Projektmanagement in der Praxis. Beispiel der Eröffnung eines Fitnessstudios

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Definition Projektmanagement

2 Vorgehensweise bei der Umsetzung von Projekten
2.1 Projektstart
2.2 Projektplanung
2.3 Projektumsetzung
2.4 Projektabschluss

3 Fallbeispiel – Eröffnungsevent eines Fitnessstudios
3.1 Grobplanung
3.2 Feinplanung
3.3 Ausführung und Kontrolle
3.4 Abschluss

4 Literatur- und Quellenverzeichnis

Abstract

Die Projektarbeit thematisiert zunächst das Thema Projektmanagement im Allgemeinen. Dabei wird der Begriff „Projektmanagement“ zunächst definiert. Danach werden die einzelnen Phasen des Projektmanagements thematisiert. Dabei werden Inhalte und der Zweck der Phasen erklärt. Anschließend wird anhand der Phasen das eigene Fallbeispiel dargestellt und die Herangehensweise erklärt.

Abbildungsverzeichnis

Abb.1 Projektstrukturplan (S.6)

1 Definition Projektmanagement

Das Wort Projektmanagement setzt sich aus den zwei Worten „Projekt“ und „Management“ zusammen. Unter dem Wort „Projekt“ versteht man im Rahmen der DIN - Norm ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen“ (vgl. DIN 69901-5, 2009). Weitere wissenschaftliche Publikationen fügen noch die Komplexität als weitere Eigenschaft eines Projektes hinzu, denn die Projekte lassen sich in zahlreiche Teilprojekte einteilen, die aufeinander abgestimmt werden müssen. Damit geht ein hoher Schwierigkeitsgrad bei der Planung einher (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.32ff.).

Das Wort „Management“ leitet sich aus den lateinischen Worten „manus“ und „agere“ ab, was übersetzt „an der Hand nehmen, um zu führen“ heißt. Letztendlich ist unter „Management“ eine Führungsaufgabe zu verstehen.

Folglich versteht man unter Projektmanagement die Planung, Führung eines durch verschiedene Indikatoren und Kriterien gekennzeichnetes, wie z.B. Personal, Zeit, Kosten, Sachziel, Komplexität, Vorhabens (vgl. Definition Projektmanagement).

2 Vorgehensweise bei der Umsetzung von Projekten

2.1 Projektstart

Der Projektstart bildet die Basis für die Vorbereitung des Projektes. Er umfasst die Vorbereitung des Projektes bis zum offiziellen Start. Hier werden die Projektinhalte, sowie Methoden, die das Projekt begleiten, bestimmt. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass der Projektstart ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projektes ist. Die Projektvorbereitung kann daher auch länger dauern als die Durchführung des Projektes.

Aufgaben der Projektvorbereitung ist die Erstellung und anschließende Erteilung eines Projektauftrags. Hierbei ist zu klären, inwiefern das Projekt mit der Unternehmensstrategie kongruent ist, sowie was die Projektziele und Projektleistungen sind. Hierbei sollten auch bestimmte Parameter als Messgrößen zur Bewertung des Projektes festgelegt werden. Weitere Punkte, die ein Projektauftrag beinhalten sollte ist z. B. eine erste grobe Schätzung des Budgets, die Festlegung der Projektleitung und des Projektteams, erste Meilensteine, sowie die Kriterien, wann die Leistung offiziell erbracht worden sind und das Projekt offiziell abgeschlossen werden kann. Des Weiteren beinhaltet die Projektvorbereitung eine erste Umfeldanalyse. Wichtige Stakeholder und mögliche Risiken müssen erfasst werden und gegebenenfalls muss aufgrund dieser ein Alternativplan ausgearbeitet werden. Ebenso ist die Planung der Organisation und Führung des Projektes Thema der Projektvorbereitung. Gehören Auftraggeber und Auftragnehmer nicht dem selben Unternehmen an, werden auch hierbei die Verträge zwischen den beiden Parteien ausgehandelt. Das Ausmaß der Projektvorbereitung hängt maßgeblich mit der Entstehung der Projektentscheidung zusammen. So wurde womöglich bereits im Vorfeld eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011 S.95f.).

