Der Projektbegleiter ­
ein Leitfaden für Projektarbeit

Weitere Informationen zum Projekt 14-19 finden Sie auf der Internetseite:

www.14-19.ch (E-Mail: info@14 ­19.ch)

oder unter folgender Adresse:

Projekt 14 ­19, Postfach, 4002 Basel, Telefon: 061 636 04 19

Fax 061 636 04 20

Herausgeber: Projekt 14-19, Expo 02

Autoren: Peter Corbat, Basel, Matthias Vatter, Bern

Beratung und redaktionelle Durchsicht: Peter Egger, Bernhard Probst, Verlagsleitung h.e.p. Verlag ag, Bern.

Lektorat: Anja Vatter, Bern

Gestaltung: Ateliers Jaune, Bern

Alle Rechte vorbehalten © 2001 Projekt 14-19, Expo 02, Basel/Schweiz

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Inhalt

1. Projekt, Idee und Ideenfindung

Projekt?

3

Vision, Idee, Ziel / Ideenfindung

3

Der Projektauftrag

6

Ideenfindung und Problemlösung

6

2. Projektorganisation/Entscheidungen

Grundfragen und Regeln

9

Die Rolle der Projektleitung

9

Projektteam und das Projektumfeld

9

3. Projektplanung

Grundsätzliches 12

Standortbestimmung / Fixpunkt / Meilenstein 12

Planungsmittel 13

4. Projektrealisation

Realisation im Team 14

Widerstände, Probleme, Stolpersteine 14

5. Projektevaluation/Nachbearbeitung

16

6. Literatur

16

7. Anhang

Arbeitsblatt «Projektvision» 18

Arbeitsblatt «Projektauftrag» 19

Arbeitsblatt «Projektorganisation» 20

Checkliste «Terminplanung» 21

Arbeitsblatt «Gesamtplanung» 22

Checkliste «Nachbearbeitung/Evaluation» 23

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1. Projekt, Idee und Ideenfindung

1.1. Projekt?

Projekte und Projektarbeit gibt es überall. Ob in der Schule zu einem Thema eine Projektar-

beit erstellt, ein Haus gebaut, eine Ausstellung organisiert, eine grosse Fabrikationsmaschine

konstruiert oder gekauft wird oder ob ein privates Fest veranstaltet wird; all dies sind einzel-

ne «Projekte», die von einer oder mehreren Personen durchgeführt werden.

Natürlich gibt es kleine Projekte, die schnell und problemlos organisiert sind. Ein kleines pri-

vates Fest zum Beispiel. Geht es aber um grosse Vorhaben, dann sind die meisten Menschen

schnell überfordert. Beispiele dafür sind ein Hausbau, eine grosse Feier, die Anschaffung einer

neuen Produktionsmaschine in einer Firma oder auch die Organisation einer Landesausstel-

lung, der Expo02. An zu vieles muss gedacht werden, zu viele Fehler können passieren. Meist

ist auch die Zeit ein Problem. Allzu häufig müssen gerade grosse Vorhaben verschoben wer-

den oder sie kosten plötzlich viel mehr, weil alles länger dauert, als geplant worden ist. Am

schwierigsten aber wird es dann, wenn erst eine Idee oder eine Vision da ist. Wenn also noch

gar nicht genau klar ist, was am Ende das Resultat der Projektarbeit sein soll.

Projektarbeit, in der Berufswelt häufig auch englisch «project management» genannt, will also

gelernt sein. Es gibt sogar Berufe in diesem Bereich. Man muss aber nicht immer gleich eine

ganze Ausbildung machen. Es gibt bei jeder Projektarbeit gewisse Grundregeln und Wege,

wie man sich organisieren kann, ohne dass etwas «verloren geht». Dieser Projektbegleiter soll

dabei Hilfe und Unterstützung bieten.

1.2. Vision, Idee, Ziel / Ideenfindung

Natürlich: Am Anfang und eben auch am Ende steht ein Resultat. Vielleicht ist es nur eine

Vision, eine konkrete Idee oder sogar ein ganz genaues Ziel.

