Seminar aus ABWL

Anforderungsprofile an Facility Manager

Philipp Kaufmann
im Wintersemester 2002 / 2003
Institut für Unternehmensführung

ÖNORM Facility Management Funktionssytematik Vorentwurf

1. Allgemeines

Die folgende Aufgliederung zählt Funktionen des FM auf, um einen Überblick über die Prozesse zu geben, die im Rahmen des Facility Management ausgeführt werden können. Die Aufzählung kann niemals vollständig sein, gibt aber einen Überblick über das Aufgabengebiet. In einem Betrieb müssen nicht alle Funktionen implementiert sein. Einige Kernfunktionen sind aber notwendig, um von FM sprechen zu können (siehe ÖNORM 7000). Auch im Rahmen dieser Aufzählung spiegelt sich die Unterscheidung in FM Services und FM Management wieder. Ein Großteil der Managementaufgaben findet sich unter dem Punkt FM Controlling wieder.

2. Funktionensystematik

1. Management des FM

Planung, Integration, Gesamtführung, Koordination und Controlling aller Teilelemente von FM (intern und extern)

1.1. Vertretung und Verantwortung von FM gegenüber bzw. in der Geschäftsleitung
1.2. Strategisches FM, FM-Konzeption, FM-Politik, FM-Ziele (inkl. Outsourcing- und Outtasking-Entscheidung)
1.3. Organisation von FM im Unternehmen
1.3.1. Budgetierung
1.3.2. Finanzierung
1.3.3. FM-Personal
1.3.4. Kostenkontrolle, Kostenreduktion, Kostenplanung, Kostenrechnung
1.3.5. Benchmarking/Verbrauchsgrößen
1.3.6. Reporting
1.4. Management, Verwaltung
1.4.1. Inventar
1.4.2. Betriebsmittel
1.4.3. Projektmanagement (Pläne, Koordination)
1.4.4. Vertragsmanagement z.B. Erstellung von Standardverträgen, Ausschreibungen und Verfahrensanweisungen)
1.4.5. Gewährleistungsverfolgung
1.4.6. Risikomanagement
1.4.7. Entsorgungsmanagement
1.4.8. Nebenkostenabrechnung
1.4.9. Rechnungswesen, Objektbuchhaltung
1.4.10. Raumorganisation
1.4.11. Objektregie/Objektleitung
1.4.12. Instandhaltungsmanagement
1.4.13. Störungsmanagement
1.5. CAIFM - Computer Aided Integrated Facility Management System
1.5.1. Systemspezifikation
1.5.2. Festlegung unternehmensweiter FM-Daten-Standards
1.5.3. Entwicklung von FM-Geschäftsprozessen
1.5.4. Beschaffung von CAIFM-Tools
1.5.5. Systementwicklung und Systemintegration
1.5.6. Systembetrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung
1.6. Flächenmanagement
1.6.1. EDV-mäßige Erfassung und visuelle Darstellung aller verwalteten Flächen gemäß FM-Daten-Standards
1.6.2. Flächenkategorisierung nach ÖNORM und nach internen Kategorien (z.B. Abteilungen, Kostenstellen, Reinigungsklassen etc.)
1.6.3. Reinigungsflächenberechnung
1.6.4. Flächennutzungs- und Belegungsoptimierung und -simulation
1.6.5. Möblierungsplanung
1.6.6. Mietflächen
1.7. Umzugsmanagement (extern und extern)
1.8. Nutzer- und Mieterbetreuung
1.8.1. Objektmarketing
1.8.2. Objektverkauf und -vermietung (inkl. Nutzungsplanung und -simulation)
1.8.3. Mietkostenabrechnung
1.8.4. Mieterkontakte
1.8.5. Maklerkontakte
1.9. Arbeitsplatzgestaltung, Büroraumplanung
1.9.1. Arbeitsplatzanalyse
1.9.2. Lichtplanung
1.9.3. Thermische Behaglichkeit
1.9.4. Raumakustik
1.9.5. Farbgestaltung
1.9.6. Detail- und Grundrissplanung
1.9.7. Künstlerische Ausgestaltung
1.9.8. Müllvermeidung, Recycling und Entsorgung
1.9.9. Abwärmenutzung
1.9.10. Abnahmemengenplanung
1.10. Ressourcen- und Energiemanagement

