Managementtechniken in der Projektplanungsphase. Funktionen für die Projektarbeit


Hausarbeit, 2021

27 Seiten, Note: 1.7


Leseprobe

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

Anhangsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Aufbau und Ziel der Arbeit

2 Begriffliche Grundlagen
2.1 Projektmanagement Standards und Normen
2.2 Definition Projekt
2.3 Definition Projektmanagement
2.4 Definition Managementtechniken

3 Ablauf des Projektprozesses
3.1 Projektphasen

4 Managementtechniken in der Projektplanungsphase
4.1 Grundlagen der Aufgabenstrukturierung
4.2 Grundlagen von Projektablauf- und Terminplanung
4.3 Grundlagen des Ressoucenmanagements

5 Zusammenfassung und Fazit

Anhang

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Normungsorganisationen

Abbildung 2: Merkmale eines Projekts

Abbildung 3: Gliederung Managementtechniken nach Struwe

Abbildung 4: 4-Phasen-Modell

Abbildung 5: 5-Phasen-Modell

Abbildung 6: Schritte der Projetktplanungsphase

Abbildung 7: Vorgangsknoten im Netzplan

Anhangsverzeichnis

Anhang 1: Vereinfachtes Beispiel für einen Projektstrukturplan

Anhang 2: Beispiel für eine Arbeitspaketbeschreibung

Anhang 3: Beispiel für einen Ablaufplan in Netzplandarstellung

Anhang 4: Vereinfachtes Beispiel für einen Ablaufplan mittels Gantt-Diagramm

Anhang 5: Einfaches Beispiel für einen Ereignisknoten-Netzplan

1 Einleitung

Das Projektmanagement gewinnt nunmehr seit Jahren, in allen denkbaren Wirtschaftsbereichen, immer mehr an Bedeutung. In vielen Unternehmen kann man sogar von einer zentralen Rolle sprechen, die das Projektmanagement einnimmt, da diese immer häufiger mit neuartigen, komplexen und zeitlich begrenzten Projekten konfrontiert werden, welche mit traditionellen Verfahren von bestehenden Linienorganisation nicht mehr effektiv gelöst werden können. Entstanden ist das Konzept des Projektmanagements bereits Anfang der 60er Jahre in den USA, wo es ursprünglich von Militär und Raumfahrt genutzt wurde.1 Heute ist es weltweit tragender Bestandteil vieler Unternehmen, vor allem derer, die fach- oder auch betriebsübergreifende Projekte zu bewältigen haben.

Eine entsprechende Herangehensweise an ein Projekt ist für dessen Erfolg meist entscheidend, und oftmals reichen logisches Denken und selbstgebastelte Methoden fuer optimale Ergebnisse nicht mehr aus. Das systemische Projektmanagement bietet ein breites Repertoire an Techniken und Methoden, die es ermöglichen Projekte äusserst flexibel abzuwickeln und zugleich für alle Unternehmensarten gleichermassen anwendbar zu machen.

1.1 Aufbau und Ziel der Arbeit

Es gibt eine ganze Reihe an Techniken und Instrumente zum Bearbeiten eines Projekts, auf die Projektleiter zugreifen können, um ihren Projeken Struktur zu geben und diese optimal zu planen und effizient umzusetzen. Ziel dieser Arbeit ist es einen Übreblick über einige ausgewählte Managementtechniken zu schaffen, sowie deren Funktionen in Hinblick auf die Aufgabenstrukturierung, den Projektablauf, ebenso wie die Terminierung und Ressourcenplanung eines Projekts darzustellen. Der Einblick in diese Techniken soll die Möglichkeit der effizienten Projektarbeit, sowie Optimierung der einzelnen Planungsschritte verdeutlichen.

Zum Einstieg werden die theoretischen Grundlagen mithilfe von Definitionen der relevantesten Begriffe, in Hinblick auf die nachstehenden Kapitel vorgestellt. Um anschliessend zunächst einen Eindruck auf das Gesamtbild eines Projektes zu vermitteln, wird in Kapitel 3 der Ablauf eines Projektprozesses , sowie die Einteilung in dessen Phasen vorgestellt, bevor Kapitel 4 schliesslich ausgewählte Managementtechniken in der Projektplanungsphase beschreibt. Die Arbeit schliesst mit einer Zusammenfassung der Ausarbeitung.

