Bei der vorliegenden Arbeit handelt es sich um eine Unterweisung für den Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
Ziel dabei ist das ordnungsgemäße Führen von Personalakten gemäß Datenschutz und Datensicherheit.
Inhaltsverzeichnis
1. Ausgangssituation – Unternehmensbeschreibung
2. Adressatenanalyse
3. Rahmenbedingungen
3.1 Lernort
3.2 Zeitpunkt und Dauer
4. Zielformulierung
4.1 Richtlernziel
4.2 Groblernziel
4.3 Feinlernziele
4.4 Feinlernzielkontrolle
4.5 Einordnung der Feinlernziele in Lernbereiche
4.6 Arbeitsmittel
5. Methodischer Aufbau / Arbeitsablauf
5.1 Methode / Unterweisungsform
5.2 Beschreibung und Begründung der Methode
6. Übertragung der Methode auf den Unterweisungsentwurf
6.1 Vorbereitung:
6.2 Einstieg und Begrüßung:
6.3 Lehrgespräch:
6.4 Übertragung didaktischer/pädagogischer Prinzipien auf den Unterweisungsentwurf
7. Planung/Sicherung des Lernerfolgs
7.1 Endkontrolle der gesamten Unterweisung
7.2 Tabellarische Arbeitsgliederung
7.3 Reaktion bei schnellerem Erreichen / Didaktische Reserve
7.4 Reaktion bei Nichterreichen (Lernhilfe)
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit dient als strukturierter Unterweisungsentwurf für die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement mit dem Ziel, der Auszubildenden die korrekte und datenschutzkonforme Vorgehensweise beim Anlegen einer Personalakte zu vermitteln.
- Strukturierung einer betrieblichen Unterweisungseinheit
- Vermittlung von Wissen über den Aufbau einer Personalakte
- Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit im Personalwesen
- Anwendung des Methodenmix aus Lehrgespräch und Moderation
- Didaktische Planung und Lernerfolgskontrolle
Auszug aus dem Buch
6.3 Lehrgespräch:
Die Ausbilderin und die Auszubildende erarbeiten gemeinsam die wichtigsten Bestandteile einer Personalakte. Die Ausbilderin fragt die Auszubildende, was ihrer Meinung nach die wichtigsten Personalunterlagen für eine Personalakte sind. Die Antworten werden von der Auszubildenden auf Karten geschrieben und zur Veranschaulichung an die Pinnwand geheftet. Dadurch wird die Auszubildende zur aktiven Mitarbeit angeregt. Nach dem alle Karten an der Pinnwand angebracht sind, lobt die Ausbilderin die Auszubildende für ihre aktive Mitarbeit. Als nächstes fragt die Ausbilderin, die Auszubildende in welcher Reihenfolge sie die Personalunterlagen abheften würde, hierbei fragt die Ausbilderin nach dem Sinn und Zweck. Die Auszubildende kann ihre eigene Personalakte zur Hilfenahme nehmen. Die Karten an der Pinnwand werden durch die Auszubildende in die entsprechende Reihenfolge gebracht. Anschließend wird die Pinnwand noch einmal gemeinsam betrachtet und die Auszubildende wird aufgefordert ihr Ergebnis zu prüfen. Anhand von Fragen „Wieso“, „Weshalb“ und „Warum“ kontrolliert die Ausbilderin, ob die Auszubildende die wesentlichen Zusammenhänge verstanden hat. Rückfragen werden geklärt und die Auszubildende wird entsprechend ihrer Leistung gelobt.
Die Auszubildende wird aufgefordert eine Checkliste über den Aufbau einer Personalakte zu erstellen. Um das neu Erlernte zu festigen werden im Anschluss hieran die Personalunterlagen eines neuen Mitarbeiters durch die Auszubildende in die dafür vorgesehene Personalakte chronologisch einsortiert. Die Ausbilderin lässt die Auszubildende selbstständig arbeiten und gibt ihr bei auftretenden Fragen Hilfestellung. Zudem kann die Auszubildende ihre selbst erstellte Checkliste zur Hilfe nehmen. Nach Abschluss der Tätigkeit gehen die Ausbilderin und die Auszubildende gemeinsam das Ergebnis durch. Die Ausbilderin stellt Fragen und lässt sich das Ergebnis von Auszubildenden zeigen und erklären. Das Ergebnis wird gelobt und der Auszubildenden mitgeteilt, dass sie in Zukunft die Personalakten für neue Mitarbeiter selbstständig anlegen darf. Bei Rückfragen kann sich die Auszubildende an alle Kollegen in der Personalabteilung wenden. Die Auszubildende wird aufgefordert die heutige Unterweisung in ihrem Ausbildungsnachweis einzutragen. Die Ausbilderin verabschiedet sich, bedankt sich für die aktive Mitarbeit und gibt einen Ausblick auf die nächste Unterweisung.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Ausgangssituation – Unternehmensbeschreibung: Vorstellung des Ausbildungsbetriebs und dessen Tätigkeitsschwerpunkten.