2. Objektvorbereitung, -planung

2.1. Konzeption
ist die Ausformulierung der Ziele und strategische Ausrichtung innerhalb des Unternehmens 2.1.1. Anforderungsprofil (Ziele, Mittel, Kosten, Strategie, Raumbedarf,etc.)
2.1.2. Flächenstandards
2.1.3. Machbarkeitsstudie
2.1.4. Schwachstellenanalyse
2.2. Projektentwicklung
2.2.1. Projektteam in eigener Firma
2.2.2. Architektenselektion
2.3. Planung
2.3.1. Vorentwurf
2.3.2. Fachplanerselektion (z.B.: Haustechnik, Statiker)
2.3.3. Entwurf
2.3.4. Einreichung
2.3.5. Ausführungs-, Detail- und Leistungsbeschreibungen
2.3.6. Technische und geschäftliche Oberleitung
2.3.7. Künstlerische Oberleitung

3. Errichtung

3.1. Erschließung
3.2. Bauwerkserrichtung
3.2.1. Baudurchführung gemäß Plandokumenten
3.2.2. Mängelbehebung durch Baufirma
3.2.3. Einbau von Sondereinrichtungen
3.2.4. Zwischenabrechnungen
3.2.5. Endabnahme Bauleistung
3.2.6. Endabrechnung Bauleistung
3.3. Technischen Anlagen
3.3.1. Elektrotechnische Anlagen
3.3.2. Sanitäre Anlagen
3.3.3. Heizungs- und Klimatechnik
3.3.4. Sicherheitstechnische Anlagen
3.3.5. Gebäudeleittechnik
3.3.6. Informationstechnologie
3.4. Außenanlagen
3.5. Generalreiningung
3.6. Einrichtung, Ausstattung, technische Anlagen...
3.6.1. Aufstellung von Einrichtungsgegenständen
3.6.2. Umzug von vorhandenen Einrichtungsgegenständen
3.6.3. Endabnahme Einrichtung
3.6.4. Endabrechnung Einrichtung

4. Nutzung

4.1. Allgemeine Gebäudedienste, Facility Services Alle Dienstleistungen, die die Eignung der Betriebsfläche für den Unternehmenszweck gewährleisten
4.1.1. Sicherheitsdienste
4.1.2. Büromaterial- und Geschäftsausstattungseinkauf
4.1.3. Energiebereitstellung
4.1.4. Reinigung & Pflege
4.1.5. Informationstechnologie
4.1.6. Informationssystem
4.1.7. Interne Transporte, Fuhrpark
4.1.8. Abfallbewirtschaftung
4.1.9. Möbellager
4.1.10. Kantine, Cafeteria, Catering
4.1.11. Reisedienste
4.1.12. Besprechnungs-, Konferenz- und Messedienste (intern und extern)
4.1.13. Dokumentationsdienste
4.1.14. Technische Dienste inkl. Instandhaltung

5. Umbau

5.1. Konzeption ist die Ausformulierung der Ziele und strategische Ausrichtung innerhalb des Unternehmens
5.1.1. Anforderungsprofil (Ziele, Mittel, Kosten, Strategie, Raumbedarf, etc.)
5.1.2. Machbarkeitsstudie
5.2. Projektentwicklung
5.2.1. Projektteam in eigener Firma
5.2.2. Architektenselektion
5.3. Planung
5.3.1. Vorentwurf
5.3.2. Fachplanerselektion (z.B.: Haustechnik, Statiker)
5.3.3. Entwurf
5.3.4. Einreichung
5.3.5. Ausführungs-, Detail- und Leistungsbeschreibungen
5.3.6. Technische und geschäftliche Oberleitung
5.3.7. Künstlerische Oberleitung
5.4. Erstellung
5.4.1. Umsiedelung
5.4.2. Realisierung
5.4.3. Technischen Anlagen
5.4.4. Außenanlagen
5.4.5. Generalreiningung
5.4.6. Einrichtung, Ausstattung, technische Anlagen inkl. Abnahme

6. Sanierung

6.1. Gebäudeinstandhaltung durch Erneuerung
6.1.1. Steildächer – Dachdeckung erneuern
6.1.2. Kamine – Sanierung
6.1.3. Fassade – Sanierung
6.1.4. Heizkessel – erneuern
6.1.5. Heiztherme – erneuern
6.1.6. Außenanlagen – Straße und Wege sanieren
6.2. Sanierung mit baulichen Veränderungen
6.2.1. Planung
6.2.2. Erstellung

7. Abriß

7.1. Planung
7.2. Ausschreibung
7.3. Umsiedelung, Umzug
7.4. Um- und Abmeldungen, z.B. Telefon
7.5. Ersatzräumlichkeiten für Mieter suchen
7.6. Räumung
7.7. Bauunternehmen
7.8. Behördliche Genehmigungen
7.9. Sicherheitsvorkehrungen
7.10. Müll
7.10.1. Entsorgen
7.10.2. Trennen
7.11. Urbarmachung des Geländes

