Georg-August-Universität Göttingen

Chancen und Risiken von eProcurement in Industriebetrieben

Diplomarbeit von

Martin Strauss

Juli 2001

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis IV
Abbildungsverzeichnis VI
Tabellenverzeichnis VII

1 Einleitung 1
    1.1 Problemstellung 1
    1.2 Zielsetzung und Strukturierung 2

2 Bestandteile der elektronischen Beschaffung 3
    2.1 Grundlagen elektronischer Beschaffung 3
        2.1.1 Schwachstellen klassischer Beschaffungsprozesse 3
        2.1.2 ERP-Systeme im eBusiness 4
        2.1.3 Supply Chain Management 5
        2.1.4 Elektronische Beschaffungsunterstützung durch EDI 7
        2.1.5 Charakteristika des eBusiness 8
    2.2 Die ABC-Analyse zur Materialklassifizierung in Beschaffungsprozessen 11
        2.2.1 Bedeutung der ABC-Analyse 11
        2.2.2 Probleme der Beschaffung von C-Artikeln 12
        2.2.3 Die Entstehung von Prozesskosten durch C-Artikelbeschaffung 15
        2.2.4 A- und B-Artikelbeschaffung 16
    2.3 Anwendungen von eProcurement 18
        2.3.1 Überblick über die technische Varianten des eProcurement 18
        2.3.2 ePurchasing: Prozessorientierte Werkzeuge 20
            2.3.2.1 Desktop-Purchasing-Systeme 20
                2.3.2.1.1 Funktionsweise von Desktop-Purchasing-Systemen 20
                2.3.2.1.2 Procurement Based Lösungen 22
                2.3.2.1.3 ERP basierte Lösungen 22
                2.3.2.1.4 Kataloganbieter 23
                2.3.2.1.5 Einkaufs- und Beschaffungsdienstleister 23
                2.3.2.1.6 Sell Side Lösungen 24
            2.3.2.2 Supply-Chain-Integration Software 25
            2.3.2.3 Purchasing Cards 25
        2.3.3 ePurchasing: Marktorientierte Werkzeuge 26
            2.3.3.1 Echtzeitausschreibungen (Reverse-Auctions) 26
            2.3.3.2 Auktionen und Börsen 27
            2.3.3.3 Online Konsortien 28
        2.3.4 Möglichkeiten des eSourcing 29
        2.3.5 Funktion von B2B Marktplätzen 30

3 Chancen und Risiken von eProcurement 32
    3.1 Betrachtungsweise 32
    3.2 Kostenperspektive 33
        3.2.1 Prozesskostenbetrachtung 33
        3.2.2 Preisreduktionsbetrachtung 38
        3.2.3 Bestandskostenbetrachtung 41
        3.2.4 Einsparungspotentiale durch eProcurement 43
        3.2.5 Kosteneinsparungen als Faktor der Investitionsentscheidung 44
    3.3 Organisationsperspektive 45
        3.3.1 Ablauf- und Aufbauorganisation 45
            3.3.1.1 Änderung von Geschäftsprozessen 45
            3.3.1.2 Freisetzen von Kapazitätsressourcen 47
            3.3.1.3 Veränderung der Lagerhaltung 49
            3.3.1.4 Änderung des Informationsflusses 50
            3.3.1.5 Umstellung auf Direktbestellungen 51
        3.3.2 Implementierungsvoraussetzungen 53
            3.3.2.1 Arbeit des Projektteams 53
            3.3.2.2 Unternehmensausrichtung 54
    3.4 Perspektive des Lieferantenmanagements 55
        3.4.1 Veränderung der Lieferantenbeziehungen 55
        3.4.2 Aspekte der Lieferantenintegration 57
        3.4.3 Markttransparenz in der Beschaffung 59
    3.5 Perspektive der System- und Technologieauswahl 60
        3.5.1 Möglichkeiten der Katalogdatenverwaltung 60
        3.5.2 Standardisierungsaspekte 63
            3.5.2.1 Katalogstandard 63
            3.5.2.2 Materialklassifikation 64
            3.5.2.3 EDV-Schnittstellen 66
        3.5.3 Auswahl einer eProcurement Lösung 66
    3.6 Sicherheitsperspektive 68
        3.6.1 Rechtliche Unsicherheiten 68
            3.6.1.1 Vertragsrecht 68
            3.6.1.2 Kartellrecht 69
        3.6.2 Vertraulichkeits- und Sicherheitsmängel 70
    3.7 Chancen-Risiko-Analyse 72

