Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Hauptteil
2.1 Definition von Microsoft Teams
2.2 Digitalisierung und Entwicklung der Teamarbeit
2.3 Anwendung von Microsoft Teams am Unternehmen CBRE
3 Fazit
Literaturverzeichnis
Internetquellen
1 Einleitung
Die gegenwärtige Digitalisierung aller Branchen und Berufszweige im Zeitalter der vierten industriellen Revolution fördert die Zunahme digitaler und virtueller Kommunikationslösungen. Auch die COVID-19-Pandemie hat bewiesen, dass virtuelle Kommunikationslösungen eine Pflicht für jede Organisation darstellen, um lückenlose und moderne Kommunikation für alle Mitarbeiter zu gewährleisten. Das Programm Microsoft Teams ist eine entwickelte Plattform des amerikanischen Unternehmens Microsoft mit dem Ziel virtuelle Kommunikation zu ermöglichen. Die vielen Möglichkeiten, wie beispielsweise Chat, Besprechung, Notizen, Anhänge und Videochat werden hier kombiniert. Die physische Präsenz aller Mitarbeiter in Meetings wird nicht mehr notwendig sein, da sich jeder Mitarbeiter mit seinem Endgerät in das Meeting einwählen kann. Die Popularität von Homeoffice und mobilem Arbeiten nimmt ohnehin immer mehr zu, jedoch ist zu beachten, dass diese Umstellung für ältere Mitarbeiter problematisch ist und ihnen für die Umstellung das nötige Vorwissen fehlt. Demnach sollte sich die Frage gestellt werden, ob Teams, die vorher ausschließlich physisch im Office zusammengearbeitet haben, komplett auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt werden können und welcher Mehrwert dadurch generiert wird. Nachdem im vorliegenden Essay die Abgrenzung in der Einleitung stattgefunden hat und die Problemstellung erläutert wurde, wird im nachfolgenden Kapitel die Definition und Beschreibung von Microsoft Teams vorgenommen. Anschließend wird die Entwicklung der Teamarbeit erläutert, welche durch die Digitalisierung stark beeinflusst wird. Danach wird die Anwendung von Microsoft Teams am Unternehmen CBRE verdeutlicht.
2 Hauptteil
2.1 Definition von Microsoft Teams
Das Programm Microsoft Teams wurde vom Unternehmen Microsoft im März 2017 veröffentlicht und ist die bekannteste kommerzielle Softwarelösung zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Dabei ermöglicht die Software einen zentralen Sammelpunkt für die digitale Zusammenarbeit von mehreren Personen in Form von Gruppenchats, Online-Meetings, aber auch Video- und Telefonkonferenzen.1 Das Programm kann von jeder Person angewendet werden, die Zugang zu einem Microsoft 365-Konto hat. Durch die Möglichkeit, dass die Teilnehmer ihren Computerbildschirm freigeben können, wird das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten unterstützt. Alle Teilnehmer, welche dem Einladungslink gefolgt und dem virtuellen Meeting beigetreten sind, haben die Möglichkeit die geteilten Dokumente zu sehen und können zur selben Zeit mit den anderen Teilnehmern kommunizieren. Um dem virtuellen Meeting beitreten zu können, müssen die Teilnehmer lediglich ein internetfähiges Endgerät besitzen. Dies kann sowohl ein Smartphone als auch ein Laptop oder feststehender Computer sein.2 Die zunehmende Vernetzung der Arbeitswelt ermöglicht dem Team ein weltweites zusammenarbeiten. Wenn mehrsprachige Teilnehmer an einem Meeting beteiligt sind, so wird die gesprochene Sprache für die anderssprachigen Teilnehmer in Echtzeit übersetzt und im unteren Bildschirmrand eingeblendet. Diese Funktion sorgt dafür, dass es zu keinen kulturellen oder sprachlichen Missverständnissen kommt, wenn sich mehrsprachige Teilnehmer im Meeting befinden. Auch die Aufnahme des Meetings wird den Teilnehmern ermöglicht, sodass die Datei gespeichert und zu jedem beliebigen Zeitpunkt erneut abgespielt werden kann. Außerdem bietet Microsoft Teams den Nutzern einen Cloud-Speicherplatz zur Verfügung. Dieser kann bei Bedarf benutzt werden um relevante Dokumente