Betriebskostenmanagement

von: Sina Stotz

INHALTSVERZEICHNIS

Vorwort 1

1. Abschnitt: Betriebskostenmanagement – Garant für ein mieterfreundliches Wohnen 3

A. Begriff und Struktur der Betriebskosten  3
B. Notwendigkeit und Bedeutung des Betriebskostenmanagements für die Gegenwart 6
C. Inhalt des Betriebskostenmanagements 9

I. Betriebskosten-Benchmarking 9
II. Geislinger Konvention  12
III. Energie-Contracting – Gewerbliche Wärmelieferung in der Wohnungswirtschaft 13

1. „Betreibermodell“ (Standardmodell) 14
2. „Warme Räume“ 15

2. Abschnitt: Mögliche kostensenkende Maßnahmen im Verhältnis Vermieter – Mieter an ausgewählten Beispielen  17

I. Heizung 17
II. Warmwasser 18
III. Strom 20
IV. Müll 21

3. Abschnitt: Erfolgreiches Betriebskostenmanagement durch Angliederung von Betriebskostenleistungen an ausgewählten Beispielen aus der Praxis 22

I. Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Marzahn 22
II. Spar- und Bauverein e. G. Hannover 23

Schlussbemerkung 25

Quellenverzeichnis
 

Vorwort

Betriebskosten haben sich zu einer spürbaren Belastung für Eigentümer, Vermieter und Mieter entwickelt. Ursächlich dafür sind kontinuierlich hohe Steigerungsraten aller einfließenden Kostenarten in den letzten Jahren. Dies gilt insbesondere für die Bereiche öffentliche Gebühren / Abgaben und aktuell auch Energie und Heizung.

Üblicherweise sind Betriebskosten vom Mieter zu tragen. Doch auch die Vermieter können diese Kosten nicht länger nur als durchlaufende Posten betrachten. Infolge der hohen Leerstandsraten sind zunehmend auch sie vom festgestellten Kostenanstieg betroffen. Von beiden Seiten werden daher neue Anforderungen an das Immobilienmanagement gestellt. Das Bewirtschaftungsmanagement mit dem Schwerpunkt Betriebskostenmanagement entwickelt sich zum neuen Geschäftsfeld. Primärziel ist eine Verbesserung der Nutzerzufriedenheit, welche niedrige Fluktuationsraten und damit einen höheren Vermietungsstand bewirkt. Eine Optimierung der Betriebskosten erfordert zum einen die erfolgreiche Realisierung von Einzelprojekten zur Senkung der Kosten, zum anderen aber auch die Durchführung kontinuierlicher Verbesserungsmaßnahmen. Für beide Ansätze stellt das Benchmarking ein grundsätzlich geeignetes Verfahren dar. Es zeigt den Wohnungsunternehmen durch einen Vergleich der unternehmenseigenen Betriebskosten mit den marktüblichen Betriebskosten auf, bei welcher Kostenposition dringend Handlungsbedarf besteht und die größten Einsparungspotentiale liegen. Durch die Heterogenität der Immobilien besteht dabei stets die Schwierigkeit, für eine Gesamtkostengegenüberstellung geeignete Vergleichspartner und –objekte zu finden. Lösungen dafür stellen allgemein anerkannte Umrechnungsfaktoren und Detailanalysen dar. Vergleiche sind somit über die Definition spezifischer Kennzahlen möglich. Die Recherche zu dem Thema Betriebskostenmanagement hat sich als schwierig erwiesen, da weder in der Literatur noch im Internet oder anderweitig detailliertes Informationsmaterial zu diesem Thema zu finden ist. Dies lässt vermuten, dass viele Wohnungsunternehmen zu große Bedenken bei der Veröffentlichung ihres Datenmaterials haben, eventuell aus Angst vor einer missbräuchlichen Verwendung der Daten, z. B. in Betriebskosten-Prozessen der Mieterschaft gegen das Unternehmen selber. Aber lässt es auch vermuten, dass bisher nur wenige Beteiligte der Immobilienwirtschaft die Brisanz der Betriebskostensteigerungen und damit die unbedingte Notwendigkeit des Handelns erkannt haben.