2 Begriffliche Grundlagen

2.1 Projektmanagement Standards und Normen

Um Begriffe im Projektmanagement zu vereinheitlichen und eine einheitliche Basis zu schaffen, gibt es rechtlich anerkannte und allgemein gültige Regeln, die unter den Normen und Standards zusammengefasst und veröffentlicht werden. Diese Standards und Normen können erheblich zur Qualitätssteigerung im Projektmanagement beitragen, da sie die Kommunikation, gerade auch im internationalen Projektmanagementbereich, erleichtern und somit Missverständnisse vermeiden und Kosten reduzieren.2 Um die Begriffe Standard und Norm voneinander abzugrenzen, kann man sagen, dass der Standard die grundlegende Beschreibung dessen darstellt, wie etwas auszuführen ist oder wie die allgemein gültige Herangehensweise für die Lösung eines Problems ist. Die ISO definiert den Standard als ein von einer anerkannten Stelle genehmigtes Format, das allgemeine Regeln, Richtlinien und Merkmale für Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse enthält, deren Einhaltung allerdings nicht vorgeschrieben ist.3 Die Norm hingegen beschreibt “wissenschaftlich begründete Arbeitsmethoden zur Bewältigung rationeller, meist wiederholbarer Arbeitsprozesse… bzw. Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen”4 und wird von einer offiziellen Normungsorganisation in Normungsverfahren beschlossen und veröffentlicht. Abbildung 1 zeigt die im Projektmanagement relevanten Normungsorganisationen auf nationaler sowie internationaler Ebene.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Normungsorganisationen5

2.2 Definition Projekt

Projekte entstehen in der Regel aus Problemen oder Gelegenheiten und werden beispielsweise durch Betriebsleiter, Verwaltung, Mitarbeiter oder Kunden initiiert.6

In der DIN Begriffsnorm 69901-5 wird ein Projekt als „ Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation7 definiert.

Ein Projekt ist also eine Organisationseinheit, die sich der Erreichung eines Ziels widmet, welches normalerweise die erfolgreiche Fertigstellung eines Entwicklungsprodukts gemäß bestimmter vorgegebener Spezifikationen ist. Die Erreichung dieses Ziels muss pünktlich und innerhalb eines festgesetzten Budgets erfolgen.

Wichtig ist hierbei, dass es sich um ein vorübergehendes Bestreben handelt, ein Ergebnis zu schaffen. Dieser temporäre Charakter weist auf einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende hin, wobei das Ende dann als erreicht gilt, wenn die zuvor festgelegten Projektziele erreicht wurden, oder aber auch wenn das Projekt aus anderen Gründen, wie Unmöglichkeit der Zielerreichung oder nicht mehr bestehendem Bedarf, beendet wird.8 Hierbei ist es essentiell die Ziele, insofern es mehrere gibt, zu priorisieren und sodann für die Überprüfung der Zieldefinition die SMART-Formel einzusetzen, die sich hierfür als besonders effektiv bewährt hat.9 Abbildung 2 veranschaulicht die wichtigsten Merkmale eines Projekts. Jedes dieser Merkmale wirkt sich auf das andere aus, so zieht beispielsweise eine Erhöhung des Output zwangsläufig eine Steigerung der Ressourcen oder aber Verschiebung des Endtermins mit sich.10 Diese drei untrennbar miteinander verbundenen Aspekte (Zeit -Qualität -Kosten), werden in der Literatur auch oft als „magisches Projektmanagement-Dreieck“ bezeichnet.11

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Merkmale eines Projekts12

2.3 Definition Projektmanagement

Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als “Gesamtheit von Führungsaufgaben,

-organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts”.13

Das Projektmanagement umfasst die Koordination und Steuerung aller Elemente, die vom Start bis hin zur Zielerreichung eines Projektes beitragen, also die Ermöglichung des Weges ausgehend von einem IST-Zustand bis hin zum gewünschten SOLL-Zustand.14 Dazu gehören im Wesentlichen drei Grundelemente: die Planung, die Organisation und die Kontrolle.15 Mithilfe dieser Grundelemente trägt das Projektmanagement zur effizienten Gestaltung der Erreichung des Projektziels in der geforderten Qualität, geplanten Zeit, mit optimalem Einsatz von Personal- und Kapitalressourcen bei. Ein Projekt wird so gegliedert, dass ein systematisches Vorgehen möglich ist, was somit die Planung und Überwachung einzelner Abläufe einfacher macht. Dazu stehen dem Projektmanagement verschiedene Techniken und Hilfsmittel zur Verfügung,16 über die im Detail zu einem späteren Zeitpunkt in dieser Arbeit gesprochen wird.

2.4 Definition Managementtechniken

Unter den Begriff Managementtechniken, fallen eine Reihe von Techniken, derer man sich bedienen kann, um ein Projekt erfolgreich zum Ziel zu führen. Um den doch sehr abstrakten Begriff “Managementtechnik” leichter verständlich zu machen, und zu verstehen, was alles unter diesen Oberbegriff fällt, splittet Struwe diesen in seine verschiedenen Teilbereiche auf, die in der folgenden Abbildung dargestellt sind.17

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten Abbildung 3: Gliederung Managementtechniken nach Struwe18

In der Literatur stolpert man bei der Recherche von Managementtechniken vielfach über die Begriffe “Management-Methoden”, “Management-Praktiken”, “Management-Konzepte” oder auch “Management-Instrumente”, welche allerdings weitgehend synonym verwendet werden. Möchte man dennoch eine Abgrenzung der Begriffe zueinander finden, so kann man den Management-Methoden die Entscheidungsmethoden oder Planungsmethoden zuordnen. Den Management-Praktiken kann das Management by Objective 19 und den Management-Konzepten die Konzepte des strategischen Managements zugeordnet werden, während man beispielsweise die Portfoliotechnik zu den Management-Instrumenten zählt. Den Management-Techniken werden zum Beispiel die Führungs- und Planungstechniken zugeschrieben.20 Das Beherrschen dieser Managementtechniken fällt unter die Methodenkompetenz.21

3 Ablauf des Projektprozesses

Diese Arbeit befasst sich vordergründig mit den unterschiedlichen Techniken, die zur Projektplanung angewandt werden. Dennoch ist ein Überblick über den gesamten Ablauf eines Projektprozesses für ein Grundverständnis des Projektmanagements sinnvoll. Abschnitt 3.1 gibt einen Einblick über die Strukturierung eines Projektprozesses.

3.1 Projektphasen

Um den Weg zum zu gesetzten Projektziel überschaubarer zu machen und somit eine bessere Kontrolle über Projektverlauf zu gewinnen, unterteilt man ihn in unterschiedliche Etappen (Phasen). Am Ende jeder Phase22 steht die Erreichung eines sogenannten Meilensteins23, an dem die Einhaltung der Zielvorgaben (Kosten, Termine, Ergebnisse) noch einmal überprüft wird24.

Bei der Anzahl der Phasen innerhalb eines Projekts gibt es verschiedene Ansätze. Da es keine festgelegte Norm gibt, kann ein Projekt in jede beliebige Anzahl an Phasen aufgeteilt werden. Je komplexer ein Projekt, desto mehr Phasen gibt es in der Regel. Ausgangspunkt vieler Lehrbücher sind jedoch das 4-Phasen-Modell und das 5-Phasen-Modell, welche in der nachstehenden Abbildung genauer definiert werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abblidung 4: 4-Phasen-Modell25

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: 5-Phasen-Modell26

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass das Controlling im 4-Phasen-Modell als Teil der Durchführung angesehen wird, im 5-Phasen-Modell aber einer eigenen Phase zugeordnet wird.