abzulegen. Das Programm Microsoft Teams gibt es in verschiedenen Leitungsstufen. Die Basis des Programms ist kostenfrei, während die Beanspruchung des Cloud-Speicherplatzes kostenpflichtig ist. Microsoft Teams ermöglicht eine bessere Transparenz in der Teamarbeit und im Rahmen von Projekten, aber auch die Kosten für die Unternehmen können durch virtuelle Meetings nachhaltig reduziert werden. Die Nutzung der kommunikativen Software war vor wenigen Jahren noch sehr kostenintensiv. Mittlerweile haben die Unternehmen jedoch die Möglichkeit günstige Pakete für die Software zu erwerben, um somit alle Mitarbeiter damit ausstatten zu können.3 Das Programm bietet eine einfache Strukturierung und Kategorisierung der geteilten Inhalte, aber auch eine gute Einbindung von externen Services. Dazu gehören beispielsweise die Aufgabenverteilung, Tools und Dienste, welche in Kanälen zur Verfügung gestellt werden.4
2.2 Digitalisierung und Entwicklung der Teamarbeit
Die Arbeitswelt wird durch die Digitalisierung geprägt, da digitalisierte Prozesse das Arbeiten immer häufiger beeinflussen und somit erleichtern. International ist die Entwicklung der Arbeitswelt als „New Work“ bekannt und beschreibt die Veränderungen sowohl in den Arbeitsformen als auch in den Arbeitsbedingungen, die im Zuge der Digitalisierung entstehen.5 Der Begriff „New Work“ beschreibt dabei im speziellen die zeit- und ortsflexible Arbeit unter den Bedingungen der Digitalisierung.6 Damit die Arbeitnehmer zeit- und ortsflexibel arbeiten können, ist die Teamarbeit in jedem Unternehmen allgegenwärtig und wird in Form von Teamfähigkeit als Sozialkompetenz vorausgesetzt. Vor wenigen Jahren war die Anschaffung und Implementierung der Software sehr kostenintensiv, sodass die Unternehmen keine hohen Kosten eingehen wollten und lediglich für Außendienstmitarbeiter und Führungskräfte Notebooks und anderweitige IT-fähige Geräte angeschafft haben. Dadurch hat sich wiederrum eine mangelnde Flexibilität für alle anderen Mitarbeiter ergeben und es kam zu keinem effektiven Kostenersparnis für die Unternehmen.7 Die Unternehmen haben daraus gelernt und die Software ist kostengünstiger geworden, sodass inzwischen vielen Mitarbeitern IT-fähige Endgeräte zum mobilen Arbeiten ausgehändigt wurden. Im Zuge der Digitalisierung kommt eine Distanzierung und Depersonalisierung in der Arbeitswelt zu Stande, da die Arbeitnehmer immer häufiger aus dem Homeoffice arbeiten und die sozialen Kontakte dadurch abnehmen. Die Software Microsoft Teams setzt dem entgegen und ermöglicht ein gutes Verhältnis zwischen dem Team aufrecht zu erhalten, sodass der soziale Bezug zu den Arbeitskollegen nicht abnimmt und soziale Dialoge durch die virtuelle Kommunikation ermöglicht wird. Die Distanz der Arbeitnehmer zueinander ist dabei unerheblich, da mithilfe von Microsoft Teams ein virtuelles Teammeeting gegründet wird und der Kommunikation dient. Außerdem können Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten, als wären sie noch im Büro. Die COVID-19-Pandemie hat jegliche Organisationen stark unter Druck gesetzt, da die Unternehmen und Behörden ihre Büros schließen mussten und die Mitarbeiter, im Rahmen der Sicherheitsmaßnahmen, aus dem Homeoffice gearbeitet haben. Die Meetings und weitere Termine konnten die Mitarbeiter nicht mehr in physischer Präsenz halten, stattdessen konnte online kommuniziert und gearbeitet werden. Microsoft Teams hatte dabei eine unterstützende Wirkung für die Mitarbeiter im Homeoffice, denn jegliche Arbeit, die sonst in Büros geleistet wurde, konnte durch die Software nun online bearbeitet und erledigt werden. Geschäftsgespräche waren nicht mehr von Angesicht zu Angesicht möglich und Microsoft Teams war die Lösung, sodass es keinen Verzicht auf Blickkontakt gab und wichtige Termine dennoch stattfinden konnten. Durch die Anwendung des Programms ergibt