Vision (lateinisch: «Sicht»)

· Der Begriff «Vision» wird bei uns sehr vielfältig verwendet. Im Zusammenhang

mit Projektarbeit kann er aber folgendes bedeuten:

· Vision ist eine langfristige, strategische Absicht

· Vision ist eine unwiderstehliche Beschreibung eines idealen Zustandes.

· Vision ist ein kühner Versuch, ein Ziel zu erreichen, welches nie ganz erreicht

werden kann.

· Vision ist ein Ziel, welches alle in der Projektgruppe gemeinsam erreichen wol-

len.

W I C H T I G

Ein Projekt braucht eine Vision. Vor allem wenn mehrere Personen daran arbeiten, kann eine
gemeinsame Vision dabei helfen, sich immer wieder zusammenzuraufen und weiter darauf hin
zu arbeiten. Eine Vision kann helfen, Arbeitsenergie zu entwickeln.

3

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Idee («Urbegriff»)

Im Gegensatz zu einer Vision ist eine Idee konkreter. Man hat eine Vorstellung davon, was

man machen könnte, was man erreichen könnte. Eine Idee kann auch eine Möglichkeit sein,

WIE man nahe an die Vision herankommen könnte. Eine Idee kann also auch ein Weg sein.

Ein Weg zum Erreichen eines Zieles oder zum Lösen eines Problems.

Allerdings ist eine Idee ein «Geistesblitz». Eine Idee kommt einem in den Sinn, ohne dass alle

Dinge, die noch dazu gehören, miteinbezogen worden sind. An einer Idee muss man deshalb

arbeiten.

Eine Idee muss realisiert, umgesetzt werden. Man muss aus der Idee ein konkretes Ziel

machen.

Ziel:

Das Ziel einer Projektarbeit ist ein genau definiertes Resultat. Es ist das, was man konkret

erreichen will.

Bei einem Ziel kann man genau sagen, wie es genau aussieht, wer etwas damit zu tun haben

soll, wo am Schluss was genau wie geschieht, wer am Schluss was genau wann tut und wie

viel alles zusammen gekostet hat.

Das Ziel einer Projektarbeit muss vor der eigentlichen Organisation des Projektes klar sein.

Teile des Ziels dürfen sich während der Projektarbeit verändern. Wie man mit diesen Ände-

rungen umgeht, muss aber auch zu Beginn klar sein.

Zu definieren gilt es aber auch das Endprodukt. Ist es eine schriftliche Arbeit? Eine Präsenta-

tion? Die Konstruktion eines Werkes? Oder eine Kombination davon? Oder etwas anderes?

Ü B U N G

Schreiben Sie sich die Antworten für folgende Fragen auf und diskutieren Sie sie danach in Ihrer
Projektgruppe:
· Welche Idealvorstellung habe ich von diesem Projekt?
· Was möchte ich persönlich für mich alleine mit diesem Projekt erreichen?
· Was möchte ich im Team mit den anderen Mitarbeitenden erreichen?
· Welche Arbeitsatmosphäre (Arbeitsteilung, Zusammenarbeit, Arbeitsorte) wäre für mich ideal?
Diskutieren Sie nun in der Projektgruppe die Antworten der Reihe nach und versuchen Sie
gemeinsam auf jede Frage EINE Antwort zu geben, mit welcher alle voll und ganz einverstanden
sind.

4

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Projektidee/Projektauftrag

Ideen, Visionen, Ziele

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

Projektumfeldanalyse

Projektplanung

Ressourcen, Meilensteine

Projektrealisation

evtl. Anpassung

Informationsbeschaffung und Anwendung

Regelmässige Fixpunkte, Standortbestimmungen

und Meilensteine

Ziel/Resultat

Projektevaluation/Nachbearbeitung

5

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1.3. Der Projektauftrag

Manchmal steht am Anfang eines Projektes ein konkreter Auftrag. Von einer Lehrperson,

einem Arbeitgeber, einer vorgesetzten Person oder einem externen Auftraggeber, das heisst

man wird von Kundinnen und Kunden beauftragt, ein bestimmtes Projekt zu realisieren.

Der Projektauftrag sollte bereits gemeinsam mit der eigentlichen Projektleitung erstellt wer-

den. Voraussetzung dafür ist eine Situationsanalyse und eine genaue Zielformulierung. Zudem

werden Eckdaten (englisch: terms of reference) vereinbart.

