Planung und Organisation einer Konferenz in den
Veranstaltungsräumen eines Hotels in Stuttgart

von: Britta Benczúr-Ürmössy

Übersicht  3

Projektplan  4

Interner Plan  4

Vorgangssammelliste  5

Berechnung der Zeit  6

Netzplan  7

Projektstrukturplan 8

Termindiagramm 9

Budget  10

Ressourcen  12

Projektablauf  12

Übersicht

Die Firma Böhler-Tourismus GmbH1 (Firmensitz in Pforzheim, Heilbronn und Tübingen) plant eine Konferenz (mit Arbeitsgruppe und Brainstorming) in Stuttgart von Mittwoch, 23. April bis Freitag, 25. April 2003 als Vorbereitung zur SWT2 (Stuttgart, Wohnmobil, Touristik Messe) in Stuttgart (02. Mai bis 05. Mai 2003). Die Firma möchte zum ersten Mal mit einem eigenen Stand auf der Messe präsent sein. Die Kosten für die Konferenz sollen u.a. durch Produktverkauf am Messestand und einen Workshop im Rahmen der Konferenz, bei dem das Know-how der Firma verkauft wird, wieder eingenommen werden. Das Projekt wird von Frau B. aus der Filiale Tübingen geleitet und ausgeführt; da sie das Projekt außerhalb ihrer Arbeitszeit zuhause betreut, wird sie extra bezahlt (für diesen Nebenverdienst muß sie keine steuerlichen Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge bezahlen, wenn sie nicht mehr als 400 € monatlich verdient). Projektumfang: Anmietung eines Konferenzraumes für 3 Tage (4+4+5 Personen), eines zusätzlichen Gruppenraumes (15 Personen) für den 2. Tag und eines großen Raumes (ca. 30 Personen) für eine Pressekonferenz am Nachmittag des 3. Tages. 13 Einzelzimmer (inkl. Frühstück) für 2 Übernachtungen in einem preisgünstigen Hotel der Mittel/Oberklasse in der Nähe der Messe-Killesberg/Stuttgart. Das Unternehmen möchte mit einer Pressekonferenz im Hotel am 3. Tag der Veranstaltung auf seine Messepräsenz in diesem Jahr hinweisen, dazu wird ein großer Raum benötigt. Am 1. Tag werden die Konferenzteilnehmer eine mehrstündige Besichtigung des Messegeländes machen.

Projektplan

10. Kalenderwoche: Angebote einholen: Preise von Konferenzräumen und Hotelzimmern; Klärung des Budgets; Buchung der Kapazitäten
11. Kalenderwoche: Organisation für die Konferenz, Workshop.
12. Kalenderwoche: Informationsmaterial für die Teilnehmer zusammenstellen und verschicken
13. Kalenderwoche: Konferenzmaterial zusammenstellen; Transport des Materials organisieren
14. Kalenderwoche: Pressekonferenz organisieren
15. Kalenderwoche: Pufferzeit
16. Kalenderwoche: Letzte Details abklären
17. Kalenderwoche: Veranstaltung 23. bis 25. April

Interner Plan bis 27. Februar: Erstellung eines Strukturplanes; Anfragen an mögliche Hotels verschicken; Budgetumfang mit der Firmenleitung klären; Räumlichkeiten buchen (hierbei können Verzögerungen auftreten, wenn die Hotels nicht schnell genug die Angebote versenden oder noch nicht sicher zusagen können).

11. Kalenderwoche: Konferenz organisieren: Was wird vor Ort benötigt? Technik, Verpflegung, Besichtigung des Messegeländes etc. Einladungen an Workshopteilnehmer versenden.
12. Kalenderwoche: Alle für die Teilnehmer relevanten Informationen zusammenstellen und als Rundschreiben verschicken
13. Kalenderwoche: Alle Konferenzteilnehmer müssen ihre Materialien zusammenstellen; der Transport muß organisiert werden
14. Kalenderwoche: Eine Pressekonferenz muß organisiert werden, d.h. daß regionale Radiosender und regionale-, wie fachliche Zeitungen angeschrieben und informiert werden müssen. Ein Zeitplan sowie Ablauf der Pressekonferenz muß erstellt werden. Zusätzliches Personal muß gebucht werden. Anmeldeschluß für den Workshop.
15. Kalenderwoche: Sicherlich wird es nicht möglich sein, den bisherigen Zeitplan 100 %ig einzuhalten, deshalb kann diese Woche noch versäumtes nachgeholt werden.
16. Kalenderwoche: Kontaktaufnahme mit dem Hotel, den Transportverantwortlichen, der Firma, den Leuten von der Presse etc. Ist alles okay? Wo gibt es noch Schwierigkeiten? Vorgangssammelliste

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1 Fiktiver Firmenname

2 fiktiver Veranstaltungsname