Fachhochschule Achen
Modul Organisation und Unternehmensführung

Die Mitarbeiterbesprechung
als Instrument struktureller Kommunikation

Hausarbeit

vorgelegt von: Volker Küpper
vorgelegt am: 24.01.07

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die Unternehmenskommunikation ... 1

2. Abgrenzung der Mitarbeiterbesprechung ... 2
2.1. Mitarbeiterbesprechung ... 2
2.2. Mitarbeitergespräch ... 3
2.3. Sitzung ... 4

3. Die Mitarbeiterbesprechung im Harzburger Modell ... 4

4. Strukturelle Analyse einer Mitarbeiterbesprechung ... 7
4.1. Besprechungstypen ... 7
4.2. Organisatorische Vorbereitungen ... 7
4.3. Durchführung ... 9
4.4. Nachbereitung ... 12

5. Erfolgskriterien der Besprechungsleitung ... 12

6. Auswertung der Kriterien einer Mitarbeiterbesprechung ... 14
6.1. Vorteile und Risiken einer Mitarbeiterbesprechung ... 14
6.2. Praxisprobleme und neue Anwendungen ... 15
6.3. Eignung einer Mitarbeiterbesprechung als Instrument struktureller Kommunikation ... 17

7. Literaturverzeichnis ... 19

Anhang ... 20

1. Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die Unternehmenskommunikation

(Abbildung 1: Einordnung der Mitarbeiterbesprechung in die Unternehmenskommunikation - in der Downloadversion enthalten)

Der Begriff der Unternehmenskommunikation umfasst sowohl die betriebliche interne Kommunikation, als auch die externe Kommunikation, d.h. zum Beispiel die Kommunikation mit externen betrieblichen Partnern und Kunden. Der für diese Hausarbeit relevante Bereich stellt die interne Kommunikation dar, die sich wiederum als Instrument der Unternehmenskommunikation in zwei wesentliche Teilbereiche untergliedern lässt. Es handelt sich hierbei um die Informationsvermittlung und die Dialogführung. Die Mitarbeiterbesprechung lässt sich dem Teilbereich der Dialogführung zuordnen und stellt im Wesentlichen den sprachlichen Austauschprozess zwischen Führungskraft und unterstellten Mitarbeitern dar.

Die Bedeutung der Unternehmenskommunikation verdeutlicht Dieter Herbst, der definiert, dass eine gut organisierte und funktionierende Unternehmenskommunikation Orientierung gibt, aktiv erklärt statt passiv zu verteidigen und eine Prozess- statt Ergebniskommunikation ist. Sie bezieht alle Kommunikationspartner mit ein, ist widerspruchsfrei, systematisch, dauerhaft, flexibel, anpassbar und bedürfnisorientiert.¹

Inwiefern eine Mitarbeiterbesprechung diese Kriterien erfüllen kann, soll anhand verschiedener Merkmale überprüft werden, in denen vor allem die Vorbereitung und der Ablauf einer Mitarbeiterbesprechung fokussiert werden.

2. Abgrenzung der Mitarbeiterbesprechung

Häufig ist eine eindeutige Trennung synonymer Begriffe schwierig, da in der betrieblichen Praxis entsprechende Bezeichnungen unterschiedlich definiert und verwendet werden. Hier soll vor allem eine Abgrenzung zum Mitarbeitergespräch und der Sitzung durchgeführt werden.

Wesentliche Kriterien, die eine Einteilung in die verschiedenen Instrumente der Unternehmenskommunikation ermöglichen, sind die Anzahl der Teilnehmer und deren Stellung im Unternehmen, der Anlass bzw. das Ziel, die Häufigkeit und die Zeitdauer der Zusammenkunft².

2.1 Mitarbeiterbesprechung

Die Mitarbeiterbesprechung ist eine Unterredung der Führungskraft mit mindestens zwei Unterstellten. Sie findet in regelmäßigen Intervallen statt und setzt Ihren inhaltlichen Schwerpunkt auf den Austausch unterschiedlicher Meinungen von Mitarbeitern und der Führungskraft³. Ziel ist es Erfahrungen, Kenntnisse und Auffassungen der teilnehmenden Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess der Führungskraft einzubeziehen, um den Betriebserfolg zu maximieren. Die Entscheidungsbefugnis über angesprochene Punkte liegt beim Vorgesetzten, der seine Entscheidung entweder entsprechend der Beratung oder aber auch entgegen dieser fällen kann.⁴ Die Mitarbeiterbesprechung dauert in der Regel 0,5 bis maximal 2 Stunden.⁵

Sie stellt einen Teilbereich der vertikalen Kommunikation im Unternehmen dar in der die Führungskraft entweder einen autoritären oder aber einen kooperativen Führungsstil verwenden kann. Möchte die Führungskraft von Beginn an klare Anweisungen an die unterstellten Mitarbeiter delegieren, verwendet sie den autoritären Führungsstil (Top down Verfahren).⁶ Stehen die Beiträge der Mitarbeiter im Vordergrund, hält sich die Führungskraft mit dem eigenen Redeanteil stark zurück und wählt einen kooperativen Führungsstil (bottom up Verfahren). Die Führungskraft und die teilnehmenden Mitarbeiter argumentieren dabei während der Besprechung auf einer hierarchischen Ebene.⁷ Im Rahmen der weiteren Ausarbeitung wird der kooperative Führungsstil analysiert und näher erläutert, da 92% aller deutschen Führungskräfte diesen in einer Mitarbeiterbesprechung verwenden.⁸

[...]

1 Vgl. Herbst 2003, S. 487

2 Vgl. Kießling-Sonntag 2005, S. 18

3 Vgl. Bröckermann 2003, S. 353

4 Vgl. Höhn 1971, S. 16, 29

5 Vgl. Kießling-Sonntag 2005, S. 21, Reppesgaard 2004, S. 2

6 Vgl. Homes, www.netzwelt.de, 2003

7 Vgl. Bröckermann 2003, S. 353

8 Vgl. Wagner, www.hernstein.at, 2005