Wunsch und Wirklichkeit: Erwartungen
an das IT-Outsourcing

von: Christin Pagels

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 1

2 Grundlagen  2

2.1 Definition und Abgrenzung 2
2.2 Formen des IT-Outsourcing 3

3 Erwartungen an das Outsourcing der IT  6

3.1 Finanzieller Nutzen  6
3.2 Qualitativer Nutzen 10
3.3 Strategischer Nutzen 12

4 Maßnahmen zur Realisierung der Potentiale 16

4.1 Finanzieller Nutzen  16
4.2 Qualitativer Nutzen 17
4.3 Strategischer Nutzen 18

5 Balanced Scorecard zum IT-Outsourcing  20

6 Zusammenfassung und Fazit 24

Bibliographie I
 

Abstract

Outsourcing ist die Übertragung von unternehmenseigenen Aufgabenbereichen an einen (externen) Dritten und die dauerhafte Nutzung dieser Ressourcen. Das Outsourcing der Informationstechnologie wird auch in Deutschland immer beliebter. Die Unternehmen versprechen sich davon vor allem eine enorme Kostensenkung, die Steigerung der IT-Performance und eine Beschränkung auf ihre Kernkompetenz. Die Erwartungen sind sehr hoch, übersehen wird jedoch oft die Komplexität dieses Vorhabens. Wer also denkt, Outsourcing wäre eine leichte Angelegenheit, täuscht sich. Viele Unternehmen, die zu schnell Entscheidungen trafen und nicht sorgfältig bei der Providerauswahl waren, sind deshalb unzufrieden mit dem bisherigen Verlauf der Outsourcing-Partnerschaft.

Für eine erfolgreiche Auslagerung müssen nämlich sehr viele Dinge beachtet werden. Wichtig ist vor allem eine gute Vorbereitung. Dazu gehören eine genaue Zielvorstellung und eine lückenlose Beschreibung der auszulagernden Leistungen. Während der Verhandlungen sollten flexible Vertragsregelungen zum Benchmark oder zur Beendigung vereinbart werden. Außerdem gehören zum Outsourcing-Vertrag messbare Service Level Agreements (SLA) mit festgelegten Begriffsdefinitionen. Diese SLA müssen später gemanaged werden, um die Leistungserbringung des Dienstleisters auch wirklich zu überprüfen und bei Defiziten entsprechend gegenzusteuern. Um nicht in Abhängigkeit des Providers zu gelangen, müssen Kompetenzen genau geregelt und abgegrenzt sein. Nicht das gesamte IT-Know-how darf übertragen werden, es empfiehlt sich, noch erfahrene Mitarbeiter im Unternehmen zu behalten, um die erbrachten Leistungen auch fachlich beurteilen zu können. Die vorliegende Arbeit identifiziert die Erwartungen an das IT-Outsourcing der Unternehmen und empfiehlt Maßnahmen zu deren Realisierung. Sie stellt somit eine kritische Reflektion der bisherigen Outsourcing-Erfahrungen dar.

1 Einführung

Rezessionsängste und steigender Wettbewerbsdruck aufgrund der zunehmenden Globalisierung verlangen von den Unternehmen verstärkt eine Straffung ihrer Aktivitäten, um eine schlankere Struktur zu erhalten und den Herausforderungen des Marktes gewachsen zu sein.1

In diesem Sinne bekommt das Outsourcing eine immer größere Bedeutung als strategische Managementform2 und großer Hoffnungsträger3. Egal in welcher Form, das Auslagern von Prozessen oder gar Unternehmensteilen wird von Unternehmensberatern und Anbietern angepriesen als die Lösung oder auch das Patentrezept überhaupt, um Kosten zu reduzieren und Prozesse oder die Unternehmensstruktur4 zu optimieren. Besonders in der Informationstechnologie scheint Outsourcing zu einer wahren „Pflichtveranstaltung“5 geworden zu sein. Marktforscher sprechen sogar von einem „Boom“ in Europa und sagen zukünftig noch ein großes Wachstum des Marktes voraus.6 Trotz allem spaltet das Thema auch die Meinungen: Es ist die Rede von Arbeitsplatzverlusten7 und gescheiterten Projekten.8 Repräsentative Studien zeigen, dass die Managementebenen unzufrieden mit den bisherigen Ergebnissen ihrer Outsourcing-Beziehung sind. 9 Zwei Drittel der Befragten sähen ihre gesteckten Ziele nicht verwirklicht.10

