Fachhochschule Brandenburg
Fachbereich Wirtschaft
Studiengang Wirtschaftsinformatik

Diplomarbeit
zur Erlangung des Grades eines Diplom-Wirtschaftsinformatikers (FH)
des Fachbereiches Wirtschaft der Fachhochschule Brandenburg

Auswahl und Einführung eines Wissensmanagementsystems
in einem Grundlagen-Forschungsinstitut

eingereicht von: Marcel Meier
eingereicht am:  06.06.2005

Inhalt

Abbildungsverzeichnis ... VI
Tabellenverzeichnis ... VII
Abkürzungsverzeichnis ... VIII

1. Einleitung ... 1
1.1 Motivation ... 3
1.2 Zielsetzung und Vorgehen ... 5
1.3 Aufbau ... 6

2. Grundbegriffe und Grundlagen ... 8
2.1 Was ist Wissen? ... 8
2.1.1 Daten, Informationen, Wissen ... 8
2.1.2 Arten von Wissen ... 10
2.2 Abgrenzung zwischen CSCW, Dokumenten-, Content-, Workflow-, Informations- und Wissensmanagement ... 13
2.2.1 CSCW - Computer Supported Cooperative Work ... 13
2.2.2 Dokumentenmanagement ... 15
2.2.3 Content Management ... 17
2.2.4 Workflow Management ... 18
2.2.5 Informationsmanagement ... 20
2.2.6 Wissensmanagement ... 22
2.2.6.1 Ganzheitlicher Wissensmanagementansatz ... 23
2.3 Bausteine des Wissensmanagements nach Probst ... 26
2.3.1 Wissensziele ... 27
2.3.2 Wissensidentifikation ... 28
2.3.3 Wissenserwerb ... 29
2.3.4 Wissensentwicklung ... 30
2.3.5 Wissens(ver)-teilung ... 31
2.3.6 Wissensnutzung ... 32
2.3.7 Wissensbewahrung ... 34
2.3.8 Wissensbewertung ... 35

3. Werkzeuge zur softwaretechnischen Unterstützung von Wissensmanagement ... 36
3.1 Funktionen eines Wissensmanagementsystems ... 36
3.2 Zwei Arten von Wissensmanagementsystemen ... 44
3.2.1 Information Retrieval Systeme ... 44
3.2.2 Integrierte Systeme ... 45
3.3 Untersuchte Wissensmanagementsysteme ... 46
Hummingbird GmbH: Hummingbird Enterprise KM ... 49
3.3.1 community4you GmbH: OpenEIS ... 51
3.3.2 flying dog software: Enterprise Information Portal ... 53
3.3.3 Hyperwave AG: eKnowledge Infrastructure ... 55
3.3.4 infoAsset AG: infoAsset Broker ... 57
3.3.5 Open Text GmbH: Livelink® for Knowledge Management ... 60
3.3.6 PrioEins GmbH: benavit® KMS ... 62
3.3.7 Hauk & Sasko GmbH: UKIS® Professional Edition ... 65
3.3.8 Ontoprise: SemanticMiner® ... 67
3.3.9 Comma Soft: infonea® ... 69
3.3.10 Convera: RetrievalWare ... 71
3.3.11 insiders GmbH: mindaccess Suite ... 73
3.3.12 intelligent views GmbH: K-Infinity ... 76
3.3.13 Verity: Verity K2 ... 79
3.3.14 USU AG: Knowledge Miner ... 81
3.3.15 Microsoft: SharePoint Portal Server 2003 ... 83
3.4 Die betrachteten Systeme im Überblick ... 87
3.5 Klassifizierung der betrachteten Systeme ... 89

4. Wissensmanagement am Max-Planck-Institut für Molekulare Pflanzenphysiologie ... 91
4.1 Wissensziele der partizipierenden Organisationseinheiten ... 91
4.1.1 Die Wissensziele des IT-Service ... 92
4.1.2 Die Wissensziele der Arbeitsgruppe Höfgen ... 93
4.1.3 Die Wissensziele der Verwaltung ... 94
4.2 Systemauswahl ... 96
4.2.1 Vorauswahl integrierter Wissensmanagementsysteme ... 97
4.2.2 Auswahl von drei Angeboten ... 99
4.2.3 Auswahl des Anbieters ... 100

5. Einführung eines Wissensmanagementsystems auf Basis des Microsoft Sharepoint Portal Servers 2003 ... 104
5.1 Das Modell ganzheitlichen Wissensmanagements nach Probst angewandt auf das Max-Planck-Institut ... 105
5.1.1 Wissensziele ... 105
5.1.2 Wissensidentifikation ... 106
5.1.2.1 Technische Wissensquellen ... 106
5.1.2.2 Humane Wissensträger ... 111
5.1.3 Wissenserwerb ... 112
5.1.4 Wissensentwicklung ... 112
5.1.5 Wissens(ver)-teilung ... 113
5.1.6 Wissensnutzung ... 113
5.1.7 Wissensbewahrung ... 116
5.1.8 Wissensbewertung ... 116
5.2 Das neue Intranetportal ... 117
5.3 Die Prozesse ... 121
5.3.1 Der Prozess „Publikationsdaten sammeln“ ... 122
5.3.2 Der Helpdesk Prozess ... 127