Inhaltsverzeichnis

1. Vorwort   2

2. Einleitung und Problemstellung  3

3. Darstellung von FM  4
3.1. Definition von FM  5
3.2. Bisherige Konzeption von FM  13
3.3. Charakteristika der neuen FM-Konzeption  17

4. Exkurs: FM-Markt- und Entwicklungstendenzen  23

5. Anforderungsprofile  24

6. Zusammenfassung  28

7. Abschließende Gedanken  29

8. Literaturverzeichnis  30

Anhang

1. Vorwort

Dieses Seminar habe ich im Rahmen meiner Dissertation zum Thema „Management von Anspruchsgruppen“ belegt. Die besondere Herausforderung der Arbeit war, sich mit der konkreten Fragestellung im Detail auseinander zu setzen und in diesem frühen Stadium der Dissertation den Begriff „Facility Management“ kompakt und prägnant zu beschreiben. Dies hat zu neuen Eindrücken und Erfahrungen geführt, wofür ich dankbar bin. „Facility Management“ ist ein Teil meines Lebens geworden und ich hoffe, nicht betriebsblind zu sein. Bedanken möchte ich mich bei Univ.-Ass. Dr. Alexander Redlein, den ich auf Anraten von Univ.-Prof. Dr. Topritzhofer kontaktiert habe und der mir auf meine Fragen Rede und Antwort gestanden hat.

2. Einleitung und Problemstellung

Facility Management (FM) ist ein relativ junger Management-Ansatz, in dessen Mittelpunkt die Immobilie und deren Bewirtschaftung steht.¹ Dieser Ansatz hat sich ausgehend von Amerika, wo sich FM Anfang der 80er Jahre etablierte², vor knapp mehr als fünfzehn Jahren über Großbritannien bzw Niederlande in Europa verbreitet.³

Viele Aspekte sprechen für eine langfristige Verankerung von FM: Verbände und Vereinigungen (zB IFMA, EuroFM, FMA bzw GEFMA), die unter anderem (internationale) Konferenzen / Tagungen ausrichten, sind gegründet worden, ein spezifisches Ausbildungsprogramm hat sich auf FH- als auch universitärer Ebene (zB FH Kufstein oder TU Wien) etabliert und viele Unternehmen setzen FM konsequent um.⁴ Ein interessanter Aspekt ist, dass insbesondere in (internationalen) Konzernen diese Umsetzung dazu führt, dass FM in den Unternehmensnamen der (aus-) gegründeten Tochterunternehmen aufgenommen wird.⁵

Die zunehmende Bedeutung von FM führt zur Nachfrage nach „Facility Manager“⁶; aber welches Anforderungsprofil hat diese neue Berufsgruppe – mit dieser Problemstellung beschäftigt sich die vorliegende Arbeit und dies soll auf den folgenden Seiten im Detail erörtert werden. Um diese Fragestellung zu beantworten, wird zuerst der Begriff „Facility Management“ anhand von vorliegenden Definitionen umfassend definiert. Dies führt zur Darstellung einer bisherigen sowie einer weiterentwickelten Konzeption von FM. Im Anschluss daran wird in einem Exkurs der FM-Markt kurz umrissen, um einen Überblick über die Einsatzgebiete von Facility Managern zu geben. Schlussendlich wird die Problemstellung beantwortet.

Im Anhang findet sich eine Liste der österreichischen Bildungsinstitutionen, die spezifische FM-Ausbildungen anbieten. Aufgrund der besonderen Bedeutung von drei ÖNORMEN, nämlich der VORNORM ÖNORM A 7000, der ÖNORM A 7002 sowie der „ÖNORM Facility Management Funktionssystematik“, befinden sich diese drei im Anhang.

