Fast Close: Möglichkeiten und Grenzen zur Verkürzung des
Aufstellungszeitraumes von Jahresabschlüssen

von: Rene Klemmer

1 Entstehung und Beschreibung 4

2 Pflicht zur Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses  6

2.1 Aufstellungsfrist 6
2.2 Prüfungspflicht 7
2.3 Die Prüfung des Konzernabschlusses  7
2.4 Unterschied zu internationalen Regelungen  8
2.5 Aktuelle Entwicklung  8

3 Allgemeine Aufgabe des Prüfers  9

3.1 Definition von Prüfung  9
3.2 Prüfungsgegenstand  9
3.3 Die Besonderheiten des Konzernabschlusses  10
3.4 Prüfungshandlungen 10
3.5 Auswahl der Prüfungshandlungen 11

3.5.1 Prüfungsansatz 12
3.5.2 Wirtschaftlichkeit der Prüfung 12

4 Ablauf der Prüfungshandlungen um den Stichtag  13

4.1 Tätigkeiten vor Ultimo 13
4.2 Effiziente Tätigkeiten ab Ultimo  14
4.3 Einsatz von Informationstechnologie  15

4.3.1 Virtual Close  15
4.3.2 Continuous Online Auditing  15
4.3.3 Computer-unterstützte Prüfungstechniken 17

5 Schlussbetrachtung 18

5.1 Kritische Würdigung 18
5.2 Zusammenfassung 19
5.3 Ausblick  20

Verzeichnis der Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsanweisungen
und sonstigen Rechnungslegungs- und Prüfungsnormen  21

Literaturverzeichnis  22

Literaturliste mit Anmerkungen 25
 

1 Entstehung und Beschreibung

Die Internationalisierung der Kapitalmärkte und der Wunsch von externen Informationsempfängern wie z. B. Investoren und Analysten nach aktuellen Unternehmensinformationen erfordern von einer großen Zahl von Gesellschaften eine erhebliche Beschleunigung der bisher üblichen Abläufe im Rechnungswesen zur Erstellung von Jahresabschlüssen. Daraus hat sich Fast Close (wörtlich „schneller Abschluss“) als Oberbegriff für Verfahren und Methoden entwickelt, die auf eine schnelle oder wenigstens beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses gerichtet sind. Die Beschleunigung des Abschlusses - besonders bei unterjährigen Berichten - ist auch für das interne Berichtswesen hilfreich, um dem Management eine ausreichende Reaktionsfähigkeit bezüglich aktueller Marktentwicklungen zu schaffen. Auf den Märkten spielen sich schnelle Veränderungen ab, zu deren Steuerung historische Daten nicht ausreichend sind. Eine zeitnahe Verfügbarkeit von Daten und eine Verbesserung des Abschlusses ist auch bei Firmenübernahmen oder Fusionen hilfreich. Hier beschleunigen zeitnahe Abschlüsse zum einen den Prozess der Kaufpreisfindung, zum anderen können dadurch aber auch die Planungen zur Eingliederung bzw. Umstrukturierung der Gesellschaft/en früher umgesetzt werden. Ebenso kann die Neustrukturierung der Prozesse im Rechnungswesen die Komplexität durchleuchtet und unangemessener Aufwand reduziert werden. Ineffiziente und nichtwertschöpfende Tätigkeiten entfallen dadurch. Die Entlastung der Mitarbeiter vergrößert den Freiraum, durch gezielte Analysen der Vorgänge im Rechnungswesen eine Qualitätsverbesserung der Daten zu erreichen. Außerdem lassen sich durch die Straffung der Abläufe langfristig zusätzlich auch noch Kosten senken1. Fast Close versucht also bei Verkürzung des Aufstellungszeitraums gleichzeitig eine Qualitätssteigerung der Informationen zu erreichen. Zudem wird der schnellere Jahresabschluss auch im Wettbewerb mit anderen Marktteilnehmern bedeutender, wenn sich Unternehmen hierbei gegenüber ihrer Konkurrenz einen Wettbewerbsvorsprung aufbauen können. Bei bestehender und zunehmender Komplexität auf den Märkten wird dies als ein Aspekt gesehen, um sich mit einer gewissen Professionalität positiver hervorheben zu können. Die aktuelle Diskussion zu diesem Thema wird auch durch die Tatsache getragen, dass nach einem Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments die Anwendung der International Accounting Standards (IAS) für börsennotierte europäische Unternehmen ab 1.1.2005 zur Pflicht wird2. Dadurch ergibt sich eine Veränderung der Veröffentlichungsfrist für Jahres- und Konzernabschlüsse, die sich von den nationalen Regelungen löst und sich international angleicht. Im Hinblick auf die geplante Erweiterung der Europäischen Union 2004 wird eine international einheitliche und damit vergleichbare Unternehmensberichterstattung immer bedeutender. Für die Zukunft wird ebenfalls erwartet, dass sich die Implementierung des Fast Close auch für den Mittelstand lohnen könnte, da hier besonders durch die Anforderungen beim Rating zur Kreditvergabe durch Banken den zeitnahen Informationen besondere Beachtung zukommt.

