Archivische Bewertung

Hausarbeit von Michael Krischak

Fachhochschule Potsdam

- Fachbereich Informationswissenschaften ­

2. Kurs zur Vorbereitung auf die Externenprüfung

zum Diplomarchivar in gradualer berufsbegleiten-

der Fernweiterbildung

Modul G 17 Kommunales Archivwesen

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Archivische Bewertung

Theoretischer Teil

1. Einführung 3

1.1 Bewertungskriterien 4

1.2. Bewertungsmethoden 7

1.3. Praktische Durchführung 7

1.4. Anforderungen der Forschung an die archivische Bewertung 9

1.5. Anforderungen der Verwaltung an die archivische Bewertung 9

1.6. Anforderungen der Öffentlichkeit an die archivische Bewertung 10

Praktischer Teil

2. Arbeitsbericht über die Bewertung von Rechtsakten im Stadtarchiv Bergisch

Gladbach 11

Resümée: 14

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1. Einführung

Im Folgenden sollen wesentliche Aspekte der archivischen Bewertung in knapper Form

angerissen werden. Es soll sich dabei nur um einen groben Überblick über die doch sehr

komplexe Materie der Bewertung im Archiv handeln. Ich habe dabei versucht, wesentliche

Elemente des konkreten Bewertungsvorgangs an Hand der spärlichen Literatur1 zu dieser

Thematik aufzuzeigen. Die Arbeit gliedert sich in einen theoretischen Teil und einen

praktischen Teil, den ich in einer Art Arbeitsprotokoll über einen konkreten Bewertungsakt im

Stadtarchiv beispielhaft mit dem Theorieteil in Bezug setzen möchte.

Zunächst also Grundsätzliches zur archivischen Bewertungspraxis2:

Nach dem Bundesarchivgesetz ist Bewertung die ,,Entscheidung darüber, ob dem Archiv zur

Übernahme angebotenen Unterlagen bleibender Wert für die Erforschung oder das

Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder

die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung

zukommt." Ähnlich lauten auch viele Landesarchivgesetze.

Die Bewertungstätigkeit entscheidet darüber, welche Aussagen in Zukunft über die jetzige

Zeit getroffen werden können. Ziel der Bewertung ist es, aus einer Vielzahl von Einzelakten ­

wenn man so will - : aus einem ,,Schriftgut-Urwald" ­ eine Auswahl zu treffen, die

· dem Sammlungsauftrag und der Zuständigkeit des Archivs

· den Interessen potentieller Nutzergruppen

· dem Anspruch, mit einem Minimum an Informationsgut ein Maximum an

Informationsgehalt zu erreichen

gerecht wird. Dabei misst sich an der Bewertung sowohl die Qualität von Archivgut als auch

von archivischem Handeln. Die Entscheidung, ob eine Überlieferung als ,,archivwürdig"

befunden und ins Archiv übernommen wird oder vernichtet (kassiert) werden soll, impliziert

eine hohe Verantwortung und setzt Fachkompetenz voraus. Je nach Art und Umfang des zu

bewertenden Schriftguts ist der Vorgang des Bewertens diffizil, muss doch ein Mittelweg

gefunden werden zwischen der Totalübernahme und der Totalkassation bzw. der

fragmentarischen Übernahme. Bei einer Totalübernahme besteht die Gefahr dass

reihenweise Akten mit geringem Aussage- und Informationswert (Redundanz) im

1 So etwas wie ein allgemeines ,,Handbuch zur Bewertung im Archiv" gibt es bislang nicht. Vielmehr sind

Überlegungen, praktische Anleitungen und der Bewertungsdiskurs über eine Vielzahl von Aufsätzen, kleineren

Beiträgen und Tagungsberichten verstreut. Ausnahmen bilden umfangreichere Veröffentlichungen zur

Bewertung ganz bestimmter Aktengruppen oder ­typen (Massenakten, Personalakten).

2 Die nachfolgende Zusammenfassung basiert im Wesentlichen auf dem Aufsatz von Höötmann / Tiemann:

Archivische Bewertung ­ Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im

Sachaktenbereich.- In: Archivpflege in Westfalen und Lippe 52 (2000), S. 1-11

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Archivmagazin landen und der potentielle Benutzer oftmals angesichts des Aktenbergs

überfordert wird. Hinzu kommen die oft unverhältnismäßig hohen Folgekosten für

Erschließung, Entmetallisierung, Lagerung, Konservierung etc. (materielle Folgen). Bei zu

großzügig durchgeführten Kassationen landen oft wichtige Unterlagen im Reißwolf, d.h. sie

werden einer evt. interessierten Öffentlichkeit bzw. der historischen oder wissenschaftlichen

Forschung unwiederbringlich entzogen (immaterielle Folgen).3

Deshalb ist es wichtig,

fachgerechte

Bewertungen durchzuführen und sich Zeit zu nehmen

für den Arbeitsgang ,,Bewerten". So können hohe Kosten für Lagerung bei Totalübernahmen

ohne Bewertung und Fehlentscheidungen vermieden werden. Den Benutzern wird der

Zugang zu wesentlichen Informationen erleichtert.

1.1 Bewertungskriterien

Man unterscheidet

· formale

· inhaltlich-überlieferungskritische

und

· technische

Bewertungskriterien.

Zu den

formalen Bewertungskriterien

zählt z.B. das Federführungsprinzip des

Bundesarchivs. Hierbei konzentriert man sich im Wesentlichen auf Unterlagen, die in einer

federführenden Behörde (d.h. eine bestimmte Aufgabe wird dort hauptsächlich in die Hand

genommen, in die Wege geleitet und an nachgeordnete Dienststellen arbeitsteilig

weitergegeben) entstanden sind. Die Durchsicht der Überlieferung von nachgeordneten,

bzw. ausführenden Dienststellen auf verschiedenen hierarchischen Ebenen (vertikaler

Abgleich) sollte ebenso wie die Durchsicht der Überlieferung von gleichgeordneten

Verwaltungseinheiten (horizontaler Abgleich) in die Bewertung miteinbezogen werden zur

eventuellen Gewinnung von zusätzlichen ergänzenden Informationen. Eine EDV-

Vorverzeichnung hilft dabei, Doppelüberlieferungen aufzufinden. Entsprechend zum

Federführungsprinzip schlägt Renate Köhne-Lindenlaub in ihrem differenziertem

Bewertungskonzept vor, Überlieferungen von zentralen Stellen mit übergreifenden

Leitungsfunktionen vollständig zu übernehmen. Bei der Überlieferung der nicht zentralen

Stellen empfiehlt sie eine reduzierte Übernahme, d.h. ein Erhalten des Wichtigen nach

3 vgl. Buchholz, Matthias: Archivische Bewertung ­ eine Kernaufgabe als Krisenmanagement? ­In: Der

Archivar 51 (1998)

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