In der Theorie schlieẞt jede Phase mit einem Meilenstein ab und ist klar von den anderen Phasen getrennt, doch in der Praxis ist dies meist so nicht umsetzbar.27 In der Literatur finden sich verschiedene Modelle bezüglich des Ablaufs eines solchen Phasenplans so z.B. das einfache Phasen-Modell, bei dem jede Phase zuerst vollständig abgeschlossen wird, bevor eine neue Phase beginnen kann. Ein weiteres Beispiel ist das parallele Phasen-Modell, bei dem die Phasen überlappen, d.h. teilweise zeitgleich ablaufen, was oftmals Zeitersparnis mit sich bringt. Beim Iterativen Phasen-Modell werden zu Qualitätssicherungszwecken einzelne Phasen wiederholt.

In der Praxis finden wir nur selten ein exakt ausgeführtes Modell, sondern meist eine Mischform, die sich im jeweiligen Projekt entwickelt.28

Im nachfolgenden Kapitel wird die Planungsphase genauer betrachtet, da die verschiedenen Techniken, die zur Projektplanung angewandt werden, Haupt-Gegenstand dieses Assignments sind.

[...]


1 vgl. Zell (2010), S. 1

2 vgl. Michels (2015), S. 32 f

3 vgl. PMBOK Guide (2013), S. 418

4 VOI (2008), S. 18

5 eigene Darstellung, Inhalt vgl. Projektmanagement-Normen und -Standards: Prof. Dr. Michael Klotz, SIMAT-Stralsund, Internetquelle

6 vgl. Haynes (2003), S. 22

7 DIN 69901-5, Nr. 3.44 aus Zell (2010), S. 3

8 vgl. PMBOK Guide (2013), S.417

9 SMART -Ziele sind Ziele, die S pezifisch, M essbar, A ttraktiv, R ealistisch und T erminiert sind (vgl. Michels (2015), S. 73)

10 vgl. Portny (2007), S. 30

11 vgl. Litke/Kunow/Schulz-Wimmer (2009), S. 28

12 eigene Darstellung

13 vgl. Zell (2010), S.7

14 vgl. Michels (2015), S. 56

15 vgl. Portny (2007), S. 32

16 vgl. Michels (2015), S.42

17 vgl. Struwe (1995), S. 20 ff

18 eigene Darstellung nach Struwe vgl. ebenda

19 Unter Management by Objective (MbO) ist ein mehrdimensionales Führungskonzept gemeint, bei welchem die Einbindung der Mitarbeiter am Zielfindungsprozess eine wesentliche Rolle spielen (vgl. Wirtschaftslexikon Gabler, Internetquelle).

20 vgl. Online Verwaltungslexikon (olev):Management, Internetquelle

21 Methodenkompetenz beinhaltet alle essentiellen Kenntnisse und Fähigkeiten, um mit komplexen Problemstellungen methodisch umzugehen. Hierzu gehören alle zielführenden Teilbereiche, von der Planung bis hin zu den Hilfsmitteln (vgl. Wirtschaftslexikon Gabler, Internetquelle).

22 Nach DIN ein zeitlicher Abschnitt im Projektablauf, welchem ein sachlich von den anderen Etappen getrenntes Arbeitspaket zugeordnet ist. (vgl. Zell (2010), S. 22)

23 Instrument zur Projektkontrolle. Bei zeitlich definierten Projekten auch Terminmeilenstein genannt.

24 vgl. Kienbaum (2007), S. 104

25 eigene Darstellung

26 eigene Darstellung

27 vgl. Zell (2010), S. 22

28 vgl. Michels (2015), S. 153 f

Ende der Leseprobe aus 27 Seiten

Details

Titel
Managementtechniken in der Projektplanungsphase. Funktionen für die Projektarbeit
Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
1.7
Autor
Jahr
2021
Seiten
27
Katalognummer
V1012644
ISBN (eBook)
9783346409003
ISBN (Buch)
9783346409010
Sprache
Deutsch
Schlagworte
managementtechniken, projektplanungsphase, funktionen, projektarbeit
Arbeit zitieren
Ulrike Gabert (Autor:in), 2021, Managementtechniken in der Projektplanungsphase. Funktionen für die Projektarbeit, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1012644

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