Ein nicht IT unterstütztes Recruiting ist heute kaum noch vorstellbar. Die Themen reichen von Social Media, über online Stellenbörsen bis hin zu kompletten Bewerbermanagementsystemen.
Gerade um beispielsweise das Merkmal der Reaktionszeit zu verbessern, kann sich der Einsatz eines Bewerbermanagementsystems als hilfreich erweisen. Durch das Erstellen eines elektronischen Workflows, lassen sich automatische Antwortschreiben generieren, Fristen besser überwachen und sämtliche relevanten Informationen werden schnell zugänglich. Wenn personenbezogene Informationen gespeichert werden, stellt sich jedoch immer auch automatisch die Frage nach dem Datenschutz.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Datenschutz
2.1 Was versteht man unter Datenschutz?
2.2 Datenschutz im Bewerbungsprozess
3 Bewerbermanagementsysteme
3.1 Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
3.2 Arten von Bewerbermanagementsystemen
3.3 Bewerbermanagementsysteme aus Sicht des Bewerbers
3.4 Marktüberblick
4 Datenschutz und Bewerbermanagementsysteme
5 Zusammenfassung
6 Literaturverzeichnis
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Das Hauptziel dieser Arbeit besteht darin, die Anforderungen an den Datenschutz bei der Implementierung und Nutzung digitaler Bewerbermanagementsysteme zu untersuchen und aufzuzeigen, wie Unternehmen den Spagat zwischen effizientem E-Recruiting und den strengen gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes meistern können.
- Bedeutung des Datenschutzes im modernen Bewerbungsprozess
- Funktionsweise und Arten von Bewerbermanagementsystemen (ASP vs. SaaS)
- Technologien wie CV-Parsing und ihre datenschutzrechtliche Relevanz
- Compliance-Anforderungen bei Outsourcing und Auftragsdatenverarbeitung
- Perspektive des Bewerbers im digitalen Auswahlverfahren
Auszug aus dem Buch
3.2 Arten von Bewerbermanagementsystemen
Bei Bewerbermanagementsystemen werden vorwiegend zwei Arten von Systemen genutzt. Die sogenannten ASP-Lösungen sowie SaaS-Lösungen. ASP steht für „Application Service Providing“, hier wird die Software nicht vom Unternehmen gekauft, sondern von einem externen Dienstleister gemietet. Die Daten befinden sich auf den Servern des Anwendungsdienstleisters und das Kundenunternehmen greift über das Internet darauf zu. Vorteile bei diesem System sind die geringeren Kosten, geringerer Aufwand sowie räumliche Flexibilität. Das Unternehmen erspart sich die Kosten der Anschaffung der Software mit gegebenenfalls weiterer benötigter Hardware, Installation, Wartung und Pflege des Systems übernimmt der Anwendungsdienstleister und der Zugriff auf die vorhandenen Daten ist von vielerorts möglich (vgl. Dachrodt, Heinz-G., et al.; 2014, S.58).
Die Abkürzung SaaS bedeutet „Software as a Service“. Auch hier wird die Softwarelösung nicht eingekauft sondern von einem externen Anbieter angemietet. Wie auch bei ASP übernimmt auch bei SaaS der Anbieter die Wartung und Pflege des Systems. Das Unterscheidungsmerkmal zwischen den beiden Modellen liegt im Customizing. SaaS Produkte lassen sich sehr individuell an den jeweiligen Kunden anpassen. Bei ASP Lösungen handelt es sich hauptsächlich um recht standardisierte Anwendungen mit nur geringem Anpassungsspielraum. SaaS ist anpassungsfähiger, hier können verschiedene Zusatzleistungen, wie beispielsweise ein Dokumentenmanagement, flexibel hinzugebucht werden. Vor diesem Hintergrund ergibt sich die Verwendung der beiden Modellarten. ASP wird für überschaubarere, einfachere Prozesse mit vereinheitlichten, standardisierten Prozessen gewählt und findet sich häufig in kleineren, beziehungsweisen mittelständischen Unternehmen wieder. SaaS wird hauptsächlich von größeren Kunden genutzt, welche höhere Anforderungen für komplexe Aufgabengebiete erfüllen müssen und eine flexible Anpassung an das Unternehmen von Bedeutung ist.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die Bedeutung von Mitarbeitern als wichtigstes Erfolgskapital und thematisiert die Notwendigkeit schneller, IT-gestützter Bewerbungsprozesse unter Berücksichtigung des Datenschutzes.