Diese Eckdaten sind:

· Beschreibung der Ausgangslage/des Problems

· Ziele des Projektes (welche Ziele sollen mit welchen Mitteln und unter welchen

Bedingungen erreicht werden?)

· Defintion des Endproduktes (falls nicht klar vorgegeben)

· Aufführung aller am Projekt beteiligten Personen, Stellen und Bereiche (wer

arbeitet mit, wer muss informiert werden, wer/was ist vom Projekt betroffen?)

· Kostenrahmen für das gesamte Projekt (von der Entwicklung bis zum Ziel)

· Grobfassung des Projektablaufes und wichtigste Entscheidungspunkte, «Mei-

lensteine» oder Fixpunkte

· Kompetenzen für alle Beteiligten (wer entscheidet was, wer befiehlt wem?)

· Termine mit Zeithorizont für das ganze Projekt und Abschlusstermin

Ü B U N G

Füllen Sie das Formular «Projektauftrag» für Ihr Projekt aus und diskutieren Sie es in Ihrer
Gruppe. Was macht Sinn? Was müssen Sie für Ihr Projekt abändern? Müssen Sie ein eigenes Pro-
jektformular kreieren?

1.4. Ideenfindung und Problemlösung

Manchmal ist am Anfang einer Projektarbeit überhaupt nichts klar. Diese Situation entsteht

häufig vor allem in der Schule, wenn einfach die Aufgabe gestellt wird «eine Projektarbeit zu

einem selbstgewählten Thema» zu machen. Möglich ist aber auch, dass mitten in einem Pro-

jekt ein Problem auftaucht, zu dem man einfach keine Lösung findet ­ man weiss nicht mehr

weiter.

Um damit umzugehen, gibt es sogenannte «Kreativitätstechniken» und «Strategien zur Pro-

blemlösung». Hier einige Ideen:

«Brainstorming»

Wörtlich auf deutsch übersetzt bedeutet dieser Begriff «Gehirnsturm» ­ und genau darum

geht es. Einfach so, aus dem «Nichts» heraus, soll man aufschreiben, was einem in den Sinn

kommt. Dies kann man in der Gruppe oder alleine tun. Gehen Sie so vor:

· Nehmen Sie ein weisses, leeres Blatt Papier (keine Häuschen!).

· Schreiben Sie irgendwo eingerahmt die Fragestellung auf, zu der Sie Ideen

suchen.

6

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· Stellen Sie einen Wecker oder eine Uhr neben sich und stellen Sie die Zeit-

schaltuhr auf fünf, eventuell auch zehn Minuten.

· Notieren Sie nun alles, auch das, was Ihnen vielleicht unsinnig vorkommt auf

dem Blatt. Qualität ist nicht wichtig, Quantität ist wichtig!

· Nach den fünf oder zehn Minuten (unbedingt durchhalten!) fangen Sie an, Ihre

Begriffe, Wörter, Ideen usw. zu bewerten. Aber erst nachher!

G R U N D R E G E L :

Sie müssen die gesamte Zeit im Fluss bleiben und alles aufschreiben/notieren. Zensur, Kontrolle
und Bewertung kommt erst nach dem «Gehirnsturm».

«Mindmapping»

Wörtlich auf Deutsch übersetzt bedeutet der Begriff «die Gedanken kartographieren». Genau

das müssen Sie auch tun. Gehen Sie so vor:

· Nehmen Sie ein weisses, leeres Blatt Papier (keine Häuschen!)

· Schreiben Sie das zentrale Thema in einem Wort in die Mitte des Blattes.

· Sammeln Sie nun so viele Wörter wie möglich, die Ihnen zu diesem Thema in

den Sinn kommen und notieren Sie rund um den zentralen Begriff.

· Nun ordnen Sie alle diese Wörter, indem Sie Oberbegriffe suchen und Ihre vor-

her gefundenen Wörter darunter einordnen oder daran anhängen. Benützen

Sie dazu Verbindungslinien/»Äste».

So könnte ein Mind Map (hier das Beispiel: das zentrale Thema «Ausbildung») aussehen.

G R U N D R E G E L :

Verwenden Sie nur Hauptwörter, Eigenschaftswörter und Tätigkeitswörter, Schreiben Sie nur
einen Begriff auf einen «Ast», Schreiben Sie gross.

