur geringe Aussagekraft und führen somit zu einer Aufblähung des Kennzahlensystems. 133 Sachlogisch verknüpfte Kennzahlensysteme hingegen beinhalten Verknüpfungen, die nicht oder nur teilweise quantifizierbar sind. 134 Oftmals existiert auch nicht eine
123 Vgl. Weber, J. (1999), S. 10
124 Lachnit, L. (1976), S. 216
125 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
126 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
127 Vgl. Wöhe, G. (1997), S. 865
128 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
129 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 368ff.
130 Horváth, P. (2001), S. 570
131 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 21
132 Vgl. Horváth, P. (2002), S. 570
133 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 31
134 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
12
Spitzenkennzahl allein. 135 , 136 Gelegentlich werden diese Kennzahlensysteme auch als Ordnungssysteme klassifiziert. 137 Es erfolgt eine systematische Bildung von Kennzahlengruppen, zwischen denen betriebswirtschaftliche Zusammenhänge bestehen. 138 Diese Vorgehensweise erlaubt die Aufnahme wichtiger Kennzahlen über wichtige Sachverhalte, zwischen denen keine mathematischen Beziehungen existieren. Dadurch zeichnet sich ein sachlogisch aufgebautes Kennzahlensystem gegenüber einem mathematisch verknüpften durch eine größere Flexibilität aus. 139 Aufgaben der Kennzahlensysteme zeichnen sich dadurch aus, dass durch eine systematische Auswahl von geeigneten Daten das Unternehmen modellartig dargestellt wird. 140 Erforderlich wird die Kennzahlenbildung durch die Tatsache, dass das Rechnungswesen eine unüberschaubare Datenmenge liefert, welche als Entscheidungs-grundlage ungeeignet ist. 141 , 142 Kennzahlensysteme haben somit die Aufgabe, einzelne Entscheidungsträger durch Informationsverdichtung und Zusammenfassung für unterschiedliche Entscheidungsebenen mit hinreichender Genauigkeit und Aktualität zu in-formieren. 143 Dabei müssen die zentralen Gesichtspunkte der Vollständigkeit und der Kompaktheit bei der Bildung eines Kennzahlensystems erfüllt werden. 144 Zur erfolgreichen Anwendung ist der verständliche und systematische Aufbau von Kennzahlensystemen von zentraler Bedeutung. Die Kennzahlen müssen einheitlich definiert und abgegrenzt werden. Widersprüche zwischen den Kennzahlen sind zu vermeiden. 145 Der Erkenntniswert eines Kennzahlensystems ist weitestgehend von einer erfolgreichen Abbildung der mit dem Kennzahlensystem verbundenen Zielsetzung abhängig. 146 Ein weiterer wichtiger Aspekt ist auch hier, ebenso wie bei der Ermittlung der Einzelkennzahlen, die Aktualität des verwendeten Datenmaterials. Der Nutzen ist ansonsten stark eingeschränkt. 147
135 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 276
136 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 368ff
137 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 85
138 Vgl. Küting, K. / Weber, J. (2001), S. 30
139 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 31f.
140 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 16
141 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 16
142 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 23
143 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 23
144 Vgl. Küpper, H.-U. (2005), S. 367
145 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 117ff.
146 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 117ff.
147 Vgl. Meyer, C. (1994), S. 28
13
2.2.1 Das DuPont-System of Financial Control
“Das DuPont-System of Financial Control wurde von dem Chemiekonzern DuPont 1919 als mathematisches, zerlegendes Kennzahlensystem mit Absolut- und Relativzahlen entwickelt.” 148 Es ist damit das älteste und bekannteste Kennzahlensystem. Als Spitzenkennzahl und oberstes Ziel steht der „Return on Investment“ (kurz ROI), welcher aus den Komponenten Umsatzrentabilität und Kapitalumschlag gebildet wird. Diese beiden Kennzahlen werden weiter zerlegt und bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt. 149 Das Kenn-ahlensystem dient der Kontrolle, da es die Einflussfaktoren analysiert und der Planung, da es zur Budgetierung von großem Vorteil ist. Als Steuerungsinstrument verknüpft es kosten- und finanzwirtschaftliche Aspekte miteinander. 150 Die folgende Abbildung zeigt die Spitze des systematischen Aufbaus des DuPont-Kennzahlensystems (Abbildung 2):
Abb. 2: Spitze des DuPont-Systems of Financial Control
Quelle: In Anlehnung an: Stelling, J. (2003), S. 277
Die Vorteile dieses Kennzahlensystems liegen in der Übersichtlichkeit und dem einfachen Aufbau. Die Spitzenkennzahl entwickelt sich aus den Unterkennzahlen, was eine zielgerichtete Ursachenanalyse ermöglicht. 151 Der Nachteil ist dabei gleichermaßen, dass das System nicht sehr in die Tiefe der Unternehmenseinflussgrößen vordringt und von eher kurzfristiger Orientierung ist. 152 Es existiert zudem eine starke Fokussierung auf finanzielle Kennzahlen, da es ursprünglich für die oberste Führungsebene entwickelt und auf bereits vorhandene Informationen des Rechnungswesens zurückgegriffen wur-
148 Stelling,J. (2003), S. 277
149 Vgl. Stelling, J. (2003), S. 277
150 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 38
151 Vgl. Probst, H.-J. (2004), S. 34
152 Vgl. Probst, H.-J. (2004), S. 34
14
de. 153 In der Praxis wurde das System deshalb erweitert und den jeweiligen Bedürfnissen angepasst.
