Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Thema:

Strategisches Controlling

im Rahmen von Managementinformationssystemen

für eine kreisfreie Stadt

auf Grundlage der Balanced Scorecard

Diplomarbeit

Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik

vorgelegt von: Larissa Mäder

Abgabetermin: 07. Juli 2006

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II

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis II

Gedankenflussplan IV

Verzeichnis der Abkürzungen und Akronyme V

Abbildungsverzeichnis VII

1

Einleitung 1

1.1

Motivation 1

1.2

Zielsetzung 2

1.3

Aufbau der Arbeit 2

2

Controlling als Steuerungsinstrument einer kreisfreien Stadt 5

2.1

Kreisfreie Städte und deren Aufgaben 5

2.2

Das Controlling 6

2.2.1

Zeitbezogene Formen des Controllings 6

2.2.2

Beziehung zwischen Formen des Controllings 8

2.2.3

Strategisches Controlling in einer kreisfreien Stadt? 9

2.2.3.1

Notwendigkeit und Möglichkeit des Aufbaus der Strategie

einer kreisfreien Stadt 9

2.2.3.2

Ziele und Aufgaben des strategischen Controllings 11

3

Strategisches Controllingsystem für eine kreisfreie Stadt 14

3.1

Controlling-Regelkreis 14

3.2

Informationsermittlung 15

3.2.1

Informationsversorgungssystem 15

3.2.2

Rechnungswesen 17

3.2.3

Berichtssystem 18

3.3

Strategische Planung 19

3.3.1

Produkt als Kernelement 19

3.3.2

Strategische Analyse 20

3.3.3

Portfolio 22

3.4

Strategische Kontrolle 25

3.4.1

Arten von Kontrolle 25

3.4.2

Verknüpfung von strategischer und operativer Kontrolle 26

3.5

Steuerung mit den Kennzahlen 27

3.5.1

Mögliche Perspektiven 27

3.5.2

Entwicklung einer Balanced Scorecard 29

3.5.3

Ursache-Wirkungs-Kette 31

3.6

Strategisches Controllingsystem 32

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III

4

Business Intelligence in einer kreisfreien Stadtverwaltung 36

4.1

Historische Entwicklung 36

4.2

Business Intelligence 37

4.3

Transformationsprozess von Business Intelligence 39

4.3.1

Daten ­ Rohstoff von Wissen 40

4.3.2

Information als Verbindung zwischen Daten und Wissen 41

4.3.2.1

Informationsbeschaffung und -aufbereitung 41

4.3.2.2

Informationsübermittlung (Kommunikation) 42

4.3.2.3

Entdeckung von wichtigen Beziehungen 43

4.3.3

Wissensgenerierung 45

4.3.3.1

Wissensidentifikation 45

4.3.3.2

Wissensmanagement 46

4.3.3.3

Verteilung, Darstellung und Nutzung des Wissens 46

4.4

IT- Unterstützung eines strategischen Controllingsystems einer

kreisfreien Stadt 47

4.4.1

Ziele des MIS 48

4.4.2

Data Warehouse als Informationsspeicher- Architektur 49

4.4.2.1

Verbesserung der Informationsversorgungsfunktion durch

ein Data Warehouse 50

4.4.2.2

Anforderungen an ein Data Warehouse 51

4.4.2.3

Data Warehouse Architektur 52

4.4.3

Data Marts- Ansatz zur Verbesserung der

Informationsqualität 56

4.4.4

OLAP- Ansatz 58

4.4.4.1

,,FASMI" ­ Regel 59

4.4.4.2

Navigationsoperationen 61

4.4.4.3

OLAP - Architektur 62

4.4.5

Darstellung der BSC 67

4.4.6

Data Mining - Werkzeuge zur intelligenten Analysen 69

4.4.7

BI-Portale 72

5

Zusammenfassung und Ausblick 74

Literaturverzeichnis 76

Anhang 86

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IV

Gedankenflussplan

Motivation

Kapitel 1

Zielsetzung

Ausbau der Arbeit

Kapitel 2

Kreisfreie Stadt

Controlling

Strategisches Controlling

Operatives Controlling

Strategie-

Ziele und

entwicklung

Aufgaben

Kapitel 3

Strategisches Controllingsystem

für eine kreisfreie Stadt

Organisations-

Funktionssystem = Steuerungssystem

System

Steuerungs-

System

Informationsversorgung

Planungs-

Kontroll-

System

System

Kapitel 4

Business Intelligence in einer

kreisfreien Stadtverwaltung

Transformationsprozess

Daten

Information Wissen

IT-Unterstützung eines strategischen Controllingsystems

einer kreisfreien Stadt

MIS

Data Warehouse/ Data Marts

OLAP Data Mining BI-Portal

Kapitel 5

Zusammenfassung und Ausblick

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V

Verzeichnis der Abkürzungen und Akronyme

4GL

Four Generation Language

Algo. Algorithmus

AV Allgemeine

Verwaltung

BIS

Business Intelligence System

BSC Balanced

Scorecard

BWV

Bau- und Wohnungswesen, Verkehr

bzw. beziehungsweise

CMS

Content Management Systeme

CSCW

Computer Supported Cooperative Work

d.h. das

heißt

DBMS Datenbankmanagementsystem

DBS Datenbanksystem

DI

Decision Intelligence

Dn

Dezernat n, n = I, II, ...

