Implementierung der Kosten- und

Leistungsrechnung am Beispiel der

Bundespolizei

Praxisorientierte Studienarbeit im Kurs ,,Kosten- und Leistungsrechnung" im Fach

Controlling bei Herrn Stefan Nickel

Universität Kassel, MPA 21

Studiengang ,,Master of Public Administration"

Vorgelegt von

Sascha Schwarzkopf

Diplom-Verwaltungswirt (FH)

Polizeikommissar

Görlitz, 31. März 2008

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Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung am Beispiel der Bundespolizei

Inhaltsverzeichnis

1.

Einleitung: Vom Bundesgrenzschutz in Richtung einer modernen Seite 3

Polizei

1.1

Aufgaben der KLR gemäß Leitfaden des BMI

Seite 4

1.2

Betrachtung der gesetzlichen und exekutiven Regelungen zur

Seite 5

Einführung der KLR

2.

Die Ausgestaltung der KLR beim Bund und der Bundespolizei

Seite 6

2.1

Stand der Umsetzung in der Bundesverwaltung allgemein

Seite 6

2.2

Stand der Umsetzung in der Bundespolizei

Seite 6

2.3

Rahmenvorgaben gemäß KLR-Fachkonzeption des BMF

Seite 9

2.4

Die

Leistungsrechnung Seite

10

2.5

Planungsarbeit in der KLR (im Controlling)

Seite 11

2.5.1

Produktplanung

Seite

12

2.5.2

Investitionen

Seite

12

2.5.3

Planvollkosten

Seite

12

2.5.4

Infrastrukturbetriebskosten

Seite

13

2.5.5

Erlösplanung

Seite

14

2.6

Das Berichtswesen im Controlling der Bundespolizei

Seite 15

3.

Schlussbetrachtungen

Seite

18

Literaturverzeichnis

Seite 20

Internetquellen

Seite 21

Abkürzungsverzeichnis

Seite

22

2

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Sascha Schwarzkopf

Universität Kassel

MPA 21

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Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung am Beispiel der Bundespolizei

1.

Einleitung: Vom Bundesgrenzschutz in Richtung einer
modernen Polizei

Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierungen in der deutschen Verwaltung seit Anfang der

neunziger Jahre, unterlag auch die Bundespolizei (ehemals Bundesgrenzschutz) dem Wandel

und unterliegt ihm in einem fortlaufenden Prozess auch heute noch. Im Rahmen der

Innenministerkonferenz des Bundes und der Länder (IMK) wurde bereits 1976 mit der

Einführung des kooperativen Führungssystems (KFS) als verbindlicher Führungsstil aller

Polizeien in Deutschland ein erster Grundstein zur Schaffung einer innovativen modernen

(Eingriffs-)Verwaltung gelegt. Kernelemente des KFS sind

· Delegation von Aufgaben, Befugnissen und der daraus resultierenden Verantwortung

· Beteiligung der Mitarbeiter am Führungsprozess

· Transparenz aller Führungsmaßnahmen

· Repräsentation des eigenen Dienstbereiches

· Zielorientierte Kontrolle

· Feststellung der Leistung anderer und objektive Leistungsbewertung

Mit der Anerkennung dieses Führungssystems wurden ,,alte Zöpfe" abgetrennt. War der

Führungsstil im Bundesgrenzschutz bis dahin autoritär ausgelegt, wurde sich nun ­ mit

anfänglichen Hindernissen und Widerständen ­ zu einer demokratischeren Führungsmethodik

hin umorientiert.

Spätestens Ende der 1990er Jahre, bei zunehmend strapazierten Haushaltskassen der

öffentlichen Hand, wurden für die Einstellungsberater Hochschulabsolventen aus dem

Bereich der Wirtschaftswissenschaften interessant, als Schlagworte wie ,,Wirtschaftlichkeit"

und ,,Ressourceneinsatz" ebenfalls Einzug in den Sprachgebrauch der Polizei des Bundes

erhalten haben. Der wirtschaftliche Aspekt von Verwaltungshandeln, respektive das

ökonomische Handeln der Polizei, wurde zunehmend Thema in den Führungsetagen.

