"Open Space Technologie":
Keine Agenda, keine Struktur,
aber ein erfolgreiches Meeting

Diplomarbeit HWD

vorgelegt von

Linda Kast

Diplomarbeit im Fach Kommunikation

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung ... 2

2. Grundidee der Open Space Technologie ... 4

3. Für wen ist die Open Space Technologie geeignet? ... 5

4. Wer hat Open Space Veranstaltungen ins Leben gerufen? ... 5

5. Wie funktioniert Open Space Technologie? ... 6
5.1. Der Kreis - Die fundamentale geometrische Form für offene Kommunikation ... 7

6. Open Space Technologie als Führungsinstrument ... 8

7. Die 4 Prinzipien einer Open Space Veranstaltung und das Gesetz der zwei Füsse ... 9
7.1. Die 4 Prinzipien einer Open Space Veranstaltung ... 9

8. Die verschiedenen Rollen/Typen bei einer Open Space Veranstaltung ... 12
8.1. Die Rolle des Teilnehmers ... 12
8.2. Die Rolle des Managements ... 12
8.2.1. Was verstehen wir unter Vertrauen? ... 12
8.3. Die Rolle des Moderators ... 13

9. Open Space - Vergleich der drei populärsten Grossgruppenkonferenz-Modelle ... 14
9.1. Future Search - Gemeinsame Zukunftsbilder entwickeln ... 14
9.2. Real Time Strategic Change ... 15
9.3. Unterschiedsmerkmale der 3 Methoden ... 15

10. Vor- und Nachteile der Open Space Technologie ... 16

11. Open Space Technologie - Und was folgt danach? ... 18

12. Zusammenfassung ... 20

13. Mein persönlicher Bezug zum Thema Open Space Technologie ... 21

14. Literaturverzeichnis und weiterführende Informationen ... 22

1. Einführung

Woran denken Sie, wenn Sie die Begriffe "Informationsveranstaltung"¹ oder "Konferenz"² hören? Bestimmt stellen Sie sich unter einer solchen Veranstaltung einen Tag vor, an dem Sie viele lange Präsentationen mit unzähligen Folien zu erwarten haben. Bei Erhalt der Agenda schweift der erste Blick sofort auf die Dauer der Veranstaltung und wie viele Pausen angesetzt sind. Jedoch müssen nicht alle Präsentationen zwingend langweilig sein! Sobald der Präsentierende³ die Begeisterung für ein Thema vermitteln kann, ist es möglich ein Publikum für Stunden zu fesseln. Es ist eine Kunst, die Hörer in den Bann zu ziehen. Das Gefühl zu bemerken, dass das Publikum die vermittelte Begeisterung zurückgibt, ist toll! Viele Menschen sind glücklich darüber, keinen eigenen Beitrag leisten zu müssen und einfach nur zuhören zu können. Die Angst, eine Präsentation vor einem grossen Publikum zu halten, ist zu gross. Doch vertritt nicht jedermann eine Meinung? Und ob! Einige sind in der Lage ihre Meinung mit Mitmenschen öffentlich zu teilen und andere bevorzugen es, ihre Meinung für sich zu behalten. An was liegt das? Verschiedene Gründe können ausschlaggebend dafür sein wie z.B. die Angst vor Reaktionen anderer oder die Unsicherheit vor fremden Publikum.
Können wir die oben genannten Begriffe "Konferenz", "Pausen", "Begeisterung", "Präsentieren", "Meinung äussern" und "Angst überwinden" nicht unter einen Hut bringen? Als ein Teamkollege und ich zusammen auf dem Weg an eine Konferenz waren, teilte er mir mit, dass er eine Intranetseite⁴ über Open Space Technologie kreieren wird. Er fragte mich: Ist Dir der Begriff Open Space geläufig? Wieso fragt er mich das? Klar weiss ich, dass mit Open Space "Grossraumbüros" gemeint sind und teilte ihm das so mit. Jedoch irrte ich mich! Er erklärte mir, dass mit Open Space Technologie⁵ eine Meetingtechnik gemeint ist. Dies war verwirrend für mich, denn ich habe den Begriff sofort mit offenen Büros verbunden. Ich bin davon überzeugt, dass ich nicht die Einzige bin, die diesen Namen nicht automatisch mit einer Meetingtechnik verbindet. Meine ersten Gedanken zur OST waren: Schon wieder eine Meetingtechnik! Haben wir denn nicht schon genug