2.2.2 Das ZVEI-Kennzahlensystem
Das ZVEI-Kennzahlensystem baut auf den Grundgedanken des DuPont-Systems auf und wurde erstmals 1970 veröffentlicht. 154 Es entstand durch die „Gemeinschaft des Betriebswirtschaftlichen Ausschusses des Zentralverbandes der Elektrotechnischen Industrie e.V. Frankfurt am Main (ZVEI)“. 155 Ausgangspunkt war eine stärker theoretisch ausgeprägte Entwicklung, die neben dem finanziellen Aspekt des ROI als Spitzenkennzahl weitere Bereiche berücksichtigen sollte, so z.B. die Rentabilität und die Liquidität. 156 Oberstes Ziel des ZVEI-Kennzahlensystems ist die Ermittlung der Effizienz eines Unternehmens, dazu wird inhaltlich eine Unterteilung in die Bereiche Wachstumsanalyse und Strukturanalyse vorgenommen. 157 Die Wachstumsanalyse gibt einen Überblick über die Veränderungen betrieblicher Geschehnisse im Zeitverlauf mit Indexkennzahlen im Vergleich zur Vorperiode. 158 Den eigentlichen Kern jedoch bildet die Strukturanalyse, welche Kennzahlen mathematisch zu einer Spitzenkennzahl verdichtet, um Informationen über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu liefern. Die Spitzenkennzahl ist die Eigenkapitalrentabilität. 159 Die folgende Abbildung zeigt das ZVEI-Kennzahlensystem in vereinfachter, schematischer Darstellung (Abbildung 3):
153 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 35
154 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
155 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
156 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
157 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
158 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
159 Vgl. Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 588
15
Abb. 3: Schematischer Aufbau des ZVEI-Kennzahlensystems Quelle: In Anlehnung an: Perridon, L. / Steiner, M. (2004), S. 588 Die Spitzenkennzahl „Eigenkapitalrentabilität“ wird durch die vier Sektoren Ergebnisbildung, Rentabilität, Kapitalstruktur und Kapitalbildung erklärt. Zusätzliche Hilfskennzahlen sollen den formalen Ableitungszusammenhang sichern. 160 Das ZVEI-Kennzahlensystem ist sehr umfangreich. Es besitzt über 200 Kennzahlen, darunter 87 Hauptkennzahlen. Die anderen stellen Hilfskennzahlen dar, die lediglich die mathematische Verknüpfung des gesamten Systems sicherstellen. 161 Der Vorteil des ZVEI-Kennzahlensystems liegt darin, dass aufgrund des Umfanges und der Genauigkeit eine tiefgehende Unternehmensanalyse ermöglicht wird. 162 Durch den Einbezug der Wachstumsanalyse und der Abgrenzung von sachlogisch gebildeten Kennzahlengruppen, sowie deren weitergehende Differenzierung kann das ZVEI-Kennzahlensystem als eine Weiterentwicklung des DuPont-Systems angesehen werden. 163 Weiterhin besitzt es den Vorteil, dass es branchenneutral ist und auf viele Wirtschaftszweige anwendbar. 164 Die Schwäche des Kennzahlensystems liegt in der unübersehbaren Menge von Kennzahlen, wobei die zahlreichen Hilfskennzahlen oft ohne direkte Aussage verwendet werden. 165 Es besteht als Folge die Gefahr der Informationsüberflutung mit nutzlosen Daten und die willkürliche Auswahl von einzelnen Informationen.
160 Vgl. Geiß, W. (1986), S. 89ff.
161 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 31
162 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
163 Vgl. Reichmann, T. (2006), S. 30
164 Vgl. Siegwart, H. (2002), S. 38
165 Vgl. Groll, K.-H. (1991), S. 39
16
Arbeit zitieren:
Dipl.-Kfm. (FH) Joachim Ollhoff, 2006, Einsatzmöglichkeiten der kennzahlengesteuerten Früherkennung im Hotelmanagement, München, GRIN Verlag GmbH
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