Einsatzmöglichkeiten, Chancen und

Nutzen von Web 2.0-Tools im

Projektmanagement

Diplomarbeit

Zur Erlangung des akademischen Grades

Magister für wirtschaftswissenschaftliche Berufe

(FH)

Eingereicht von:

Thomas Gruber

im Fachbereich: Projektmanagement

am Fachhochschulstudiengang ,,Projektmanagement und

Informationstechnik"

Kennzahl des Fachhochschul-Studienganges: 0119

Erhalter : Fachhochschule des bfi Wien GesmbH

1020 Wien, Wohlmutstrasse 22

11. Januar 2009

Danksagung

Danksagung

Eines darf nach dem Beenden der Diplomarbeitsbearbeitung nicht fehlen. Ich möchte

mich hiermit bei allen direkt und indirekt Beteiligten bedanken, die zum Gelingen der

Diplomarbeit beigetragen haben:

Ein großes Dankeschön geht an Dagy, die immer für mich da war und natürlich auch

an meine Freunde, die mich während meines Studiums unterstützt haben.

Zudem danke ich der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

sowie der T-Systems Multimedia Solutions GmbH und den Studierenden des

Universitätslehrgangs Projektmanagement der Alpen-Adria-Universität Klagenfurt

sowie den Studierenden des Studiengangs Betriebliches Prozess- und

Projektmanagement der Fachhochschule Vorarlberg, die sich neben den

Studierenden des Lehrgangs Projektmanagement und Informationstechnologie der

FH BFI Wien an der Umfrage und damit am Gelingen der Diplomarbeit beteiligt

haben.

Thomas Gruber

I

Abstract

Abstract

In den letzten Jahren gewann das Thema Web 2.0 im Internet zunehmend an

Bedeutung, nicht zuletzt dank zunehmender Bandbreite und besserer Usability der

Internetanwendungen. Zu diesem Thema finden sich in der Literatur viele

theoretische Betrachtungen, doch wissenschaftliche Arbeiten über den konkreten

Einsatz von Web 2.0-Anwendungen im Projektmanagement sind nur spärlich

vorhanden. Die vorliegende Arbeit will diese Lücke schließen.

Ziel dieser Arbeit ist es, durch eine empirische Untersuchung den erwähnten

praktischen Einsatz von Web 2.0-Anwendungen im Projektmanagement zu

untersuchen. Hierbei stehen die Fragestellungen ,,Welche Web 2.0-Anwendungen

werden tatsächlich eingesetzt?", ,,Welchen Problemen wird mit diesen Anwendungen

begegnet?" und ,,Welcher Nutzen wird aus diesen Web 2.0-Anwendungen gezogen?"

im Vordergrund.

Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, wurde eine schriftliche Online-

Befragung von Personen, die im Projektmanagement tätig sind, durchgeführt.