1. Abschnitt: Betriebskostenmanagement – Garant für ein mieter- freundliches Wohnen

A. Begriff und Struktur der Betriebskosten

Unter dem Begriff „Betriebskosten“ werden alle laufenden Kosten zusammengefasst, die dem Vermieter durch das Eigentum und der Nutzung einer Wohnung, z. B. der Vermietung, entstehen. Gemäß § 535 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (kurz: BGB) hat der Vermieter alle Lasten, die auf der Mietsache ruhen, selbst zu tragen. Dies bedeutet grundsätzlich, dass der Vermieter auch sämtliche Betriebskosten zu zahlen hat. Denn der Gebrauch der Wohnung schließt mit ein, dass die Wohnung z. B. beheizbar und belichtbar sein muss. Der Vermieter kann diese Kosten jedoch auf den Mieter aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung umlegen. Als Teil der Wohnnebenkosten sind die „Betriebskosten“ für preisgebundenen Wohnraum in § 1 Betriebskostenverordnung (kurz: BetrKV) geregelt. Sie übernimmt im Wesentlichen die Regelungen aus der Zweiten Berechnungsverordnung (§ 27 II. BV und Anlage 3 zur II. BV). Diese Definition wird im Allgemeinen auch für den freifinanzierten Wohnraum und den Gewerberaum angewendet. Dem Mieter dürfen dabei nur solche Betriebskosten in Rechnung gestellt werden, die für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung und damit für einen bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes erforderlich sind. Dabei muss der in § 556 Abs. 3 S. 1 BGB verankerte Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet werden. Der Begriff Wirtschaftlichkeit wird im BGB selbst nicht definiert. Vielmehr kann daher die Definition aus § 20 Neubaumietenverordnung (kurz: NMV) bzw. § 24 Abs. 2 II. BV übernommen werden: „Es dürfen nur solche Kosten umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung gerechtfertigt sind.“¹ Das Spektrum der in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Betriebskostenarten ist sehr breit und bezieht diverse Leistungsträger bzw. Leistungserbringer mit ein. Soweit es sich dabei um Kosten handelt, auf die der Vermieter keinen Einfluss ausüben kann oder keinen Entscheidungsspielraum besitzt, wie z. B. bei der Grundsteuer, so ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit ohne Bedeutung. Dennoch besitzt der Vermieter in vielen Fällen die Möglichkeit der Entscheidung, ob und in welchem Umfang er Wartungsdienste, Hausreinigung oder sonstige Dienstleistungen, die für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung des Gebäudes sinnvoll sind, in Anspruch nimmt.

Maßnahmen können dabei durchaus sinnvoll sein, sind aber nicht unbedingt wirtschaftlich geboten. Als Beispiel seien hier die Wartungsverträge für Aufzüge genannt: Sie sind so abzuschließen, dass sie die technische Funktionalität der Aufzugsanlage gewährleisten, aber unnötige (und kostenverursachende) Tätigkeiten, wie z. B. die optische Überprüfung der Bedienknöpfe, ausschließen (Prinzip der Wirtschaftlichkeit).² Ferner ist die Kostenposition der sog. „sonstigen Betriebskosten“ im Sinne des § 2 Nr.17 BetrkV auf die Wirtschaftlichkeit hin zu überprüfen. Hier ist es möglich, gemäß individueller Absprache, andere Kosten als in den Positionen der Nummern 1 bis 16 des § 2 BetrkV auf den Mieter umzulegen. Hier ist im Einzelfall zu prüfen, ob diese Positionen wirtschaftlich unbedingt notwendig sind.

Abbildung 1: Anteil der Kostengruppen an den Gesamt-Betriebskosten³ [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

Die Betriebskosten lassen sich in zwei Hauptgruppen einteilen: „Warme Betriebskosten“ und „Kalte Betriebskosten“. Zu den warmen Betriebskosten gehören die Positionen Heizung und Warmwasser, zu den kalten Betriebskosten zählen die übrigen Kostenpositionen des § 2 BetrkV. Dabei lassen sich die kalten Betriebskosten noch in die Unterpositionen „öffentliche Abgaben und Gebühren“ sowie „objektbezogene Betriebskosten“ gliedern.⁴ Über die Hälfte der gesamten Betriebskosten zählen zu den so genannten „Weichen Betriebskosten“. Das beutet, dass diese vom Vermieter und Mieter direkt beeinflusst werden können. So lassen sich durch die Wahl der Heizungsart und Heizungsleistung der Anlage bereits bei der Planung eines Gebäudes die Betriebskosten positiv beeinflussen; der Mieter kann diese Kosten durch sein Verbraucherverhalten zusätzlich reduzieren. Handelt es sich um objektbezogene Kosten, wie z. B. Aufzug, Hauswart und Hausreinigung, können diese bei der Vertragsgestaltung mit den Anbietern bzw. Dienstleistern verbraucherfreundlich beeinflusst werden.⁵ Die „Harten Betriebskosten“ sind durch Vermieter und Mieter nur sehr schwer beeinflussbar, da es sich hierbei um die öffentlichen Gebühren und Abgaben handelt. Selbst den Kommunen obliegt bei der Gebührenfestlegung nur ein kleiner Handlungsspielraum.

B. Notwendigkeit und Bedeutung des Betriebskostenmanagements für die Gegenwart

[...]

1 Vgl. § 20 Abs. 1 S. 2 NMV

2 Vgl. Heidemüller, Diplomarbeit „Betriebskosten-Benchmarking in der Wohnungswirtschaft am Beispiel des BBU-WohnCom-Modells, September 2003, S. 5

3 Vgl. Heidemüller, Diplomarbeit „Betriebskosten-Benchmarking in der Wohnungswirtschaft am Beispiel des BBU-WohnCom-Modells, September 2003, S. 5

4 Vgl. Abbildung 1

5 Vgl. Heidemüller, Diplomarbeit „Betriebskosten-Benchmarking in der Wohnungswirtschaft am Beispiel des BBU-WohnCom-Modells, September 2003, S. 5