Hochschule der Medien Stuttgart
Bachelor Informationsdesign
4. Semester SS 2003

Benutzerorientierte Betriebsanleitungen am Beispiel des
Gärtemperaturreglers AFC der Fa. LiquosystemS GmbH

von: Jürgen Schiel

INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung  4

1 Begriffsbestimmung und Anforderungen der technischen Dokumentation  5

1.1 Begriffsvielfalt der technischen Dokumentation 5
1.2 Anforderungen an qualitativ hochwertige Betriebsanleitungen  5

2 Angewandte Methoden während dem Prozess der Überarbeitung  7

2.1 Benutzerorientiertes iteratives Design 7
2.2 Methode des strukturierten Schreibens: Information Mapping®  9
2.3 Konzept nach Dietrich Juhl 12

2.3.1 Leistungsbeschreibung 12
2.3.2 Gerätebeschreibung  12
2.3.3 Tätigkeitsbeschreibung  13
2.3.4 Beschreibung der Funktionsweise  13
2.3.5 Technische Details 13

3 Anwendung in der Praxis  14

3.1 Beschreibung des AFC 14
3.2 Rahmenbedingungen der Aufgabe 15
3.3 Schritte der Überarbeitung  15

3.3.1 Analyse der Schnittstelle (Interface)  15
3.3.2 Analyse der vorhergehenden Betriebsanleitung 16
3.3.3 Analyse der Benutzer 19
3.3.4 Analyse des Nutzungskontextes 19
3.3.5 Durchgeführte Gestaltungsmaßnahmen 20
3.3.6 Qualitätssicherung  23

4 Zeitgemäße Dokumentation 24

4.1 Prinzip des Single Source Publishing/Authoring  24
4.2 Werkzeuge für Single Source Publishing  25

4.2.1 DocToHelp der Firma Wextech 25
4.2.2 DocBook XML (OpenSource)  26
4.2.3 TC-Toolbox der Firma Arakanga  26
4.2.4 Technische Dokumentation mit dem Schema-DokuManager 27

Schlusswort 27

Literaturverzeichnis  32
 

EINLEITUNG

In dieser Arbeit wird die Vorgehensweise bei der Überarbeitung einer Bedienungsanleitung beschrieben. Als Beispiel dient die Bedienungsanleitung für das AFC der Firma LiquosystemS. Die Firma LiquosystemS bedient einen Nischenmarkt im Bereich Gärtemperaturregelung und das AFC ist Teil einer modular aufgebauten Temperatur-Regelanlage. Diese Arbeit richtet sich auch an die Mitarbeiter der Firma LiquosystemS die sich unter Umständen bei der Gestaltung weiterer Bedienungsanleitungen hieran orientieren können. Im vorliegenden Fall lautete die Aufgabe, eine völlig neue Bedienungsanleitung zu gestalten und dafür eine bereits bestehende als Ausgangsmaterial zu nutzen. Im Folgenden werden zunächst die theoretischen Grundlagen und Anforderungen an qualitativ hochwertige Bedienungsanleitungen behandelt. Es werden die angewandten Methoden vorgestellt und erläutert. Im zweiten Teil wird die praktische Anwendung im vorliegenden Fall aufgezeigt und es werden einige Beispiele zur Verdeutlichung angeführt. Im dritten Teil wird ein Ausblick auf mögliche Verbesserungen des Prozesses bei der Erstellung zukünftiger Betriebsanleitungen gegeben. Dieser Arbeit liegen Auszüge des Ausgangsmaterials (DIN A4) und Auszüge der neugestalteten Bedienungsanleitung (DIN A5) bei.