Zudem sah sich die öffentliche Verwaltung einer zunehmenden Herausforderung gegenüber,

da Wertewandel und demographischer Wandel in der Gesellschaft eine Anpassung der Ziele

der öffentlichen Verwaltung nötig machten. Der Bürger war nicht lediglich subjektiver

Empfänger von belastenden oder begünstigenden Verwaltungsakten, sondern wurde zum

Kunden erhoben, dessen Bedürfnisse zentraler in den Blickpunkt gestellt wurden.

Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung wurden vielerlei Projekte ins Leben gerufen. Ein

Beispiel hierzu wäre das Projekt ,,Moderner Staat", unter Federführung des

Bundesministeriums des Innern (BMI), der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für

Verwaltungsmanagement

(KGSt) und der Deutschen Hochschule für

Verwaltungswissenschaften Speyer. Diese Fachmesse zieht jährlich rund 200 Aussteller des

privaten und öffentlichen Sektors an. Die Aussteller informieren ,,über Produkte und

Lösungen aus den Bereichen Informationstechnik (IT) und E-Government, Personal,

Finanzen, Beratung und Services ­ speziell für die öffentliche Verwaltung"1.

Im Rahmen dieser Öffnung hin zu modernen betriebswirtschaftlichen Instrumenten in den

Verwaltungen im Geschäftsbereich des BMI, zu denen die Bundespolizei gehört, kam es in

Berlin am 09.07.2003 zur Unterzeichnung einer Dienstvereinbarung zwischen dem BMI und

1 Selbstdarstellung der Fachmesse ,,Moderner Staat", www.moderner-staat.com, Zugriff: 11.03.2008 / 17:25 Uhr

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Sascha Schwarzkopf

Universität Kassel

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Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung am Beispiel der Bundespolizei

dem Bundesgrenzschutz-Hauptpersonalrat, in dem die Einführung der Zeiteinschreibung als

erstes Modul einer umfassenden Kosten- und Leistungsrechnung innerhalb des neu zu

implementierenden Controllings beschlossen wurde.

Zuvor kam es zu diversen Arbeitskreisen und Workshops, in denen der zukünftig zu

beschreitende Weg des Verwaltungshandelns abgesteckt wurde. Grundlagen für die

Schaffung einer Fachabteilung für Controlling sind

· das Haushaltsrechts-Fortentwicklungsgesetz (vom 22. Dezember 1997, BGBl I S.

3251)

· § 6 Absatz 3 des Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) i.V.m. § 7 Absatz 3 der

Bundeshaushaltsordnung (BHO)

· das KLR-Fachkonzept des Bundesgrenzschutzes (vom 20. Oktober 1999)

· der Projektauftrag des BMI im Handlungsfeld Controlling als Teil der Strategie zur

Entwicklung und Etablierung von Qualitätscontrolling (vom 03. Februar 2003) und

· die oben bereits genannte Dienstvereinbarung zwischen dem BMI und dem

Bundesgrenzschutz-Hauptpersonalrat

Am 01.07.2001 wurde seitens des BMI für alle Behörden im Geschäftsbereich ein so

genannter ,,Leitfaden zum Aufbau und Betrieb eines operativen Controllings" ausgegeben.

Hier wurden alle Kernbereiche des Controllings erneut vorgestellt, Inhalte definiert und

erläutert. Zeitgleich wurden erste Strukturen des Controllings in Planungsstäben erarbeitet

und erste Verantwortliche zu Schulungen an Managerschulen der freien Wirtschaft entsandt.

Erster Schritt war im Jahr 2003 die Erstellung eines Produktkataloges und die Erarbeitung von

Kennzahlen und Kennzahlensystemen, in dessen Folge Teilbereiche des Bundesgrenzschutzes

Zertifizierungen nach ISO-Norm 9000 und 9001 entgegen nehmen konnten. Die

Flächendeckende Zertifizierung steht unmittelbar bevor und hat in den vergangenen Jahren

große Anstrengungen bedurft, um Widerstände gegen die Modernisierungen aufzuweichen

und zu lösen. Zu sehr waren jahrzehntealte Stabsstrukturen und Arbeitsmethoden an

militärische Führungskulturen angelehnt, um adäquat unter den ökonomischen und

kundenorientierten Gesichtspunkten zu handeln.

1.1.