DOLAP

Desktop OLAP

Dr. Doktor

DV Datenverarbeitung

DW Data

Warehouse

EDV Elektronische

Datenverarbeitung

FASMI

,,Fast Analysis of Shared Multidimensional Information"

ggf. gegebenenfalls

GmbH

Gesellschaften mit beschränkter Haftung

GO LSA

Gemeindeordnung Landes Sachsen-Anhalt

GSE Gesundheit,

Sport,

Forschung

HOLAP

Hybrides OLAP

HTML HyperText

MarkupLanguage

IBM IM

IBM Intelligent Miner

i.d.R.

in der Regel

i.e. in

einem

IS Informationssystem

IT Informationstechnik

KEF

kritische Erfolgsfaktoren

KGST Kommunalen

Gemeinschaftsstelle

KW

Knowledge Warehouse

LVG Landesverwaltungsgesetz

MIS Managementinformationssystem

MOLAP

Multidimensional OLAP

MS Microsoft

o.ä. oder

ähnlich

OB Oberbürgermeister

OE Öffentliche

Einrichtungen,

Wirtschaftsförderung

OLAP

Online Analytical Processing

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VI

OLTP

Online transactional processing

PA Personalamt

PC Personalcomputer

PKW Personenkraftwagen

ROLAP

Relational OLAP

SAP BW

SAP Business Information Warehouse

S. Seite

Sch Schulen

SO

Öffentliche Sicherheit und Ordnung

sog. so

genannte

SQL Structured

Query

Language

SS

Soziale Sicherung

SSAS

Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services

St. Stunde

u.a. unter

anderem

WFK

Wissenschaft, Forschung, Kulturpflege

WU

Wirtschaftliche Unternehmen, allgemeines Grund- und Sondervermö-

gen

WWW Word

Wide

Web

XML eXtensible

Markup

Language

z.B. zum

Beispiel

ZC Zentrales

Controlling

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VII

Abbildungsverzeichnis

Abb. 2-1: Informationsebenen 7

Abb. 2-2: Geschlossener Wirkungskreislauf 8

Abb. 2-3: Steuerungskategorien im Rahmen 3-E-Konzepts 9

Abb. 2-4: Strategische Ausprägungen 10

Abb. 2-5: Faktoren des strategischen Controllings 12

Abb. 3-1: Controlling-Regelkreis 14

Abb. 3-2: Informationsversorgungssystem 16

Abb. 3-3: Produkte als integrative Bezugsobjekte 20

Abb. 3-4: Strategische Analyse 21

Abb. 3-5: Umweltfaktoren 21

Abb. 3-6: Beispiel des Ist-Plan-Portfolios einer kreisfreien Stadt 23

Abb. 3-7: Mögliche Perspektiven der kreisfreien Stadt 28

Abb. 3-8: Entwicklung der Balanced Scorecard 30

Abb. 3-9: Ursache-Wirkungs-Kette(Ziele) 32

Abb. 3-10: Controllingsystem ­ Subsystem des Managementsystems 33

Abb. 3-11: Strategisches Controllingsystem 34

Abb. 4-1: Historie von entscheidungsunterstützenden Systemen 36

Abb. 4-2: Komponente von Business Intelligence 37

Abb. 4-3: Business Intelligence 38

Abb. 4-4: Daten- Transformation 40

Abb. 4-5: Ursache-Wirkungs-Kette (Kennzahlen) 44

Abb. 4-6: Architekturkomponente und Datenflüsse 53

Abb. 4-7: Hub-and-Spoke Konzept des Datenstroms 57

Abb. 4-8: Multidimensionaler Datenwürfel 60

Abb. 4-9: Navigationsoperationen (I) 61

Abb. 4-10: Navigationsoperationen (II) 61

Abb. 4-11: Navigationsoperationen (III) 62

Abb. 4-12: Architektur einer OLAP - Anwendung 63

Abb. 4-13: OLAP-Kategorien 65

Abb. 4-14: Client-Server-Architektur 66

Abb. 4-15: Graphische Darstellung des Wissens 68

Abb. 4-16: Datenfluss der Data Mining-Werkzeuge 71

Abb. 4-17: Business Intelligence- Architektur 72

---

VIII

Tabellenverzeichnis

Tab. 3-1: Kontrollarten 25

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UEinleitung

1

1 Einleitung

1.1 Motivation

Grundlage dieser Arbeit bildet die Verwaltungsmodernisierung, die durch Begriffe wie

Neues Steuerungsmodell1 oder New Public Management2 gekennzeichnet ist. Wichtigs-

te Modernisierungsziele für die Kommunen sind, den Personal- und Mitteleinsatz zu

optimieren, Kostentransparenz herzustellen3 und die öffentliche Verwaltung zum kon-

zernähnlich gesteuerten Dienstleistungsunternehmen mit kunden- und bürgergerechtem