7

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«Systematische Problemlösung in der Gruppe»

Um in einer Projektgruppe ein Problem zu lösen, benötigt man die Mitarbeit und das Mit-

denken von allen Gruppenmitgliedern. Gehen Sie ganz geordnet so vor:

· Problemerkennung: Alle schreiben auf einem Blatt auf, was Ihrer Meinung nach

das Problem ist. Findet jemand, es gebe kein Problem, so schreibt er dies auch

auf, und dann gibt es bereits das Problem, dass man sich nicht einig ist ­ auch

das ist ein Problem.

· Problembenennung: Nun muss die gesamte Gruppe das Problem in einem ein-

zigen Satz formulieren, mit dem alle in der Gruppe einverstanden sind.

· Analyse der Problemursache: Alle schreiben wiederum auf, was Ihrer Ansicht

nach die Ursache des Problems ist. Auch Teilaspekte, Symptome, Wurzeln und

Folgen gehören dazu. Die Notizen werden wiederum gemeinsam in einem Satz

zusammengefasst, mit dem alle einverstanden sind.

· Problemlösungsvarianten: Gemeinsam wird durch einen bestimmten Schreiber

eine Liste aller möglichen Lösungsvorschläge erstellt.

· Entscheidungsfindung: Von all diesen Vorschlägen wird jener gewählt und

umgesetzt, welche am ehesten von allen mitgetragen werden kann.

Ü B U N G

Versuchen Sie ein Mind-Map zum Projekt «Privatparty» zu machen.

8

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2. Projektorganisation/Entscheidungen

2.1. Grundfragen und Regeln

Die genaue Organisation eines Projektes ist absolut zentral. Die Organisation muss

Projektidee/Projektauftrag

Ideen Visionen Ziele

unbedingt vor der eigentlichen Planung des Projektes selbst geregelt sein und auf fol-

gende Fragen Antworten geben:

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

· Wer gibt welchen Auftrag an wen oder wer realisiert welche Idee?

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

· Wer darf welche Entscheidungen treffen (Kompetenzen)?

Projektumfeldanalyse

· Wer steuert das Projekt, wer ist nach aussen verantwortlich?

Projektplanung

Ressourcen, Meilensteine

· Wie prüft man die einzelnen Schritte und wie kann man Fehler ver-

bessern?

Projektrealisation

Informationsbeschaffung und Anwendung

· Wer ist für welche Teilbereiche zuständig (Finanzen, Partner, Material ...)?

Regelmässige Fixpunkte, Standortbestimmungen

und Meilensteine

W I C H T I G :

Ziel/Resultat

Kompetenzen und Verantwortungen klar regeln
Es ist wichtig, dass jede Person im Projektteam genau weiss, was ihre Aufgabe ist.

Projektevaluation/Nachbearbeitung

Jede Person sollte verantwortlich für etwas sein und dies genau wissen.

2.2. Die Rolle der Projektleitung

Je nach Art eines Projektes hat die Projektleitung unterschiedliche Funktionen. Sie kann «nur»

beratend oder steuernd mitwirken. Ihr kann aber auch die Hauptverantwortung für das ganze

Projekt übertragen werden. Dies ist in der Wirtschaft die Regel und bedeutet, dass diese

Person am meisten entscheiden darf, am meisten Macht hat. Nicht jede Person ist einer

solchen Führungsaufgabe gewachsen. Eine gute Projektleiterin/ ein guter Projektleiter kann

folgendes:

· Die Stärken und Schwächen seiner Mitarbeitenden einschätzen und sie ent-

sprechend einsetzen.

· Faire Entscheidungen fällen, die von allen akzeptiert werden können.

· Das Vertrauen aller am Projekt Mitarbeitenden gewinnen und erhalten.

· Konflikte und Probleme lösen oder entsprechende Hilfe organisieren.

· Den Überblick über die Organisation behalten und Rahmenbedingungen

(Arbeitsorte, Arbeitszeiten, «Meilensteine» usw.) setzen.