4 CaContent: Fallstudie zur elektronischen C-Artikel-Beschaffung 76
    4.1 Informationen zu CaContent 76
        4.1.1 Unternehmensbeschreibung 76
        4.1.2 Geschäftstätigkeit des eProcurement Anbieters 77
        4.1.3 Lieferantenbeispiel 80
        4.1.4 Kundenbeispiel 80
    4.2 Chancen und Risiken für beschaffende Unternehmen 81

5 Resümee und Ausblick 83

Literaturverzeichnis 87

Abkürzungsverzeichnis

[...]

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: eBusiness umfasst eine elektronische Unterstützung aller Unternehmensbereiche 10
Abb. 2: Fast 80% aller Bestellpositionen in Industrieunternehmen haben einen Wert von unter 100 DM 14
Abb. 3: Kategorien des eProcurement. 19
Abb. 4: Beschaffung mit Desktop-Purchasing-Systemen 21
Abb. 5: B2B Marktplätze bieten ihren Kunden unterschiedliche Werkzeuge. 31
Abb. 6: Mögliche Beziehungen zu C-Lieferanten durch eProcurement 56
Abb. 7: Möglichkeiten der Katalogdatenverwaltung 61
Abb. 8: Chancen-Risiken-Bewertung von eProcurement 74
Abb. 9: Geschäftsmodell der CaContent GmbH 79

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Beispiel für Prozesskosteneinsparungen durch ePurchasing 36
Tabelle 2: Änderung des Zeitaufwands bei der Beschaffung mit Reverse-Auction 37
Tabelle 3: Chancen und Risiken von eProcurement im Gesamtüberblick 76

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
Der Wandel zur Informationsgesellschaft bringt auch für die Wirtschaft grundlegende Veränderungen mit sich. Die New Economy, in der die Geschäftsprozesse mit enormer Geschwindigkeit ablaufen und Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt sind, zeugt von dieser Entwicklung . Speziell durch das Internet scheinen sich für Unternehmen ganz neue Möglichkeiten des wirtschaftlichen Handelns zu ergeben. Dabei sind heute die Anwendungsbereiche vielfältiger und die organisatorischen Effekte viel gravierender als dies noch vor kurzer Zeit zu erwarten war.

Während in den letzten Jahren schwerpunktmäßig das Interesse auf die Unterstützung von Vertriebsprozessen und das Marketing durch das Medium Internet abzielte, ist in jüngster Zeit der Einsatz der Internet Technologie in der Beschaffung stark thematisiert worden. Da die Materialkosten und zugekauften Leistungen bei den meisten Industriebetrieben durch zunehmende Spezialisierung den größten Kostenblock ausmachen, sind hier alle Optimierungs- und Kostensenkungspotentiale auszunutzen. Eine Vielzahl von Start-ups und bereits etablierten Unternehmen bieten die unterschiedlichsten technischen Lösungen an, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren und durch die Nutzung des Internets Kosten im Einkauf zu senken.
Anbieter von eProcurement-Lösungen versprechen mit der Nutzung ihrer Produkte ernorme Einsparungen in allen Bereichen der Beschaffung eines Unternehmens. Aus Sicht der Anbieter darf nicht gezögert werden die sich bietenden Chancen zu ergreifen, da das schnell handelnde Unternehmen sich einen uneinholbaren Wettbewerbsvorteil sichert. Die Auswirkungen und Risiken von diesen eProcurement Strategien werden dabei gerne verschwiegen.