In der Regel finden sogenannte Kick-Off-Meetings statt, bei denen Auftraggeber, Projektteam und ein Vertreter des Projektmanagementoffices teilnehmen, um das Projekt offiziell zu starten.

2.2 Projektplanung

Die Projektplanung präzisiert die Inhalte der ersten Phase. Sie stellt „einen systematischen Prozess der Analyse und Strukturierung des Projektes dar“ (Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.129). Diese Phase dient der Vereinfachung des Projektes. Das gesamte Projekt als großer Komplex wird auf kleinere vereinfachte Teilprojekte, Arbeitspakete und Vorgänge heruntergebrochen. Dies hat den Zweck Unsicherheiten zu minimieren, da diese Methodik eine klare Aufgabenzuteilung zulässt und dem Projektteam eine klare Struktur zur Umsetzung des Projektes bieten. Dadurch wird gleichzeitig die Effizienz maximiert. Diese vereinfachte Form des Projektes verhilft dem Projektteam die Projektziele und Projektleistungen genauer zu verstehen, wodurch die Anforderungen des Auftraggebers besser erfasst werden. Außerdem ist es dadurch auch einfacher den Projektablauf zu dokumentieren und kontrollieren, da man kleinere Arbeitspakete und Vorgänge betrachtet, die leicht zu beobachten sind.

Somit hängt die Qualität der Projektplanung sehr eng mit dem Erreichungsgrad der Kosten- und Zeitvorgaben und dem Sachziel zusammen.

Als Basis wird oft der Projektstrukturplan als Methode verwendet. Damit wird das komplexe Gesamtprojekt auf handhabbare Teilprojekte, Arbeitspakete und Vorgänge zerstückelt und die genaue Aufgabenstellung wird dargestellt. Im nächsten Schritt wird der Arbeitsaufwand und die Dauer festgelegt, die mit dem jeweiligen Arbeitspaket zusammenhängt. Danach erfolgt die Ablaufplanung, womit die einzelnen Aufgaben in eine logische Reihenfolge eingeordnet werden. Hier wird oftmals deutlich, welche Aufgaben zu erledigen sind, um mit folgenden Aufgaben beginnen zu können. Auf Basis dieser drei Schritte können nun Termine festgelegt werden, an denen die jeweiligen Teilprojekte oder Arbeitspakete abgeschlossen werden. Danach werden die für die Arbeitspakete notwendigen Ressourcen betrachtet. Hierbei ist zu beachten, welches Arbeitspaket welche Ressourcen beansprucht, denn die parallele Ausführung von Arbeitspaketen kann gefährdet werden, mehrere Arbeitspaket dieselbe Ressource benötigen. Nachdem nun Arbeitsaufwand, Ressourcen etc. geplant wurden, können im letzten Schritt die Kosten für die Arbeitspakete genau geschätzt werden. Letztendlich kann man durch deren Addition die Kosten für das gesamte Projekt bestimmen (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.137).

2.3 Projektumsetzung

Bei der Projektumsetzung werden die erarbeiteten Pläne zur strukturierten Erarbeitung der gewünschten Ergebnisse verwendet. In dieser Phase findet ein Soll-Ist-Vergleich statt. Auf Basis der Ist-Situation können auch zukünftige Werte abgeschätzt werden, die sich im besten Falle mit den Soll-Werten decken. Werden Abweichungen ermittelt, sollte man diese sofort analysieren. Anschließend kann man sich überlegen, ob man diese mit geeigneten Gegenmaßnahmen korrigiert oder die Abweichung mit in die Projektplanung aufnimmt. Bei schwerwiegenden Abweichungen sollte man sich auch mit einem möglichen Projektabbruch befassen (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.243)

Maßgeblich für eine effiziente Projektumsetzung ist der Faktor Kommunikation. Informationen, die relevant für das Projekt sind, sollten stets an das Projektteam, aber auch an die Stakeholder weitergetragen werden. Dies führt zu einem besseren Umgang mit Änderungen, die beispielsweise durch Fehlkalkulationen, Problemen oder Änderungen der Rahmenbedingungen entstanden sind. Dies fördert die Effizienz des Projektes, denn dadurch können gegebenenfalls rechtzeitig Korrektur- und Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.243f.)

