Fachhochschule für Oekonomie & Management München

Einführung eines webbasierten Projektmanagement Tools am Beispiel der SpaceNet AG

Sebastian Köhler

Inhaltsverzeichnis

Einleitung ... 1

Kernpunkte für das Management ... 1

1 Die Einführung ... 3

1.1 Die Projektkultur ... 4
1.2 Die Projektmanagement-Software ... 4

2 Die theoretischen Grundlagen ... 7

2.1 Die Projektarbeit gegenüber der Linienarbeit ... 7
2.2 Die Projektdefinition ... 8
2.3 Die Projektarten ... 10
2.4 Die Projektziele ... 11
2.5 Das Magische Dreieck ... 13
2.6 Das Projektmanagement ... 14
2.7 Die Projektorganisation ... 18
2.8 Der Projektauftraggeber ... 22
2.9 Der Projektleiter/-manager ... 23
2.10 Die Projektmitarbeiter ... 25
2.11 Der Funktionsumfang der Projektmanagement-Software ... 26

3 Die Beschreibung der Firma SpaceNet AG ... 30

3.1 Die Organisationsstruktur der SpaceNet AG ... 31
3.2 Die Einführung von Projektmanagement ... 32
3.3 Die Definition der Projektziele ... 32
3.4 Die Projektarten bei der SpaceNet AG ... 33
3.4.1 Die Begriffsabgrenzung von Projekt zu Prozess ... 34
3.4.2 Die Projektklassifikation ... 34
3.5 Die Umfeldanalyse ... 36
3.6 Die Auswertung des Fragebogens „Funktionen der Software“ ... 42
3.7 Die „Build or Buy“-Entscheidung ... 45
3.8 Die Analyse des Marktes ... 47
3.8.1 Microsoft Project Server 2003 ... 48
3.8.2 Projektron BCS ... 53
3.8.3 Projectplace ... 59
3.8.4 PHProjekt ... 64
3.8.5 Die Nutzwertanalyse ... 69
3.8.6 Das Fazit der Marktbetrachtung ... 71
3.9 Der „Return on Investment” ... 71
3.9.1 Die Investitionskosten ... 72
3.9.2 Der finanzielle Nutzen ... 76
3.9.3 Ergebnis der ROI Rechnung ... 79
3.10 Die Einführung eines Testsystems ... 81

4 Die Zusammenfassung ... 87

4.1 Die kritische Analyse und „Lessons Learned“ ... 88
4.2 Der Ausblick ... 89
4.3 Das Fazit ... 90

Literaturverzeichnis ... 91

Einleitung

Die vorliegende Arbeit beschreibt die Auswahl, Evaluierung und Einführung einer geeigneten Projektmanagement-Software bei der Firma SpaceNet AG, die ihr Unternehmensprofil stärker auf kundenbezogene Projekte fokussieren möchte. Ziel der Arbeit ist einerseits, die Führungskräfte bei ihrem Entscheidungsprozess zu unterstützen und ihnen einen Leitfaden an die Hand zu geben, andererseits Möglichkeiten aufzuzeigen, um die Software im Unternehmen zu etablieren.
Die Arbeit ist in vier Kapitel gegliedert, wobei das erste Kapitel eine allgemeine Einführung in das Thema Projektmanagement gibt.
Das zweite Kapitel befasst sich intensiv mit den theoretischen Grundlagen des Projektmanagements und erläutert die Punkte, die für das Verständnis dieses Themas notwendig sind.
Kapitel drei beschreibt die Prozesse, die zu der Auswahl des Softwareprodukts geführt haben, und beschäftigt sich mit der Planung für die Einführung, Installation sowie Integration der Software im Umfeld des Unternehmens.
Im letzten Kapitel erfolgt eine kritische Auseinandersetzung mit dieser Arbeit, eine Bewertung der Ergebnisse sowie ein Ausblick, wie zukünftige Entwicklungen aussehen könnten.
Kernpunkte für das Management
Der Strukturwandel in der Wirtschaft und die Marktdynamik fordern von vielen Unternehmen eine schnelle Reaktion auf marktwirtschaftliche Veränderungen in Form von Produkt- und Prozessinnovationen. Flexibilität ist ein weiterer maßgeblicher Faktor, um eine starke Kundenorientierung und -bindung zu erreichen. Diese Rahmenbedingungen erfordern es, eine neue, projekt- und prozessorientierte Arbeitsmethodik einzuführen. Um den Projektmanagement-Prozess erfolgreich im Unternehmen zu forcieren, müssen Erfolgspotenziale erkannt und analysiert, Führungskräften und Projektbeteiligten der Nutzen von Projektmanagement vermittelt und eine Projektkultur in der Unternehmensphilosophie etabliert werden. Ein Hilfsmittel hierfür ist die Projektmanagement-Software, die einerseits die Projektbeteiligten bei ihrer Arbeit unterstützt und andererseits zur Transparenz der Projektarbeit beiträgt.
In dieser Arbeit soll beispielhaft für die Firma SpaceNet AG eine geeignete Software ausgewählt werden. Durch die Betrachtung der Ist-Situation des Unternehmens können die an die Software gestellten Bedürfnisse und Anforderungen analysiert und aufgrund dessen eine Marktanalyse durchgeführt werden. Somit ist es möglich, einige geeignete Lösungen zu evaluieren. Die Ergebnisse der Untersuchung fließen genauso in die Nutzwertanalyse mit ein wie die Erkenntnisse, die aus der Betrachtung der Umfeld- und Einflussgrößen gewonnen werden. Somit kann die am besten auf die Bedürfnisse der SpaceNet AG passende Software ausgewählt werden. Für diese wird eine ROI Berechnung aufgestellt, die überprüfen soll, ob die Einführung der Software einen positiven finanziellen Nutzen für die Firma SpaceNet AG aufweist.