6. Zusammenfassung und Ausblick ... 134

Literaturverzeichnis ... 136

Glossar ... 141

Index ... 145

Anhang ... 151

1. Einleitung

Das Thema Wissensmanagement gewann in den letzten Jahren sehr viel an Beachtung. Viele Unternehmer und Manager sahen und sehen im Wissensmanagement und der Einführung neuester Informations- und Kommunikationstechnologien ein Allheilmittel zur Steigerung der Effektivität und Rentabilität ihrer Unternehmen. Die anfängliche Euphorie wich schnell der Einsicht, dass Wissensmanagement viel mehr ist als die Einführung von Softwaresystemen. Oft wurden die Erwartungen, die in die neuen Technologien gesteckt wurden, nicht oder nur unzureichend erfüllt. Das bedeutet allerdings nicht das Ende für das Wissensmanagement. So berichtet die Fachpresse:

„Wissensmanagement ist mittlerweile aus den Schlagzeilen der Managementmagazine verschwunden und in der Realität angekommen.“¹

Wissensmanagement wird von den führenden Unternehmen noch immer als wichtiger Garant für zukünftige Erfolge gesehen. Die Fehler, die in der Vergangenheit bei der Durchführung von Wissensmanagementprojekten gemacht wurden und viele Wissensmanagementinitiativen zum Scheitern brachten, müssen vermieden werden. Die Definition von Zielen, die Berücksichtigung von organisatorischen, kulturellen und sozialpsychologischen Aspekten und die Ausrichtung aller Wissensmanagementaktivitäten auf die Strategie des Unternehmens sind ausschlaggebend für den Erfolg von Wissensmanagement.

Wissensmanagement ist jedoch im zunehmenden Maße nicht mehr nur für Unternehmen und gewinnorientierte Organisationen interessant. Für ein nicht gewinnorientiertes wissenschaftliches Institut ist Wissen eine Kernkompetenz und stellt sowohl eine Ressource, die im Tagesgeschäft der Forscher benötigt wird, als auch ein Produkt, welches im Laufe der wissenschaftlichen Arbeit generiert und publiziert wird, dar. Neben der hohen Bedeutung von Wissen für ein Forschungsinstitut ist auch die Bedeutung von Daten und Informationen, die für die Forschung relevant sind, in den letzten Jahren weiter gestiegen. Teilweise hängt der Erfolg von Forschungsprojekten stark von der zielgerichteten, schnellen und vollständigen Informationsversorgung der Wissenschaftler ab. Außerdem zwingen staatliche Kürzungen im Bildungs- und Forschungsbereich und ein in Zukunft zunehmender nationaler und internationaler Wettbewerb unter Forschungseinrichtungen zur höchstmöglichen Effektivität bei der Nutzung und Verteilung von Daten, Informationen und Wissen.

Zusätzlich erfordern die steigende Komplexität der Forschungsgebiete, die Notwendigkeit stetig wachsender Ressourcen und Kapazitäten und der Wettbewerb mehr Zusammenarbeit zwischen Forschungsinstituten und Organisationen auf nationaler und internationaler Ebene. In Deutschland wurde dazu die D-Grid Initiative und von Seiten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung eine darauf aufbauende e-Science Initiative gestartet. Beide Initiativen haben zum Ziel eine auf Informations- und Kommunikationstechnologien basierende Umgebung zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft und Forschung verbessert.²

Die so genannten Grid Initiativen stehen für weltweit durchgeführte Projekte, in denen Computerressourcen zu Hochleistungsnetzen verbunden werden, deren Kapazitäten die gegenwärtigen Supercomputer weit übersteigen. Die Koordinierung aller Grid-Aktivitäten in Deutschland obliegt der D-Grid Initiative.³ Die Vision der DGrid Initiative ist der Aufbau einer integrierten wissenschaftlichen Arbeitsumgebung, die neue Formen der Organisation, Kollaboration, Kooperation und Kommunikation mit einer umfassenden Wissensverarbeitung vereint. Ziel ist es unter anderem Synergiepotenziale zu nutzen.⁴

1.1 Motivation

Am Max-Planck-Institut für Molekulare Pflanzenphysiologie arbeiten derzeit mehr als 300 Mitarbeiter aus 29 verschiedenen Nationen. Abhängig vom Aufgaben- und Fachgebiet nutzen die Mitarbeiter teilweise sehr spezielle Softwareanwendungen und größtenteils standardmäßige Softwareanwendungen wie Microsoft Office. Für die Arbeit am Max-Planck-Institut steht allen Mitarbeitern ein modernes Informations- und Kommunikationssystem zur Verfügung, das die Kommunikation und Kollaboration unter den Mitarbeitern gewährleistet. Zu diesem System zählen neben den Computerarbeitsplätzen bzw. Clients mehrere Server, die verschiedene Dienste anbieten. Das Repertoire erstreckt sich von File-Server-, Drucker-, Datenbank-, Backup-, Email- und Faxdienste bis allgemeine Netzwerk-, Intranetund Internetdienste.

