Bei dem Programm „Access XP“ handelt es sich um ein modernes Datenbanksystem. Neben beruflichen Anwendungen wie die Lieferanten- und Kundenbetreuung kann „Access XP“ auch in vielen Bereichen des privaten Lebens Anwendung finden und den Alltag erleichtern. Beispiele hierfür seien die Verwaltung von Sammlungen, die Mitgliederverwaltung in Vereinen und so weiter.
Das Buch „Grundlehrgang Access XP“ führt Sie Schritt für Schritt und anschaulich in die grundlegenden Befehle und Funktionen des Programms ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie erstmals ein Datenbanksystem verwenden oder ob Sie von einem anderen Programm umsteigen. Die Anleitungen und grafischen Darstellungen sind leicht verständlich und begleiten Sie bei Ihren ersten Anwendungen auf dem Weg zur professionellen Handhabung. Das Buch ist auf der Grundlage von entsprechenden Grundlehrgängen in der Erwachsenenbildung entstanden und wurde dort sowie an Schulen sehr erfolgreich eingesetzt.
Inhaltsverzeichnis
1. Starten von Access XP
2. Eine leere Datenbank anlegen
3. Der Bildschirmaufbau von Access XP
4. Den Aufgabenbereich sichtbar machen
5. Weitere Symbolleisten auf dem Bildschirm platzieren
6. Beenden von Access XP
7. Eine Datenbank schließen
8. Eine vorhandene Datenbank wieder öffnen
9. Hilfe – Funktion von Access XP
10. Der Datenbankcontainer
11. Der Tabellenaufbau (Entwurfsansicht)
12. Die Feldgröße ändern
13. Ein Feld nachträglich einfügen
14. Ein Feld löschen
15. Ein Feld verschieben
16. Eine neue Tabelle schließen und benennen
17. Wechsel zwischen Entwurfsansicht und Datenblattansicht
18. Dateneingabe direkt in die Tabelle
19. Die Spaltbreite anpassen
20. Die Zeilenhöhe anpassen
21. Einen Datensatz löschen
22. Textgestaltung durch Zeichenformatierung
23. Spalten löschen
24. Spalten einfügen
25. Eine Spalte (ein Feld) umbenennen
26. Feldgröße nachträglich ändern
27. Das aktuelle Datum bei einem Neueintrag in die Tabelle übernehmen
28. Spalten verschieben
29. Das Erstellen von Tabellen mit dem Tabellen – Assistenten
30. Tabellen umbenennen
31. Tabellen löschen
32. Komprimieren und reparieren von Access – Datenbanken
33. Komprimieren und reparieren automatisch ausführen
34. Datenbankeigenschaften
35. Verknüpfungen zwischen den Tabellen
36. In die verbundenen Tabellen Datensätze eingeben
37. Konkrete Verbindungen anschauen oder „Wer hat was ausgeliehen?“
38. Einen Datensatz aus verknüpften Tabellen löschen
39. Eine Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen
40. Eine neue Abfrage mit dem Auswahlabfrage – Assistenten erstellen
41. Eine Abfrage umbenennen
42. Eine Abfrage löschen
43. Ein einspaltiges AutoFormular erstellen
44. Ein tabellarisches AutoFormular erstellen
45. Erstellen eines Formulars mit dem Formular – Assistenten
46. Das individuelle Gestalten von Formularen
47. Das Umbenennen von Formularen
48. Das Löschen von Formularen
49. Die Anfertigung eines einspaltigen AutoBerichtes
50. Die Anfertigung eines tabellarischen AutoBerichtes
51. Die Anfertigung eines AutoBerichtes mit dem Berichts – Assistenten
52. Einen Bericht drucken
53. Einen Bericht umbenennen
54. Einen Bericht löschen
55. Das individuelle Gestalten von Berichten
56. Der Datenbankassistent
57. Daten in einer Tabelle sortieren
58. Daten in einer Tabelle filtern
59. Datensätze suchen
60. Datensätze ersetzen
61. Import von Excel – Daten
62. Excel – Daten verknüpfen
63. Import von Access – Daten
64. Access – Daten verknüpfen
65. Das Importieren und Verknüpfen von Textdaten
66. Exportieren von Access – Daten
67. Sicherheit – Ein Datenbankkennwort festlegen
Zielsetzung & Themen
Dieses Dokument dient als praktischer Grundlehrgang für den Umgang mit Microsoft Access XP und vermittelt dem Anwender die grundlegenden Techniken zur Erstellung, Verwaltung und Auswertung relationaler Datenbanken.
