Dokumentenmanagementsysteme - Das papierarme Büro

von: Mario Neumann

6. Semester

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung

1.1. Was sind DMS?

1.1.1. Grundanforderungen an ein DMS

1.2. Anlegen einer elektronischen Akte

2 Öffentliche Standards

2.1. KBSt
2.2. SAGA
2.3. DOMEA®Konzept

3 Das Produkt

3.1. Zertifizierte Produkte
3.2. Erste Anwendungen

4 VISkompakt

4.1. Das Unternehmen PDV-Systeme GmbH
4.2. Produktbeschreibung

4.2.1. Produktmerkmale
4.2.2. Konzeptionelle Grundlagen
4.2.3. Einsatzgebiete im Überblick
4.2.4. Einführungsstrategie

5 Vorteile und Nutzen von DMS

6 Zusammenfassung

Glossar und Abkürzungen

Quellenverzeichnis
 

1. Einführung

1.1. Was sind DMS?

Welches Unternehmen sieht sich heute nicht einer wachsenden Flut von Dokumenten gegenüber? Diese Dokumente müssen produktiv erfasst, bearbeitet und archiviert werden.1 Mehr als die Hälfte dieser Dokumente werden heute elektronisch erstellt. Aber nur 7-10 % der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, dass heißt ein direkter Zugriff ist möglich. Der weitaus größere Teil existiert zunächst nur auf Papier. Das Durchsuchen solcher Papierberge kann nur langsam und unsystematisch erfolgen, insbesondere dann wenn es sich um eine Vielzahl von Einzelinformationen handelt.2 DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient per EDV zu verwalten und zu archivieren. Per Knopfdruck kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die digitalisierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugegriffen werden. Die digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht weitere Funktionen, die aus der elektronischen Archivierung das Dokumentenmanagement werden lassen.3 Der Begriff DMS wird auch oft verwendet, wenn die Verwaltungs- und Vorgangsbearbeitung im Vordergrund stehen und wo der volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist, also auch die frühen Phasen von Dokumenten. Versionisierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen spielen eine wichtige Rolle.4

Abb.1: Dokumentenmanagement als integrierendes und komponenetenübergreifendes System, welches den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

1.1.1. Grundanforderungen an ein DMS

DMS haben sich in den letzten Jahren weiterentwickelt. Wurden früher einzelne Dokumente betrachtet, so versucht man heute, möglichst viele Informationsquellen in einer Wissensbasis zu vereinen. Es treten organisatorische und konzeptionelle Komponenten in den Vordergrund während sich die Technik zweitrangig im Hintergrund weiterentwickelt.5 Es muss die Möglichkeit gegeben sein, Office- und E-Mail-Anwendungen zur Unterstützung des eingehenden und zu erstellenden Schriftverkehrs zu integrieren. Ebenso sollten bei der Neukonzeption von Geschäftsanwendungen DMS-Schnittstellen berücksichtigt werden. Des Weiteren muss die Bildung von Domänen bzw. Subdomänen mit eigenen Rollen- und Rechte-Definitionen für untergeordnete Organisationseinheiten umsetzbar sein.6

Um die IT-orientierten Anforderungen zu erfüllen, muss ein DMS folgende Aufgaben bewerkstelligen können:

• „Erfassen der zu archivierenden Daten bzw. Dokumente
• Indizieren der zu archivierenden Dokumente
• Speichern, Sichern und Verwalten der Dokumente
• Suche und Abruf der Daten aus dem Archivbestand
• Darstellung der Daten auf dem Bildschirm und Weiterverarbeitung
• Ausgabe auf Papier oder andere Datenträger
• Kontrolle des Dokumentenflusses und teilweise automatische Initiierung von Bearbeitungsschritten
• Integration mit der konventionellen IT bzw. anderen Anwendungen“7

1.2. Anlegen einer elektronischen Akte

Um vorliegende Informationen – zumeist Papierdokumente – für das DMS verfügbar zu machen, um sie vernünftig und effizient verwalten und verarbeiten zu können und um einen Medienbruch zu vermeiden, müssen die Daten zur Rechnerbearbeitung umgewandelt werden. „Dies ist auf folgende Arten möglich:

• manuelle Erfassung
o Abtippen
o Formularerfassung in Masken
• Scanner
o für Rasterinformationen
o evtl. mit integrierter Texterkennung
o evtl. mit integrierter Formularerkennung
• Kamera
o Stillkamera und kompakte, portable Einzelbildkamera
o Videokamera

[...]

1 Vgl. Peter, Manfred: Electronic Office X, Jahresauflage, Gräfelfing 2000, S. 59

2 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 6

3 Vgl. Riedlechner, Michael: http://www.dokument.com/dw4_was_ist_dms.htm vom 15.05.2004

4 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 11

5 Vgl. Ebenda, S. 3

6 Vgl. Winkler, Hans-Volker: Dokumentenmanagement im E-Government-Zeitalterhttp://www.rosenheim.de/it_region/veranstaltungen/dokumente/Winkler_IT-Leiter.pdf vom 29.04.2004