Alle Mitarbeiter erhalten standardmäßig bei ihrer Einstellung ein Nutzer- und ein Emailkonto, das sie berechtigt, sich innerhalb der Institutsdomäne an jeder beliebigen Arbeitsstation anzumelden und Emails zu verschicken. Außerdem wird jedem Nutzer ein Netzlaufwerk zur Verfügung gestellt, das zum Speichern ihrer Daten verwendet werden kann. Des Weiteren besitzt jede Arbeitsgruppe zusätzlich ein Netzlaufwerk, das zum Speichern gruppenspezifischer Daten von den Arbeitsgruppenmitgliedern genutzt werden kann.

Die Mitarbeiter des Instituts generieren im Laufe ihrer Arbeit Wissen und manifestieren dieses in Vorträgen oder veröffentlichen es in wissenschaftlichen Publikationen, Diplom- und Doktorarbeiten. Darüber hinaus werden täglich verschiedenste Problemstellungen bearbeitet und gelöst. Die vorhandenen Informations- und Kommunikationstechnologien erlauben es bislang nicht, das externalisierte⁵ Wissen sowie Dokumentationen zu Problemlösungen allen Mitarbeitern in angemessener Art und Weise zentral zur Verfügung zu stellen.

Die Forschungsgebiete mit ihren komplexen Mess- und Auswertungsprozessen, die Verwaltungsprozesse sowie die Prozesse zur Administration der informations- und kommunikationstechnischen Infrastruktur sind sehr wissensintensiv. Dieses Prozesswissen ist überwiegend an Personen gebunden und steht den Mitarbeitern des Instituts somit nicht in expliziter Form zur Verfügung. In der Vergangenheit gab es bereits Bemühungen unter anderem dieses Wissen zu dokumentieren und allen Mitarbeitern über das Intranet und das Groupwaresystem zur Verfügung zu stellen. Dabei entstanden zwei vollkommen voneinander unabhängige Informationsquellen, die teilweise redundante und veraltete Daten enthalten. Erschwert wird die zentrale Informationsversorgung dadurch, dass das Intranet lediglich statische Webseiten enthält und Änderungen am Inhalt aufwendig von einem Webmaster aufbereitet werden müssen. Außerdem bietet das Intranet keine Möglichkeit der Suche, was das Finden von Informationen zusätzlich erschwert.

Die stark gestiegene Mitarbeiterzahl und die hohe Mitarbeiterfluktuation in den wissenschaftlichen Abteilungen zog eine Veränderung des Kommunikationsverhaltens nach sich. In den Anfängen des Instituts waren informale Gespräche über Gruppen- und Abteilungsgrenzen hinweg zwischen den wenigen Mitarbeitern unproblematisch, da der Überblick über alle Mitarbeiter und ihre Kompetenzen bewahrt werden konnte. Insbesondere die Kommunikation und Kollaboration zwischen den Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen wird durch die starke Mitarbeiterfluktuation und die stark gestiegene Mitarbeiterzahl erschwert, da die Zugehörigkeiten, Kompetenzen und Funktionen der Mitarbeiter nicht oder nur unzureichend zentral erfasst werden.

Ein Wissensmanagementsystem soll insbesondere die Defizite in der Informationsverteilung, der Kollaboration und der Suche nach Informationen und Ansprechpartner beseitigen. Darüber hinaus soll ein Wissensmanagementsystem die Möglichkeit bieten, Dokumente, Informationen und Wissen einfach und zentral zu publizieren. Zusätzlich sollen bestimmte im Einsatz befindliche Systeme, wie z.B. Datenbankmanagementsysteme, das Bibliotheksystem und das Groupwaresystem, in das Wissensmanagementsystem integriert werden und somit alle Daten und Informationen, die diese speichern, zentral zur Verfügung stehen.

[...]

1 Vgl. Vollmar (2004)

2 Vgl. o.V (2004)

3 Vgl. o.V (2004a)

4 Vgl. Olbrich (2004)

5 „Externalisierung ist ein Prozess der Artikulation von implizitem Wissen in explizite Konzepte.“ Nonaka (1997), S. 77