- Grundlagen der Datenbankerstellung und Tabellenverwaltung
- Entwurf und Bearbeitung von Abfragen
- Erstellung und individuelles Design von Formularen und Berichten
- Datenimport, -export und Verknüpfung externer Datenquellen
- Sicherheitsaspekte, wie die Vergabe von Datenbankkennwörtern
Auszug aus dem Buch
35. Verknüpfungen zwischen den Tabellen
Löschen Sie die Spalte „Kundennummer“ in der Tabelle „Kunden“.
Erstellen Sie zunächst eine weitere Tabelle mit folgenden Eintragungen. Speichern Sie diese Tabelle unter dem Namen „Bücher“, und gehen Sie zu dem Datenbankcontainer.
- „Extras“ in der Menüzeile anklicken;
- „Beziehungen“ anklicken;
→ es öffnen sich die Fenster „Beziehungen“ und „Tabelle anzeigen“;
- die erste Tabelle (z.B.: „Kunden“) markieren;
- „Hinzufügen“ anklicken;
- die zweite Tabelle (z.B.: „Bücher“) markieren;
- „Hinzufügen“ anklicken;
- den Button „Schließen“ anklicken;
→ es sind nur noch die Fenster der beiden Tabellen sichtbar;
- auf einen Eintrag (z.B.: „Adressnummer“) in der ersten Tabelle (z.B.: „Bücher“) klicken und die linke Maustaste gedrückt halten;
- den Cursor auf ein Feld (z.B.: „Nummer“) der zweiten Tabelle (z.B.: „Kunden“) ziehen;
- die linke Maustaste loslassen;
→ es öffnet sich das Fenster „Beziehungen bearbeiten;
Die zukünftig in Beziehung stehenden Felder sind schon in die entsprechenden Spalten eingetragen. Jetzt können noch Verfeinerungen vorgenommen werden.
- das Kontrollkästchen vor „Mit referentieller Integrität“ aktivieren (Access vergleicht jetzt immer die verbundenen Felder der beiden Tabellen miteinander, das heißt , in „Adressnummer“ der Tabelle „Bücher“ können nur Werte der Tabelle „Kunden“ eingetragen werden);
- das Kontrollkästchen vor „Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld“ anklicken (Es kann kein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ gelöscht werden, wenn noch ein Eintrag für diesen Datensatz in der Tabelle „Bücher“ enthalten ist. Es kann also kein Kunde gelöscht werden, der noch ein Buch ausgeliehen hat.);
- den Button „Erstellen“ anklicken;
→ es wird eine Verknüpfung zwischen den beiden Tabellen symbolisiert (Vor der einen Tabelle („Kunden“) steht eine „1“ und vor der zweiten Tabelle („Bücher“) steht das Unendlich – Zeichen („∞ “). Das bedeutet, dass ein Kunde auch mehrere Bücher ausleihen kann.)
Zusammenfassung der Kapitel
1.-9. Start, Grundlagen und Hilfe: Diese Kapitel behandeln die grundlegende Navigation, den Bildschirmaufbau und die Hilfefunktionen innerhalb von Access XP.
10.-16. Tabellenverwaltung: Hier wird der Aufbau von Tabellen, deren Entwurf sowie das Hinzufügen, Löschen und Verschieben von Feldern detailliert erläutert.