2.3. Projektteam und das Projektumfeld

Alle reden heute von «Teamfähigkeit». Nur wenige Leute sind aber wirklich gute «Teamplay-

er». Um für ein Projekt erfolgreich zusammenarbeiten zu können, muss jede/jeder folgende

Eigenschaften mitbringen:

· Die Fähigkeit, sich in einer Gruppe einzuordnen und aktiv mitzuarbeiten.

· Ehrlichkeit und Offenheit den Kollegen/Kolleginnen gegenüber.

9

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· Konflikte und Probleme konstruktiv angehen können (nicht gleich «den Kopf in

den Sand stecken»).

· Veränderungen zu kritisieren, sie aber auch annehmen können.

· «Verlieren» können und nicht nachtragend oder überempfindlich zu sein

W I C H T I G :

Ein Projekt hat auch ein Umfeld!
Jedes Projekt findet in einem Umfeld statt. Andere Personen, die eigentlich nicht direkt mit der
Arbeit zu tun haben, werden plötzlich einbezogen oder sind betroffen. Bestimmte Gegenstände
werden benötigt, andere Personen interessieren sich plötzlich für das Projekt, bestimmte
Regeln/Gesetze behindern das Projekt usw.
Um die wichtigen Punkte im Umfeld eines Projektes nicht zu vergessen (... und dann später
genau darüber zu stolpern...), empfiehlt sich eine sogenannte «Projektumfeldanalyse».

Projektanwender

­

Konkurrenz

Geschäftsleitung

+

?!

Auftraggeber

+

Projekt-Team

+

Projekt

+

+

Projektleiter

Kunden

+/­

+

Abteilung

Abteilung

Produktion

Entwicklung

Das Umfeld eines Projekts in einer Firma.

10

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Ü B U N G

Die Projektumfeldanalyse:
· Nehmen Sie ein leeres, weisses Blatt, schreiben Sie in der Mitte die Bezeichnung Ihres Pro-

jektes.

· Listen Sie auf einem separaten Blatt alle irgendwie betroffenen Menschen, Gruppen,

Institutionen, Firmen usw. auf.

· Gruppieren Sie nun diese Begriffe rund um Ihr Projekt auf dem ersten Blatt und zwar so,

indem Sie sie näher (nahe an der Projektgruppe) und weiter weg (weiter weg von der Pro-
jektgruppe) hinschreiben.

· Zudem zeichnen Sie um die einzelnen Begriffe grössere oder kleinere Kreise, je nachdem wie

wichtig/unwichtig die entsprechenden Personen/Gruppen usw. sind.

· Bewerten Sie nun diese verschiedenen Gruppen in Ihrer Meinung und Haltung zu Ihrem Pro-

jekt mit «+» (positiv/wohlwollend eingestellt), «­» (negativ/ablehnend) oder «+/­» (ambi-
valent/unschlüssig).

11

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3. Projektplanung

3.1. Grundsätzliches

Projektidee/Projektauftrag

Eine gute Planung kann die Arbeit an einem Projekt extrem verkürzen. Planungssyste-

Ideen Visionen Ziele

me können dabei helfen. Es gibt eine ganze Reihe von solchen Planungssystemen. Hier

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

genauer darauf einzugehen, würde zu weit führen. Wir stellen nachfolgend eines vor.

Projektentscheidung/Projektorganisation

Wichtig ist aber grundsätzlich: Ein einfaches Ziel erfordert eine einfache Planung, ein

Team, Kompetenzen, Verantwortung

Projektumfeldanalyse

komplexes Ziel logischerweise eine eingehende und genaue Planung. Jeder muss pla-

Projektplanung

nen, nicht nur der Projektleiter ­ jeder und jede im Team hat seine kleinen Teilziele.

Ressourcen, Meilensteine

Projektrealisation

Informationsbeschaffung und Anwendung

Bei jeder Planung müssen auch die sogenannten «Ressourcen» berücksichtigt werden.

Ressourcen sind:

Regelmässige Fixpunkte, Standortbestimmungen

und Meilensteine

· Geld

Ziel/Resultat

· Zeit

· Wissen

Projektevaluation/Nachbearbeitung

· Mitarbeiter

· Betriebsmittel/Maschinen/Materialien

3.2. Standortbestimmung / Fixpunkt / Meilenstein

Bei einer Projektarbeit ist es zentral, wenn man nach jedem grossen Schritt/Arbeitsgang eine

klare Entscheidung fällt und eine Standortbestimmung vornimmt. Bei einer solchen Standort-

bestimmung, manchmal auch «Fixpunkt» oder «Meilenstein» genannt, sollten folgende Fra-

gen in der Projektgruppe beantwortet werden:

· Was haben wir bisher gemacht und entschieden?

