IV

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   IV

Abbildungsverzeichnis   VII

Tabellenverzeichnis   IX

Abk  ürzungsverzeichnis.  X

1.  Die Theorie.  1

1.1  Einführung in das Thema  1

1.1.1  Aufgabenstellung  1

1.1.2  Bearbeitungsumfang  2

1.1.3  Nicht bearbeitete Aspekte  3

1.2  Terminologie  4

1.2.1  Definition des Begriffs Warenwirtschaftssystem.  4

1.2.2  Definition anderer kontextverwandter Termini.  9

1.2.3  Festlegung der einheitlichen Verwendung von Termini.  12

1.3  Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements  12

1.3.1  Informationsflüsse im Unternehmen.  14

1.3.2  Allgemeine Notwendigkeit von betrieblichen Informationssystemen  18

1.3.3  Warenwirtschaftssysteme in Unternehmen  20

1.4  Historie von Warenwirtschaftssystemen.  20

1.4.1  Die Anfänge  21

1.4.2  Bedeutungszuwachs  23

1.4.3  Schwierigkeiten von komplexen Systemen  26

1.4.4  Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen im historischen Kontext  29

1.4.4.1  Frühere Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen.  29

1.4.4.2  Heutige Aufgaben von Warenwirtschaftssystemen.  30

1.4.4.3  Veränderungen in Bezug auf das Informationsmanagement im  

Unternehmen   32

1.5  Modelle von Warenwirtschaftssystemen  34

1.5.1  Offenes Warenwirtschaftssystem.  34

1.5.2  Geschlossenes Warenwirtschaftssystem.  34

1.5.3  Integriertes Warenwirtschaftssystem  36

1.5.4  Mehrstufiges Warenwirtschaftssystem.  38

1.6  Das Konzept von Standardsoftware und Individualsoftware  38

1.6.1  Definitionen und Einführung von Termini  39

V

1.6.2  Standardsoftware  41

1.6.3  Individualsoftware  44

1.6.4  Kriterien für die Auswahl einer Lösung.  45

1.6.5  Prinzip des Pflichtenhefts.  47

1.6.6  Erstellung eines Pflichtenhefts  48

1.7  Einführungskonzepte für Warenwirtschaftssysteme.  50

1.7.1  Funktionsorientierte Einführung einzelner Module  51

1.7.2  Einführung von Modulgruppen  52

1.7.3  Prozessorientierte Einführung  52

1.7.4  Vergleich von Einführungskonzepten und Analyse auf  

Implementationsfähigkeit...................................................................................   55

2.  Die Praxis  56

2.1  Das Unternehmen  56

2.2  Problemstellung.  58

2.3  Vorgehensweise.  60

2.3.1  Erfassung der Ist-Situation  60

2.3.2  Zieldefinition  66

2.4  Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem.  73

2.4.1  Analyse von Prozessmodellen  73

2.4.2  Analyse von Daten- und IT-Strukturen und Migrationsfähigkeit  75

2.4.3  Ermittlung suboptimaler Prozesskennzahlen  75

2.4.4  Empfehlung  77

2.5  Anbieterauswahl.  78

2.5.1  Bedarfsdeckung  78

2.5.2  Finanzierungsmöglichkeit / Kostenstruktur.  81

2.5.2.1  Lizenzkosten  81

2.5.2.2  Kosten für notwendige zusätzliche Hardware  83

2.5.2.3  Schulungskosten.  84

2.5.2.4  Wartungs- und Erweiterungskosten  85

2.5.3  Standardsoftware oder Individualsoftware  87

2.5.4  Kommerzielle Software oder Open-Source - Lösung  88

2.5.5  Benchmarking  89

2.6  Schwierigkeiten und Hindernisse  89

3.  Fazit  91

VI

3.1  Anwendungsmöglichkeit der Theorie auf die Praxis.  91

3.2  Resümee über die Bedarfsermittlung  92

3.3  Ausblick für das Unternehmen  93

Literaturverzeichnis   94

VII

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Warenwirtschaftssystem Navision von Microsoft Business Solutions.  

Abbildung  2: Betriebliches Informationsmanagement.  

Abbildung  3: Arbeiten Sie intelligenter - nicht härter  

Abbildung  4: Informationsfluss Bottom-Up.  

Abbildung  5: Horizontaler Informationsfluss  

Abbildung  6: Supermarkt mit Selbstbedienung.  

Abbildung  7: Verhältnis von Warenwirtschaftssystem und  

Handelsinformationssystem   

Abbildung  8: Der Kreislauf eines geschlossenen Warenwirtschaftssystems  

Abbildung  9: Interne und externe Integration von Warenwirtschaftssystemen  

Abbildung  10: Alternativen der Softwarebereitstellung  

Abbildung  11: Kriterien für die Software-Auswahl.  