Innerhalb des Themas sind zwei Bereiche zu unterscheiden: Das Rechnungswesen und die Wirtschaftsprüfung. Der größere Teil der Ausführungen in der Literatur bezieht sich auf die Umsetzung von Fast Close-Projekten im Rechnungswesen. Diese Implementierung wird anhand verschiedener Praxisbeispiele von der Planung über die Durchführung bis zur Realisation der erwünschten Ergebnisse detailliert dargestellt. Auf die Mitwirkung des Wirtschaftsprüfers bei der Umsetzung des Fast Close im Unternehmen wird allerdings selten genauer eingegangen. Der Einfluss des Wirtschaftsprüfers und der Prüfungsvorgang sind insofern wichtig, als dass der eigentliche „Abschluss“ mit der Prüfung und dem Bestätigungsvermerk endet. Das Thema ist daher im Bereich Wirtschaftsprüfung anzusiedeln, da die Abschlussprüfung das Ende des Ablaufprozesses „Jahresabschluss“ bildet. Wichtig bleibt trotzdem, dass das Rechnungswesen die Vorbereitung für die Tätigkeit der Prüfers trifft. Die Vorgänge im Rechnungswesen und die Qualität der Ergebnisse haben natürlich Auswirkungen auf die Arbeit des Abschlussprüfers. Mit höherer Qualität der Informationen und Zahlen sinkt der Mehraufwand, mit dem ein ordnungsmäßiger und prüfungsfähiger Jahresabschluss erstellt werden kann. Die Qualitätsstufe der bereitgestellten Zahlen hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeit des Prüfers und damit die Geschwindigkeit der Abschlusserstellung. Seine Einbindung in die Phase der Umsetzung hilft ihm die Organisationsstruktur des Unternehmens besser zu verstehen und bietet der Buchhaltung Ideen zur Gestaltung und Hilfestellungen während des Prozesses der Abschlusserstellung.

Eine besonderer Schwerpunkt liegt in der Beschreibung der Implementierung bei Versicherungsunternehmen3. Diese fallen gegenüber anderen Branchen durch eine „lange“ Abschlusserstellung auf. Ein Hinweis zur Begründung bietet sich in der Anmerkung4, dass Versicherungsgesellschaften neben dem finanztechnischen Abschluss noch einen statutarischen Abschluss für die Versicherungsaufsicht zu erstellen haben. Die vorliegende Arbeit stellt dar, welche Bedeutung der Fast Close für die Praxis des Wirtschaftsprüfers hat. Daher ist zu beleuchten, welche Auswirkungen sich für den Wirtschaftsprüfer ergeben und wie Unterschiede zu dem bisherigen Prozedere interpretiert werden können. Im nachfolgenden Kapitel werden hierzu kurz die gesetzlichen Anforderungen an die Aufstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen aufgezeigt. Anschließend werden einige Hauptmerkmale der Prüfung dargestellt und mögliche Auswirkungen auf die Prüfungshandlungen des Wirtschaftsprüfers beschrieben. Weiter wird im 4. Kapitel auf einige aktuelle und zukünftige Entwicklungen eingegangen. Abschließend werden im Kapitel 5 die Ergebnisse nochmals kurz zusammengefasst und kritisch gewürdigt. Im Anhang verdeutlicht ein Beispiel aus der Praxis mögliche Einflüsse auf den Fast Close.

2 Pflicht zur Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses

2.1 Aufstellungsfrist

[...]

1 Zu Kosteneinsparungspotentialen schreibt ausführlich Düsterwald, R. (2002), S. 804.

2 Siehe Institut der Wirtschaftsprüfer e.V. (2002a), S. 192.

3 Genau hierzu schreiben Fourie, D./Müller-Arnold, M./Uden, B. (2001a), S. 1738 ff. und (2001b), S. 1817 ff.

4 Zu finden bei Balling, J./Gössi, M. (2002), S. 71.