17.-28. Dateneingabe und Datenblattbearbeitung: Diese Kapitel erklären die Dateneingabe, die Formatierung von Datenblättern sowie das Anpassen von Spaltenbreiten und Zeilenhöhen.
29.-34. Fortgeschrittene Tabellenfunktionen: Hier werden der Tabellen-Assistent, Datenbankwartung (Komprimieren/Reparieren) und Datenbankeigenschaften thematisiert.
35.-38. Tabellenverknüpfungen: Diese Abschnitte beschreiben, wie Beziehungen zwischen Tabellen hergestellt werden und wie man verknüpfte Daten verwaltet.
39.-42. Abfragen: Hier wird die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Abfragen zur automatisierten Datensuche beschrieben.
43.-48. Formulare: Diese Kapitel widmen sich der Erstellung und individuellen Gestaltung von Formularen als Bearbeitungsmasken.
49.-56. Berichte und Datenbankassistent: Hier liegt der Fokus auf der Ausgabe von Daten in Berichten sowie der Nutzung des Datenbankassistenten.
57.-60. Sortieren, Filtern und Suchen: Diese Kapitel erklären, wie Daten effizient sortiert, nach bestimmten Kriterien gefiltert oder gesucht werden können.
61.-66. Datenimport und -export: Hier wird das Importieren und Verknüpfen von Excel-, Access- und Textdaten sowie der Export von Daten behandelt.
67. Sicherheit: Dieses Kapitel erläutert das Festlegen von Datenbankkennwörtern zum Schutz sensibler Informationen.
Schlüsselwörter
Access XP, Datenbanken, Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Primärschlüssel, Relationale Datenbanken, Datensätze, Entwurfsansicht, Datenblattansicht, Import, Verknüpfungen, Datenbankkennwort, Sortierung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in diesem Lehrgang grundsätzlich?
Der Lehrgang bietet eine praxisorientierte Anleitung zur Verwendung der Datenbanksoftware Microsoft Access XP, von der Erstellung erster Tabellen bis zur fortgeschrittenen Datenbankverwaltung.
Welche zentralen Themenfelder deckt das Dokument ab?
Die zentralen Themen umfassen die Tabellenstrukturierung, das Anlegen von Abfragen, die Gestaltung von Formularen und Berichten, den Datenaustausch mit externen Quellen sowie die grundlegende Datenbanksicherheit.
Was ist das primäre Ziel des Lehrmaterials?
Das Ziel ist es, Anwender in die Lage zu versetzen, eigene relationale Datenbanken zu entwerfen, zu pflegen und Berichte daraus zu generieren.
Welche Methoden werden für die Datenbankverwaltung gelehrt?
Es werden sowohl manuelle Entwurfsansichten zur präzisen Tabellendefinition als auch diverse Assistenten zur automatisierten Erstellung von Objekten wie Tabellen, Abfragen und Berichten vorgestellt.
Was wird im Hauptteil des Lehrgangs behandelt?
Der Hauptteil befasst sich detailliert mit der Tabellenarbeit, den relationalen Verknüpfungen, der Filterung und Sortierung von Datensätzen sowie dem Import und Export von Daten.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren diesen Lehrgang?
Wichtige Begriffe sind insbesondere Datenbankentwurf, relationale Verknüpfungen, Entwurfsansicht, Abfrageassistenten und Datensicherheit durch Kennwörter.
Wie lassen sich Tabellen miteinander verknüpfen?
Tabellen können im Beziehungsfenster über das Verknüpfen gemeinsamer Felder verbunden werden, wobei Optionen wie die referentielle Integrität sicherstellen, dass die Datenkonsistenz gewahrt bleibt.
Wie schützt man eine Datenbank vor unbefugtem Zugriff?
Über das Menü "Extras" und die Funktion "Sicherheit" kann ein Datenbankkennwort festgelegt werden, das bei jedem Öffnen der Datei abgefragt wird.
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- Uwe Schmidt (Autor), 2003, Grundlehrgang Access XP, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/10005
