Masterarbeit zur Erlangung
des Grades Master of Business Administration (MBA)

Mit dem Thema:
Entwicklung einer e-Government Strategie für eine Kommunalverwaltung

Eingereicht bei: Prof. Dr. Eric Schoop
im Rahmen des MBA
Weiterbildungsstudiengangs Business Integration
der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

von Kirsten Hinkel-Käflein

am 14. September 2001

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung ... 3

2 Kommunale Verwaltung und e-Government ... 5
    2.1 Kommunale Aufgaben ... 5
    2.2 e-Government ... 6
    2.3 Potenziale ... 8

3 Entwicklung einer Informatikstrategie ... 10
    3.1 Begriff der Strategie ... 10
    3.2 Informatikstrategie ... 11
        3.2.1 Situationsanalyse ... 13
            3.2.1.1 Analyse der Wettbewerbssituation ... 16
            3.2.1.2 Analyse der Informationsinfrastruktur ... 17
            3.2.1.3 Umweltanalyse ... 17
            3.2.1.4 Weitere Analysemöglichkeiten ... 17
        3.2.2 Strategische Zielplanung ... 18
        3.2.3 Entwicklung der Informatikstrategie ... 21
            3.2.3.1 Objekte ... 22
            3.2.3.2 Charakter ... 22
            3.2.3.3 Struktur ... 22
            3.2.3.4 Inhalt ... 23
            3.2.3.5 Vorgehensweise ... 24
        3.2.4 Strategische Maßnahmenplanung für das e-Government ... 27
            3.2.4.1 e-Procurement ... 28
            3.2.4.2 e-Bürgerbeteiligung ... 36

4 Zusammenfassung und Ausblick ... 40

Anhang
Anlage 1 Prozesse in der Kommunalverwaltung ... I
    a) Einkauf Ist-Situation ... III
    b) e-Procurement Prozess ... XI
    c) Bürgerbeteiligung ... XVII
    d) e-Bürgerbeteiligung ... XXIII
Anlage 2 Konkrete Kennzahlen für die Zielbestimmung ... XXVII
Anlage 3 Balanced Scorecard als strategisches Steuerungsinstrument ... XXXIII
Anlage 4 Internetnutzung im Vergleich ... XXXIX
Anlage 5 Produktgegenüberstellung e-Procurementsysteme ... XLIII

1 Einführung
Seit mittlerweile über 10 Jahren wird das Thema Verwaltungsreform in vielen Facetten in allen Bereichen des öffentlichen Bereichs diskutiert.
Die Essenz der Diskussionen und Modellprojekte rund um das Neue Steuerungsmodell ist, dass eine moderne Verwaltung als ein Unternehmen zu sehen ist [OLEV01]. Dies beinhaltet auch eine Verwaltungsführung, die an privatwirtschaftlichem Management orientiert ist und unter gegebenen Prämissen das Unternehmen möglichst erfolgreich führt.

Basis einer jeden Unternehmensführung ist die Unternehmenstrategie. Aus der im öffentlichen Bereich zumindest implizit vorhandenen Vision ist eine greifbare Mission (s. z.B. [HAX88, S. 63, 73]) zu entwickeln. Diese kann mit Zielen und Maßnahmen versehen werden. Ein Teil dieser übergreifenden Gesamtstrategie ist die Informatikstrategie.

In den letzten Jahren hat sich die Einnahmesituation der öffentlichen Haushalte nicht entsprechend der potenziellen Ausgabemöglichkeiten entwickelt. Der Zwang zum Sparen und Budgetkürzungen traf alle Verwaltungsebenen und -bereiche [OHNE01].

In dieser Situation reifte die Erkenntnis, dass durch die Informationstechnologie Mittel verschwendet aber auch insofern gewinnbringend eingesetzt werden können, dass Prozesse erheblich wirtschaftlicher gestaltet werden können. Immer häufiger werden in diesem Zusammenhang E-Government-Ansätze diskutiert.

