Projektcontrolling - Grundlagen, Ablauf, Aufgaben und Ziele im Überblick

Hochschule Bremen, School of International Business
Internationaler Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen
Funktions- und branchenbezogenes Controlling
Wintersemester 2003/2004, 9 Dezember 2003

Projektcontrolling

von

Hartwin Maas

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung... 3

2. Grundlagen des Projektcontrolling... 4

3. Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings... 6

4. Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrolling... 7

5. Projektaufbau- und Projektablauforganisation - Überblick... 9

5.1 Projektdefinition... 10
5.2 Projektkonzeptionierung... 10

5.2.1 Projektaufbauorganisation... 10
5.2.2 Zielplanung... 11
5.2.3 Phasen- bzw. Vorgehensmodell... 11
5.2.4 Vorstudie... 12

5.3 Projektplanung... 12

5.3.1 Projektstrukturplanung... 12
5.3.2 Projektablauf- und Projektressourcenplanung... 13
5.3.3 Kostenplanung... 14

5.3 Projektinformationswesen... 17
5.4 Projektkontrolle und -steuerung... 17

6. Zusammenfassung... 19

7. Literaturverzeichnis... 20

1. Einleitung

Es gibt nur eine allgemein gültige Aussage für alle Projekte: Sie verlaufen nie so wie geplant! Deshalb ist es während der Durchführung eines Projekts besonders wichtig, Abweichungen und ihre Ursachen rechtzeitig zu identifizieren und zu analysieren, um ihnen wirkungsvoll entgegenwirken zu können. Planabweichungen besitzen jedoch nicht nur negative Aspekte, oft sind sie auch Auslöser für wertvolle Lernprozesse! Das Wort „Controlling“ riecht zwar nach Kontrolle, Projektcontrolling geht aber weit über die formale Kontrolle hinaus. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der das Projekt während seiner gesamten Laufzeit begleitet, steuert und überwacht sowie Korrekturmaßnahmen aus Analysen ableitet. Auch bei einem Projektabbruch oder einer Projektbeschleunigung zeichnet das Projektcontrolling mitverantwortlich.

2. Grundlagen des Projektcontrolling

Vor dem Einstieg in das Projektcontrolling wird zunächst der Begriff „Projekt“ erklärt und dann anschließend eine Abgrenzung zum Begriff „Projektmanagement“ dargestellt. Nach DIN 69900 bzw. DIN 69901 ist ein Projekt gekennzeichnet durch Einmaligkeit, eindeutige Zielvorgabe und zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen. (Ekbert Hering u.a. (1999), S. 299)
Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, nutzt man das Projektmanagement, das in der DIN 69901 als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“ (Deutsches Institut für Normung (1998), S. 1) festgelegt ist. Die Aufgabe des Projektcontrollings ist die Unterstützung des Projektmanagements bei der Projektsteuerung, welche für den Projekterfolg maßgeblich ist. Dazu hat das Projektcontrolling die Projektaufbau- und Projektablauforganisation zu entwerfen und zu koordinieren. Dies erfolgt durch spezifische Konzepte, Methoden und Instrumente des Projektcontrollings. Dabei wird das Projektcontrolling überwiegend als Teilsystem des Projektmanagements angesehen. (Schlagheck B. (2000), S. 131) Die Qualität und der ultimative Erfolg eines Projektes wird traditionell definiert als das Treffen und/oder das Erreichen der Erwartungen des Kunden bzw. des Managements in Bezug auf Kosten (Budget), Zeit (Zeitplan), und die Leistung (Bereich) des Projekts (Siehe Figur 1). (Gray, C. / Larson, E. (2000), S. 63)

Figur 1: Das goldene Qualitätsdreieck des Projektmanagement (Quelle: Eigene Darstellung) [Darstellung in der Downloaddatei vorhanden]

Projekte müssen daher schnell, kostengünstig und flexibel durchgeführt werden. Das Zusammenspiel dieser oben genannten Komponenten ist von äußerst hoher Bedeutung, da sich die Einmaligkeit des Projektvorhabens durch erhöhte Unsicherheit und ein sich daraus ergebendes Risiko auszeichnet. Als maßgebliche Projektparameter werden Kosten, Termine sowie Leistung und Qualität angesehen. Wesentliche Einflussfaktoren auf diese Projektparameter und damit auf das Projekt sind:

• die Ziele und die Anforderungen an die Parameter,
• die Projektkomplexität,
• die Umweltdynamik,
• das eingesetzte Personal und die Ressourcen,
• sowie die Ungewissheits-, Unsicherheits- und Risikofaktoren, die bei der Durchführung von Projekten auftreten.

Die Transparenz der Projektparameterentwicklung ist vom Projektcontrolling zu schaffen und eventuell sind Projektregulierungsmaßnahmen vorzuschlagen. (Schlagheck B. (2000), S. 132) Das heißt Projektcontrolling soll Abweichungen anhand der Parameter feststellen und das Projekt wieder „auf Kurs“ bringen.

3. Ziele und Aufgaben des Projektcontrollings

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