Thomas Gruber

II

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1

Einleitung 5

2

Abbildungsverzeichnis 8

3

Abkürzungsverzeichnis 10

4

Definition Web 2.0 11

4.1 Entstehung des Web 2.0 13

4.2 Vom Spezialisten-Web zum Jedermann-Web 14

4.3 Kerngedanken des Web 2.0 16

4.4 Das Internet als Betriebssystem 19

4.5 Kollektive Intelligenz und Social Software 21

5

Projektmanagement mit Social Software 25

5.1 Definition von Projektmanagement 2.0 25

5.2 Virtuelle Teamarbeit 29

5.3 Webanwendungen im Projektmanagement 32

5.4 Groupware versus Social Software 35

5.5 Projektkommunikation mit Weblogs 39

5.6 Projektkoordination und Dokumentation mit Wikis 42

5.7 Der Faktor Mensch beim Projektmanagement 46

6

Hintergrundinformation zur empirischen Studie 49

6.1 Vorteile und Nachteile von Online-Umfragen 49

6.2 Aufbau des Fragebogens 51

Thomas Gruber

III

Inhaltsverzeichnis

7

Ergebnisse der Umfrage 53

7.1 Fragen zum Unternehmen und zur Person 53

7.2 Projekteigenschaften 55

7.3 Wikis 58

7.4 Online-Projektmanagement-Tools 60

7.5 Blogs 62

7.6 Probleme 64

8

Schlussfolgerungen 65

8.1 Allgemein 65

8.2 Anwendungsfelder 65

8.3 Ziele 66

8.4 Nutzen 67

8.5 Ausblick 68

9

Glossar 69

10

Literaturverzeichnis 71

11

Anhang 77

Thomas Gruber

IV

1 Einleitung

1 Einleitung

Die wirtschaftliche Entwicklung der letzten 10 Jahren wurde massiv vom Internet

beeinflusst. Durch die weite Verbreitung von PCs ist das World Wide Web

inzwischen fast allgegenwärtig. Gerade im Projektmanagement sind die

verschiedenen Internetdienste nicht mehr aus dem täglichen Leben wegzudenken.

Internet bzw. Intranet und E-Mail haben in Unternehmen eine 100 %-ige

Verbreitung1. Durch die stetige Weiterentwicklung des immer noch jungen Mediums

Internet entstehen immer neue Möglichkeiten und Herausforderungen. Es wird

zunehmend leichter, mobil auf Webinhalte zuzugreifen und selbst das Verwalten

großer Datenmengen ist heute einfach und billig geworden. Durch bessere

Technologien, schnellere Anbindungen und die fortgeschrittene Verbreitung des

Internet entsteht eine immer umfassendere Vernetzung der Menschen. Diese

Entwicklung wird seit einiger Zeit unter dem Schlagwort ,,Web 2.0" beschrieben. Die

erwähnte Vernetzung führt dazu, dass Personen und Informationen immer näher

zusammenrücken. Angesichts dieser Entwicklung treten technikbedingte Hindernisse

bei der Arbeit in den Hintergrund. Tom DeMarco äußert sich dazu in seinem Buch

,,Peopleware" folgendermaßen: ,,Die größten Probleme bei unserer Arbeit sind keine

technologischen Probleme, sondern soziologische Probleme."2

Da ein Projekt als ,,kontinuierlicher Dialog zwischen Auftragnehmer und

Auftraggeber, der zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses führt"3 definiert

werden kann, haben die neuen Formen der Partizipation und Kooperation im Web

2.0 auch Auswirkungen auf das Management von Projekten. Durch die

Verbesserung von Technologien, die einfacher zu bedienen, sozialer und offener in

ihren Schnittstellen geworden sind, haben Projektbeteiligte immer öfter die

Möglichkeit, zu jeder beliebigen Zeit auf jede benötigte Information zuzugreifen bzw.

verschiedene Informationen mit Web 2.0-Anwendungen (Mashups) zu einem neunen

Ganzen zusammenzufügen. Gareis schreibt in seinem Buch ,,Happy Projects!", dass

1 Vgl. Collaboration and Social Media Report - 2008, <http://gilbane.com/Research-Reports/Gilbane-

Social-Computing-Report-June-08.pdf>, Zugriff: 28.09.2008

2 DeMarco, Tom; Lister, Timothy (1999): Peopleware, Hanser Fachbuch; Auflage: 2, S. 5

3 Mangold, Pascal (2008): IT-Projektmanagement kompakt S. 26

Thomas Gruber

5

1 Einleitung

zur erfolgreichen und effizienten Führung von Projekten und Programmen die

Anwendung eines ,,Neuen Managementparadigmas" in der Organisation

Vorraussetzung ist4. Die Hierarchie als zentrales Integrationsinstrument wird seiner

Meinung nach abgelöst durch neue Formen von flachen Hierarchien und

Selbstorganisation. Web 2.0 unterstützt diesen Trend mit Internetanwendungen, die

eine bessere Koordination ermöglichen, Transparenz in Zwischenergebnisse

bringen, die Kommunikation zur Kundin bzw. dem Kunden verbessern und die

Teamarbeit fördern.