1 Die Einführung

Die heutige Marktdynamik und der Strukturwandel in der Wirtschaft fordern von vielen Unternehmen eine schnelle Reaktion auf marktwirtschaftliche Veränderungen. Eine der zentralen treibenden Kräfte im Prozess des inner- und interbetrieblichen Strukturwandels ist die digitale Technologie, die insbesondere in der Produktionsorganisation und Produktentwicklung eine entscheidende Rolle spielt¹. Flexibilität ist ein weiterer ausschlaggebender Faktor, der für die Beziehung und Bindung des Endkunden eine maßgebliche Voraussetzung ist.
Diese Rahmenbedingungen führen zur Etablierung eines neuen, ganzheitlichen und prozessorientierten Organisationsansatzes: den Übergang zum prozessorientierten Unternehmen. Dafür bedarf es einer strukturierten, unternehmens- und projektadäquaten Einführung des Projektmanagementprozesses in dem Betrieb. Um eine projektorientierte Arbeitsmethodik einzuführen, ist es notwendig, die Erfolgspotenziale im Unternehmen zu erkennen und zu analysieren. Durch Schulungen und Aufklärung muss der Nutzen von Projektmanagement den Führungskräften und Projektbeteiligten vermittelt werden. Nur so kann die Motivation der Mitarbeiter gestärkt, Hindernisse ausgeräumt und Akzeptanz erreicht werden. Die Verwendung von Projektmanagement ist genauso als Teil der Unternehmensphilosophie zu betrachten wie die Projektorientierung.
Durch Projektmanagement werden alle Phasen des Projektablaufes transparent, da eine Regelung der Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung erfolgt und somit standardisierte und nachvollziehbare Verfahren geschaffen werden. Dies fördert einerseits die Flexibilität bei der Projektabwicklung und stärkt andererseits das Kompetenzprofil des Unternehmens im Wettbewerb. Die Arbeit an gemeinsamen Zielen wird genauso gefördert wie die Verbesserung des Firmenklimas und führt damit zum Aufbau einer Projektkultur im Unternehmen, die ihrerseits wiederum den Grundstock für ein erfolgreiches Projektmanagement bildet.
Aus abgeschlossenen Projekten fließen Informationen und Ergebnisse in Form von Erfahrungen und Kennzahlen erneut in zukünftige Unternehmungen ein und wirken sich somit positiv auf Nachfolgeprojekte aus.
Schließlich wird durch die standardisierte Vorgehensweise die Kostentransparenz laufender und abgeschlossener Projekte gesteigert, die Nachkalkulation vereinfacht und die Kostenkontrolle im Unternehmen verbessert.

[...]

1 Siehe auch Scherrer, C.: Zukunft der Wirtschaft - Eine Literaturstudie; Düsseldorf 2001; Seite 53.