Anforderungen an die Kosten- und Leistungsrechnung, dargestellt am

praktischen Beispiel einer Einrichtung der Behindertenhilfe

Hausarbeit im Masterstudiengang Sozialmanagement

Alice-Salomon-Fachhochschule Berlin

Seminar:

Einführung in die Betriebswirtschaftslehre

Verfasserin:

Ute Dahm

Datum der Abgabe: 22.6.2007

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Inhaltsverzeichnis:

1.) Betriebswirtschaftliche Herausforderungen in der Freien Wohlfahrtspflege 3

2.) Hauptaufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung 4

2.1) Aufbau und Verfahren bei Kosten- und Leistungsrechnungen 5

2.2) Grundlagen der Finanzierung von Einrichtungen der Eingliederungshilfe . 10

2.3) Dokumentation in Einrichtungen der Eingliederungshilfe 11

3.) Anforderungen an eine Kosten- und Leistungsrechnung in stationären

Einrichtungen 12

3.1) Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung an einem praktischen

Beispiel 13

3.1.1) Beschreibung der Einrichtung 13

3.1.2) Benennung von Leistungen 14

3.1.3) Erstellen eines Katalogs 17

3.1.4) Kostenarten- und Kostenstellenrechnung 20

3.1.5) Kriterien zur Auswahl des Verfahrens 20

4.) Fazit 21

Literaturverzeichnis: 25

Abbildungsverzeichnis: 28

Abb. 1: Katalog der Einzelleistungen im Leistungsbereich ´soziale Betreuung´ ... 29

Abb. 2: Zuordnung der Personalkosten auf die o.g. Einzelleistungen 30

Abbildung 3: Berechnung der Personalkosten je Minute 31

Abb. 4: Übersicht über Leistungsbereiche in der beispielhaften Einrichtung ´Haus

Lauenheim´ 32

Abbildung 5: Beispielberechnung a, b, c 33

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1.) Betriebswirtschaftliche Herausforderungen in der Freien
Wohlfahrtspflege

Die Freie Wohlfahrtspflege in Deutschland steht aufgrund aktueller Entwicklungen auf

nationaler und europäischer Ebene vor existentiellen Herausforderungen. Seit Verabschied-

ung des Pflegeversicherungsgesetzes im Jahr 1994 und der Novellierung des BSHG im Jahr

1996 findet eine ,,wettbewerbliche Neuformierung einer sozialen Infrastruktur statt"1, eine

neue betriebswirtschaftliche Logik setzt sich zunehmend durch. Auf dem Hintergrund der

Abkehr von der bisherigen Zuwendungsfinanzierung und der Notwendigkeit Leistungs- und

Entgeltvereinbarungen abzuschließen, setzen sich Verbände mit der Frage auseinander, wie

Leistungs- und Qualitätsziele optimal definiert und erreicht werden können. Sie sind dazu

angehalten, Kostenrechnungen prospektiv zu erstellen, um der Forderung nach einer Sen-

kung der Betriebskosten gerecht zu werden. Soziale Organisationen setzen sich in diesem

Kontext mit Konzepten der Kundenorientierung, Transparenz und Out-Put-Steuerung

auseinander. Öffentlich debattiert werden die Themen Subjektförderung, Nutzersouveränität

und Verbraucherschutz. Nach BOESSENECKER wird sich die Perspektive der Nutzer sozia-

ler Dienstleistungen dahingehend verändern, dass die eigene Lebensführung verbessert

werden soll bei einem angemessenen Verhältnis von Kosten und Nutzen.

Im Zusammenhang mit der Diskussion um Kostendämpfung in der Eingliederungshilfe

werden neue flexiblere Formen der Leistungsfinanzierung, wie z.B. Fachleistungsstunden

oder Modularisierung stationärer Leistungen diskutiert. Neue Formen der Finanzierung von

Leistungen setzen voraus, dass stationäre Gesamtleistungen in einem nachfrageorientierten

Angebotskatalog differenziert und mit Preisen hinterlegt werden. Insbesondere durch die

Einführung des neuen Steuerungselements ´Persönliches Budget´ nach SGB IX wird eine

stärkere Orientierung an den individuellen Wünschen des Nutzers unabdingbar.