2. Adressatenanalyse: Beschreibung des Lernenden, seines Ausbildungsstands sowie seines aktuellen Wissensstandes.
3. Rahmenbedingungen: Festlegung des Lernorts sowie der zeitlichen Rahmenbedingungen der Unterweisung.
4. Zielformulierung: Definition der Richt-, Grob- und Feinlernziele inklusive deren Kontrolle und Einordnung in Lernbereiche.
5. Methodischer Aufbau / Arbeitsablauf: Begründung und Auswahl der eingesetzten Lehrmethoden.
6. Übertragung der Methode auf den Unterweisungsentwurf: Detaillierte Darstellung des geplanten Ablaufs vom Einstieg bis zum didaktischen Transfer.
7. Planung/Sicherung des Lernerfolgs: Beschreibung der Erfolgskontrolle und Vorbereitung auf abweichende Lernverläufe.
Schlüsselwörter
Ausbildung, Büromanagement, Unterweisung, Personalakte, Lehrgespräch, Datenschutz, Datensicherheit, Lernzielkontrolle, Ausbilder, Handlungskompetenz, Didaktik, Personalverwaltung, Ausbildungsmethode, Fachwissen, Prozessqualität
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung grundlegend?
Die Unterweisung beschreibt den Prozess des korrekten und datenschutzkonformen Anlegens einer Personalakte für Auszubildende im Bereich Büromanagement.
Welche Themenfelder stehen im Mittelpunkt?
Zentral sind der strukturelle Aufbau einer Personalakte, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zum Datenschutz sowie die praktische Anwendung von Büroorganisationstätigkeiten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, der Auszubildenden die fachliche Kompetenz zu vermitteln, eine Personalakte eigenständig und fehlerfrei unter Berücksichtigung der internen Kriterien anzulegen.
Welche wissenschaftliche bzw. didaktische Methode wird verwendet?
Es wird ein Methodenmix aus einem fragend-entwickelnden Lehrgespräch und einer Moderation mit Kartenabfrage angewandt, um die aktive Beteiligung der Auszubildenden zu fördern.
Was wird im Hauptteil des Dokuments behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit der detaillierten Planung der Ausbildungseinheit, angefangen bei der Zieldefinition bis hin zur konkreten tabellarischen Gliederung des Unterweisungsablaufs.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren diese Arbeit?
Kernbegriffe sind Ausbildung, Personalakte, Datenschutz, Lehrgespräch und Handlungskompetenz.
Warum ist das Thema Datenschutz für diese Unterweisung so wichtig?
Da es sich um sensible Mitarbeiterdaten handelt, ist die Einhaltung des Datenschutzes eine essenzielle Voraussetzung für das korrekte Führen von Personalakten.
Wie wird der Lernerfolg der Auszubildenden überprüft?
Der Erfolg wird durch die Erstellung einer Checkliste sowie die anschließende praktische Anwendung durch das selbstständige Einsortieren von Unterlagen und ein abschließendes Kontrollgespräch geprüft.
Wie reagiert die Ausbilderin bei einem schnelleren Lernfortschritt?
Bei schnellerem Erreichen der Lernziele werden die Inhalte der Personalunterlagen gemeinsam mit der Auszubildenden vertieft und genauer besprochen.
Was dient der Auszubildenden als Lernhilfe bei Schwierigkeiten?
Sollte die Auszubildende Unterstützung benötigen, kann sie auf die von ihr erstellte eigene Personalakte oder die erarbeiteten Checklisten als Referenz zurückgreifen.
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- Anonym (Author), 2021, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement), Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1033868
