Application Service Providing (ASP) als Alternative zu
eigenen IT-Lösungen für KMU

von: Paul Goldbeck

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 OUTSOURCING VON UNTERNEHMENSBEREICHEN 6

1.1 Outsourcing Begriffsbestimmung 6
1.2 Wirtschaftliche Überlegungen 6
1.3 ASP als besondere Form des IT Outsourcing 8

2 EINFÜHRUNG VON WARENWIRTSCHAFTSSYSTEMEN 9

2.1 Interne und externe Vorgaben 9
2.2 Kosten-Nutzen Überlegungen 10

3 ASP AM BEISPIEL EINES KMU 12

3.1 Die Ausgangssituation 12
3.2 Systemkonzept und Kostenermittlung 13
3.3 Outsourcing als Lösungsansatz 16
3.4 Application Service Providing vs. Outsourcing 16
3.5 Personalwirtschaftliche Aspekte 18
3.6 Die Umsetzung 19

4 ZUSAMMENFASSUNG 23

LITERATURVERZEICHNIS 24

Abkürzungsverzeichnis

ASP = Application Service Providing
[...]
AO = Abgabenordnung
[...]
CRM = Customer Relationship Management
[...]
GoDV = Grundsätze für eine ordnungsmäßige Datenverarbeitung
EDI = Electronic Data Interchange
EDV = Elektronische Datenverarbeitung
ERP = Enterprise Ressource Planning
[...]
[...]
[...]
KMU = Kleine und mittlere Unternehmen
[...]
ROI = Return on Investment
SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung
SRM = Supplier Relationship Management
[...]
[...]

Einführung

In der Wirtschaft genießt das Auslagern bestimmter unternehmerischer Bereiche und Funktionen, besonders in Zeiten der schwachen Konjunktur, eine große Popularität. Die Kernfunktionen der Geschäftstätigkeit rücken hierbei stärker in den Vordergrund, und der Wunsch nach Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit wird häufig in der Kostenreduzierung und Stärkung der Innovationskraft gesehen. Meistens werden Prozesse aus der Wertschöpfungsskette der Unternehmen ausgelagert, die von einem externen Dienstleister günstiger und effizienter hergestellt oder erbracht werden können. Gut lassen sich vor allem folgende Unternehmensbereiche out-sourcen: Informationstechnologie (IT), Personalverwaltung, Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Gebäudemanagement, Fuhrpark, Logistik, Beschaffung, etc. Gerade im Bereich der Informationstechnologie (IT) erfreut sich das Mieten von Programmen und Rechnerkapazitäten (ASP) in den letzten Jahren steigender Beliebtheit.
In dieser Arbeit soll am Beispiel der Einführung eines Warenwirtschaftssystems (ERP-System) untersucht werden, inwieweit Outsourcing oder Application Service Providing für kleine und mittlere Unternehmen eine Alternative zur eigenen IT-Lösung in diesem Bereich ist.

1 Outsourcing von Unternehmensbereichen

1.1 Outsourcing Begriffsbestimmung

Der aus dem angloamerikanischen Raum stammende Begriff „Outsour-cing“ wird seit Beginn der 90er Jahre hauptsächlich in Management-Kreisen verwendet, und meint damit eine Leistung, die vom Unternehmen eigentlich selbst erbracht werden kann, durch einen anderen Dienstleister durchführen zu lassen. Das Kunstwort „Outsourcing“ setzt sich zusammen aus den Worten "Outside", "Resource" und "using". Wirtschaftlich ist die-ses zumeist mit den Zielen Leistungs- und Kostenoptimierung verbunden (vgl. PIETSCH 2001, 42).

1.2 Wirtschaftliche Überlegungen

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten erfreut sich das Outsourcing zunehmender Beliebtheit. Gerade in diesen Zeiten setzen Unternehmen den Focus auf die Kernkompetenzen des Unternehmens, um hier in den entscheidenden Bereichen die Ressourcen und Investitionen zu bündeln. Die Konzentration auf die Bereiche, die einem Unternehmen einen Vor-sprung gegenüber den Wettbewerbern verschaffen, also sein Kernge-schäft oder seine Kernkompetenz, führt längerfristig zu geringeren Kosten und zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit.
Als wichtigste Gründe für die Make-or-Buy-Entscheidung werden:

• Internes Know-how reicht nicht aus: technische Herausforderungen können mit internem Know-how nicht oder nicht kurzfristig gelöst werden
• Strukturwandel: Wachstums- oder Restrukturierungsmaßnahmen haben meist auch eine Änderung der Organisation zur Folge, die Dienstleistungen auslagern oder Prozesse verringern (Lean Mana-gement)
• Nutzen von Kostenvorteilen: durch den Einsatz von Standardsoft und -hardware können IT - Dienstleister fast alle Leistungen kostengünstiger anbieten
• Planbarkeit der Kosten: durch den Abschluss von klaren Verträgen werden die Kosten für einzelne Leistungen besser planbar angesehen (vgl. PIETSCH 2001, 42).

Leistungen müssen beim Outsourcing auch nicht komplett vergeben werden. Es besteht vielmehr die Möglichkeit, je nach individueller Situation des Unternehmens, auch eines der vier Auslagerungs-Grundmodelle zu wählen (vgl. PIETSCH 2001, 42).
• Komplett-Outsourcing: alle betrieblichen Informationstechnologie-Leistungen und –Funktionen werden an einen Dienstleister übergeben.
• Übergangs-Outsourcing: zeitlich befristete Auslagerung, wird meist in Zusammenhang mit der Einführung neuer, umfangreicher Systeme genutzt.
• Partielles-Outsourcing: es wird nur ein klar abgegrenzter Bereich ausgelagert.
• Kapazitäts-Outsourcing: Abbau von Überkapazitäten in Spitzenzeiten.

Gerade im Bereich IT lassen sich die Vorteile des Outsourcings klar aufzeigen. Hier treiben insbesondere Softwareanschaffungen, deren Wartungskosten und die kontinuierliche Wartung und Pflege der eingesetzten Hardware, die IT-Budgets jedes Jahr erneut in schwindelerregende Höhen (vgl. BAYER 2004, 10). Viele Führungskräfte erhoffen sich durch das Out-sourcing signifikante Einsparungen in der IT, die Konzentration auf das Kerngeschäft, Sicherung des technischen Fortschritts, die Verfügbarkeit von State-of-the-art Komponenten und dieses alles zu einem langfristig gleich bleibenden kalkulierbaren Preis (vgl. THIELE 2001, 230).

1.3 ASP als besondere Form des IT Outsourcing

[...]