Leistungserbringer müssen Angebote künftig flexibler gestalten, indem diversifizierte

Leistungspakete bereitgestellt werden, die auch als Einzelangebote abrufbar sein können. Im

Bereich der Altenpflege erscheint aufgrund gesellschaftlich veränderter Rahmen-

bedingungen ,,absehbar, dass der traditionelle Heimbereich zukünftig nur noch Teil einer

Reihe vernetzter Leistungsangebote / Institutionen sein wird, die entsprechend den Anforde-

rungen der Kunden auszurichten sind und alle ihre Existenzberechtigung haben."2 Inwieweit

sich das Persönliche Budget dahingehend in Deutschland etabliert, dass diese Entwicklung

auch in der Behindertenhilfe einsetzt, ist derzeit noch nicht absehbar. Positive Erfahrungen

aus europäischen Nachbarländern, in denen sich das Persönliche Budget mit steigendem

1 Vgl. Prof. Dr. Boeßenecker, Karl-Heinz: Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege (2005),

Seite 281

2 Vgl. Prof. Dr. Holdenrieder, Jürgen: Unternehmensplanung. Die Strategie entscheidet.

Managementkonzepte für stationäre Einrichtungen der Altenhilfe. Die Schwester Der Pfleger, 44.

Jg. 4/05

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Bekanntheitsgrad rasant durchsetzt, lassen jedoch Mutmaßungen zu. Im Rahmen einer

Umfrage innerhalb der AWO Bezirksverbände in Baden und in Württemberg wurde eruiert,

worin die Chancen und Risiken des Persönlichen Budgets liegen3. Ein Ergebnis ist, dass sich

die AWO auf den Weg machen muss, das neue Leistungsprinzip in bestehende Netzwerke

und Angebote zu implementieren. Ein wesentlicher Aspekt, der sich dabei herauskristalli-

sierte, ist die Erkenntnis, dass es dazu im Vorfeld einiger Aktivitäten bedarf. Beispielsweise

müssen Leistungen auseinander dividiert, benannt und mit Preisen hinterlegt werden - dafür

müssen geeignete betriebswirtschaftliche Instrumente gefunden werden. In einer Arbeits-

gruppe haben sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der beiden AWO Bezirksver-

bände mit der Ausdifferenzierung von Leistungsangeboten beschäftigt, um eine Grundlage für

die Erstellung einer Leistungsbeschreibung für die jeweilige Einrichtung zu haben. Einzelne

Einrichtungen haben begonnen, Leistungen näher zu durchleuchten und differenzierter zu

beschreiben. Ein wesentliches Ziel des neuen Steuerungselements ist Kostenersparnis, die

durch die Vermeidung stationärer Unterbringung und der Bevorzugung ambulanter Angebote

erzielt werden soll.4 Jedoch schließt stationäres Wohnen nicht die Inanspruchnahme einer

Geldleistung in Form des Persönlichen Budgets aus, was in diversen Modellversuchen be-

leuchtet wird.5 Auch die Lebenshilfe beschäftigt sich in einer Abhandlung mit der Angebots-

und Preisgestaltung in Hinblick auf das neue Instrument. Dabei werden Träger angeregt,

Leistungsangebote orientiert an den Items des H.M.B.-W - Verfahrens nach Frau Dr. Metzler

zu definieren und diese wiederum in Leistungsmodulen zusammenzufassen.6 Die Erstellung

einer beispielhaften Kosten- und Leistungsrechnung für eine stationäre Einrichtung der

Behindertenhilfe, drängt sich, auch in Hinblick auf die neuen betriebswirtschaftlichen Anforde-

rungen in Sozialunternehmen, nahezu auf. Leistungserbringer sehen die Notwendigkeit,

Leistungen nicht nur zu benennen, sondern auch mit Preisen zu hinterlegen. Dieser

Preisfindungsprozess setzt voraus, dass die realen Kosten erst einmal sichtbar werden.

2.) Hauptaufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Eine Kosten- und Leistungsrechnung hat den Zweck das jeweilige Unternehmen zu steuern.

