Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1. Einleitung
1.1 Bedeutung, Motivation und Problemstellung
1.2 Ziele der Arbeit
1.3 Wissenschaftliche Methodik
1.4 Aufbau der Arbeit
2. Begriffsdefinitionen
2.1 Projektmanagement
2.2 Agiles Projektmanagement
2.3 Scrum
3. Theoretische Grundlagen
3.1 Klassisches Projektmanagement
3.2 Agiles Projektmanagement
3.3 Vergleich: Klassisch vs. Agil
3.4 Scrum als agile Methode
3.4.1 Projektrollen
3.4.2 Projektevents
3.4.3 Projektartefakte
4. Optimierungsmöglichkeiten durch Scrum
5. Praxisbeispiel
6. Fazit und Ausblick
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Das ideale Phasenkonzept
Abbildung 2: Das agile Rahmenwerk Scrum
Abbildung 3: Scrum-Prinzipien, Rollen, Artefakte und Events
Abbildung 4: Scrum Artefakte und Events
Abbildung 5: Der Scrum-Prozess
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Vergleich Klassisch vs. Agil
Abkürzungsverzeichnis
z.B. zum Beispiel
PO Product Owner
1. Einleitung
1.1 Bedeutung, Motivation und Problemstellung
Projektmanagement begleitet uns heutzutage in sämtlichen Lebensbereichen. Im privaten Umfeld oder auf ehrenamtlicher Ebene finden viele Projekte statt. Selbst das Schreiben dieser wissenschaftlichen Arbeit ist ein Projekt. Doch vor allem im Unternehmensumfeld läuft ein Großteil der Aufgaben innerhalb eines Projektes ab.
Laut einer Studie der Hays AG, bei der 225 verschieden große Unternehmen aus den Bereichen IT, Research & Development/Produktionsplanung und Finance & Accounting befragt wurden, scheitert im Durchschnitt knapp jedes sechste Projekt. Dabei nimmt der Anteil der Projektarbeit in einem Unternehmen immer mehr zu. Bei der Umfrage gaben mehr als 60% eine Zunahme der Projektwirtschaft in einem Unternehmen innerhalb der letzten zwei bis drei Jahre an. Durchschnittlich verbringt ein Mitarbeiter 35% der Arbeitszeit innerhalb eines Projektes1.
Um Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen, ist ein erfolgreiches Projektmanagement nötig. Heutzutage gibt es dazu unterschiedliche Herangehensweisen. Vor einigen Jahren dominierte vor allem das klassische Projektmanagement. Heute rückt immer mehr das agile Projektmanagement in den Fokus.
In der Studie von Hays gaben etwa zwei Drittel der Befragten an, dass sie agile Methoden für wichtig erachten. Mehr als 40% haben bereits Erfahrungen damit gesammelt. Des Weiteren bestätigten davon knapp 90% die Vorteile von agilen Methoden. Als größter Vorteil agiler Methoden wird vor allem das Treffen von besseren Entscheidungen und der Fokus auf die richtigen Prioritäten genannt2.
Die genannte Studie verdeutlicht, dass Projekte immer noch oft scheitern und dass agile Methoden häufig dabei helfen können, Projekte erfolgreicher durchzuführen.
Der Autor dieser Arbeit verbringt in seiner beruflichen T ätigkeit als Softwareentwickler den Großteil seiner Arbeitszeit innerhalb eines Projektes. Vor einiger Zeit wurde dort die agile Methode „Scrum" eingeführt. Sie ersetzte das klassische
Projektmanagement. Das Ziel dieser Transformation war die Steigerung der Effektivität.
Doch was bringt die Einführung von agilen Methoden im Projektmanagement wirklich? Genau diese Frage führt zum Thema dieser wissenschaftlichen Arbeit: Optimierungsmöglichkeiten im Projektmanagement durch die agile Methode Scrum.
1.2 Ziele der Arbeit
Mit der vorliegenden Arbeit sollen die Optimierungsmöglichkeiten im Projektmanagement durch den Einsatz der agilen Methode Scrum untersucht werden. Die Arbeit stellt das klassische und das agile Projektmanagement kurz gegenüber und soll dann am Beispiel der Methode Scrum die Vorteile durch einen Wechsel zum agilen Projektmanagement aufzeigen. Zum Abschluss sollen die Untersuchungen durch ein Beispiel aus der beruflichen Praxis untermauert werden.