Abbildung  12: Bestandteile eines Pflichtenhefts  

Abbildung  13: Sequentielle Einführung einzelner Module  

Abbildung  14: Einführung von Modulgruppen.  

Abbildung  15: Modulübergreifende Einführung von Standardsoftware.  

Abbildung  16: Phasen der prozessorientierten Einführung von Standardsoftware  

Abbildung  17: Organisationsstruktur der Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH  

Abbildung  18: Excel-Liste für einen Wareneingang bei der RuP  

Abbildung  19: Navigationsmaske der FileMaker-Datenbank WarenflussDB  

Abbildung  20: Artikeldatenbank von GS-Auftrag  

Abbildung  21: Prozess Warenannahme und Eingangsprüfung  

Abbildung  22: Prozess Eingangsprüfung.  

Abbildung  23: Prozess Veredelung  

Abbildung  24: Prozess Zusammenstellen und Verpacken von Sendungen und  

Warenausgang   

Abbildung  25: Prozessmodell der RuP  

Abbildung  26: Kriterienkatalog der RuP.  

Abbildung  27: Gesamtkosten der Lizenzierung aufgeschlüsselt nach Softwarelösung  

Abbildung  28: Barcodescanner Datalogic Dragon M101  

Abbildung  29: Zebra LP 2844 Drucker  

VIII

Abbildung  30: Schulungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung  85

Abbildung  31: Erweiterungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung  86

Abbildung  32: Wartungskosten aufgeschlüsselt nach Softwarelösung.  87

Abbildung  33: Firmensitz der Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH, Rödermark  

   93

IX

Tabellenverzeichnis   

Tabelle 1:  Bewertungskriterien für Informationen  15

Tabelle 2:  Szenario über die Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen von  1960

bis  2000.  23

Tabelle 3:  Die Entwicklung des Einzelhandels von 1987 bis 1998  24

Tabelle 4:  Die Entwicklung des Einzelhandels im engeren Sinn von 1987 bis 1998  25

Tabelle 5:  Zur Bedeutung des Einzelhandels in Deutschland im Jahre 1996  25

Tabelle 6:  Branchenlösungen ausgewählter Standardsoftwareanbieter.  43

Tabelle 7:  Parameter zur Beurteilung der Einführungskonzepte  55

Tabelle 8:  Beurteilungsmatrix der Softwarelösungen  89

X

Abkürzungsverzeichnis

BPR Business Process Reengineering

ERP Enterprise Resource Planning

CEO Chief Executive Officer

COO Chief Operations Officer

CRM Customer Relationship Management

CSCW Computer Supported Cooperative Work

DMS Document Management System

EAN Europäische Artikelnummer

EDI Electronic Data Interchange

EDIFACT

EDV Elektronische Datenverarbeitung GPL General Public Licence

IT Informationstechnologie

LAN Local Area Network

POS Point Of Sale

TQM Total Quality Management

WLAN Wireless Local Area Network

WWS Warenwirtschaftssystem

1

1. Die Theorie

1.1 Einführung in das Thema

Die Einführung in das Thema dieser Diplomarbeit umreißt in der Aufgabenstellung zunächst den Kontext, in dem die behandelte Thematik anzusiedeln ist. Der Bearbeitungsumfang wird festgelegt und zu nicht bearbeiteten Aspekten abgegrenzt.

1.1.1 Aufgabenstellung

Die elektronische Bereitstellung und Verfügbarkeit von Informationen ist heute für den größten Teil der Unternehmen ein wettbewerbs- und erfolgskritischer Faktor. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die elektronische Steuerung und Planung von Warenflüssen, die meist EDV-gestützt vorgenommen wird. Die Werkzeuge bzw. Applikationen, die für diese Aufgaben benötigt werden, stellen so genannte Warenwirtschaftssysteme zur Verfügung.