2.4 Projektabschluss

Der Projektabschluss stellt das im Projektauftrag definierte Ende des Projektes dar. Ein systematischer Abschluss eines Projektes ist wichtig, denn er ermöglicht allen Beteiligten ein emotionales und inhaltliches Abschließen mit dem Projekt. Dem Projektteam sollte Anerkennung für ihr Engagement ausgesprochen werden, um sie so motivierend und positiv auf folgende Projekte einzustimmen. Außerdem sieht ein ordnungsgemäßer Projektabschluss eine Reflexion des gesamten Projektes vor. Aus dieser Reflexion werden positive und negative Erkenntnisse dokumentiert, wodurch das Projektteam an Erfahrung gewinnt und folgende Projekte effizienter gestalten kann (vgl. Bea / Scheurer / Hesselmann 2011, S.311)

Weitere Elemente des Projektabschlusses ist die Abnahme der Projektergebnisse, die Projektauswertung, eine interne und externe Beurteilung des Projektes, die Abschlussgespräche mit den wichtigsten Stakeholdern und die Fertigstellung des Projektabschlussberichtes.

3 Fallbeispiel – Eröffnungsevent eines Fitnessstudios

3.1 Grobplanung

Wir sind die Fitnessstudiokette BeFit. Das Unternehmen bietet seinen Kunden mit individuellen Muskelaufbau-, Fettabbau-, Ernährungsplänen einen besonders hohen Grad an Kundenzuwendung, was zugleich seine strategische Ausrichtung und Unique Selling Proposition darstellt. Unser Unternehmen ist bereits im Saarland und in Rheinland – Pfalz mit 25 Studios vertreten und möchte den badischen Markt erschließen. Dazu hat die Unternehmensführung eine passende Räumlichkeit in Mannheim mit ausreichend Parkmöglichkeiten und guter Straßenbahnverbindung gefunden, diese gemietet und die Einrichtung mit Fitnessgeräten angeordnet. Gleichzeitig möchte sie das neue Studio mit einem Event eröffnen. Dafür hat sie ein unternehmensinternes Team zusammengestellt, das für die Planung und Durchführung des Events verantwortlich ist. Das Projektteam besteht aus einem Projektleiter und drei Mitarbeitern. Als weitere Risikofaktoren wurden die Behörden eingestuft, die die Durchführung des Events genehmigen müssen, da es sich hierbei um eine Abendveranstaltung handeln soll, dessen Programm um 17 Uhr beginnt und 22 Uhr endet. Außerdem besteht die Gefahr, dass die Einrichtung des Studios zu Eventbeginn nicht fertiggestellt ist. Zu den Leistungen, die unser Projektteam erbringen muss, zählt die Vermarktung des Events, das Einholen der Genehmigungen, die Organisation des Programms, die Eventdurchführung und die Nachbereitung des Studios nach Eventende. Das Unternehmen will dadurch an Bekanntheit gewinnen, für ein positives Image sorgen, einen Kundenstamm von 150 Mitgliedern und damit einen Marktanteil von 0,05% zur Studioeröffnung haben. Als Messgröße für das Ziel des Bekanntheitsaufbaus wurde vom Management 1500 Facebooklikes und Follower auf Instagram, sowie drei Artikel in Zeitungen festgelegt. Um das Image bewerten zu können, wurden hier Bewertungen im Social Media und die Art und Weise, wie in der Presse über BeFit berichtet wird, als Parameter festgelegt. Zu den wichtigsten internen Stakeholdern zählt das Management und die Studioleitung. Zu den wichtigsten externen Stakeholdern gehören Behörden, Teilnehmer und die Presse. Das Budget beträgt 27.000,- und wir erwarten 300 Besucher. Der offizielle Projektstart soll der 9. Januar sein und der Eventtermin ist der 16. März.

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