1.3 Wissenschaftliche Methodik
Die Arbeit wird als Literaturarbeit verfasst. Das heißt, dass zu Beginn eine umfassende Literaturrecherche durchgeführt wird. Alle verwendeten Quellen stehen online zur Verfügung und können z.B. über die Springer-Onlinebibliothek eingesehen werden. Bei der Suche von passenden Quellen werden Stichwörter wie „Projektmanagement“, „agiles Projektmanagement“ oder „Scrum" verwendet. Die verwendeten Quellen werden alle in einem Quellenverzeichnis dargestellt und können somit überprüft werden. Die Quellen bilden das Grundgerüst dieser wissenschaftlichen Arbeit. Die Informationen aus den Quellen werden zusammengefasst, strukturiert und liefern somit neue Erkenntnisse.
1.4 Aufbau der Arbeit
Zu Beginn der Arbeit werden die wichtigsten Begriffe erläutert und abgegrenzt. Um die Thematik des Projektmanagements zu verstehen müssen diese grundlegenden Begriffe definiert werden. Es werden die Begriffe „Projektmanagement“, „Agiles Projektmanagement und „Scrum“ kurz erklärt.
Danach werden die theoretischen Grundlagen dargestellt. Hier wird zuerst auf das klassische Projektmanagement eingegangen. Wie ist klassisches Projektmanagement definiert? Wie funktioniert klassisches Projektmanagement?
Die nächste Stufe ist die Darstellung des agilen Projektmanagements. Was sind die grundlegenden Kennzeichen von agilem Projektmanagement?
Im nächste Kapitel werden dann die beiden Projektmanagementansätze - klassisch und agil - gegenübergestellt. Den Abschluss der theoretischen Grundlagen bildet die agile Methode Scrum. Diese wird unter genauer Betrachtung der Projektrollen, der Projektevents und der Projektartefakte dargestellt. Danach wird die Forschungsfrage genau untersucht: Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es durch die agile Methode Scrum? Ein Beispiel aus der beruflichen Praxis soll die erlangten Erkenntnisse untermauern.
Den Abschluss der Arbeit bildet das Kapitel Fazit und Ausblick. Hier wird die Arbeit nochmals kurz zusammengefasst. Die wichtigsten Erkenntnisse werden dargestellt. Zum Schluss folgt eine Anregung zur wissenschaftlichen Weiterführung des Themas.
2. Begriffsdefinitionen
2.1 Projektmanagement
Grundsätzlich ist der Begriff Projektmanagement aus zwei Begriffen zusammengesetzt: Projekt und Management. Ein Projekt ist dabei ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist." Die Einmaligkeit der Bedingungen kann sich beziehen auf die „Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen oder auf die projektspezifische Organisation"3. Der Begriff Management besitzt zwei unterschiedliche Auffassungen. Einerseits kann Management als Institution innerhalb eines Unternehmens verstanden werden, andererseits ist damit die Funktion der Unternehmenssteuerung gemeint. In Bezug auf ein Projekt kann also unter Projektmanagement das Konzept zur Leitung und zur organisatorischen Eingliederung in das Unternehmen verstanden werden. In DIN 69 901 wird das Projektmanagement als die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten" dargestellt4.
Projektmanagement beschreibt also alle planenden, überwachenden, koordinierenden und steuernden Maßnahmen, die innerhalb eines Projektes notwendig sind.
2.2 Agiles Projektmanagement
Um agiles Projektmanagement zu verstehen, muss zuerst der Begriff „Agilität" abgegrenzt werden. Agilität ist die Fähigkeit, auf Veränderungen in einer turbulenten Umwelt, in der sich Unternehmen befinden, zu reagieren5. Bei einem agilen Projekt soll es jederzeit möglich sein, auf Umwelteinflüsse zu reagieren. Beim agilen Projektmanagement ist der Projektablauf flexibler. So kann man jederzeit auf die sich ändernden Anforderungen reagieren.