Diese Entwicklungen werfen die Frage auf, ob es Unterschiede bei der Entwicklung der Informatikstrategie im privatwirtschaftlichen bzw. im öffentlichen Sektor gibt oder ob eine 1:1 Anwendung der vorhandenen Konzepte möglich ist. Desweiteren ist zu prüfen, ob eine e-Government- Strategie in ihren Anforderungen von einer regulären Informatikstrategie abweicht oder es sich nur um einen Unterpunkt derer handelt.

Diesen Fragen wird anhand der kommunalen Anforderungen und den als wissenschaftlich fundiert angesehenen Schritten zur Erstellung einer Infomatikstrategie nach Heinrich [HEIN99] nachgegangen.

In der vorliegenden Arbeit wird viel von "Prozessen" und deren Gestaltung die Rede sein. Zu verstehen ist darunter jeweils der Ablauf eines Arbeitsvorgangs oder die Durchführungsschritte eines Verfahrens, unter dem Gesichtspunkt, was getan werden muß (oder soll), um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Zuerst erfolgt eine kurze Darstellung einer typisierten kommunalen Verwaltung, ihren Aufgaben und Rahmenbedingungen1. An zwei typischen Prozessen wird aufbauend auf dem Strategiebegriff dargestellt wie Heinrich idealtypisch die Informatikstrategieentwicklung vorsieht. Im Rahmen dessen wird die Anwendbarkeit dargestellt und die Prämissen bzw. speziellen Anforderungen hierzu formuliert.

Es gibt Besonderheiten, welche die öffentliche Hand von den Privaten unterscheidet, im Wesentlichen sind die Konzepte jedoch anwendbar. Dies gilt auch für das Thema e-Government. Es handelt sich hierbei um einen Aspekt der Informatikstrategie der starke Auswirkungen in andere Disziplinen, wie z.B. Organisations- und Personalentwicklung, hat.

2 Kommunale Verwaltung und e-Government
2.1 Kommunale Aufgaben
Die Gemeinden, die das unterste politische Gemeinwesen im Staat bilden, sind Gebietskörperschaften mit dem Recht der Selbstverwaltung. Sie verwalten ihre örtlichen Angelegenheiten in eigener Verantwortung durch die von den Bürgern bestellten Organe (Selbstverwaltungsaufgaben). Sonstige, insbesondere staatliche Verwaltungsaufgaben, werden der Gemeinde zur Erfüllung übertragen (Auftragsangelegenheiten).

Aufgrund ihrer vielfältigen Aufgaben ist die kommunale Verwaltung in weiten Teilen mit einem Dienstleistungsmischkonzern zu vergleichen. Die Aufgaben sind zu gliedern in hoheitliche und privatrechtliche. Neben den gesetzlichen Durchsetzungsmöglichkeiten ist auch die Erlössituation bei den jeweiligen Aufgaben sehr unterschiedlich.

Grundsätzlich gilt: Eine Kommune ist dem obersten Grundsatz der Aufgabenerfüllung verpflichtet (§1II GO BW).

Die Aufgaben einer Kommune sind in weiten Teilen durch Gesetze in Art und Umfang festgelegt. Hier wird unterschieden nach Pflichtaufgaben (durch Gesetz oder Weisung; z.B. Daseinsvorsorge, Einwohnermelde-wesen) und den freiwilligen Aufgaben (z.B. Grünflächenpflege, Jugend-haus). Darüber hinaus nimmt die Kommune auch Aufgaben wahr, die ihrer eigenen Verwaltung dienen (z.B. Personalamt, Organisationsamt, EDV). Allerdings gibt es keine einheitiche Festlegung der gemeindlichen Aufgaben (Aufgabenfindungsrecht) [SIXT01].

Nachfolgende Aufstellung (Abb. 1) zählt die wesentlichen Aufgaben einer Stadtverwaltung auf, erhebt jedoch aus vorgenannten Gründen keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

[...]

1 Insofern Landesgesetze zitiert werden, wurde für diese Arbeit das Recht Baden-Württembergs zu Grunde gelegt. Es existieren in den anderen Ländern in der Regel ähnliche Bestimmungen.