Unzufriedenheit kann jedoch nur entstehen, wenn die in das Outsourcing gesteckten Erwartungen und von vielen Beratungsunternehmen euphorisch versprochenen Ziele nicht oder nur teilweise erreicht wurden, Wunsch und Wirklichkeit also nicht übereinstimmen und Enttäuschung hervorrufen. Diese Studienarbeit hat zum Ziel, die positiven Erwartungen, die Unternehmen an das Outsourcing der IT haben, aufzudecken und sie danach auf ihre Realisierbarkeit in Hinblick auf die bisherige Praxis zu überprüfen. Dabei werden Empfehlungen gegeben, wie die Unternehmen selbst dazu beitragen können, dass ihre Hoffnungen auch erfüllt werden. Den Abschluss der Arbeit bildet eine Balanced Scorecard (BSC) mit möglichen Zielen und Maßnahmen zur Erreichung dieser bei einem IT-Outsourcing-Projekt.

2 Grundlagen

2.1 Definition und Abgrenzung

Der Begriff Outsourcing selbst ist eine Schöpfung aus den drei englischen Worten „outside“, „resource“ und „using“. Er bezeichnet somit im Grunde die “Nutzung außerhalb der Unternehmung liegender Ressourcen“.11 Outsourcing geht aber über die Fragestellung des Eigen- oder Fremdbezuges weit hinaus, da es sich dabei in der Praxis um eine „dauerhafte Auslagerung“12 von Aufgabenbereichen an einen externen Dienstleister handelt. Auch die Handlungsverantwortung wird dabei an den Dienstleister übergeben. Outsourcing stellt eine Reorganisation dar und kann somit strategische Bedeutung für ein Unternehmen erlangen.13

Abbildung 1: Das Kunstwort Outsourcing [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

Geprägt wurde der Begriff hauptsächlich in der Informationstechnologie (IT). Dies führte dazu, dass Outsourcing heutzutage teilweise mit der Auslagerung der Datenverarbeitung gleichgesetzt wird.14 Da aber alle erdenklichen Sach- und Dienstleistungen15 wie z.B. Teilschritte der Produktion, das Gebäudemanagement, die Beschaffung oder das Rechnungswesen ausgelagert werden können16, wird in dieser Arbeit von dieser engen Begriffsdefinition abgesehen und das Outsourcing der Datenverarbeitung als IT-Outsourcing bezeichnet, da sich dieser Begriff auch in der aktuellen Literatur durchgesetzt hat.17 Unter IT-Outsourcing wird oft auch das Offshore-Outsourcing verstanden. Es bezeichnet die Auslagerung von Funktionen in Niedriglohn-Länder.18

Diese können sehr weit entfernt sein (z.B. Indien, China) oder auch näher gelegen (z.B. Osteuropa, Irland, hier wird auch von Nearshore gesprochen). Dabei kann es sich einfach um eine Verlagerung der Funktion ins Ausland, z.B. zu einem Schwesterunternehmen handeln, aber auch um eine Übergabe des Aufgabenbereiches an einen Anbieter im jeweiligen Land. Ausgelagert wird in der IT-Branche vor allem die Anwendungsentwicklung. Offshoring ist somit eine Spielart vom Outsourcing und hat seine spezifischen Problemstellungen, besonders in Hinblick auf die Entfernung und die kulturellen Unterschiede zwischen den Mitarbeitern. Deshalb wird es hier nicht gesondert betrachtet und wurde nur der Aktualität und Vollständigkeit wegen in dieser Definition erwähnt.

2.2 Formen des IT-Outsourcing

[...]

1 Vgl. Bruch, 1998, S. 12

2 Vgl. Bruch, 1998, S. 15

3 Vgl. Hackmann (2), 2003, S. 1

4 Vgl. August, o. J., S. 1

5 Oecking, 2000, S. 104

6 Vgl. Hackmann (1), 2004, S. 1

7 Vgl. Hackmann (3), 2004, S. 2

8 Vgl. Hild, 2004, S.1; vgl. Hackmann (4), 2003, S. 1

9 Vgl. Dieckmann, 2003, S. 5; vgl. Hackmann (2), 2003, S. 1

10 Vgl. Hackmann (2), 2003, S. 1

11 Bruch, 1998, S. 17

12 Bruch, 1998, S. 16

13 Vgl. Bruch, 1998, S. 16

14 Vgl. Bacher, 2000, S. 21f; vgl. Bruch, 1998, S. 16

15 Vgl. Bruch, 1998, S. 22

16 Vgl. Hodel, 1999, S. 29

17 Vgl. Gründer, 2004, Titel; vgl. Bräutigam, 2004, Titel

18 Vgl. SAP AG, 2004, S. 140f