Diplomarbeit für die Prüfung zum Diplom-Betriebswirt (BA)
im Ausbildungsbereich Wirtschaft
der Berufsakademie Karlsruhe
Fachrichtung: Industrie

Projektcontrolling - Konzeption eines Controlling-Tools zur Steuerung von Kunden- und Entwicklungsprojekten bei Siemens L&A EA OS

vorgelegt von Marc Zöller

2005

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ... 1

1.1 Problemstellung ...  1
1.2 Zielsetzung ...  1
1.3 Aufbau der Arbeit ...  2

2 Führungsunterstützung durch Controlling ...  3
2.1 Definition des Controlling ...  3
2.2 Ziele und Aufgaben des Controllings ...  5

3 Projektcontrolling ...  7
3.1 Terminologische Grundlagen ...  7
3.1.1 Projekt und Projektarten ...  7
3.1.2 Projektmanagement  ... 9
3.1.3 Projektcontrolling ...  10
3.2 Aufgabendimensionen des Projektcontrolling ...  13
3.2.1 Vorbemerkungen  ... 13
3.2.2 Hierarchische Aufgabendimension  ... 13
3.2.3 Zeitliche Aufgabendimension ...  14
3.2.4 Systembezogene Aufgabendimension ...  15
3.2.4.1 Systembildende Koordination  ... 15
3.2.4.2 Systemkoppelnde Koordination  ... 17
3.3 Erfolgsfaktoren für Projektcontrolling ...  17

4 Situationsaufnahme bei Siemens L&A EA OS ...  19
4.1 Der Geschäftszweig L&A EA OS  ... 19
4.1.1 Einordnung in die Siemens AG  ... 19
4.1.2 Aufbau und Leistungsspektrum ...  20
4.2 Projekte bei L&A EA OS  ... 20
4.2.1 Kundenprojekte ...  20
4.2.2 Entwicklungsprojekte ... 20
4.3 Einsatzfähige und vorhandene PGT bei OS  ... 21
4.3.1 Allgemeine Anforderungen der OS an ein PGT  ... 21
4.3.2 SAP R/3 ...  22
4.3.3 MS-Project ...  23
4.3.4 Vergleich und Tauglichkeitsprüfung der beiden PGS ...  24
4.3.5 Fazit ...  25

5 Konzeption eines Projektcontrolling-Tools ...  27
5.1 Vorbemerkungen ...  27
5.2 Ziele des Tools  ... 27
5.3 Aufgaben des Tools ...  29
5.4 Aufbau des Tools  ... 30
5.4.1 Gesamtstruktur  ... 30
5.4.2 Kundenprojekte  ... 31
5.4.2.1 Projektsicht  ... 31
5.4.2.2 Projektbereichssicht  ... 32
5.4.3 Entwicklungsprojekte 33
5.4.3.1 Projektsicht  ... 33
5.4.3.2 Projektbereichssicht  ... 35
5.4.4 Kostenübersicht ...  36
5.4.5 Bedienungshilfsmittel  ... 37
5.5 Projektbeurteilung und steuerndes Eingreifen ...  38

6 Schlussbetrachtungen ...  40
6.1 Zusammenfassende Beurteilung und Fazit  ... 40
6.2 Erweiterungspotential und Ausblick ...  42

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das Zusammenwirken der Controllingfunktionen ...  6
Abbildung 2: Unternehmensstruktur der Siemens AG (Fokus: L&A EA OS) ...  19
Abbildung 3: Integrationsbeziehungen des Moduls PS ...  22
Abbildung 4: Inhaltliche Gesamtstruktur des Projektcontrolling-Tools  ... 30
Abbildung 5: Ampelsystem und Ergebnis-Marge (Ausschnitt)  ... 32
Abbildung 6: Ergebnisverlauf und Kostenverlauf in der Kundenprojektsicht ...  32
Abbildung 7: Gesamtkosten- und Kostenblöcke-Verlauf bei EP  ... 34
Abbildung 8: Ausschnitt aus der Kostenblocksicht mit Ampelsystem (hier: KP) ...  36
Abbildung 9: Ausschnitt aus der Kostenblocksicht mit Ampelsystem (hier: EP) ...  37

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Allgemeine Anforderungen von OS an ein PGT  ... 21
Tabelle 2: Vor- und Nachteile des PS-Moduls in SAP R/3  ... 23
Tabelle 3: Vor- und Nachteile von MS-Project ...  24
Tabelle 4: Vergleich des Moduls PS von SAP R/3 und MS-Project ...  24