Sie ist an keine gesetzlichen Vorgaben gebunden und kann demnach an die jeweiligen

Erfordernisse der Einrichtung angepasst werden. Sie spielt eine wesentliche Rolle bei der

Betriebsergebnisrechnung: die Kosten- und Leistungsrechnung kann differenzierter

ausgestaltet werden, da sie weniger für die Interessen Externer angelegt wird, sondern

3 Vgl. AWO Baden: Chancen und Risiken des Persönlichen Budgets als neues Steuerungs-prinzip

zur Leistungserbringung. Kontroversen und Debatten innerhalb der AWO. Karlsruhe, 4/2007

4 Vgl. §17 Absatz 3 Satz 4, Praxiskommentar Harry Fuchs, siehe www.sgb-ix-umsetzen.de

5 Vgl. Modellprojekt PerLe (Personenbezogene Unterstützung und Lebensqualität) im Wohnheim

am Stadtring des Stiftungsbereichs Behindertenhilfe, Universität Dortmund

6 Vgl. Arbeitshilfe ,,Umsetzung des Persönlichen Budgets im Wohnbereich", Landesverband

Lebenshilfe für Menschen mit Behinderung e.V. Baden-Württemberg, verabschiedet 1/2007

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tatsächliche Kosten für interne Zwecke analysiert. Mit ihrer Hilfe können Veränderungen

innerhalb eines Leistungserstellungsprozesses beleuchtet und so Entscheidungen bezüglich

des Angebotspreises, der Leistungsmenge und des Leistungsangebots, vereinfacht werden.

Sie kann den Erfolg kurzfristig ermitteln durch den Vergleich der anfallenden Kosten mit den

erzielbaren Erlösen. Mit ihrer Hilfe kann die jeweilige Einrichtung leistungsgerechte Entgelte

kalkulieren, was insbesondere für Pflegesatzverhandlungen von Bedeutung ist.7 Sie ist

weiterhin wichtige Informationsquelle und Grundlage für ein Controlling-System, das als

Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem benötigt wird.8 Die Hauptaufgaben der Kosten-

und Leistungsrechnung liegen in der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit, da Ursachen von

Abweichungen deutlich werden.

2.1) Aufbau und Verfahren bei Kosten- und Leistungsrechnungen

Jedes Kostenrechnungssystem besteht aus drei Teilsystemen und orientiert sich an folgen-

dem Ablaufschema: Zuerst erfolgt die Kostenartenrechnung, die der Zusammenfassung und

Gliederung aller im Laufe der jeweiligen Abrechnungsperiode entstandenen Kosten dient

(z.B. Personal- und Materialkosten, Abschreibungen). Sie soll angeben, welche Kosten in

einer stationären Einrichtung entstehen werden oder entstanden sind. In einem zweiten

Schritt werden in einer Kostenstellenrechnung die Kosten auf die Betriebsbereiche verteilt, in

denen sie angefallen sind. Gefragt wird dabei, an welchen Stellen oder wo die Kosten ange-

fallen sind. Hauptaufgaben der Kostenstellenrechnung sind die Kostenermittlungs- und

Kostenkontrollfunktion. Dies erfordert die verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten auf

die Kostenstellen, sowie eine Kostenverteilung zwischen den Kostenstellen im Rahmen einer

innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Dabei geht es nach SCHELLBERG bei sozialen

Organisationen vorrangig um die Verteilung der Gemeinkosten.9 Die Stufe der Kosten-

stellenrechnung ist in der Praxis für stationäre Einrichtungen häufig irrelevant, da der

Aufwand nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen steht. In der weiteren Stufe

wird in einer Kostenträgerrechnung (anders auch Kalkulation oder Selbstkostenrechnung

genannt) ermittelt, wofür die Kosten entstanden sind. In der Variante einer

Kostenträgerzeitrechnung wird der Betriebserfolg einer Rechnungsperiode ermittelt. In dieser

dritten Stufe werden die Kosten auf die einzelnen Kostenträger oder Produkte, z.B.