3. Darstellung von FM

Die Bedeutung von FM begründet sich in dem Bestreben das „brachliegende“ Anlagevermögen für die Unternehmen / Institutionen „produktiver“ nutzbar zu machen.⁷ Ausgangspunkt für FM waren daher Überlegungen zur Kostensenkung im Bereich der Immobilien (unbewegliches Vermögen).⁸ Mit Hilfe von FM sind die zumeist fixen Gemeinkosten erst durch ein geeignetes Instrumentarium detaillierter zu erfassen, zu bewerten und somit in der Gesamtheit zu managen.⁹ Dies sei am Beispiel der Reinigungskosten, die bei jedem Gebäude anfallen, demonstriert: diese Aufgaben können entweder selber erbracht oder aber fremd vergeben werden. Sollte die Reinigung also nun fremd vergeben werden, ist das genaue Flächenausmaß der zu reinigenden Flächen für eine exakte Ausschreibung und in der Folge Vertragsgestaltung (Service Level / Flächenausmaß / Preis) unbedingt erforderlich. Bei Neubauten, deren Planung heute überwiegend mit CAD erfolgt, werden die Architekten in der Regel genaue Plandokumente übergeben; bei Gebäuden im Altbestand mit einer oftmals wenig dokumentierter Umbauhistorie könnte die Flächenermittlung für den Auftraggeben bereits sehr kostenintensiv werden. Jedenfalls ist die Kenntnis der Nettoflächen – also der tatsächlich zu bedienenden Oberflächen erforderlich. Umso mehr, da offensichtlich ist, dass Flächen, auf denen zB Kästen (Mobilar) stehen, nicht gereinigt werden müssen. Allein dieser Umstand führt zu einer genaueren Bezifferung der zu reinigenden Flächen und hat in vielen Fällen zu Einsparungen von mehr als 10 Prozent bei gleichen Einheitspreisen pro Quadratmeter und gleicher Qualität geführt.¹⁰

Diese Überlegung der Fokussierung auf die Kostenreduktion hin zur Unterstützung des Kerngeschäftes eines Unternehmens wird von den meisten Unternehmen verfolgt.¹¹ Die nächste Entwicklung ist, nicht nur die Kosten zu senken sondern auch die Qualität bzw die Verbesserung des Outputs der unterstützenden Funktionen (eben zB der Immobilien) als Zielgrößen zu definieren. In dieser Phase befinden sich derzeit viele Unternehmen und Institutionen. Offensichtlich ist, dass die Grundgedanken von FM eine Berechtigung haben, doch was ist eigentlich „Facility Management“ (FM)? Dazu im folgenden mehr.

[...]

1  vgl Braun (2001) S 3 f bzw Ghahremani (1998) S XIII.
2  So wurde der internationale Verband (IFMA, International Facility Management Association) 1980 gegründet. Nähere Informationen zum Verband finden sich auf www.ifma.com (03.01.2003). Die Organisation ist mittlerweilen in mehr als 50 Ländern mit nationalen Einheiten, so zB auch in der Schweiz, Deutschland und Österreich, siehe www.ifma.at (03.01.2003), vertreten.
3  Diedrichs 1999, S 327. In Österreich ist das Thema seit Mitte der 90er Jahre aktuell: 1995 wurde die FMA (Facility Management Austria) und drei Jahre später die IFMA Austria gegründet.
4  Zu erwähnen sind zB das Versicherungsunternehmen Generali mit Ihrer Tochter „Allgemeine Immobilien-Verwaltungs-Ges.m.b.H.“ (kurz: AIV GmbH) oder das Linzer Unternehmen VA Tech, deren Bereich Infrastruktur im FM tätig ist, für nähere Informationen siehe www.vatechelinebg.at/view.php3?f_id=9474&LNG=DE (04.01.2003).
5  Beispielhaft dafür ist zB die Gründung des Unternehmens „Real-Treuhand Facilitymanagement GmbH“ der Raiffeisenlandes Bank OÖ für die Bewirtschaftung ihrer Immobilien, für weitere Informationen zum Unternehmen siehe www.rt-facility.at (05.01.2003). Andere Unternehmen sind zB Generali Group, Siemens oder Lufthansa.
6  Bei Inseraten im Stellenmarkt von Tageszeitungen sowie im Internet findet sich dieser Begriff mit steigender Tendenz.
7  Laut Loitlsberger (persönliches Gespräch, 12.10.2002) sind rund 25-50 Prozent des Anlagevermögens sowie 10-18 Prozent des Umlaufvermögens bei Industrieunternehmen gründstücks- oder gebäudebezogen. Diese Zahlen bedürfen noch einer genaueren Analyse. Im Rahmen der Dissertation wird dies in den kommenden Monaten durchgeführt.
8  Die Kostensenkungspotentiale im Bereich der Immobilien sind für Unternehmen deshalb von zunehmender Bedeutung, da diese ihre Kernprozesse durch Lean-Management, Just-in-Time etc optimiert haben. Zusätzliche Einsparungsmöglichkeiten bzw Produktivitätssteigerungen sind daher hier zu finden – deshalb haben insbesondere anlagenintensive Bereiche, wie zB Energieversorger, FM zuerst implementiert.
9 Vgl. Kaufmann (2000). Kosteneinsparungen sind nachgewiesener Maßen realisiert worden; vgl dazu Staudt / Kriegesmann / Thomzik (1999) S 72 ff.
10 vgl Berger (persönliches Gespräch, 08.01.2003) iVm Kaufmann (2000) S 95 ff.
11  vgl Diedrichs (1999) S 328 iVm Leimböck (2000) S 57.