Dokumentenmanagement - als Teil des Wissensmanagements

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II.  Inhaltsverzeichnis  

  Deckblatt  I

Inhaltsverzeichnis   II

  Abkürzungsverzeichnis  III

  Abbildungsverzeichnis  IV

  Dokumentenmanagement  V

1.  Einführung  1

1.1.  Die Problematik  1

1.2.  Das Hanse Modell  3

2.  Wissen bewahren  6

2.1.  Das Selegieren  6

2.2.  Vom divergierten zum konvergenten System  7

3.  Speichern von Wissen  8

3.1.  Natürliche oder individuelle Speicherformen  8

3.2.  Die Bewahrung von kollektivem Wissen  9

3.3.  Das elektronische Gedächtnis  10

3.3.1.  Identifikation der Dokumentenart  11

3.3.2.  Festlegung der Dokumentationsanforderungen  11

3.3.3.  Dokumentations- Nummernsystem  13

3.3.4.  Normen festlegen  14

3.4.  Die Praxis  14

3.4.1  Erfassen von Dokumenten  15

3.4.2.  Indexieren  15

3.4.3.  Speichern  16

3.4.4.  Suchen und Finden  17

3.4.5.  Sicherheit  17

4.  Qualitätssicherung und Aktualisierung  19

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5. Die Vorteile und Nachteile von Dokumentenmanagement 21 5.1. Die Vorteile 21 5.2. Die Nachteile 22

6. Fazit 22

Literaturverzeichnis ........................................................................................................VI

Eides stattliche Erklärung .............................................................................................VII

III. Abkürzungsverzeichnis

Abb. Abbildung AG Aktiengesellschaft A.I.S. Angewandte Informations-Systeme GmbH AO Abgabenordnung Bzw. beziehungsweise CD Compact disk CD-Rom Compact disk - Read only memory DM Deutsche Mark Dr. Doktor Email Electronic mail EDV elektronische Datenverarbeitung ff. fortfolgend GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoS Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherführung GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung HGB Handelsgesetzbuch html Hypertext Markup Language http Hypertext Transfer Protocol IBT Institutes für Beratung und Training IT Informationstechnologie LFD-Nr. laufende Nummer

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MB Megabyte MS Microsoft OCR Optical Character Recognition Prof. Professor S. Seite Std. Stunde URL Uniform Resource Locator vgl. Vergleich www World Wide Web ZPO Zivilprozessordnung

IV. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Bausteine des Wissensmanagements S. 1 Abbildung 2: Das Hanse Modell S. 3 Abbildung 3: Die Hauptprozesse der Wissensbewahrung S. 6 Abbildung 4: Vom divergierten zum konvergenten System S. 7 Abbildung 5: Dokumentenarten S. 11 Abbildung 6: Dokumentations- Anforderungsbeschreibung S. 12 Abbildung 7: Dokumentationsschlüssel S. 13 Abbildung 8: Todesspirale S. 17

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1. Einführung

1.1. Die Problematik

„Wissen ist Macht!“ Ist diese Lehre auch schon beinahe zur Phrase verkommen, so hat sie dennoch nicht an Bedeutung verloren. Gerade die zunehmende Globalisierung und die durch das multimediale Zeitalter immer größer werdende Informationsflut lassen das Wissensmanagement zu einem zentralen Thema der heutigen Zeit werden. Unternehmen, so scheint es, sind Weltmeister im Erwerben und Entwickeln von Wissen. Nur leider scheitern Konzepte des Wissensmanagements häufig an einem entscheidenden Faktor - der Wissensbewahrung. Gelingt es einem Unternehmen jedoch nicht, vorhandenes Wissen zu bewahren, wird der Wissenskreislauf unterbrochen - das Rad wird neu erfunden.

¹ Probst, Gilbert J.B.: Wissen managen, 1999, S.58

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Ist der Begriff Dokumentmanagement auch jung, so ist das Konzept hinter ihm wesentlich älter. Rechnungen, Briefe und Geschäftsvorgänge aller Art wurden in Ordnern abgelegt, mit dem Zweck, Wissen zu bewahren und jedem Mitarbeiter schnellen Zugriff darauf zu gewähren.