Dienstleistungen, verteilt.10 Je nach Fragestellung können verschiedene

Kostenrechnungssysteme zum Einsatz kommen, die sich nach dem zeitlichen Bezug und

7 Vgl. Prof. Dr. Schierenbeck, Henner: Grundzüge der Betriebswirtschaftslehre, 1995, S. 613 f.

8 Vgl. Eschenbach, Rolf: Nutzung der Kostenrechnung durch Controlling, 1997, S. 170 f.

9 Vgl. Prof. Dr. Schellberg, Klaus: Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung, Seite 11

10 Vgl. Aufbau einer Kostenträgerrechnung für Einrichtungen der freien Wohlfahrtspflege mit

Schwerpunkt auf Einrichtungen nach SGB XI. Wissenschaftliche Arbeit für den AK Finanzen.

Schriftenreihe Theorie und Praxis 2001, Arbeiterwohlfahrt Bundesverband e.V.

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dem Umfang der Kosten unterscheiden lassen. Beim zeitlichen Bezug kommen Ist- oder

Plan-Kostenrechnungen zum Einsatz. Steht die Frage nach dem Umfang der Kosten im

Vordergrund, wird die Voll- bzw. Teilkostenrechnung oder Deckungsbeitragsrechnung

angewandt.

In der Kostenartenrechnung werden die Kostenarten nach Art der eingesetzten Produktions-

faktoren (z.B. Personalkosten), dem Kostenverhalten (z.B. bei Beschäftigungsschwankungen)

und den Möglichkeiten der Kostenzuordnung differenziert. Der Kostenartenplan bestimmt

somit Gliederungsmerkmale für grundsätzliche Daten und hat entsprechend großen Einfluss

auf die weitere Behandlung der Kosten. Die Kostenart ´Personalkosten´ (v.a. Gehälter, Per-

sonalzusatzkosten, Kosten der Personalverwaltung) verursacht erfahrungsgemäß in

stationären Einrichtungen die größten Kosten. Der Anteil liegt durchschnittlich bei ca. 70%.

Unter die Rubrik Kostenarten fallen weiterhin Material- und Investitionskosten, sowie Ab-

schreibungen. Beim Kostenverhalten können fixe und variable Kosten, die häufig identisch

sind mit Grenzkosten, unterschieden werden. Variable Kosten sind Kosten, die im Gegensatz

zu Fixkosten auf die Veränderung des Beschäftigungsgrades reagieren. Fixkosten, wie z.B.

Grundgebühren, Personalkosten fest angestellter Mitarbeiter, sind jedoch nur für einen

bestimmten Zeitpunkt fix, deshalb können sie auch als zeitabhängige Fixkosten bezeichnet

werden. Bei der Trennung in variable und fixe Kosten ist zu hinterfragen, ob die Bezugsgröße

in der jeweiligen Einrichtung die Zahl der Belegungstage oder die Zahl der eingerichteten

Plätze bzw. die Größe des Hauses darstellt.

Die Gesamtkosten einer Einrichtung werden in einzelne Kostenbestandteile zerlegt und auf

die Variabilität hin untersucht. Weiterhin sind Einzel- und Gemeinkosten zu unterscheiden.

Typische Einzelkosten sind Personalkosten von Mitarbeitern, die direkt mit dem Klienten

arbeiten. Verwaltungs- und Leitungskosten sind Beispiele für Gemeinkosten, wobei es hier

häufig auf die Zuordnung und die Definition ankommt. Eine Aufteilung in Einzel- und Gemein-

kosten ist auch innerhalb eines Kontos ist möglich, z.B. wenn die Leitung auch zu 50% in der

Betreuung tätig ist. Nach SCHELLBERG werden umso mehr Kosten den Gemeinkosten

zugerechnet, je weniger einzelne Leistungen beschrieben sind. Dabei dürften

,,Gemeinkosten...eines der zentralen Probleme öffentlicher und sozialer

Dienstleistungsbetriebe sein: Ungenaue Zielbestimmung, unklare Messbarkeit und

dementsprechend hoher Gemeinkostenanteil!"11 Quelle für die Kostenarten ist in der Regel

die Buchhaltung.

In der Kostenstellenrechnung werden die Kostenarten den einzelnen Kostenstellen zum

Zweck der genaueren Kalkulierbarkeit von Leistungen zugeordnet. Die Kosten werden somit

einzelnen Kostenverantwortungsbereichen oder Leistungsstellenbereichen zugewiesen.