Allerdings ist ein beachtlicher Teil der Unternehmen heute noch weit vom Einsatz eines Warenwirtschaftssystems im eigentlichen Sinne entfernt. Oftmals werden stattdessen Lösungen eingesetzt, die über die Zeit in den Unternehmen sequentiell entstanden sind und gegebenenfalls den jeweils neuen Anforderungen angepasst oder um entsprechende Funktionen erweitert wurden. Auch der Einsatz von Standardbüroanwendungen, wie zum Beispiel dem Microsoft Office - Paket, trägt zu einer fortschreitenden Heterogenisierung der Informationslandschaften in Unternehmen bei und fördert so die Entstehung von so genannten Insellösungen. Durch die unzureichende Kommunikationsfähigkeit dieser Systeme untereinander entstehen häufig unnötige Informationsredundanzen und potentielle Fehlerquellen für den Informationsbestand der Unternehmen. Ebenso ist der Zeitaufwand vielfach inakzeptabel, um Informationen im System zu recherchieren, da es dafür keine übergreifenden Funktionen gibt und dadurch unter Umständen mehrere Subsysteme getrennt durchsucht werden müssen. In aller Regel sind solche Lösungen nicht dafür vorgesehen, die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems zu übernehmen oder sind dafür bestenfalls unzureichend in der Lage. Eine integrierte Gesamtlösung bietet hier eindeutige Vorteile.

Ziel dieser Diplomarbeit ist es, die Thematik von Warenwirtschaftssystemen zu behandeln und in einem mittelständischen Unternehmen anhand der vorher

2

beleuchteten theoretischen Grundlagen eine Bedarfsermittlung für ein Warenwirtschaftssystem durchzuführen. Ein Schwerpunkt liegt hier auf Konzepten und Grundlagen für die Einführung eines solchen Systems.

Relevant ist die Thematik über diesen speziellen Fall hinaus insofern, als dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für fast jedes Unternehmen heute von Bedeutung werden kann. Besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen ist zu einer solchen Einführung von integrierten Werkzeugen zur Unternehmenssteuerung und Unternehmensplanung hinsichtlich der Kosten- und Zeitersparnis und der Vereinheitlichung von Datenbeständen zu raten. Heterogene Systeme und Lösungen verbrauchen unnötig viele Ressourcen und bergen oftmals nicht erkannte oder zu spät erkannte Kostenfallen, sodass sich selbst Warenwirtschaftssysteme mit einem relativ hohen Investitionsvolumen mittelfristig amortisieren sollten.

1.1.2 Bearbeitungsumfang

Im theoretischen Teil werden zum Anfang der Diplomarbeit für den Bearbeitungsumfang kontextrelevante Termini eingeführt und definiert. Besonders wird hier der Fokus auf den Begriff des Warenwirtschaftssystems gelegt, aber auch andere wichtige Begriffe werden vorgestellt und beschrieben. Die Notwendigkeit von Warenwirtschaftssystemen in Unternehmen wird im nächsten Kapitel herausgearbeitet, indem das Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements vorgestellt wird.

Es folgt ein Überblick über die historische Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen, wobei schwerpunktmäßig die Aufgaben solcher Systeme und deren Veränderungen mit der Zeit im historischen Kontext behandelt werden. Diese Aufgaben werden zusätzlich in Bezug zum Informationsmanagement im Unternehmen gebracht.

Die Erläuterung und Typisierung von Systemmodellen an Beispielen aus der Literatur ist ein weiterer wichtiger Aspekt dieser Diplomarbeit. Hier werden verschiedene Sichtweisen und Ansätze von Warenwirtschaftssystemen behandelt. Ebenso werden die Konzepte von Standard- und Individualsoftware vorgestellt. Hierzu werden relevante Begrifflichkeiten eingeführt und die einzelnen Konzepte miteinander verglichen. Mit Hilfe von Kriterienlisten wird das Konzept des Kriterienkatalogs und

3

des Pflichtenhefts vorgestellt. Anhand des Kriterienkatalogs wird dargestellt, wie eine Entscheidung für eine Softwarelösung grundsätzlich getroffen wird. Verschiedene Vorgehensweisen für die Einführung von Warenwirtschaftssystemen stellen einen der Schwerpunkte dieser Diplomarbeit dar. Sie werden einzeln behandelt und abschließend miteinander in Bezug auf Ihre Implementationsfähigkeit verglichen.

Im praktischen Teil der Diplomarbeit wird zuerst das Unternehmen vorgestellt, mit dessen Zusammenarbeit diese Diplomarbeit angefertigt wurde. Anschließend gibt es einen Überblick über die Problemstellung im Unternehmen und die Zielsetzung dieses Teils.

Eine Erläuterung der Vorgehensweise bei der Bedarfsermittlung führt in den eigentlichen praktischen Teil ein. Das Prozedere wird anhand einer Definition von Gesamt- und Teilzielen und der Erfassung der Ist-Situation dargestellt. Aufgrund von Analysen der aktuellen Prozesse, Prozesskennzahlen und Strukturen wird eine Bedarfsermittlung für das Unternehmen RuP Rechner und Peripherie Vertriebs GmbH durchgeführt und eine Empfehlung zugunsten der Einführung eines Warenwirtschaftssystems abgegeben.

