Semesterarbeit Projektmanagement

Management EDV-basierender Dokumente 
innerhalb des Workflow-Managements bei Gruppenarbeit

von

Patrick Preß und Oliver Junge

Verkehrsbetriebswirtschaftslehre

14.01.2002

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG 3

2 THEMATIK / BEGRIFFE 5
2.1 Gruppenarbeit 5
2.2 Workflow-Management 6
2.3 Dokumentenmanagement- /systeme nach [Wag95] 8

3 PROZESSE DER GRUPPENARBEIT / WORKGROUP-COMPUTING-SYSTEME 10
3.1 Prozesse der Gruppenarbeit 10
3.2 Dimension der Interaktion 12
3.3 Workgroup-Computing-Systeme 13

4 KOSTEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS INNERHALB DER GRUPPENARBEIT 20

5 MÖGLICHKEITEN DES DOKUMENTENMANAGEMENTS 22
5.1 Versionsverwaltung 22
5.2 Kommerzielle Systeme 24

6 AUSWIRKUNGEN DER QUALITÄT DES DOKUMENTENMANAGEMENTS AUF DEN ANWENDER / KUNDEN 28
6.1 Managementunterstützung 28
6.2 Kundenorientierung 29
6.3 Kostenersparnis 30
6.4 Zeitersparnis 30

7 ZUSAMMENFASSUNG / AUSBLICK 32

8 LITERATURVERZEICHNIS / ABBILDUNGEN / ANLAGEN 33

1 Einleitung

Eine heute häufig angewandte moderne Form der Arbeit ist die Gruppenarbeit. Sie ist die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von Gruppenmitgliedern ausgeführt werden, um zielbezogene Aufgaben zu erfüllen und somit Gruppenziele zu erreichen [siehe TSMB95, Seite 11]. Sie findet in Arbeitsgruppen oder Teams satt.

Zur Steigerung der Effektivität, Flexibilität und Produktivität betrieblicher Abläufe wird auch im Zusammenhang mit Gruppenarbeit vom Workflow-Management gesprochen. Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Ausführung und Steuerung einer endlichen Folge von Aktivitäten der Geschäftsvorgänge oder Geschäftsprozesse erfüllt werden müssen.

Oftmals ist Inhalt der Gruppentätigkeit das Erstellen von Dokumenten. Als Beispiele seien Pflichtenhefte, Kundenanschreiben, Präsentationen oder Handbücher zu Softwareprodukten genannt. Täglich steigt die Flut der zu bearbeitenden Dokumente [vgl. Nas93, Seite129], die aber Grundlage vieler Geschäftsvorgänge sind. Als problematisch erweist sich häufig die unstrukturierte Handhabung der Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Bei einer Fortführung der Arbeit durch eine andere Person muss diese an der letzten Version anknüpfen. Diese Arbeit bezieht sich auf EDV-basierende Dokumente.

Entscheidend bei einer strukturierten Bearbeitung von Dokumenten ist das Versionsmanagement dieser, ebenso ihre Weiterleitung. Weiterhin relevant ist die Kommunikation mit dem Kunden. Diesem muss die aktuellste Information über das Projekt jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

Es ergeben sich verschiedene Interaktionen, einmal zwischen den Gruppenmitgliedern untereinander und zwischen der Gruppe und dem Kunden. Jedem Beteiligten immer die aktuellste Version der benötigten Dokumente mit ihrem Informationen bereitzustellen, ist Ziel eines ausgefeilten Dokumentenmanagements innerhalb eines Workflow-Managements.

Diese Arbeit erläutert den Zusammenhang der Teilgebiete Gruppenarbeit, Workflow, Workflow-Management und Dokumentenmanagement. Sie beschreibt die Möglichkeiten, strukturierte Entwicklung EDV-basierter Dokumente zu betreiben, an denen mehrere Beteiligte arbeiten.

Weiterhin werden Zusammenhänge zu entstehenden Kosten dargestellt. Bei der Entwicklung von EDV-basierten Dokumenten innerhalb eines Unternehmens entstehen Personal- und Hardwarekosten. Diese Kostenentwicklung hängt maßgeblich von der Qualität des Dokumentenmanagements ab. Angebotskalkulationen hängen ebenfalls deutlich von dieser Qualität ab.

Auch für den Kunden entstehen, vielleicht zum Teil nicht zu erkennende, Kosten die durch unzureichendes Dokumentenhandling hervorgerufen sind. Neben diesem Faktor wird in dieser Arbeit auch auf die Notwendigkeit und Möglichkeit eingegangen, dem Kunden immer die aktuellsten Informationen bereitzustellen.

Abschließend wird ein kurzer Einblick in bereits erhältliche kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme gegeben.

2 Thematik / Begriffe

Die Begriffsbildungen bei computerunterstützter Gruppenarbeit haben in den letzten Jahren zugenommen, so dass einige Erläuterungen und Zusammenhänge dargestellt werden müssen. Man spricht bei dieser Art der Gruppenarbeit auch von CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Sie beinhaltet oftmals das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Diese Tätigkeiten fallen in das Workflow-Management, die Aufgabenmodellierung und -steuerung bei der Ausführung von Aktivitätenfolgen bei Geschäftsprozessen.

2.1 Gruppenarbeit

Von einer Gruppe spricht man, wenn zwei oder mehrere Personen interagieren und dabei eine gegenseitige Beeinflussung stattfindet. Eine Arbeitsgruppe ist eine Gruppe mit einer gemeinsamen Aufgabe [nach TSMB95, Seiten 9-10].

Gruppenarbeit [nach TSMB95, Seiten 10-11] findet innerhalb von Arbeitsgruppen oder Teams statt. Sie dient immer dem Zwecke einer Zielerreichung. Um Zeile zu erreichen, müssen zielbezogene Aufgaben erfüllt werden. Aufgaben werden erfüllt, indem aufgabenbezogene Tätigkeiten ausgeführt werden.

Die Summe aller aufgabenbezogenen Tätigkeiten, welche von den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe oder eines Teams ausgeführt werden, bildet die Gruppenarbeit. Die Elemente der Gruppenarbeit sind Gruppenziele, Gruppenaufgaben und Gruppentätigkeiten (vgl. Abbildung 1).

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