Dokumentenmanagementsystemen und deren
Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen

von: Christian Hagedorn

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung  1

2 Begriffsabgrenzung  2

2.1 Dokumentenmanagement  2
2.2 Entwicklung des Dokumentenmanagements 3
2.3 Benachbarte Gebiete 4

3 Grundstruktur eines DM-Systems  5

3.1 Erscheinungsformen von Dokumenten  5
3.2 Funktionsbereiche eines Dokumentenmanagementsystems 7

3.2.1 Der Funktionsbereich Eingabe  7
3.2.2 Der Funktionsbereich Ablage 8
3.2.3 Der Funktionsbereich Ausgabe und Administration  9

3.3 Anforderungen an ein DM-System 9

4 Chancen und Risiken beim Dokumentenmanagement  10

5 Einbindung in den rechtlichen Rahmen 11

6 Einsatzmöglichkeiten bei Krankenkassen 12

7 Fazit 13

8 Literaturverzeichnis  14
 

1 Einleitung

Wirtschaft und Verwaltung werden zunehmend komplexer. Die Menge an Informationen steigt unaufhaltsam an und in gleichem Maße nimmt ihre gezielte Verfügbarkeit ab. So sagte bereits Wernher von Braun: „Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns.“ Nichts liegt dem Verfasser ferner als einem Raumfahrtpionier zu widersprechen. Mittlerweile gibt es aber Mittel und Wege der viel zitierten „Informationsflut“ Herr zu werden und sie in geordnete Bahnen zu lenken. Die zentrale Rolle spielt hier das Dokumentenmanagement (=DM), das sich im Laufe der Zeit von eher kundenspezifischen Projekten zu einer Standardsoftware entwickelt hat und damit bezahlbar geworden ist. Gerade auf dem wettbewerbsorientierten Markt der Krankenkassen wird die Brisanz eines solchen Systems deutlich. Es gilt hier die immer größer werdenden Informationsmengen zu bewältigen, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen, zu begründen und zu dokumentieren. Weiterhin müssen all diese Prozesse unter Kostengesichtspunkten betrachtet werden, da es schließlich um Versichertengelder geht. Lassen sich also technische und wirtschaftliche Aspekte in einer Datenverarbeitung mittels Dokumentenmanagement vereinen, so wird dies zu einem wesentlichen Wettbewerbsfaktor und unterstützt eine hohe Kundenbindung.

Daher soll diese Arbeit dem Leser Anforderungen und Strukturen eines modernen Dokumentenmanagements nahe bringen und die praktischen Einsatzmöglichkeiten eines solchen Systems bei einer Krankenkasse darstellen. Die Anknüpfungspunkte zur Praxis erfolgen dabei über die derzeitige Einführung einer elektronischen Arbeitgeberakte beim Arbeitgeber des Verfassers. Die gewonnenen Erkenntnisse werden im Fazit aufgegriffen und es wird ein Ausblick auf die weitere Entwicklung auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements gegeben.

2 Begriffsabgrenzung

2.1 Dokumentenmanagement

Der Begriff „Dokument“ scheint auf den ersten Blick so einfach und ist doch sehr komplex. Neben partnerschaftlichen Absicherungen wie in Verträgen bietet ein Dokument auch den Nachweis von Ereignissen und Sachverhalten, sowie die Beurkundung verschiedener Vorgänge. Dabei können Dokumente als Schriftstück, jedoch auch als Film oder Tondokument erscheinen. Sie können für wenige Tage, oder aber für Jahrzehnte relevant sein, wobei sich der Inhalt als trivial oder auch als hochkomplex darstellt.

Im Verständnis der Allgemeinheit ist der Begriff des Dokuments noch sehr stark an ein körperliches Medium, wie z.B. Papier, gebunden. Es bietet sich daher eine Differenzierung in -Dokumente im engeren Sinn- und -Dokumente im weiteren Sinn- an. Als Dokumente im engeren Sinn werden Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument vorliegen oder ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen bzw. für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind. Der Begriff des Dokuments im weiteren Sinn erweitert den ersten Begriff um semantisch zusammengehörige Informationsbestände, die für die Publikation in nicht-körperlichen Medien (z.B.: Web-Seiten, Radio, Fernsehen) vorgesehen sind.¹

Die Dokumentenmanagementtechnologien werden heute als Möglichkeit betrachtet, Verwaltungsabläufe und Informationsbereitstellung zu optimieren. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes wird hier in allen Phasen unterstützt.² Dabei beinhaltet das Dokumentenmanagement selbst primär Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung. Es umfasst vielmehr alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Im Vordergrund stehen hier vor allem folgende Punkte:

• Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten,
• Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten,
• Ablage und Archivierung von Dokumenten,
• Verteilung und Umlauf von Dokumenten,
• Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten,
• Vernichtung von Dokumenten,
• Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung der Dokumente.³

[...]

1 Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 1.

2 Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumentenmanagementsysteme, 2001, S. 14-15.

3 Vgl. Götzer, Klaus, Dokumentenmanagement, 2004, S. 2-3.