Die logische Fortführung besteht in der Selektion geeigneter Softwareanbieter. Dazu werden an dieser Stelle die relevanten Entscheidungskriterien herausgearbeitet und erläutert. Wichtige Parameter sind hier die Bedarfsdeckung und die Finanzierungsmöglichkeit bzw. die Kostenstruktur der Angebote. Ein Überblick über Schwierigkeiten und Hindernisse bei der Bedarfsermittlung und Auswahl eines Systems rundet den praktischen Teil der Diplomarbeit ab. Zuletzt wird beurteilt, inwieweit sich die zuvor behandelte Theorie auf die Praxis bei der Bedarfsermittlung anwenden ließ. Ein Ausblick für das Unternehmen beschließt die Diplomarbeit.

1.1.3 Nicht bearbeitete Aspekte

Abzugrenzen ist diese Diplomarbeit von der Behandlung so genannter Enterprise Resource Planning Systeme, auch als ERP-Systeme bekannt. Dies bringt insofern einige Schwierigkeiten mit sich, da der Begriff Warenwirtschaftssystem im Englischen unter anderem mit enterprise resource planning system belegt ist.

4

Allerdings werden hier auch analog dazu die Begriffe inventory control system oder merchandise management system verwendet. 1

In der Betriebswirtschaftslehre wird ein ERP-System als Mittel „zur integrierten Planung und Steuerung des gesamten Betriebsgeschehens“ ² angesehen. „Neben der Warenwirtschaft umfassen [solche Lösungen] auch die Bereiche des Rechnungswesens, des Personalwesens, des Vertriebes und der Unternehmensplanung.“ ³ Warenwirtschaftssysteme sind also als ein Teilbereich von Enterprise Resource Planning Systemen zu sehen. Als solche sind sie jedoch, neben dem Bereich des Rechnungswesens, ein Kernbestandteil von ERP-Systemen. Die Warenwirtschaft ist, pragmatisch betrachtet, in solche Systeme integriert und mit anderen Komponenten verknüpft. Der Funktionsumfang von ERP-Systemen ist idealtypisch mit den Aufgabenbereichen eines umfassenden Handels-informationssystems zu beschreiben. In der Praxis werden die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP-System oftmals synonym verwendet, sodass eine direkte Abgrenzung voneinander, besonders im Anbietermarkt, oftmals schwierig ist. Dass bei der praktischen Bedarfsermittlung für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems in einem Handelsbetrieb auch Komponenten eine Rolle spielen, die eigentlich dem weiteren Kontext der ERP-Systeme zugeordnet sind, lässt sich nicht vermeiden. Der Fokus liegt jedoch auf dem Bereich der Warenwirtschaft.

1.2 Terminologie

Dieser Abschnitt gibt eine Einführung in wichtige Terminologie, die für den Kontext der Bearbeitung von Bedeutung ist. Definitionen und Erklärungen aus der Literatur werden dazu herangezogen. Eine einheitliche Verwendung für diese Diplomarbeit wird festgelegt.

1.2.1 Definition des Begriffs Warenwirtschaftssystem

Um den Begriff des Warenwirtschaftssystems zu definieren, muss man vorab den Teilbegriff Warenwirtschaft - in der Literatur teilweise auch unter Materialwirtschaft

¹ Vgl. http://dict.leo.org/?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&relink=on&sectHdr=on&spellToler=std&search=

warenwirtschaftssystem

² Adena, K. [2003], S. 37

³ Adena, K. [2003], S. 37

5

beschrieben - betrachten. Die freie Enzyklopädie Wikipedia liefert dazu folgende allgemeine Definition: „Die Materialwirtschaft oder Warenwirtschaft, ein Aufgabengebiet der Betriebswirtschaftslehre und des Wirtschaftsingenieurwesens, beschäftigt sich mit der Verwaltung sowie der zeitlichen, mengenmäßigen und eventuell auch räumlichen Planung und Steuerung der Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seiner Umwelt. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden und den Lagern. In produzierenden Unternehmen stellt sie die Versorgung der produzierenden Bereiche mit direkten Gütern wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Zulieferteilen und Halbfabrikaten sowie allgemein die Versorgung mit indirekten Gütern wie Büroartikel, Ersatzteile oder Serviceleistungen sicher.

In Abgrenzung zur Materialwirtschaft beschäftigt sich der Einkauf eher mit der strategischen Auswahl der Lieferanten und dem Aushandeln und Überprüfen der Konditionen.