· Wo stehen wir jetzt?

· Wer macht was?

· Was ist noch zu tun?

· Wann kommt die nächste Standortbestimmung?

W I C H T I G

:

Die «Meilensteine» in einem Projekt müssen geplant sein. Man sollte sich vorher ­ eben in der
Planungsphase eines Projektes ­ überlegen, wo wichtige Fixpunkte liegen könnten. Diese gilt es
dann in einer Zeitplanung festzuhalten.

Ü B U N G

Gehen Sie die obengenannten fünf Fragen zum «Meilenstein» für Ihr Projekt jetzt gerade, in die-
sem Moment, durch.

12

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3.3. Planungsmittel

Das Beispiel «Projektstrukturplan»

Der Projektstrukturplan bildet die Hauptaufgabe, Teilaufgaben und in der untersten Ebene die

einzelnen Arbeiten ab. Mit diesem Plan wird das jeweilige Projekt aufgabenorientiert aufge-

teilt. Man sieht genau, welche Arbeiten in welcher Reihenfolge zu erledigen sind.

Zum Projektstrukturplan kann man danach eine einfache Zeitplanung mit Hilfe eines Kalen-

ders oder mit Vorganglisten machen.

Projektstrukturpläne können verschieden geordnet werden: nach den einzelnen zu bearbei-

tenden Objekten, nach den Funktionen der Mitarbeitenden im Projekt oder auch einfach

ablauforientiert ­ also in der zeitlichen Reihenfolge.

Elektronische

SW-Betriebssystem

Geräteeinheit

Elektronikaufbau

Konstruktion

Prüftechnik

Planung

Entwicklung

Produktion

Stomlaufplan

CAD-Entwurf

Prüfkonzept

Studie

Programm-

Funktions-

entwurf

integration

Schaltungs-

Unterlagen-

Prüfvorbereitung

Funktionsentwurf

Codierung

Produkt-

simulation

erstellung

integration

Entflechtung

NC-

Prüfdurchführung

Testentwurf

Komponententest

Produktprüfung

Programmierung

Verdrahtung

Komponenten-

Funktionstest

Produktabnahme

entwurf

So könnten Projektstrukturpläne in einer Firma aussehen: links nach Objekten und Funktionen, rechts im Ablauf.

Ü B U N G

Ein Fest planen
Versuchen Sie alleine oder in einer Gruppe ein privates Fest für fünfzig Personen zu planen. Wie
starten Sie? Welche Ressourcen brauchen Sie und wie setzen Sie sie ein? Womit beginnen Sie?
Wo setzen Sie Standortbestimmungen/»Meilensteine»?

13

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4. Projektrealisation

4.1. Realisation im Team

Projektidee/Projektauftrag

Teamarbeit ist dann sinnvoll, wenn Lösungen und neue Ideen sowie allgemein kreati-

Ideen Visionen Ziele

ve Tätigkeiten gefragt sind. Einzelarbeit ist dann sinnvoll, wenn klar definierbare Sach-

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

aufgaben erfüllt werden müssen.

Projektentscheidung/Projektorganisation

Team, Kompetenzen, Verantwortung

Projektumfeldanalyse

Auch wenn es um Entscheidungen geht, ist es sinnvoll, wenn sich alle zuerst alleine auf

Projektplanung

die gemeinsame Entscheidung vorbereiten, sich Argumente zusammenstellen und

Ressourcen, Meilensteine

Unterlagen suchen.

Projektrealisation

Informationsbeschaffung und Anwendung

Die Vorteile von Teamarbeit/Gruppenarbeit lassen sich wie folgt zusammenstellen:

Regelmässige Fixpunkte, Standortbestimmungen

und Meilensteine

· Die Gruppe weiss mehr: Die Kenntnisse aller Teammitglieder kommen zusam-

Ziel/Resultat

men. Eine Gruppe kann auch dort Lösungen finden, wo der Einzelne schon

längst nicht mehr weiterkommt. Zudem kann ein einzelnes Gruppenmitglied

Projektevaluation/Nachbearbeitung

von der Gruppe sehr viel lernen, da laufend andere Ansichten und neue Ideen

eingebracht werden.