Zielformulierung

Mit der vorliegenden Arbeit erhält die Leserin bzw. der Leser eine umfassende

Einführung in den Themenkomplex ,,Web 2.0 im Projektmanagement". Da

Kommunikation und Zusammenarbeit auch über größere Entfernungen essentielle

Erfolgsfaktoren in der Projektarbeit darstellen und die neue Generation von

Webanwendungen die Kommunikation und Vernetzung als zentrales Element hat,

sollte die Projektarbeit sehr stark von den neuen Möglichkeiten profitieren können. Im

aktuellen ,,Collaboration and Social Media Report" der Gilbane Group wurde

beispielsweise untersucht, inwieweit sich das Web 2.0 bereits in amerikanischen

Unternehmen verbreitet hat. In der Studie wurde festgestellt, dass Web 2.0-

Anwendungen in Firmen zwar durchaus als sehr effektiv eingeschätzt werden und es

geplant ist, mehr davon in Zukunft einzusetzen, aber dass erst in rund 10 % der

Unternehmen Web 2.0-Anwendungen wie (Wikis und Blogs) eingesetzt werden.5 In

meiner Arbeit werde ich versuchen, anhand einer Umfrage zu erheben, welchen

Einfluss Web 2.0-Anwendungen bereits jetzt auf die Projektarbeit im

deutschsprachigen Raum haben.

4 Gareis, Roland (2005): Happy Projects!, Manz, S. 51

5 Vgl. Collaboration and Social Media Report - 2008, <http://gilbane.com/Research-Reports/Gilbane-

Social-Computing-Report-June-08.pdf>, Zugriff: 28.09.2008

Thomas Gruber

6

1 Einleitung

Vorgehensweise

Nach der Definition von Web 2.0 und einer Erläuterung zur Entstehungsgeschichte

wird im weiteren Verlauf der Arbeit konkret auf Projektmanagement mit Social

Software und neue Formen des Projektmanagements eingegangen. Es wird

aufgezeigt, inwieweit Web 2.0 für die Projektarbeit nützlich sein kann und welche

Risiken entstehen können. Weiters wird versucht, anhand einer Umfrage zu klären,

wie weit Web 2.0 in der Projektarbeit bereits verbreitet ist und wie der Einsatz von

den Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmern bewertet wird. Das abschließende

Fazit beinhaltet eine Zusammenfassung sowie einen Ausblick auf die mögliche

zukünftige Entwicklung.

Thomas Gruber

7

2 Abbildungsverzeichnis

2 Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Prinzipien und Geschäftsmodelle von Web 2.0 16

Abb. 2 Beliebtheit traditioneller Medien vs. Blogs 19

Abb. 3 Das SLATES-Prinzip 20

Abb. 4 Collaboration and Social Media Report ­ 2008 33

Abb. 5 Kategorisierung von Webanwendungen 34

Abb. 6 Gegenüberstellung Groupware / Social Software 38

Abb. 7 Barack Obama-Webseite 40

Abb. 8 Gegenüberstellung CMS ­ Wiki 45

Abb. 9 Projektrollen der Umfrageteilnehmerinnen und Umfrageteilnehmer 54

Abb. 11 Unternehmensgröße 54

Abb. 12 Aufteilung in Branchen 55

Abb. 13 Projektart 56

Abb. 14 Zufriedenheit mit Anwendungen zur Projektkommunikation 57

Abb. 15 Verfolgte Ziele beim Einsatz von Wikis 58

Abb. 16 Aufwand für Wartung von Wikis 59

Abb. 17 Wirtschaftlicher Nutzen von Wikis 59

Abb. 18 Verfolgte Ziele beim Einsatz von Online-Projektmanagement-Anwendungen

61

Abb. 19 Verfolgte Ziele beim Einsatz von Projektblogs 62

Abb. 20 Wirtschaftlicher Nutzen von Projektblogs 63

Thomas Gruber

8