Rechnungsprüfungen durchführen (Unterweisung Industriekaufmann / -frau)

Inhaltsverzeichnis

1 Thema der Ausbildungseinheit

2 Lernziel
2.1 Richtziel
2.2 Grobziel
2.3 Feinziel

3 Ausgangssituation
3.1 Betriebliche Ausgangssituation
3.2 Persönliche Ausgangssituation des Auszubildenden
3.3 Persönliche Ausgangssituation des Ausbilders

4 Grundkenntnisse

5 Fachwissen

6 Ausbildungsmittel

7 Vier-Stufen-Methode
7.1 Stufe 1: Vorbereiten
7.2 Stufe 2: Vorführen
7.3 Stufe 3: Nachmachen und erklären lassen
7.4 Stufe 4: Selbständiges Anwenden

8 Arbeitszergliederung

9 Schlüsselqualifikationen
9.1 Fachkompetenz
9.2 Methodenkompetenz
9.3 Sozialkompetenz

10 Lernzielkontrolle
10.1 Psychomotorische Lernzielkontrolle
10.2 Kognitive Lernzielkontrolle
10.3 Affektive Lernzielkontrolle

1 Thema der Ausbildungseinheit

Der Auszubildende soll im Rahmen seiner betrieblichen Ausbildung zum Industriekaufmann die Abteilung Rechnungsprüfung durchlaufen und deren Inhalte kennenlernen.

2 Lernziele

2.1 Richtziel

Der Auszubildende soll die Grundzüge der Rechnungskontrolle beherrschen.

2.2 Grobziel

Der Auszubildende soll Rechnungen auf ihre Richtigkeit untersuchen können.

2.3 Feinziel

Der Auszubildende soll selbständig eine Rechnungsprüfung durchführen können, eventuelle Fehler erkennen und deren Berichtigung veranlassen können. Ausserdem kann er die Rechnung richtig kontieren.

3 Ausgangssituation

3.1 Betriebliche Ausgangssituation

In der Abteilung Rechnungskontrolle der XY GmbH ist z.Zt. ein Auszubildender und eine Fachkraft beschäftigt. Diese Abteilung prüft die Rechnungen, erkennt Fehler, beseitigt diese und bucht die Rechnung anschließend ein.

3.2 Persönliche Ausgangssituation des Auszubildenden

Der Auszubildende zum Industriekaufmann hat bereits die Abteilungen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung durchlaufen und ist mit dem Kontenplan der XY GmbH vertraut.

3.3 Persönliche Ausgangssituation des Ausbilders

Der Ausbilder ist in der Abteilung Rechnungskontrolle tätig. Er ist für die ordnungsgemäße Prüfung und Kontierung der Rechnungen verantwortlich.

Auszubildender und Ausbilder sind sich bekannt, verstehen sich gut und sind per Du.

4 Grundkenntnisse

Der Auszubildende bringt Kenntnisse aus dem Einkauf, der Betriebsbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung mit. Ausserdem beherrscht er den Umgang mit einem Taschenrechner.

5 Fachwissen

Der Auszubildende kennt den Kontenplan der XY GmbH und kann mit Hilfe des Kontenplanes Einkaufsmaterial den richtigen Konten zuordnen.

6 Ausbildungsmittel

Der Auszubildende benötigt einen Stift zum Abhaken der überprüften Konditionen, Taschenrechner zur Berechnung des Gesamtpreises, der Umsatzsteuer und der Gesamtmenge, einen PC mit Buchhaltungsprogramm um die Rechnung zu kontieren und einen Kontenplan. Ebenfalls bekommt der Auszubildende eine Checkliste anhand derer er den genauen Ablauf der Rechnungsprüfung erkennen kann.

7 Vier-Stufen-Methode

Der Auszubildende soll über die Vier-Stufen-Methode sein Lernziel erreichen. Er soll durch Nachahmen des Ausbilders mögliche praktische Verfahrensweisen erkennen und anwenden können. Später soll er selbständig das Gesehene anwenden und verstehen.

7.1 Stufe 1: Vorbereiten

Arbeitsplatz: Auf dem Schreibtisch liegen die Arbeitsmittel, die Rechnungen, die Wareneingangsmeldungen, die Bestellkopien, ein Stift, ein Taschenrechner ein Auszug aus dem Kontenplan und die Checkliste für die Rechnungsprüfung. Diese sind vor Beginn der Ausbildungseinheit zu richten, um die Unterweisung nicht unnötig zu unterbrechen. Ausserdem soll der Arbeitsplatz einem lernförderlichen Umfeld entsprechen (Klima, Beleuchtung, Bequemlichkeit,...)

Ausbilder: Der Ausbilder muss mit dem Ausbildungsthema vertraut sein. Er muss sich gut auf die Unterrichtseinheit vorbereitet haben und den Lernstoff in didaktisch sinnvolle Abschnitte gegliedert haben. Es ist darauf zu achten, dass der Auszubildende weder unter- noch überfordert wird. Sollte dies nicht der Fall sein, so geht u.U. die Konzentration und Motivation des Auszubildenden verloren.