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Sieht man die Erhaltung und die Weiterentwicklung der Unternehmung als wichtigste Aufgaben der Unternehmensführung, so folgt hieraus in einer Wettbewerbswirtschaft zwingend die Notwendigkeit zur Orientierung an Ergebnis- und Liquiditätszielen.¹ Die Entscheidungen und Handlungen in der Unternehmung müssen demzufolge auf die Erreichung von Ergebniszielen ausgerichtet sein. Diese Tatsache führte zur Entwicklung des Controllings als Führungsunterstützungs- und zunehmend auch Führungsfunktion.² Die Aufgabe der Sicherstellung der Ergebnisorientierung erfüllt das Controlling jedoch nicht nur auf Unternehmens- oder Unternehmensbereichsebene, sondern auch auf Projektebene. Hier führt die wachsende Komplexität und der zunehmende Projektumfang zu Kostenüberschreitungen, die – neben der Planung eines zu niedrigen Leistungsumfangs um eine Durchführungsgenehmigung zu erhalten und dem Unterschätzen der (abwicklungs-) technischen Probleme – v.a. auf ein unzureichendes Instrumentarium für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten zurückzuführen sind.³ Um kritischen Entwicklungen rechtzeitig entgegensteuern zu können, muss sich das Projektcontrolling (PG) verstärkt etablieren, welches das zuvor genannte Defizit eines unzureichenden Instrumentariums aus-gleichen soll.⁴

1.2 Zielsetzung

Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, ein Controlling-Tool⁵ auf Basis von MS-Excel zu erstellen, das der Geschäftszweigleitung des Geschäftszweiges Optical Solutions (OS) des Geschäftsbereichs Logistics and Assembly Systems (L&A) der Siemens AG (SAG) eine effektivere Projektsteuerung ermöglichen soll. Dazu soll der Fertig-stellungsgrad (FG) der laufenden Projekte angezeigt werden, auf Basis dessen jeweils ein anteiliger Planwert für Umsatz, Kosten und Ergebnis ermittelt werden kann, dem in Folge die Ist-Situation der Projekte gegenübergestellt wird. Anhand der aus diesem Vergleich gewonnen Informationen sollen die Projekte miteinander verglichen werden und eventueller Steuerungsbedarf festgestellt werden können. Zusätzlich zu laufenden Projekten sollen auch abgeschlossene Projekte mit Hilfe des Tools überprüft werden können, um es der Geschäftszweigleitung zu ermöglichen, Rückschlüsse auf die allgemeine Planungsweise der Projektverantwortlichen ziehen zu können.

1.3 Aufbau der Arbeit

Die vorliegende Arbeit besteht aus sechs Kapiteln. Kapitel 1 soll dabei als Hinführung zum Thema dienen und die Notwendigkeit des PG herausstellen. Der einführende Teil der vorliegenden Arbeit besteht aus den sich anschließenden zwei Kapiteln. Kapitel 2 betont die Funktion der Führungsunterstützung des Controllings i.A. Da PG ein Teilgebiet des Controllings darstellt und auf Projektebene ähnliche Funktionen wahrzunehmen hat, soll hier auf die Grundsätze des Controllings eingegangen werden, aus denen das PG schlussendlich hervorgegangen ist. Kapitel 3 befasst sich mit dem Ansatz des PG. Diesbezüglich sind zunächst Begriffsdefinitionen vorzunehmen, die neben der Informationsfunktion auch die Aufgabe der Abgrenzung zu Themengebieten, die mit dem PG verknüpft sind, erfüllen. Weiterführend werden die Aufgaben, sowie die Erfolgsfaktoren für ein wirkungsvolles PG-System (PGS) vorgestellt. Als Überleitung zum umsetzungsorientierten Teil im fünften Kapitel dieser Arbeit dient Kapitel 4. Dieses beschäftigt sich, nach einer kurzen Einordnung des Geschäftszweiges OS in die SAG, mit der aktuellen Projektorganisation bei Siemens L&A EA OS. Dabei soll das Hauptaugenmerk auf der Darstellung der zwei in diesem Geschäftszweig bestehenden Projektarten – Kundenprojekte (KP) und Entwicklungsprojekte (EP) – und dafür theoretisch verfügbaren Controlling-Tools liegen. Kapitel 5 beschreibt schließlich wie das im Rahmen dieser Arbeit entwickelte Projektcontrolling-Tool (PGT) aufgebaut ist und wie es das Controlling der beiden Projektbereiche unterstützt. Dazu soll dargestellt werden, inwiefern das PGT die Grundlage zur Beurteilung von einzelnen Projekten bildet und wie diese Beurteilung das steuernde Eingreifen durch die (kaufmännische) Geschäftszweigleitung (GZL) ermöglicht. Da die Grenzen der theoretischen Grundlagen in Kapitel 3 v.a. im Hinblick auf die Aufgabendimensionen des PG fließend sind, sind die Unterkapitelüberschriften in Kapitel 5 eher allgemein gehalten. Die erarbeiteten Grundlagen erfahren im Inhalt der entsprechenden Unterkapitel ihre Umsetzung. Abschließend folgen in Kapitel 6 die Schlussbetrachtungen, bestehend aus einer zusammenfassenden Beurteilung, sowie dem dazugehörigen Fazit und dem Ausblick, der insbesondere auf das Erweiterungspotential des PGT eingeht.

[...]

1 Vgl. Alter 1991, S. 1

2 Zur Entwicklung des Controlling siehe: Steinle/ Bruch 1998, S. 6ff.; Lingnau 1998, S. 278; Reichmann 2001, S. 1ff.; Horváth 2002, S. 28ff.; Küpper 1997, S. 1ff.

3 Vgl. Buch 1991, S. 6

4 Vgl. Psonder 2000, S. 1f.

5 Tool (engl.) = „Hilfsprogramm“, nach: URL 1 (www.leo.org)