· Die Gruppe regt an: Ansprüche und Leistungen können gesteigert werden. Die

Mitglieder der Gruppe können einander motivieren, stützen und antreiben. In

Diskussionen entstehen häufig neue Ideen und Wege, da nicht nur verschie-

denste Einzelmeinungen aufeinandertreffen, sondern eben auch Verbindungen

zwischen den neuen Meinungen/Gedanken (Synergien) geschaffen werden.

· Die Gruppe gleicht aus: Eine Gruppe braucht Kompromisse, wenn nicht alles

klar und die Meinungen unterschiedlich sind. Soll eine Gruppe/ein Team funk-

tionieren, so muss man aufeinander zu- und eingehen.

· Die Gruppe fördert die Realisierung und Akzeptanz von Entscheidungen: Wer-

den nämlich alle Gruppen- und Teammitglieder auch in eine Entscheidung ein-

bezogen, können sie diese auch mittragen.

W I C H T I G :

Gruppenarbeit lohnt sich also! Ein Projekt kann man je nachdem auch alleine realisieren, doch
zeigen die obengenannten Punkte, dass es gemeinsam eben besser und häufig auch schneller
geht.

4.2. Widerstände, Probleme, Stolpersteine

Vor allem bei grösseren Projekten/Projektarbeiten, wenn viele andere Personen betroffen sind

(weites Projektumfeld), treten auch häufig Widerstände auf. Dies schon nur deshalb, weil «da

plötzlich etwas anders wird» oder «etwas neues kommt».

Verunsicherung kommt auf, vielleicht sogar irgendwelche Ängste, und schliesslich steht die

Projektleitung oder auch die ganze Gruppe vor einem Problem.

14

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Wie geht man damit um? Was kann man da tun?

Vor allem die Projektleitung muss hier einiges leisten:

· Alle irgendwie Betroffenen umfassend und klar informieren (nicht zu viele, aber

dafür klare und zielgerichtete Informationen).

· Betroffene sollten irgendwie möglichst früh in ein Projekt eingebunden werden

und das Projekt als etwas «Gutes» auch für sie selbst kennenlernen.

· Entscheidungen müssen für alle Betroffenen transparent und klar begründbar

sein.

· Besonders negativ eingestellte Personen müssen auch speziell unterstützt wer-

den und spüren, dass man ihre Vorbehalte ernst nimmt.

W I C H T I G :

Widerstände können eine Chance sein.
Eine Projektgruppe kann an Widerstand «wachsen». Neue Ideen müssen her, das Projekt muss
mehr oder weniger grundsätzlich überdacht werden, und vergessene Punkte können auftauchen.
Kritik am eigenen Projekt/der eigenen Projektarbeit sollte man ernst nehmen und in die eigenen
Überlegungen einbinden.

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5. Projektevaluation/Nachbearbeitung

Am Schluss jeder erfolgreichen Projektarbeit steht ein Blick zurück: Was war gut? Was hat

geklappt und was nicht? Was machen wir das nächste mal besser?

Wie eine gute Vorbereitung (Organisation und Planung) gehört auch eine gute Nachbearbei-

tung zu einem Projekt.

Sinnvoll ist es, auch Dritte in diese Evaluation einzubeziehen. Personen also, welche das Pro-

jekt von «aussen» beobachtet haben oder auch nur am Schluss, als fertiges «Produkt»

betrachten oder erleben. Wie wirkt die Arbeit des Projektteams nach aussen? Wie wird das

fertige Projekt beurteilt? Gibt es Anregungen, dies oder jenes besser zu machen?

Für die eigene Projektarbeit kann zur Nachbearbeitung/Evaluation die Checkliste im Anhang

verwendet werden.