Die Chancen sowie die Risiken, die sich durch elektronische Beschaffung für ein Unternehmen ergeben, sind vielfältig und komplex. Das wesentliche Problem dabei liegt in erster Linie darin, die verschiedenen Werkzeuge für eine elektronische Beschaffung zu differenzieren und den Nutzen für das Unternehmen zu erkennen. Dies kann nur durch eine Beleuchtung der Chancen und Risiken aus verschiedenen entscheidungsrelevanten Perspektiven geschehen.

1.2 Zielsetzung und Strukturierung
Diese Arbeit verfolgt die Zielsetzung, die Chancen und Risiken von eProcurement-Lösungen für Unternehmen herauszustellen und zu bewerten. Dabei wird in dieser Ausarbeitung nur auf den Einsatz von eProcurement in Industrieunternehmen eingegangen.
Im anschließenden Kapitel 2 wird zunächst auf klassische Beschaffungskonzepte eingegangen und technische Rahmenbedingungen für die elektronische Beschaffung erläutert (Kap. 2.1.). Ferner wird die Materialklassifikation anhand der ABC-Analyse und ihre Bedeutung für die Reorganisation von Beschaffungsprozessen erläutert (Kap. 2.2.). Die unterschiedlichen technischen Varianten und Möglichkeiten von eProcurement-Lösungen sollen anschließend kategorisch dargestellt werden (Kap. 2.3.).
Im Mittelpunkt des Kapitels 3 steht die Betrachtung und Bewertung von Chancen und Risiken des eProcurement. Diese Chancen sollen zunächst aus einer Kostenperspektive (Kap. 3.2.), daraufhin aus einer Organisationsperspektive (Kap. 3.3.) und aus einer Perspektive des Lieferantenmanagements (Kap. 3.4.) betrachtet werden. Anschließend folgt die Beleuchtung aus einer Sicherheitsperspektive (Kap. 3.6.) und der Perspektive der System- und Technologieauswahl (Kap.3.7.). Zusammenfassend werden in einer Chancen-Risikoanalyse die entwickelten Faktoren dargestellt und eine subjektive Bewertung des Gesamtprojekts ausgearbeitet (Kap. 3.5.).
In Kapitel 4 soll ein Praxisbeispiel verdeutlichen, wie Industrieunternehmen über einen eProcurement Anbieter die Möglichkeit haben, ihre C-Artikelbeschaffung elektronisch zu unterstützen. Dabei soll auch auf die spezifischen Chancen und Risiken eingegangen werden.
Im abschließenden Kapitel 5 werden die Ergebnisse dieser Arbeit zusammengefasst und ein Ausblick soll auf die zukünftige Entwicklung der elektronischen Beschaffung hinweisen.

2 Bestandteile der elektronischen Beschaffung
2.1 Grundlagen elektronischer Beschaffung
2.1.1 Schwachstellen klassischer Beschaffungsprozesse
Durch das Internet und die neuen Informationstechnologien entstand bei vielen Unternehmen seit Mitte der 90er Jahre ein enormer Wettbewerbsdruck. Der Handlungsbedarf erstreckt sich auch auf den Beschaffungsbereich, da hier durch die neuen Technologien große Einsparungs-potentiale zu sehen sind. So entspricht eine Kostensenkung von 1 bis 3 Prozent im Einkauf einer Ergebnisverbesserung von bis zu 30 Prozent im Verkauf. Diese Hebelwirkung zeigt, dass die Potentiale einer Änderung der herkömmlichen Beschaffungsprozesse und der daraus folgenden Einsparungen dem Unternehmensergebnis in erheblicher Weise zugute kommen. Die Schwächen des traditionellen Beschaffungsvorgangs sind hauptsächlich in folgenden Punkten zu sehen:

[...]