2 Datenschutz: Dieses Kapitel erläutert die gesetzlichen Grundlagen des Datenschutzes sowie die speziellen Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungskontext.
3 Bewerbermanagementsysteme: Es werden Definitionen, Systemarten wie ASP und SaaS, Funktionen wie CV-Parsing sowie der aktuelle Marktüberblick für Bewerbersoftware dargestellt.
4 Datenschutz und Bewerbermanagementsysteme: Das Kapitel behandelt die praktische Umsetzung von Datenschutz in webbasierten Systemen, insbesondere unter Aspekten der Verschlüsselung, Einwilligung und Auftragsdatenverarbeitung.
5 Zusammenfassung: Abschließend werden die zentralen Erkenntnisse über die Digitalisierung des Personalwesens und die Notwendigkeit der Compliance bei Bewerbersystemen resümiert.
6 Literaturverzeichnis: Hier sind sämtliche im Text zitierten Quellen, Fachbücher und Internetressourcen aufgelistet.
Schlüsselwörter
Datenschutz, Bewerbermanagementsystem, E-Recruiting, Personalbeschaffung, Bundesdatenschutzgesetz, SaaS, ASP, CV-Parsing, informationelle Selbstbestimmung, Personalauswahl, Datenschutzbeauftragter, Auftragsdatenverarbeitung, Digitalisierung, Bewerberdaten, Compliance
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert die Schnittstelle zwischen moderner IT-gestützter Personalbeschaffung und den rechtlichen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf den Funktionen von Bewerbermanagementsystemen, den verschiedenen Softwaremodellen (ASP/SaaS) und der korrekten Umsetzung datenschutzrechtlicher Compliance im Recruiting.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, den Nutzen digitaler Bewerbermanagementsoftware aufzuzeigen und gleichzeitig zu vermitteln, wie die sensiblen Daten von Bewerbern rechtskonform verwaltet werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturrecherche und der Analyse bestehender Gesetzestexte sowie aktueller technischer Standards im Bereich des IT-Managements.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden zunächst die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes dargelegt, gefolgt von einer detaillierten Beschreibung der technischen Funktionalitäten von Bewerbermanagementsystemen und deren Sicherheitsanforderungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind unter anderem Datenschutz, Bewerbermanagementsystem, Compliance, E-Recruiting und Auftragsdatenverarbeitung.
Warum ist Datenschutz im Bewerbungsprozess so sensibel?
Da Bewerbungsunterlagen hochgradig persönliche Daten enthalten, ist der Schutz vor unberechtigten Zugriffen und die zweckgebundene Verwendung gesetzlich zwingend vorgeschrieben.
Welche Rolle spielt ein Datenschutzbeauftragter bei der Einführung solcher Systeme?
Er ist maßgeblich an der Implementierung zu beteiligen, um sicherzustellen, dass alle Prozessschritte, von der Datenerfassung bis zur Löschung, den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Worin unterscheidet sich das ASP-Modell vom SaaS-Modell?
ASP-Lösungen sind meist standardisiert und für einfachere Prozesse geeignet, während SaaS-Lösungen ein höheres Maß an Customizing und Flexibilität bieten, was sie für größere Unternehmen attraktiv macht.
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- Ramona Schiff (Author), 2017, Datenschutzkonzepte für digitale Bewerbermanagementsysteme, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1030769