Mangelhafte Organisation und Aktualisierung führten jedoch oftmals zu schnell wachsenden Ordnerfriedhöfen. Computer schienen die Lösung für die auftretenden Probleme zu sein, war es doch mit dem Computer einfacher, einmal vorhandenes Wissen zu speichern. Die immer größer werdende Informationsflut zeigte jedoch schnell, dass das Problem lediglich auf ein anderes Medium übertragen wurde. Laut einer Umfrage des Institutes für Beratung und Training (IBT) verschwenden Manager und Sachbearbeiter durchschnittlich 2,44 Std./Woche für die Suche nach Dokumenten. Das bedeutet jährliche Kosten von DM 7.320 pro Mitarbeiter (bei brutto Personalkosten von DM 120.000 pro Jahr) ² . Wenn Mitarbeiter im Urlaub sind oder das Unternehmen verlassen, entstehen Wissenslücken, die nur schwer und nur mit Geduld und Kapital geschlossen werden können. Obschon 75% der Topunternehmen Wissen als entscheidenden Wettbewerbsfaktor bewerten, werden Entscheidungen und Arbeitsergebnisse lediglich von ¼ der Unternehmen dokumentiert und genutzt. ³ Denn nur zu oft wird das bloße Speichern von Informationen mit Dokumentation gleichgesetzt.

Der Blick in die Literatur lässt jedoch keine eindeutige Definition erkennen. Bisher erklärt sich dies durch die Tatsache, dass Wissensbewahrung unter dem Oberbegriff Wissensmanagement steht. Unternehmen beispielsweise haben hier ihre eigenen Definitionen gefunden. Das Unternehmen Shema definiert elektronisches Dokumentmanagement als die Möglichkeit, Dokumente effizient zu verwalten und zu

² IBT : Schlechtes Dokumentationsmanagement schwächt die Wirtschaft, 16.5.2001, URL: http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2000/0.../dokumentenmanagement.html

³ ILOI : Knowledge Management: Ein empirisch gestützter Leitfaden zum Management des Produktionsfaktors

Wissen, 23.06.2001, URL: http://www.iloi.de/know.html

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archivieren. ⁴ Bei direkter Sicht auf die Wortkomponenten „Dokumentation“ und „Management“ lässt sich für unseren Zweck folgende Arbeitsdefinition aufstellen. Dokumentenmanagement ist die effiziente Zusammenstellung und Nutzbarmachung von Dokumenten jeder Art. Es soll sichergestellt werden, dass Dokumente zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, an den richtigen Empfänger geleitet werden.

Diese Arbeit richtet ihren Fokus primär auf den betriebswirtschaftlichen und erst in zweiter Linie auf den informationstechnischen Aspekt. In den folgenden Kapiteln sollen die Notwendigkeit und die daraus resultierenden Ziele eines

Dokumentationsmanagements kritisch hinterfragt werden. Ferner wird untersucht, wie wichtiges Wissen von in der Zukunft nicht mehr relevantem Wissen unterschieden, Qualität gesichert und Wissen aktualisiert werden kann.

1.2. Das Hanse Modell

Bei der Frage, welches Wissen überhaupt gespeichert werden soll, hilft zum besseren Verständnis das Hanse Modell. Hat man entschieden, welches Wissen für die Zukunft relevantes Wissen ist, so bleibt eine weitere Frage zu klären. Sollen bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen beispielsweise alle Kundendaten gelöscht werden, nur weil eine Abteilung in der Vergangenheit schlecht funktioniert hat? Sicher nicht!

Der Europa Direktor des Instituts für Knowledge Management Dave Snowden entwickelte ein Modell, mit dem eine sinnvolle Abtrennung möglich sein soll. In der englischen Literatur ist das Modell auch unter dem Namen „Ashen“ bekannt und setzt sich aus den Anfangsbuchstaben von Heuristiken, Artefakten, Natürliche Begabungen, Skills und Erfahrungen zusammen.

⁴ Shema: Index, 26.4.2001, URL: http://www.shema.de

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Heuristiken

Heuristik werden auch als angewandete positive und negative Erfahrungen verstanden, die helfen zukünftige Probleme zu lösen und eventuelle Peinlichkeiten nicht passieren zu lassen. Hat man beispielsweise einen Herrn Prof. Dr. X nicht mit dem Titel angesprochen, so war dies eventuell eine peinliche Situation. Für die Zukunft hat man dies gespeichert und wird bei einer anderen Person Namens Prof. Dr. Y den Titel nennen. Eine andere einfache Daumenregel ist beispielsweise bei der Terminvergabe. Sollte jemand einen Termin für einen Freitag ausgemacht haben, obwohl das nicht geschehen sollte, so wird in Zukunft jeder in der Abteilung wissen, schon allein durch mündliche Weitergabe, dass Freitags keine Außentermine gemacht werden dürfen.

⁵ vgl. dazu Snowden, D.: Knowledge Management, 2000, S. 14 - 17