Profil zu entwickeln. Als wesentliche Elemente zukünftiger reformierter leistungsfähi-

ger öffentlicher Einrichtungen sind die Umstrukturierung und Erweiterung des öffentli-

chen Rechnungswesens sowie ein öffentliches Controlling.4

Mit Hilfe des Controllings wird versucht die Ressourcenverbrauch in der Kommune

effizienter steuern zu können. Die Einführung eines leistungsstarken integrativen Ver-

waltungscontrollings entlastet Politik durch Verwaltung und schafft damit mehr Frei-

räume für die eigentliche politische strategische Aufgabe. Für eine klare Orientierung

des Modernisierungsprozesses ist eine strategische Ausrichtung erforderlich, in der Zie-

le, Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren enthalten sind. In der neuen Verantwor-

tungsteilung sind die strategischen Entscheidungen und die strategische Steuerung Auf-

gaben der Politik. Die Aufgabe der Verwaltung ist es, Produkte und Leistungen festzu-

legen sowie die Prozesse und Strukturen zu gestalten, um die festgelegten Leistungen

zu erbringen und die Wirkungen zu erreichen.5 Das Controlling soll Führungskräfte

durch Bereitstellung von Informationen unterstützen, ihre Ziele besser erfüllen zu kön-

nen.

Ein informations- und wissensbasiertes Controllingsystem ist dafür verantwortlich, dass

die Potentiale der Informationstechnik erkannt und in betriebliche Lösungen umgesetzt

werden. Es bedarf eines modernen Managementinformationssystems, welches Ziele

einschließlich deren Messindikatoren, Produkte, Kosten der Produkterstellung, realisier-

te Produkte und realisierte Zielerreichungsgrade dokumentiert und Abweichungsanaly-

sen ermöglicht.6 Personen, Informationen, Arbeitsgruppen, Arbeitsabläufe und Prozesse

sind damit leichter erreichbar. Dabei ist das Verwaltungscontrolling auf Effizienz und

1 Vgl. Siegwart, H./ Mahari, J./ Caytas, I./ Sander, S. (1990), S. 3.

2 Vgl. Neues Steuerungsmodell (NSM).

3 Vgl. Wulff-Nienhüser, M. (1998).

4 Vgl. Budäus, D.(1997), S. 53-58.

5 Vgl. Wulff-Nienhüser, M. (1998).

6 Vgl. Budäus, D.(1997), S. 51.

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UEinleitung

2

Effektivität ausgerichtet und erfordert somit die inhaltliche und organisatorische Aus-

gestaltung eines Informationssystems, das die drei Größen Effektivität, Effizienz und

Kostenwirtschaftlichkeit erfasst, abbildet, steuert und kontrolliert.7 Nicht nur Routinear-

beit der Verwaltung, sondern auch komplexe Entscheidungsprozesse können dann bes-

ser organisiert und technisch gestaltet werden. Es ist auch zu berücksichtigen, dass der

Ansatz der isolierten Softwaretechniken zu Mehrkosten und Prozessbrüchen führen

kann. Deswegen werden diese nicht empfohlen. Es werden unterschiedliche Technolo-

gien und Techniken zusammengeführt, die eine gesamte Einheit bilden. Dabei werden

komplexe Managementinformationssysteme entstehen, deren Einführung in kreisfreien

Städten einen neuen Stoß der Verwaltungsmodernisierung, der dringend erforderlich ist,

ermöglicht, um die Leistungsfähigkeit angesichts neuer Herausforderungen zu bewah-

ren und zu stärken.

1.2 Zielsetzung

Zum Teil sind technischen Möglichkeiten schon bekannt, aber es geht jetzt um eine

neue Anwendungsgeneration in der Entwicklung der Informationstechnik. Moderne

Technologien schaffen eine neue Realität. Sie wirken als Plattform für Informationsbe-

reitstellung, Kommunikation und gemeinsames verteiltes Arbeiten von Mensch und

Technik. Verbunden mit Verwaltungsreformen nach dem Konzept des Neuen Steue-

rungsmodells (z.B. Dezentralisierung) wird der verstärkte und veränderte Einsatz von

Informationstechnik notwendig.

Das Ziel dieser Arbeit liegt darin, die Notwendigkeit des Einsatzes der IT-

Unterstützung eines strategischen Controllingsystems in einer kreisfreien Stadt zu zei-

gen und ein Referenzmodell auf Basis von Business Intelligence vorzustellen. Die Re-

formstrategien der Stadtverwaltung werden durch die Data Warehouse-Technologie und

Anwendungen der OLAP- und Data Mining- Werkzeugen unterstützt. Die Arbeit soll

damit Potentiale offen legen und dem Verwaltungscontrolling einer kreisfreien Stadt

sinnvolle Unterstützung bringen.

1.3 Aufbau der Arbeit

Das

erste Kapitel

führt in das Thema ein. Im

zweiten Kapitel

wird der Begriff ,,kreis-

freie Stadt" definiert und die damit gebundene Problematik des Neuen Steuerungsmo-

dells erläutert. Weiter wird der Fragestellung, warum für die kreisfreie Stadt eine Ein-

7 Vgl. Budäus, D., S. 50.

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