eGovernment – Chance und Herausforderung für die Verwaltung
am Beispiel des elektronischen Beschaffungswesens

von Simone Just

1 VORWORT 1-2

1.1 Motivation zur Wahl des Themas 1
1.2 Problembereich der Arbeit 2

2 EINFÜHRUNG ZUM E-GOVERNMENT 3-10

2.1 Begriffsbestimmung 3
2.2 Grundlagen zum eGovernment 4
2.3 Bezug zur Verwaltungsmodernisierung 5-6
2.4 Anwendungsebenen des eGovernment 6-8

2.4.1 Government–to–Costumer (G2C) 6-7
2.4.2 Government–to–Government (G2G) 7-8
2.4.3 Government–to–Business (G2B) 8

2.5 Potenziale und Zielsetzung von eGovernment 9-10

3 DIE BESCHAFFUNG 11-13

3.1 Begriff der Beschaffung 11
3.2 Der Beschaffungsprozess 12
3.3 Nachteile des traditionellen Beschaffungsvorgangs 13

4 PUBLIC E-PROCUREMENT 14-19

4.1 Begriffsbestimmung 14
4.2 Nutzen und Problembereiche des elektronischen Einkaufs 15-17

4.2.1 Nutzen des eProcurement 15-16
4.2.2 Problembereiche der elektronischen Beschaffung 16-17

4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen 18
4.4 Umsetzung der elektronischen Beschaffung auf Bundesebene 19

5 DAS PROJEKT „EVA – ELEKTRONISCHE VERGABE“ DER HAMBURGER FINANZBEHÖRDE 20-30

5.1 Ausgangssituation für eine elektronische Vergabe in Hamburg 20
5.2 Konzeption 21-28

5.2.1 Zielsetzung der elektronischen Vergabe 21-22
5.2.2 Projektbeschreibung/ Projektablauf 23-24
5.2.3 Funktionsweise der elektronischen Vergabe 25-26
5.2.4 Ressourcen 27-29

5.2.4.1 Was kostet die elektronische Vergabe? 27
5.2.4.2 Qualifizierungen des Personals 27
5.2.4.3 Technische Realisierung des Projekts 28-29

5.3 Erste Projektergebnisse 30
5.4 Zukünftige Entwicklung 31

6 SCHLUSSBETRACHTUNG 32-34

6.1 Perspektiven 32-33
6.2 Fazit 34

Literaturverzeichnis X

1 Vorwort

1.1 Motivation zur Wahl des Themas

Seit langem ist der Betrieb öffentlicher Verwaltungen durch ein hohes Maß an Dezentralisierung und Arbeitsteilung sowie durch ausgeprägte Hierarchisierung geprägt. Die EDV-Situation war durch Insellösungen und Medienbrüche gekennzeichnet. Oft wurde die Ineffizienz von Prozessen und Datenstrukturen durch Softwareeinsatz weiter zementiert. Damit gingen Nachteile einher wie lange Bearbeitungszeiten sowie redundante und fehleranfällige Arbeitsabläufe. Dem System lag Selbstbezug statt Kundenorientierung zugrunde.

Dem soll nun durch die Einführung von eGovernment abgeholfen werden. Dieses Thema beherrscht derzeitig in den Kommunen die Debatte. Dabei sind die Vorstellungen, was Electronic Government ist, oft recht unterschiedlich. Häufig wird das Thema reduziert auf Angebote der Verwaltung, die Bürgern und Kunden im Internet bereitgestellt werden. eGovernment ist aber mehr: es geht darum Verwaltungsarbeit insgesamt umzugestalten, gerade da, wo sie für Außenstehende unsichtbar ist. Dabei müssen nicht nur die Arbeitsabläufe der Verwaltung an die neuen „Online Services“ angepasst werden, es geht auch um die Nutzung der Chancen, die eGovernment bei der Optimierung der internen Produkte und Prozesse in der Verwaltung bietet.

Ein Stichwort heißt eProcurement, die elektronische Ausschreibung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Internet. In der bisherigen kommunalen Beschaffungspraxis spielt IT-Unterstützung eine geringe Rolle. Derzeitig läuft der Beschaffungs- und Vergabeprozess weitgehend manuell. Durch den Einsatz elektronischer internetbasierter Beschaffungssysteme kann der Einkauf jedoch vereinfacht und beschleunigt werden. Elektronische Marktplätze erlauben häufig einen günstigeren Einkauf, da hier in der Regel, aufgrund gebündelter Nachfrage, bessere Preise erzielt werden können. Die hohen Kosten für die Veröffentlichung und Versendung der schriftlichen Verdingungsunterlagen entfallen zum Teil vollständig. Studien einzelner Unternehmen ergeben Einsparungspotenziale von bis zu 20 Milliarden Euro für die Kommunen1. In Zeiten knapper kommunaler Haushalte ein erfreuliches Ergebnis. Die EU sieht bereits vor, dass im Jahr 2003 25% aller öffentlichen Aufträge auf elektronischen Wege vergeben werden sollen.

1.2 Problemstellung der Arbeit

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der Frage, in wie weit eGovernment die öffentliche Verwaltung verändern wird, und welchen Nutzen diese daraus ziehen kann. Die Frage scheint berechtigt, hat die Verwaltung doch mit Leistungsbudgetierung, New Public Management oder Neuem Steuerungsmodell schon so manches Reformversprechen erlebt, das noch nicht voll eingelöst ist. Mit eGovernment ist nun erstmals ein technologisch begründeter Modernisierungsvorschlag in Angriff genommen wurden.2

Nach einer kurzen Einführung in das Thema eGovernment, beschäftigt sich der dritte Teil dieser Hausarbeit mit den allgemeinen Grundlagen der klassischen Beschaffung, um somit die Basis für eine Bearbeitung des gestellten Themas zu schaffen. Im anschließenden vierten Teil wird auf die Bedeutung des elektronischen Procurement in der öffentlichen Verwaltung eingegangen. Ebenso werden hier die wesentlichen Unterschiede zum herkömmlichen Beschaffungsprozess sowie die Potenziale und Problembereiche des eProcurement aufgezeigt. Auch auf eine Darlegung der rechtlichen Rahmenbedingungen soll nicht verzichtet werden. Um das aktuelle Thema der elektronischen Beschaffung greifbarer zu gestalten, wird sich der fünfte Teil dieser Arbeit einem Beispiel aus der Hamburger Verwaltung widmen. Anhand des Projektes „eVa – elektronische Vergabe“ der Hamburger Finanzbehörde wird die konkrete Vorgehensweise bei der Realisierung der elektronischen Beschaffung in der Praxis dargelegt. Der abschließende Teil dieser Hausarbeit beinhaltet eine zusammenfassende Schlussbetrachtung sowie einen kurzen Ausblick in die zukünftige Entwicklung des eGovernment, im besonderen Maße aber des eProcurement.

2. Einführung zum eGovernment

2.1 Begriffsbestimmung

[...]

1 Fa. Mummert Consulting AG; 2001, Anlage 1
2 Reinermann, Wird eGovernment die Verwaltung verändern?, S. 6-8