6. Literatur zum Thema Projektarbeit

Klose, B., Projektabwicklung, 1999 / ISBN: 3-7064-0520-2

Litke, H.-D., Projektmanagement, 1995 / ISBN: 3-446-18310-8

Maass, E. et al., Teamgeist, 1998 / ISBN : 3-87387-319-2

Gute Ressource im Internet zum Thema Lernen und Mind mapping :

www.ni.schule.de/~pohl/lernen/kurs/lernlink.htm

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7. Anhang

17

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Anhang 1: Arbeitsblatt «Projektvision»

Die Projektvision

Kurzbeschreibung

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Anhang 2: Arbeitsblatt «Projektauftrag»

Titel

Projektvorschlag

Sachgebiet

Verfasser

Datum

Seite

Verantwortlich

Unterschrift

Zielsetzung

Beschreibung

Begründung

Termine und Kosten

Diverses

Beilagen

Verantwortlich

Die für diesen Projektvorschlag verantwortliche Person

Unterschrift

Unterschrift der verantwortlichen Person

Zielsetzung

Aufzählung der Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen

Beschreibung

Ausführliche Beschreibung des Vorhabens oder des Problems
Hinweise auf bekannte Ideen und Lösungsansätze.
Zielsetzungen und Möglichkeiten, die nicht erwünscht sind oder ausgeschlossen werden.

Begründung

Genaue Begründung für den Antrag. Der künftige Nutzen ist zu beschreiben und abzuschätzen.
Gegebenheiten bzw. deren Änderungen, die zwingend zu beachten sind, z. B. Gesetze, Vorschriften,
Geräte. Nachteilige Auswirkungen, die eintreten, wenn der Antrag nicht ausgeführt wird.

Termine und Kosten

Ausführungen über terminliche Erfordernisse, z.B. Fristen, Abhängigkeiten. Angabe der Kosten soweit
bekannt und Kostenschätzung soweit erforderlich.

Sonstiges

Gegebenheiten, die zu beachten sind, sofern sie nicht unter «Begründung» aufgeführt wurden.

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Anhang 3: Arbeitsblatt «Projektorganisation»

Titel

Projektorganisation

Sachgebiet

Verfasser

Datum

Seite

Verantwortlich

Unterschrift

Auftraggeber

Projektleitung

Projektteam

Weitere, zu berücksichtigende, organisatorische Einheiten

(interne und/oder externe Stellen)

Beilagen

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Anhang 4: Checkliste «Terminplanung»

Berücksichtigen, dass nur etwa 60 ­ 80 % des Aufwandes planbar sind!

Stimmen die Zeitschätzungen mit dem Terminplan überein?

Genügt der geplante Zeitbedarf für die Arbeiten der Projektleitung wie Orga-

nisation, Koordination, Kommunikation etc. (normalerweise 5 ­10 % der

Arbeitszeit)?

Ist ein Stundenanteil für Unvorhergesehenes berücksichtigt (z. B. 10% der

Zeit)?

Gibt es Zeitbedarf für Abstimmungen, Besprechungen und Treffen mit Dritten?

Ist ein Bericht geplant? Haben Sie genügend Zeitbedarf für Schreib- und Zei-

chenarbeiten sowie die Endredaktion eingeplant?

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Anhang 5: Arbeitsblatt «Gesamtplanung»

GESAMTPLANUNG (Terminliste/Meilensteinplan)

Gruppe: Thema:

Datum

Inhalte

i.O. Änderungen

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Anhang 6: Checkliste «Nachbearbeitung/Evaluation»

Bei allen Fragen sollte man sich die Begründungen überlegen und gegebenenfalls

in der Projektgruppe, dem Team diskutieren!

Wurde das zu Beginn formulierte Projektziel erreicht?

Sind alle Projektmitarbeitenden mit dem erreichten Ziel zufrieden?

Waren alle Mitarbeitenden mit der eigenen Arbeit und jener der Kollegen

zufrieden?

Was war sehr gut? Was klappte hervorragend?

Was war schlecht? Klappte überhaupt nicht? Was muss bei einem nächsten

Mal anders organisiert sein?

Gab es viele Unstimmigkeiten im Team? Konnten Sie gelöst werden?

Klappte die Projektleitung gut? Hatte die Leitung immer die Übersicht?

Welche Arbeitstechniken haben sich gelohnt, welche nicht?

Reichte die vorhandene Zeit oder mussten Überstunden geleistet werden?

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