sich somit ein klarer Mehrwert sowohl für die Arbeitnehmer und das gesamte Team als auch für die Unternehmen. Des Weiteren ermöglicht Microsoft Teams den Zugang zu sämtlichen geteilten Informationen in Echtzeit. Dies führt zu kürzeren Entscheidungs- und Arbeitswegen, denn die Arbeitnehmer, als Team, können dann auf diese Informationen reagieren und diese sofort bearbeiten. Es kommt somit zu keinem Ablagesystem und zu keinen langen Wartezeiten. Durch die schnellere Kommunikationsmöglichkeit arbeitet das Team effizienter und es gibt weniger Unterbrechungen in der Produktivität. Für das Team stellt Microsoft Teams einen zentralen Ort zum speichern, kommunizieren und für jegliche Zusammenarbeit dar. Ein weiterer Vorteil ist, dass das gesamte Team das Programm Microsoft Teams benutzt. Dies führt zu einer höheren Sicherheit der geteilten Daten, da keine dritten unseriösen Anbieter benutzt werden und die Daten während der Übertragung verschlüsselt sind. Damit die Mitarbeiter und das gesamte Team auf diesem hohen Niveau miteinander kommunizieren und arbeiten können, müssen die Unternehmen IT-fähige Endgeräte zur Verfügung stellen, denn veraltete Geräte unterstützen die moderne Software nicht mehr und sind für die Anwendung daher nutzlos. Auch muss vom Unternehmen das nötige Zubehör zur Verfügung gestellt werden. Dies betrifft beispielsweise ein Headset oder Mikrofon und eine Webcam, sowie einen Monitor. Nur durch die Bereitstellung von internetfähigen Endgeräten und dem Zubehör wird eine ortsunabhängige Arbeit möglich.8 Auch wenn die Bereitstellung dieser Geräte sehr kostenintensiv ist, ist ein Mehrwert klar zu erkennen, denn es fördert die Produktivität im Unternehmen. Microsoft Teams wird ständig weiterentwickelt und es kommen neue Funktionen hinzu, um den Alltag für die Benutzer des Programms zu erleichtern. Es ist zu beachten, dass die Arbeitnehmer nicht alle Funktionen der Software kennen und vor allem ältere Mitarbeiter mit der Entwicklung und dem digitalen Wandel nicht mithalten können.9 Die älteren Mitarbeiter müssen daher intensiv geschult werden, sodass die Anwendung für das gesamte Team funktioniert und von Vorteil ist. Während die Mitarbeiter sich im Homeoffice befinden, sollten sie ihre Arbeitsumgebung ruhig und ordentlich einrichten, sodass störungslos gearbeitet werden kann. Des Weiteren ist eine stabile Internetverbindung nötig. Dies fördert ein ebenfalls einen störungslosen Arbeitsablauf aus dem Homeoffice.10 Außerdem ist zu beachten, dass die Mitarbeiter im Homeoffice einer höheren Selbstorganisation ausgesetzt sind und daher diszipliniert vorgehen müssen. Es kommt zu einer flacheren Hierarchie zwischen den Mitarbeitern und deren Vorgesetzen und führt vermehrt zu einer Führung auf Augenhöhe.11 Das mobile Arbeiten sollte daher als Chance angesehen werden und nicht von den Mitarbeitern ausgenutzt werden.
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1 Vgl. https://www.it-business.de/was-ist-microsoft-teams-a-967977/, Zugriff am 03.01.2020.
2 Vgl. Bruhn, P., Homeoffice und mobiles Arbeiten im Team effektiv umsetzen, 2020, S. 3.
3 Vgl. Lindner, D., Virtuelle Teams und Homeoffice, 2020, S. 6.
4 Vgl. https://www.computerweekly.com/de/tipp/Microsoft-Teams-im-Unternehmen-zur-Gruppenarbeit-nutzen, Zugriff am 11.01.2021.
5 Vgl. https://blog.ccc-industriesoftware.de/industrie-und-arbeit-4-0-chance-oder-risiko, Zugriff am 12.01.2021.
6 Vgl. Lindner, D., Virtuelle Teams und Homeoffice, 2020, S. 2.
7 Vgl. Bruhn, P., Homeoffice und mobiles Arbeiten im Team effektiv umsetzen, 2020, S. 3.
8 Vgl. https://www.thewire.ch/data/files/Klimamagazin_Zurich_Interview_W.I.R.E._2018.pdf, Zugriff am 13.01.2021.
9 Vgl. Kollmann, T., Schmidt, H., Deutschland 4.0, 2016, S. 107.
10 Vgl. Ebert, C., Verteiltes Arbeiten kompakt, 2020, S. 183.
11 Vgl. Negri, C., Führen in der Arbeitswelt 4.0, 2019, S. 3.