Die Materialwirtschaft kann als Teilgebiet der Fertigungswirtschaft gesehen werden. In den Beziehungen zu anderen Funktionsbereichen im Unternehmen ist die Materialwirtschaft eng verzahnt insbesondere mit Produktionsplanung undsteuerung, in den Außenbeziehungen mit der Logistik.“ ⁴ Diese Definition findet sich auszugsweise auch im Glossar der Martinsfeld Gesellschaft für neue Medien mbH. 5

„Warenwirtschaft wird [...] als Oberbegriff für den gesamten Warenfluss vom Einkauf bis zum Verkauf in Handels- und Produktionsbetrieben gesehen. Hierzu gehören neben der Erfassung der mengen- und wertmäßigen Warenflüsse alle erforderlichen Planungs- und Steuerungs- und Kontrollprozesse.“ 6

Dipl.-Ing. Oliver Poignée, Experte für Quality Chain Management und Supply Chain Management und wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Bonn für die Professur für Unternehmensführung, Organisation und Informationsmanagement unter Prof. Dr. G. Schiefer definiert die Warenwirtschaft zusammenfassend als die „Gesamtheit aller Aktivitäten, die auf den Warenfluss und den diesen überlagernden Informationsfluss gerichtet sind (über- und einzelbetrieblich).“ ⁷ Hiermit legt er einen besonderen Fokus vor allem auf die Informationsflüsse, die den Warenflüssen

⁴ http://de.wikipedia.org/wiki/Materialwirtschaft

⁵ vgl. http://www.martinsfeld.de/glossar/warenwirtschaft_definition.html

⁶ Adena, K. [2003], S. 18

⁷ http://uf.ilb.uni-bonn.de/Lehre/Vorlesungseinheiten/SS04/untern_prozessorg/VorlesungUuP240504.pdf

6

zugeordnet werden. B. Schwarzer und H. Krcmar führen dies noch ein wenig detaillierter aus: „Unter dem Oberbegriff der Warenwirtschaft werden sowohl

• der physische Warenfluß (Transport, Lagerung etc.) als auch

• der Informationsfluß zur Steuerung und Kontrolle des physischen Warenflusses

zusammengefasst.“ ⁸ Damit wird dem Informationsfluss, der sich direkt auf den Warenfluss bezieht, eine mindestens gleichgeordnete Bedeutung zugewiesen. Es lässt sich hier also bereits der Trend erkennen, Informationen über Warenflüsse als ein entscheidendes Prinzip der Warenwirtschaft anzusehen. Der Begriff Warenwirtschaftssystem (auch WWS) beschreibt die systematische Umsetzung der Warenwirtschaft, die entweder manuell erledigt wird (konventionelle Warenwirtschaftssysteme) oder mit Hilfe der EDV (computergestützte Warenwirtschaftssysteme). 9

„Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) stellt das immaterielle und abstrakte Abbild der warenorientierten dispositiv, logistisch und abrechnungsbezogenen Prozesse für die Durchführung der Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens dar. Der Begriff Warenwirtschaftssystem (auch Wawi) wird im Zusammenhang mit Software verwendet, welche diese Lösungen bereitstellt.“ ¹⁰ Adena führt dies noch detaillierter aus, indem er die Integration verschiedener Aufgabenbereiche in seinem Glossar betont: „Warenwirtschaftssystem: Integrative Betrachtung der ineinander greifenden Aufgaben der Warenwirtschaft. Vielfach werden auch integrierte Softwarelösungen für die Aufgaben der Warenwirtschaft als Warenwirtschaftssysteme bezeichnet.“ ¹¹ Damit wird deutlich, dass in der heutigen betrieblichen Praxis der Begriff des Warenwirtschaftssystems ein Softwarepaket impliziert, das die Aufgaben der Warenwirtschaft möglichst vollständig abdeckt. Dieser Begriff wurde im Laufe der Zeit um immer mehr Aspekte erweitert, zum Beispiel um die Unterstützung durch die EDV. Heute ist eine Warenflussorganisation ohne EDV und andere Zusatzfunktionen nahezu undenkbar. Kurz ausgedrückt „verwaltet und organisiert [ein

⁸ Schwarzer, B. / Krcmar, H. [1999], S. 191

⁹ vgl. Zentes, J. [1985], S. 2

¹⁰ http://de.wikipedia.org/wiki/Warenwirtschaftssystem

¹¹ Adena, K. [2003], S. 462

7

Warenwirtschaftssystem] die mit der Warenwirtschaft anfallenden Daten und stellt sie dem Benutzer zur Verfügung.“ 12