Meetingmethoden? Teamsitzungen⁶, Brainstormings⁷, Workshops⁸ …? Hauptsache, immer wieder mal was Neues. Ist es wirklich was Neues und was ist besser an dieser speziellen Meetingtechnik? OST ist eine wichtige Thematik bei meinem Arbeitgeber Novartis und in aller Munde. In den Jahreszielen der Geschäftsleitung figuriert die Durchführung und Etablierung der OST in den meisten Geschäftsbereichen. Die vorliegende Diplomarbeit beruht einerseits auf der theoretischen Abhandlung der OST, anderseits meinen Überlegungen zu dieser Meetingtechnik, die ich an meinem Arbeitsort Novartis im Zusammenhang mit OST gemacht habe.
Zu Beginn ist es entscheidend, die Grundidee der OST zu verstehen. Dies wird im ersten Abschnitt behandelt. Zu beachten, wenn eine OS Veranstaltung durchgeführt wird, sind eine wenige Grundsätze, auf die ich als Zweites weiter eingehe. Während einer OS Veranstaltung kristallisieren sich verschiedene Typen/Charaktere heraus, die ich in meiner Diplomarbeit näher erkläre. Der Kernteil der Diplomarbeit ist das selbstständige Erarbeiten und Abwägen der Vor- und Nachteile einer OS Veranstaltung. Was nutzt OST den Teilnehmern und der Unternehmung? Vor allem: Wie geht es nach einer OS Veranstaltung weiter? Durch meine eigene Teilnahme als Beobachterin an einer OS Veranstaltung war es mir möglich einen eigenen Standpunkt über OST zu entwickeln. Auf all diese Fragen eine Antwort zu finden, ist Ziel der vorliegenden Diplomarbeit.
Zur Eingrenzung des Themas konzentrieren sich die Erläuterungen auf Open Space Veranstaltungen in Grossfirmen, wie schon eingangs gesagt, am Beispiel von Novartis. Daher werden Begriffe wie "Teilnehmer" und "Mitarbeiter" synonym verwendet. Der Initiator einer OS Veranstaltung wird hier gleichgesetzt mit der Geschäftsleitung, Management, ….

2. Grundidee der Open Space Technologie
Was ist der leitende Gedanke einer OS Veranstaltung? Es macht keinen Unterschied, ob 10 oder 1′000 Personen an dieser in der Regel 1-3 Tage dauernden Veranstaltung teilnehmen.

[...]

1 Informationsveranstaltung: meist von der Geschäftsleitung ausgehend, zur Weitergabe von Informationen an Mitarbeiter; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

2 Konferenz: gemeinsames Erarbeiten von Ergebnissen in einer geleiteten Diskussion; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

3 Alle in dieser Diplomarbeit verwendeten Begriffe (z.B. Mitarbeiter) gelten sowohl für Frauen als auch für Männer.

4 Intranet: Firmeninternes Internet, dass nur für die Mitarbeiter zur Verfügung steht.

5 Open Space Technologie wird auf den nächsten Seiten mit OST abgekürzt.

6 Teamsitzung: Regelmässiges Zusammentreffen in einem Team zur gegenseitiger Information, Absprache und Erfahrungsaustausch; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

7 Brainstorming: Ideen sammeln und Gedanken zu Sachverhalten herstellen; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 13

8 Workshop: Gemeinsames Erarbeiten von Ergebnissen bei klaren oder unklaren Problemen oder Zielvorgaben Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3