Auszubildender: Durch die Schaffung einer angenehmen, persönlichen Atmosphäre - eventuell durch fachfremde Fragen - werden dem Auszubildenden Angst und Hemmungen genommen. Er wird vom Ausbilder auf seine Aufgabe vorbereitet. Die Thematik wird erklärt und der Kenntnisstand des Azubis erfragt und anerkennend gelobt. Der Ausbilder weckt das Interesse am Lernstoff, wenn er an bereits bekannte Themen anknüpft; in diesem Fall an den aus der FiBu bekannten Kontenplan. Ausserdem soll er den Sinn der Arbeit erläutern und das Lernziel in einen organisatorischen Zusammenhang stellen. Er erklärt, falls nötig, die bereitgestellten Arbeitsmittel.

7.2 Stufe 2: Vorführen

Der Ausbilder führt dem Auszubildenden die Arbeit schrittweise anhand der Checkliste vor und erklärt dabei, warum die Arbeit genau so und nicht anders gemacht wird. Er muss sich permanent fragen: Was soll in diesem Lernabschnitt getan werden? Wie soll es getan werden?

Warum soll es gerade so getan werden?

Der Ausbilder muss in dieser Stufe vor allem darauf achten, dass der Azubi günstig plaziert ist, um den Ausbilder bei der Ausführung der Arbeit genau beobachten zu können. Falls möglich kann der Auszubildende in dieser Phase schon in den Lernprozess mit einbezogen werden. Es ist darauf zu achten, dass der Azubi weder unter- noch überfordert wird.

7.3 Stufe 3: Nachmachen und erklären lassen

Zuerst sollte dem Auszubildenden ein oder mehrere Versuche (je nach Schwierigkeit der Aufgabe) zur Ausführung der Arbeit gewährt werden. Er sollte, muss aber nicht, die Ausführung der Aufgabe kommentieren. Es werden nur grobe Fehler verbessert!

Der Auszubildende soll nun die Aufgabe selbständig ausführen und begründen können. Fragen des Azubis sind zur Unterstützung des Verständnisses immer willkommen. Der Ausbilder muss in diesem Abschnitt Fehler erkennen und korrigieren, darf aber auch nicht vergessen zu loben! Der Auszubildende darf erst dann selbständig arbeiten, wenn er eine gewisse Sicherheit in der Bewältigung der Aufgabe hat.

7.4 Stufe 4: Selbständiges Anwenden

Der Azubi darf in dieser Phase selbständig üben. Es soll jedoch immer eine Fachkraft in der Nähe sein, die der Azubi ggf. um Rat fragen kann. Der Auszubildende soll seine n Erfolg selbständig messen können, indem ihm ein geeigneter Bewertungsmaßstab an die Hand gelegt wird.

Ganz wichtig in dieser Phase ist wiederum die lobende Anerkennung richtig gelöster Aufgaben. Hat der Ausbilder durch in Punkt 10 ff. beschrieben Lernzielkontrollen erkannt, dass der Azubi den Stoff beherrscht, so kann er die Unterweisung beenden und auf das nächste Lernziel hinweisen. Andernfalls sollte er noch bestehende Unsicherheiten mit dem Azubi besprechen und beseitigen.

8 Arbeitszergliederung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

9 Schlüsselqualifikation

9.1 Fachkompetenz

Der Auszubildende erhält durch Unterweisungsprobe das Wissen, welches für die Durchführung einer Rechnungsprüfung zwingend notwendig ist. Er kann Fehler auf der Rechnung erkennen und beseitigen. Er kann die Rechnung kontieren und damit zur Zahlung freigeben. Er kann eine Rechnungsprüfung selbständig durchführen.

9.2 Methodenkompetenz

Der Auszubildende weiß nach der Unterweisung welche Schritte er folgerichtig bei der Rechnungsprüfung abarbeiten muss. Ausserdem wird seine geistige Beweglichkeit gefördert, wenn er mit Fehlern auf der Rechnung konfrontiert wird. Er besitzt das Handwerkszeug diese Unstimmigkeiten zu klären und zu beseitigen. Ausserdem kann er auch analoge Rechnungen wie z.B. Frachtrechnungen selbständig prüfen.

9.3 Sozialkompetenz

Wenn der Azubi einen Fehler auf einer Rechnung findet, so ist er nun in der Lage die betroffene Abteilung (hier meist Einkauf oder Wareneingang) zu informieren und so den Fehler zu begründen und zu lösen.

10 Lernzielkontrolle

10.1 Psychomotorische Lernzielkontrolle

Entfällt in diesem Fall, da der Auszubildende keine motorisch schwere und komplexe Aufgabe erfüllen muss. Man kann voraussetzen, dass ein Industriekaufmann den Umgang mit dem Taschenrechner motorisch beherrscht und auch des Schreibens mächtig ist.

10.2 Kognitive Lernzielkontrolle

Um die kognitiven Fähigkeiten des Auszubildenden zu überprüfen wird ihm eine fehlerhafte Rechnung vorgelegt. Er muss den Fehler erkennen und sich mit der betroffenen Abteilung im Unternehmen in Verbindung setzen, um den Fehler zu beseitigen.

10.3 Affektive Lernzielkontrolle

Diese Art der Lernzielkontrolle kann in diesem Fall hauptsächlich durch Beobachten des Auszubildenden geschehen. Der Ausbilder kann so erkennen, ob der Azubi mit Eifer bei der Sache ist, oder ob er sich gelangweilt und uninteressiert zeigt.