2.3 Scrum
Der Begriff „Scrum" (engl. „Gedränge") kommt vom Rugby und beschreibt das Gedränge der Spieler um den Ball bei einem Freistoß. Durch einen bestimmten Spielzug wird versucht, die Freistoßsituation zu beherrschen. Genauso soll auch innerhalb eines Projektes eine kooperative, selbstverantwortliche und selbstorganisierte Verhaltensweise des Teams im Mittelpunkt stehen.
Scrum ist innerhalb des Projektmanagements „ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können und durch welches sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern"6.
3. Theoretische Grundlagen
In diesem Kapitel werden die theoretischen Grundlagen für diese wissenschaftliche Arbeit erläutert. Hier wird besonders auf das klassische und auf das agile Projektmanagement eingegangen. Danach werden die beiden ProjektmanagementKonzepte gegenübergestellt. Zum Abschluss dieses Kapitels wird die agile Methode Scrum genau erklärt.
3.1 Klassisches Projektmanagement
Beim klassischen Projektmanagement geschieht die Abwicklung des Vorhabens nach einem standardisierten Vorgehensmodell. Das Projekt wird in sogenannte Projektphasen eingeteilt. Zwischen den Projektphasen befinden sich Meilensteine, zu denen bestimmte Ergebnisse erwartet werden.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Das ideale Phasenkonzept
Die dargestellten Phasen sollen nur ein mögliches Phasenmodell darstellen. Die Art und Anzahl der Phasen kann von Projekt zu Projekt variieren. In kleineren Projekten werden oft weniger Phasen verwendet. In größeren Projekten kann hingegen die Anzahl der Phasen erweitert werden.
In der ersten Phase - der Problemanalyse - wird zuerst die Situation analysiert. Diese Phase kommt vor dem eigentlichen Projekt. Sie beschreibt die Zeitspanne zwischen dem Erkennen eines Problems und dem Entschluss, etwas zu unternehmen. In dieser Phase erfolgt die erste qualitative Formulierung des Projektzieles.
Die nächste Phase ist die Konzeptionsphase. In dieser Phase werden konkrete Alternativen erarbeitet. Aufgrund von Machbarkeitsstudien wird eine Alternative ausgewählt. Eine Alternative sollte vor allem auch aus wirtschaftlicher Sicht betrachtet werden. Ist ein Projekt wirtschaftlich nicht rentabel, sollte darauf verzichtet werden. In der Konzeptionsphase wird der Grundstein für die weitere Planung gelegt. Das Projektziel wird in dieser Phase eindeutig und vollständig formuliert. Des Weiteren wird ein Pflichtenheft ausgearbeitet. Dieses Pflichtenheft beschreibt aus der Sicht des Auftragnehmers, wie die Anforderungen umgesetzt werden können. Zudem werden die organisatorischen Grundsteine gelegt. In der Konzeptionsphase wird der Projektleiter und das Projektteam ernannt und eine passende Projektorganisation gewählt. Der Projektauftrag wird erteilt.
Wenn der Projektauftrag freigegeben wurde kommt es zur Planungsphase. In dieser Phase werden Aufgabenpakete definiert und die Aufgaben verteilt. Die Ressourcen zur Durchführung des Projektes müssen eingeplant werden. Das Ergebnis dieser Phase sind Projektpläne, wie z.B. Termin- und Kostenpläne.
Mit der Realisierungsphase beginnt die eigentliche Durchführung der Arbeiten. Die Arbeitspakete werden nacheinander abgearbeitet. Das Projektmanagement begleitet und überprüft die Durchführung. Durch einen regelmäßigen Plan/Ist-Vergleich können Abweichungen vom Terminplan oder von den ursprünglich definierten Anforderungen festgestellt werden. Der Projektfortschritt sollte durch eine entsprechende Projektdokumentation festgehalten und den Stakeholdern des Projektes mitgeteilt werden. Den Abschluss der Realisierungsphase bildet der Test und die Einführung der Projektleistung.
Zum Schluss eines Projektes findet die Übergabe an den Auftraggeber statt. In dieser Phase werden die gemachten Erfahrungen festgehalten und mögliche Verbesserungen für die nächsten Projekte dokumentiert. Die Projektorganisation wird aufgelöst.