Eine in der Literatur häufig so oder so ähnlich auftauchende Definition eines Warenwirtschaftssystems ist die nach Schwarzer, B. / Krcmar, H.: „Ein Warenwirtschaftssystem umfasst die Gesamtheit aller Verfahren zur Erfassung und Verarbeitung der artikelgenauen mengen- und wertmäßigen Daten von Warenbewegungen sowie zur Überwachung und Steuerung der Warenflüsse.“ ¹³ Bereits hier wird die Wichtigkeit der Informationskomponente in einem Warenwirtschaftssystem deutlich. Sehr gut beschreibt das auch Oliver Poignée in seiner Definition eines Warenwirtschaftssystems, indem er auf beide Hauptkomponenten eingeht: „Definition WWS:

• Informations- und Managementkomponente der Warenwirtschaft, die auf sämtliche warenbezogenen Planungs-, Steuerungs-, Kontroll- und Entscheidungsprozesse ausgerichtet ist

• Speicherung und Verarbeitung von Informationen innerhalb der WW, die zu einer direkten Entscheidungsfindung dienen oder in verarbeiteter Form verschd. Managementebenen zur Verfügung gestellt werden“ ¹⁴ Das die Informationskomponenten und damit auch die Kommunikation in einem Warenwirtschaftssystem von besonderer Bedeutung ist, spiegelt sich auch in der Definition nach Leismann wieder: „Warenwirtschaftssysteme sind Verfahren, die darauf gerichtet sind, Warenbewegungsdaten in Menge und Wert rationell zu erfassen und zu verarbeiten und die daraus resultierenden Informations- und Kommunikationssysteme zur Steuerung und Überwachung des Warenflusses zu tragen.“ 15

Einen anderen Ansatz schlägt Hertel vor ¹⁶ . Er bezeichnet ein Warenwirtschaftssystem als ein Modell aller Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens. Dieses unterteilt er in vier Ebenen, die jeweils Teilprozesse darstellen.

¹² http://www.martinsfeld.de/glossar/warenwirtschaft_definition.html

¹³ Schwarzer, B. / Krcmar, H. [1999], S. 191

¹⁴ http://uf.ilb.uni-bonn.de/Lehre/Vorlesungseinheiten/SS04/untern_prozessorg/VorlesungUuP240504.pdf

¹⁵ Leismann, U. in Hertel, J. [1999], S. 2

¹⁶ vgl. Hertel, J. [1999], S. 4 f.

8

1. Das Warenprozessmodell

Auf dieser untersten Ebene ist das WWS ein Modell der Warenprozesse und physischen Warenflüsse. Die Warenprozesse, wie z.B. Entladen, Einlagern, Kommissionieren, Transport usw., werden dabei in der Regel in einem EDV-System abgebildet. 2. Das Dispositionsprozessmodell

Die zweite Ebene ist ein Modell der Dispositionsprozesse oder dispositiver Prozesse eines Handelsbetriebes. Dispositive Prozesse sind Prozesse, die nur indirekt mit der Ware zu tun haben, aber durch Warenprozesse ausgelöst werden oder selbst einen Warenprozess auslösen, z.B. Warenbestellung, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Lieferscheinschreibung usw. 3. Das Abrechnungsprozessmodell

Das Abrechnungsprozessmodell stellt die dritte Ebene eines WWS dar und bildet, unter Einbezug der Einkaufs- und Verkaufspreise und -konditionen, die wertmäßigen Vorgänge des Waren- und Dispositionsprozessmodells ab. Die Preispolitik wird hier eindeutig als Teilaufgabe eines WWS gesehen, da Waren und Dispositionsprozesse nachhaltig durch die Preispolitik beeinflusst werden und umgekehrt. Hierbei wird vorausgesetzt, dass ein WWS eine integrierte Betrachtungsweise dieser Themenschwerpunkte zulassen muss. 4. Das Informations- und Planungsprozessmodell

In dieser vierten Ebene werden alle Informationen über sämtliche Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse gesammelt, und den Steuerungs-, Kontroll-, Optimierungs- und Planungsprozessen dieser Ebene zur Verfügung gestellt. Die Informations- und Planungsprozessebene des WWS steuert, kontrolliert, optimiert und plant Sortimente, Preise, Bestände und alle damit in Verbindung stehenden Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozesse dieses Modells.

Abbildung 1: Warenwirtschaftssystem Navision von Microsoft Business Solutions ¹⁷ Die teilweise recht unterschiedlichen Definitionen, die hier vorgestellt wurden, belegen, dass selbst in der Literatur bisweilen Uneinigkeit über den jeweils diskutierten Umfang bzw. die genaue Bedeutung der Begriffe Waren- bzw. Materialwirtschaft und Warenwirtschaftssystem vorherrscht. Diese Begriffe werden in Kapitel 1.2.3 für eine einheitliche Verwendung in dieser Diplomarbeit festgelegt.