Dabei können Gemeinkosten genauer differenziert werden in so genannte Kostenträger-

Einzelkosten, die direkt der einzelnen Leistung zurechenbar sind (z.B. eine Betreuungs-

11 Vgl. Prof. Dr. Schellberg, Klaus: Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung, Seite 27

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stunde) oder Kostenstellen-Einzelkosten (z.B. Wasserkosten je Wohnbereich), die sich einer

einzelnen Kostenstelle zuordnen lassen. Kostenstellen-Gemeinkosten (z.B. Hausleitung)

hingegen gelten über mehrere Kostenstellen hinweg. Sie müssen über indirekte Verfahren

bzw. Verteilungsschlüssel zuerst den Kostenstellen und anschließend den Kostenträgern

zugeordnet werden. Zur Durchführung der Kostenstellenrechnung wird häufig ein Betriebs-

abrechnungsbogen angelegt, in dem die Kostenarten auf die Kostenstellen verteilt werden, in

denen sie angefallen sind und dort in Gemein- (bzw. Vor-) und Endkostenstellen unter-

schieden werden. Zunächst müssen Leistungen der Gemeinkostenstellen definiert werden,

um sie einer Steuerung unterwerfen zu können; erst in einem nächsten Schritt geht es darum,

einen Preis für die jeweilige Leistung festzulegen.

Die Kostenträgerrechnung übernimmt die Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung und die

Gemeinkosten aus der Kostenstellenrechnung und erfasst die Leistungen. Hier wird der

leistungsbezogene Erfolg sichtbar, indem die Kosten der jeweiligen Kostenträger ermittelt

werden. Aus diesem Bereich können im Anschluss Informationen für eine künftige Preis- und

Programmpolitik gezogen werden. Sie gibt Aufschluss über Auswirkungen von Prozess-

änderungen. Kostenträger sind Leistungen, die den Geschäftszweck des Unternehmens

beschreiben und deren Erstellung die Kosten verursacht hat, z.B. Fachleistungsstunde,

Belegungstag, Rufbereitschaft, Dienstleistungen. Ein wichtiges Kriterium bei der Kosten-

trägerdefinition bildet dabei die Abrechenbarkeit. Prinzipiell ist zu diskutieren, ob nicht jede zu

erbringende Dienstleistung einen eigenen Kostenträger darstellt und neu kalkuliert werden

sollte. SCHELLBERG empfiehlt eher eine Zerlegung in sich wiederholende Module, die

wiederum als individuelle Dienstleistungen kombinierbar werden. Eine denkbare Definition für

Kostenträger wären beispielsweise einzelne Arbeitsstunden mit direktem Kundenkontakt als

Bezugsgrößen, was dem häufigen Prinzip der Zeitabrechnung entspricht. Die Kosten-

trägerrechnung, auch Kostenträgerstückrechnung genannt, stellt dar, wofür welche Kosten

entstehen. Sie kann bei der Ermittlung leistungsgerechter Entgelte unterstützen, indem sie

Kosten ermittelt, die durch die Erstellung und den Absatz einer Einheit eines Kostenträgers

verursacht werden. Dabei gibt es verschiedene Kalkulationsverfahren wie die Divisions- und

die Zuschlagskalkulation. Die einfachste Methode der Kostenträgerstückrechnung ist die

Divisionskalkulation, bei der die angefallenen Kosten einer Periode durch eine einfache

Division auf die im gleichen Zeitraum erstellten Leistungen verteilt werden. Sie bietet sich an

in Betrieben mit einem oder wenigen gleichartigen Erzeugnissen und ermöglicht eine

kostenorientierte Gebührenkalkulation. Dabei wird unterschieden zwischen der einstufigen

und der mehrstufigen Divisionskalkulation, sowie der Äquivalenzzifferkalkulation und der

Zuschlagskalkulation. Bei einer Divisionskalkulation ist zu überlegen, welche Bezugsbasis

gewählt wird: die Kapazität im Sinne einer maximal möglichen Beschäftigung, der optimale

Kapazitätsauslastungsgrad oder die geplante, durchschnittliche oder tatsächliche Auslastung.

So können zum Beispiel die Kosten je Einheit anhand der tatsächlichen Kapazitätsauslastung

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