1 BEGRIFFSBESTIMMUNG UND ANFORDERUNGEN DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION

1.1 BEGRIFFSVIELFALT DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION

Im Bereich der technischen Dokumentation herrscht eine Vielfalt von Begriffen, die nicht einheitlich benutzt werden. Unter dem Begriff technische Dokumentation werden zwei Dokumentationstypen mit unterschiedlichen Zielen zusammengefasst: die betriebsinterne Dokumentation des Herstellers und die betriebsexterne Dokumentation für den Anwender. Diese Dokumentationen können sowohl in Papierform als auch in Form elektronischer Daten vorliegen. Benutzerinformationen sind alle Arten von Informationen, die der Hersteller an die Anwender zur Nutzung des Produktes ausgibt. Dazu zählen z.B. Anleitungen zur Installation, Transport, Montage, Inbetriebnahme, Nutzung, etc. Zu den Benutzerinformationen gehören auch schriftliche und visuelle Hinweise, die direkt am Produkt angebracht sind (z.B. Aufkleber, Aufschriften, etc.) Betriebsanleitungen (im allgemeinen Sprachgebrauch auch Gebrauchsanweisungen genannt) sind die Informationen, die der Hersteller den Anwendern zum sicheren Umgang mit Maschinen, Geräten oder Arbeitsstoffen zur Verfügung stellt. Damit gehören die Betriebsanleitungen zu den Benutzerinformationen. Typische Bestandteile von Betriebsanleitungen sind:

• Herstellerangaben, z.B.: Bezeichnung, Typ
• Hinweise zur bestimmungsgemäßen Verwendung
• Angaben über Transport, Installation, Montage, Inbetriebnahme, Einarbeitung, Rüsten, Verwendung, Handhabung, Instandhaltung, Demontage, Recycling

Eine Betriebsanweisung hingegen ist eine betriebsinterne Anweisung, die ein Unternehmer für Mitarbeiter und Bedienpersonal zum sicheren Umgang mit Betriebsmitteln erlässt, um Unfälle und Gesundheitsrisiken zu vermeiden.

1.2 ANFORDERUNGEN AN QUALITATIV HOCHWERTIGE BETRIEBSANLEITUNGEN

Nach der Einordnung der Betriebsanleitung bzw. Gebrauchsanweisung in die Begriffsvielfalt der technischen Dokumentation werden nun die Eigenschaften qualitativ hochwertiger Betriebsanleitungen aufgezählt. Zu diesen Eigenschaften gehören leichte Verständlichkeit und Eindeutigkeit, Vollständigkeit, eine anwenderorientierte Struktur, Gesetzes- und Richtlinienkonformität, ein angemessenes Text-/Abbildungs-Verhältnis, Benutzerorientierung und eine ansprechende Gestaltung . Um die Verständlichkeit der Betriebsanleitungen zu garantieren, werden hohe Anforderungen an die technischen Redakteure gestellt, die auf Sprachebene diverse Regeln zu berücksichtigen haben. Diese Regeln gelten sowohl auf Satzebene als auch auf Wortebene. Die Redakteure müssen unter anderen

• gebräuchliche Ausdrücke benutzen,
• Verben statt Substantivierungen verwenden,
• aktiv statt passiv formulieren,
• für gleiche Sachen konsequent gleiche Begriffe nutzen,
• kurze und einfache Sätze statt Satzketten bilden,
• einen durchgehenden Sprachstil einhalten
• und Schachtelsätze vermeiden.

Handlungsanweisungen sollten in einzelne Schritten linear beschrieben werden. Eine wichtige Eigenschaft ist die Übersichtlichkeit der Betriebsanleitung. Sie kann z.B. durch eine geeignete Kapitelstruktur und eine handlungs-, produkt- oder lernorientierte Gliederung erreicht werden. Die Struktur der Dokumentation spielt eine große Rolle für die Benutzbarkeit einer Betriebsanleitung. Eine weitere wichtige Rolle kommt den verwendeten Abbildungen zu. Die Abbildungen sollen funktional gestaltet und gezielt eingesetzt werden. Zu achten ist insbesondere auf die Nähe und die sinnvolle Relation zwischen Text und dem dazugehörigen Bild. Die Bandbreite umfasst hier Realfotos, fotorealistischen Zeichnungen, Strichzeichnungen, Schemazeichnungen, und andere Visualisierungen und Piktogramme. In der DIN EN IEC 62079: 2001-11¹ sind alle Anforderungen an Betriebsanleitungen enthalten. Bei der Erstellung der Betriebsanleitung wurde auf die Recherche der rechtlichen Vorschriften nach den geltenden Gesetzen, dem Produkthaftungsgesetz, Produktsicherheitsgesetz, Gerätesicherheitsgesetz und der CE-Norm verzichtet, da sie den Rahmen der Aufgabenstellung sprengen würde.

2 ANGEWANDTE METHODEN WÄHREND DEM PROZESS DER ÜBERARBEITUNG

[...]

1 DIN EN IEC 62079: 2001-11 Erstellen von Anleitungen Gliederung, Inhalt und Darstellung