1.2.2 Definition anderer kontextverwandter Termini

In diesem Abschnitte werden folgende Begriffe eingeführt und definiert: Informationsmanagement Geschäftsprozesse Benchmarking Audit

¹⁷ http://www.sense-it.dk/download/Navision%204.0.jpg

10

Sehr eng mit Warenwirtschaftssystemen verzahnt ist der Begriff des Informationsmanagements, der später speziell unter betrieblichen Gesichtspunkten gesondert behandelt wird. „Unter Informationsmanagement werden [allgemein] verschiedene Maßnahmen zur kontextgerechten Bereitstellung und Dokumentation von Informationen vor allem in und für Unternehmen subsumiert.“ ¹⁸ Noch allgemeiner formuliert, soll Informationsmanagement „grundsätzlich das für die Entscheidungsfindung relevante Wissen in geeigneter Form an die Entscheidungsträger [verteilen] und [es] für diese zugänglich gemacht werden.“ ¹⁹ Zu den Aufgaben des Informationsmanagements gehören beispielsweise „die strategische Planung der Informationssysteme, die Erstellung von Informationsbedarfsanalysen und Informationsportfolios, das Datenmanagement, die Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation der Informationsverarbeitung u.a.“. ²⁰ In Bezug auf Warenwirtschaftssysteme ist also Informationsmanagement als effektive und effiziente Bewirtschaftung des Produktionsfaktors Information in Organisationen zu sehen. Die Planung und Gestaltung der Informationsverarbeitung in Unternehmen erfolgt aus Sicht des Informationsmanagements mit dem Ziel der Optimierung der Informationsversorgung und -nutzung in allen Unternehmensbereichen. ²¹ Warenwirtschaftssysteme sind also Instrumente, die im Informationsmanagement strategisch eingesetzt werden können.

Als nächstes soll an dieser Stelle der Begriff Geschäftsprozesse definiert werden, der in der Literatur teilweise auch einfach als Prozesse verwendet wird. Als Geschäftsprozesse versteht man „einerseits die Abläufe innerhalb eine[s] Unternehmens und andererseits die Prozesse, die bei zwischenbetrieblichen Geschäften ablaufen, also: Angebote, Preisverhandlungen, Kaufverträge und Bestellungen.“ ²² Man kann auch den Ansatz wählen, von der allgemeinen Sichtweise des Begriffs Prozess auf den spezifischeren Begriff des Geschäftsprozesses abzuleiten. Ein Prozess wird allgemein in der Betriebswirtschaftslehre definiert als „die inhaltliche und sachlogische Folge von Funktionen, die zur Bereitstellung eines Objekts in einem spezifizierten Endzustand notwendig ist“. ²³ Schmelzer und Sesselmann sehen Geschäftsprozesse dagegen spezifischer als „funktionsübergreifende Verkettungen wertschöpfender Aktivitäten, die von Kunden

¹⁸ http://de.wikipedia.org/wiki/Informationsmanagement

¹⁹ http://www.internetoekonomie.com/glossar.php?von=h&bis=i&HP=1

²⁰ Kurbel, K. / Strunz, H. [1990], S. 18

²¹ vgl. Buder, M. / Rehfeld, W. / Seeger, T. / Strauch, D. [1997], S. 781ff

²² http://www.x-solutions.poet.com/de/newsevents/glossar/#Geschaeftsprozesse

²³ http://de.wikipedia.org/wiki/Prozess

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erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. Sie können sich über das Unternehmen hinaus erstrecken und Aktivitäten von Kunden, Lieferanten und Partnern einbinden“. ²⁴ Die Kundenorientierung wird also nach dieser Definition, die auch für die weitere Verwendung in der Diplomarbeit als sehr geeignet erscheint, als Kernprinzip der Geschäftsprozesse angesehen.