Aufgaben des KLR gemäß Leitfaden des BMI

Grundsätzlich dient das KLR als Teil des Controllings als Steuerungselement und im weiteren

Sinne als Führungsinstrument. Hierdurch sollen Kosten des (bundespolizeilichen) Handelns

nach dem Verursacherprinzip den Kostenstellen zurechenbar werden. Im Gesamtbereich des

Controllings müssen diese Daten aufbereitet werden und jederzeit abrufbar sein. In diesem

Sinne wird die KLR zu einer wichtigen Bezugsgröße innerhalb des Planungs- und

Entscheidungsprozesses und dient somit als Entscheidungsgrundlage im

Führungsinformationssystem (FIS) ­ einem EDV-gestützten System, welches Informationen

für Führungskräfte bereithält. gepflegt wurde dieses System dezentral von den

Bundespolizeiämtern. Der Zugang zu den bereitgestellten Informationen erfolgte durch die an

der Funktion des Zugreifenden gebundenen Zugriffsebenen.

Ferner sollen diese Daten es ermöglichen, Planungen kritisch zu hinterfragen, Transparenz

und Koordination zu sichern sowie produktbezogene Soll-Ist-Vergleiche sicherzustellen. Auf

den Punkt gebracht, soll die KLR insgesamt Kosten- und Leistungsinformationen

bereitstellen.

Diese Daten sind wiederum Grundlage für die Formulierung von Zielvereinbarungen, bieten

einen Anhalt für Budgetierungen und sollen ein Benchmarking ermöglichen, sofern

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Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung am Beispiel der Bundespolizei

gleichartige Organisationseinheiten vergleichbar sind, was deren personelle und materielle

Ausstattung angeht und das Aufkommen von polizeilich relevanten Sachverhalten. Hierbei

spielen wiederum regionale, soziokulturelle und demographische Perimeter eine Rolle in der

Betrachtung von Bezugsgrößen.

Ein von Fachleuten häufig angeführtes Problem des verwaltungsmäßigen Rechnungswesens,

der Kameralistik, ist, dass über die hierbei grundlegende Finanzmittelsteuerung lediglich eine

inputorientierte Betrachtung der Mittelbewegungen realisierbar ist2. Insbesondere eine

Feststellung des objektiven Ressourcenverbrauches ist jedoch unabdingbar, um wirkungsvoll

ökonomische Steuerungsinstrumente anzuwenden. Eine Information, welche die Kameralistik

nicht bietet.

1.2.

Betrachtung der gesetzlichen und exekutiven Regelungen zur Einführung der

KLR

Macht man sich die Mühe, in den Vorschriften nachzulesen, so entdeckt man, dass die KLR

im § 6 Absatz 3 des HGrG auf wackeligen Füßen steht. Der Gesetzgeber hat bestimmt, dass in

geeigneten

Bereichen eine KLR eingeführt werden

soll

. Eine Regelung die den verwendeten

Termini zur Folge nur wenige Verbindlichkeiten für die öffentliche Verwaltung vorgibt.

Zum 01.01.1998 hin wurde mit der Novellierung des HGrG und der Änderung der BHO eine

Verwaltungsmodernisierung möglich3. Hierbei wurde im § 7 Absatz 3 BHO die oben

angeführte Formulierung korrigiert und festgelegt, dass in

geeigneten

Bereichen eine KLR

einzuführen

ist

.

Des Weiteren wurde das Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 07. Februar 1996 von

der Bundesregierung beauftragt, ein Fachkonzept zur Implementierung der KLR in der

Bundesverwaltung zu erstellen, in dem herausgestellt werden sollte, inwieweit die KLR in der

Bundesverwaltung umgesetzt werden könne. Mit Hilfe eines Beratungsunternehmens wurde

eine für die Bundesverwaltung zugeschnittene einheitliche (Mindest-)Standard-KLR

entwickelt.

Zum 01.12.1999 hin wurde mittels Kabinettbeschluss die Umsetzung des politischen

Programms ,,Moderner Staat ­ Moderne Verwaltung" festgelegt. Kernpunkt waren hierbei die

Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente (wie die KLR) in der Bundesverwaltung und

die Ausdehnung der Haushaltsflexibilisierung, um durchgängig Kostendeckung betreiben zu

können4.

2 LÜDER, Klaus: ,,Neues öffentliches Haushalts- und Rechnungswesen: Anforderungen, Konzept, Perspektiven", Berlin 2001

3 Vgl. BGBl I Nr. 88 S. 3251 ff., Jahrgang 1997

4 Bundesministerium für Finanzen: ,,KLR-Handbuch", Bundesanzeiger, Bonn 1997

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