Wie in Abbildung 1 dargestellt, befinden sich zwischen den Projektphasen die sogenannten Meilensteine. Diese bilden die Kontrollpunkte während des Projektablaufes. An diesen Kontrollpunkten wird die bisher erreichte Leistung überprüft und über die Fortsetzung des Projektes entschieden. Diese Entscheidung kann entweder eine Überarbeitung der vorhergehenden Projektphase, die Freigabe zur nächsten Projektphase oder den Projektabbruch bedeuten. Durch Meilensteine kann das Risiko für das Scheitern eines Projektes minimiert werden, da bereits zu einem früheren Zeitpunkt Gegenmaßnahmen getroffen werden können.
Beim klassischen Projektmanagement werden die Anforderungen bzgl. Qualität, Ressourcen und Termine bereits zu Beginn eines Projektes definiert. Projektanpassungen werden möglichst vermieden, da im späteren Verlauf des Projektes eine Änderung aufwändige Projektanpassungen bzw. Kosten verursachen würde.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass das klassische Projektmanagement sehr strukturiert abläuft und eine hohe Planungssicherheit bietet, da die Anforderungen an das Projekt bereits zu Beginn ausführlich definiert werden. Der Projektablauf ist ziemlich starr. Deshalb kann es oft schwierig sein, während der Projektdurchführung noch auf unvorhergesehene und plötzlich auftretende Veränderungen zu reagieren.
3.2 Agiles Projektmanagement
Das agile Projektmanagement zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Variabilität bei der Organisation, Planung, Steuerung und Ausführung des Projektes aus. Bei dieser flexiblen Vorgehensweise stehen vor allem das Projektziel, das Projektergebnis und die Akzeptanz des Auftraggebers im Fokus. Das agile Projektmanagement wird vor allem bei komplexen Aufgabenstellungen, schnelleren Arbeitswelten und stetigen Veränderungen eingesetzt. Dies kann vor allem im Bereich der Softwareentwicklung von großem Vorteil sein. Hier können sich die kundenspezifischen Anforderungen in kurzer Zeit ändern oder die Anforderungen sind am Anfang des Projektes noch nicht vollumfänglich klar.
In solchen Bereiche bietet sich das agile Projektmanagement durch sein bewegliches, flinkes, prozessorientiertes, reflexives und lernendes Vorgehen an7.
Das agile Projektmanagement kann nicht durch ein spezielles Vorgehensmodell beschrieben werden. Vielmehr ist es ein Oberbegriff für verschiedene Projektmanagement-Methoden (z.B. Scrum). 2001 wurde von 17 renommierten Softwareentwicklern das agile Manifest formuliert8. Das agile Manifest beschreibt Verhaltensregeln und Werte von agilen Teams. Das agile Manifest ist einer der wesentlichen Meilensteine der modernen agilen Bewegung. Wie oben bereits erwähnt, kann das agile Projektmanagement vor allem im Bereich der Softwareentwicklung gut eingesetzt werden. Dies soll aber nur ein Referenzmodell für andere Bereiche darstellen. Wenn dieses Projektmanagement in der Softwareentwicklung Erfolg hat, warum soll es dann nicht auch in anderen Bereichen zum Erfolg führen?
Das Fundament des agilen Manifest bilden folgende vier Leitsätze9:
- Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
- Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
- Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
- Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans
Diese vier Leitsätze beschreiben den Grundgedanken des agilen
Projektmanagements. Insgesamt zeichnet sich das agile Projektmanagement durch eine hohe Anpassungsfähigkeit an neue Problemsituationen im Projektverlauf aus. Zudem bietet das agile Projektmanagement Potenzial zur Entwicklung der Eigenverantwortlichkeit im Team.
[...]
1 Vgl. Hays, 2015, S. 13-15
2 Vgl. Hays, 2015, S. 16
3 DIN 69901-5:2009-01, S. 11
4 DIN 69901-5:2009-01, S. 14
5 Vgl. Highsmith, 2002, S. 23
6 Schwaber / Sutherland, 2017, S. 3
7 Vgl. Kuster et al., 2019, S. 19