Als weiterer, mit dem Begriff Warenwirtschaftssystem in engem Zusammenhang stehender Terminus soll an dieser Stelle das Benchmarking eingeführt werden. Unter Benchmarking versteht man allgemein „das Vergleichen von Leistungen, Prozessen und Praktiken zur Auffindung von Defiziten.“ ²⁵ Es handelt sich also um ein (betriebs-) wirtschaftliches Analyseinstrument. In der Anwendung dient es zum „Vergleich von Produkten, Dienstleistungen und Herstellungsmethoden zur Analyse der Leistungsunterschiede einzelner Unternehmen.“ ²⁶ Im Rahmen dieser Diplomarbeit erhält dieser Begriff besondere Bedeutung im Vergleich verschiedener Softwarelösungen und in der Anbieterauswahl in Kapitel 2.5.5, wo dieses Prinzip als „Vergleich eines Angebotes mit den besten anderen (benchmarks = Höhenmarken) nach einem festgelegten Vergleichsschema“ ²⁷ praktische Anwendung findet. Ebenfalls einer Definition bedarf der Begriff Audit. Dieser aus dem Englischen stammende Begriff entspricht nach dem Glossar des Informations- und Fortbildungsprogramms für Qualitätsmanagement in der Ambulanten Versorgung den deutschen Bedeutungen Revision oder Überprüfung. In einem Audit wird der „Ist-Zustand analysiert oder aber ein Vergleich der ursprünglichen Zielsetzung mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt.“ ²⁸ Dieser Begriff kann demnach sowohl für innerbetriebliche Abläufe und Prozesse als auch waren- und produktionsbezogen verwendet werden. Beide Bedeutungen werden im Verlauf dieser Diplomarbeit benötigt. Sie werden entsprechend unter Kennzeichnung des jeweiligen Kontexts

²⁴ Schmelzer, H. J. / Sesselmann, W. [2004], S. 46

²⁵ http://de.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

²⁶ http://de.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

²⁷ http://www.q-m-a.de/7sonstigeinfos/glossar/glossar/

²⁸ http://de.wikipedia.org/wiki/Audit

12

gebraucht. Das Werkzeug des Audits ist „eine Fragen- bzw. Checkliste mit expliziten Auditkriterien.“ 29

1.2.3 Festlegung der einheitlichen Verwendung von Termini

Der für diese Diplomarbeit relevanteste Begriff, Warenwirtschaftssystem, wird im weiteren Verlauf durchgängig als eine Kombination aus Informationssystem für unternehmensrelevante Daten und Warensteuerungs- und Kontrollsystem in einer EDV-gestützten Softwarelösung verwendet. Das in Kapitel 1.2.1 bereits vorgestellte Vier-Ebenen-Modell nach Hertel wird als Grundlage für das unternehmerische Prozessmodell verwendet.

Der Begriff Geschäftsprozess oder Prozess wird fortfolgend zur Beschreibung von zusammenhängenden betrieblichen Abläufen, die jeweils zusammen eine logische Einheit bilden, verwendet.

Als betriebliches Informationsmanagement wird im Rahmen dieser Diplomarbeit sowohl die Dokumentation von unternehmensrelevanten Informationen als auch die zeitnahe Bereitstellung von Informationen für den jeweils relevanten Bedeutungskontext verstanden. Ebenso Teil des Informationsmanagements ist die Planung und Konzeption entsprechender Systeme für die praktische Umsetzung dieses Prinzips. Im folgenden Kapitel wird das Informationsmanagement unter betrieblichen Gesichtspunkten genauer beleuchtet.

1.3 Prinzip des betrieblichen Informationsmanagements

Der Begriff des Informationsmanagements wurde geprägt vom indischen Mathematiker und Bibliothekar Shiyali Ramamrita Ranganathan (1892 - 1972). Mit der fortschreitenden Internationalisierung und Globalisierung der Beschaffungs-und Absatzmärkte wird das Informationsmanagement ein immer wettbewerbskritischerer Faktor in Unternehmen.

²⁹ http://www.q-m-a.de/7sonstigeinfos/0index/glossar/glossar

„Jede Organisation (und damit jedes Unternehmen) "lebt" gleichsam von Informationen. Ein Unternehmen, in dem nicht mehr informiert wird oder in dem die Kommunikationskanäle versandet sind, ist tot.“ 31

Für den Unternehmenserfolg ist es heute mehr denn je notwendig, den Einsatz von Informationen zu planen, zu organisieren und zu steuern, da Unternehmen sich heute zunehmend einer regelrechten Informationsflut (Information Overload) gegenübersehen. Die Sammlung, Verarbeitung und Nutzung dieser Informationen mittels geeigneter Informations- und Kommunikationstechnologien sind die Aufgaben des betrieblichen Informationsmanagements. 32

³⁰ http://www.datadiwan.de/harrerwt/infomang.gif

³¹ Kortzfleisch, H. v. [1973]: Information und Kommunikation in der industriellen Unternehmung

In: Zeitschrift für Betriebswirtschaft, 43. Jg., 1973, Nr. 8, S. 549 - 560

³² vgl. http://www.4managers.de/01-Themen/..%5C10-Inhalte%5Casp%5Cinformationsmanagement.asp?hm=1&um=I